Bạn hứng thú với việc làm điều phối viên và đang mong muốn tìm kiếm công việc liên quan đến vị trí này? Tham khảo ngay bài viết từ Vieclam24h.vn để hiểu rõ điều phối viên là gì? công việc điều phối viên yêu cầu những gì?
Điều phối viên là gì?
Điều phối là công việc phân bổ, điều chuyển nhân sự, hàng hoá, phương tiện… giúp thúc đẩy hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều phối viên (hay nhân viên điều phối) – tiếng Anh là coordinator. Vị trí này đòi hỏi khả năng tổng quát, giao việc cũng như phân phối và làm chủ thời gian tốt.
Vị trí nhân viên điều phối thường gặp nhiều tại các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là làm việc tại bộ phận kho vận. Ngoài ra nhiều ngành nghề khác cũng có vị trí điều phối như sự kiện, vận tải, đơn hàng…
Những công việc điều phối viên phổ biến
Điều phối viên có thể làm việc tại nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực khác nhau:
- Điều phối vận tải: nhận thông tin về đơn hàng, tìm kiếm xe vận chuyển và đảm bảo theo sát quá trình vận chuyển tới khi hàng hoá được giao đúng, đủ, an toàn.
- Điều phối sự kiện: theo sát quá trình từ chuẩn bị tới kết thúc nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời gian, kế hoạch.
- Điều phối kho hàng: giám sát việc nhập, xuất và giao nhận tại kho; theo dõi việc đóng gói, phân loại, kiểm đếm, lên hàng xe tải, container…
- Điều phối đơn hàng: đảm bảo quá trình giao đơn hàng từ kho sản xuất của doanh nghiệp đến tay khách hàng nhanh chóng, đúng hạn. Nhân viên điều phối Shopee, Lazada… là những vị trí điều phối đơn hàng phổ biến hiện nay.
- Điều phối dự án: làm việc cùng người quản lý dự án để đảm bảo các đầu việc của dự án được triển khai theo đúng tiến độ và kế hoạch, hỗ trợ xử lý các thắc mắc hoặc phát sinh trong suốt quá trình làm dự án.
- Điều phối logistic (liên quan đến xuất – nhập hàng hoá): nắm bắt lịch trình tàu, kiểm soát quá trình thông quan, giao hàng, phát hành hoá đơn… cho khách hàng.
Vai trò của điều phối viên là gì?
Với khung công việc như trên, tùy theo đặc thù của từng ngành nghề, mỗi vị trí điều phối sẽ có những mô tả công việc chi tiết khác nhau. Đồng thời, việc hiểu rõ vai trò của vị trí điều phối là gì sẽ giúp nhân sự đảm nhận công việc tốt hơn. Những vai trò này bao gồm:
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin, dữ liệu đầu vào trước khi chuyển tới bộ phận thực thi.
- Đảm bảo dữ liệu đến đúng với vị trí cần.
- Đảm bảo phương tiện hỗ trợ luôn sẵn sàng.
- Đảm bảo việc phân công đầu việc phù hợp với chức năng, năng lực của từng bộ phận.
- Đảm bảo tiến độ và hạn chế tồn đọng.
- Kết nối thông tin giữa các đối tác tham gia dự án hoặc quy trình, đảm bảo thông tin thông suốt, không gây ảnh hưởng tới tiến độ hay hiệu suất dự án.
- Cung cấp phản hồi kịp thời, hỗ trợ nguồn lực để chỉnh sửa hoặc xử lý sự cố (nếu có).
Nhiệm vụ chính của nhân viên điều phối là gì?
Mỗi công việc có những yêu cầu cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, dù làm ở vị trí nào, nhiệm vụ chính của các điều phối viên đều có những đặc điểm sau:
- Tiếp nhận thông tin nội bộ hoặc bên ngoài có liên quan tới công tác điều phối (qua điện thoại, email, phần mềm làm việc chung…)
- Xử lý thông tin: phân loại, lựa chọn, chuyển thông tin hoặc đầu việc tới các phòng ban liên quan.
- Theo dõi quá trình triển khai công việc: nắm bắt trạng thái nhiệm vụ đang được thực hiện như thế nào.
- Lưu trữ dữ liệu công việc, lập báo cáo liên quan.
- Xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện công việc (nếu có).
Yêu cầu công việc
Như vậy hẳn bạn đã hiểu điều phối viên là gì cũng như những công việc của vị trí này. Vậy để trở thành điều phối viên cần những yêu cầu gì?
- Kỹ năng điều phối: khả năng phân chia công việc, làm đầu mối trung gian kết nối, tạo động lực cho các đầu mối khác trong dự án hoặc chuỗi quy trình, đảm bảo công việc được vận hành trơn tru.
- Kỹ năng hướng dẫn: với trách nhiệm bổ sung nhân sự vào vị trí phù hợp, điều phối viên cần có khả năng giải thích và hướng dẫn cơ bản cho nhân sự mới.
- Quản lý thời gian: người điều phối cần có kỹ năng phân bổ thời gian để đảm bảo sự kiện, chương trình, dự án, công việc diễn ra theo đúng kế hoạch
- Cập nhật công nghệ: việc điều phối cũng đòi hỏi thường xuyên thảo luận hoặc giữ liên hệ với người khác qua các ứng dụng liên lạc, email…thậm chí là cần thường xuyên thực hiện các cuộc họp trực tuyến để đảm bảo tiến độ công việc. Do đó, điều phối viên cần làm quen và sử dụng thành thạo các ứng dụng mới hiện nay.
- Kỹ năng giao tiếp: điều phối viên cần giao tiếp với nhiều đơn vị, bộ phận để hỗ trợ và hoàn thiện dự án. Ngoài ra, điều phối viên còn có nhiệm vụ phân tích, tập hợp, hướng dẫn các đội nhóm, giải đáp thắc mắc khi cần. Do đó để đảm nhận tốt nhiệm vụ, bạn cần có khả năng đàm phán và giao tiếp tốt.
- Làm việc nhóm: để lập kế hoạch và điều phối cho công việc được thực hiện trơn tru, điều phối viên phải có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
Ngoài ra, điều phối viên còn cần có những kỹ năng sau:
- Khả năng quan sát
- Tư duy logic
- Làm việc độc lập
- Quản lý công việc
- Kỹ năng lắng nghe
- Tổng hợp thông tin
- Đặt câu hỏi
- Giải quyết vấn đề
- Thuyết trình
Khó khăn của công việc
Công việc nào cũng có những khó khăn và thách thức riêng, điều phối viên cũng không ngoại lệ. Không quá lời khi công việc của một điều phối giống như “nhạc trưởng” để chuỗi quy trình được vận hành trơn tru. Họ kết nối thông tin, nhân sự và mọi nguồn lực cần thiết để một sự kiện, một dự án hay một khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh được vận hành mượt mà.
Do đó, hãy cân nhắc về những khó khăn công việc cần vượt qua sau nếu bạn muốn trở thành một điều phối viên:
- Áp lực thời gian, deadline, tiến độ.
- Áp lực về mục tiêu kinh doanh/ hiệu quả công việc
- Áp lực thích nghi và phản ứng nhanh khi thông tin hoặc các dữ liệu đầu vào thay đổi.
- Liên tục cập nhật thông tin, luân chuyển thông tin.
- Đối mặt và xử lý khác biệt lẫn xung đột trong đội nhóm làm việc.
Cơ hội việc làm với vị trí nhân viên điều phối
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu công việc điều phối viên là gì. Với vai trò quan trọng trong việc kết nối các bộ phận, hỗ trợ đắc lực cho sự vận hành trơn tru của nhiều quy trình: giao hàng, vận tải, triển khai dự án, tổ chức sự kiện… đây là vị trí đang có nhiều cơ hội việc làm cũng như tiềm năng thăng tiến tốt.
Với khả năng bao quát công việc, một điều phối viên hiểu nhân sự, hiểu quy trình hoàn toàn có thể học hỏi thêm để trở thành quản lý bộ phận, quản lý dự án hoặc quản lý sản xuất trong tương lai.
Mức lương của nhân viên điều phối dao động từ khoảng 10 triệu đồng tới trên 20 triệu đồng mỗi tháng tuỳ theo doanh nghiệp và lĩnh vực làm việc.
- Nhân viên mới tốt nghiệp dưới 1 năm kinh nghiệm: mức lương trung bình khoảng 7 triệu đồng mỗi tháng.
- Nhân viên có từ 1 năm đến 3 năm kinh nghiệm: mức lương dao động từ 8 triệu đồng đến 12 triệu đồng mỗi tháng.
- Nhân viên có trân 3 năm kinh nghiệm: mức lương ở mức từ 12 đến 15 triệu đồng mỗi tháng.
- Ở vị trí quản lý team hoặc đội nhóm: mức lương trên 15 triệu đồng.
Để tìm kiếm việc làm điều phối viên phù hợp, bạn có thể xem thông tin tại website chính thức của các doanh nghiệp bạn quan tâm hoặc tại các trang tin tuyển dụng uy tín như Vieclam24h.vn.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h về vị trí điều phối viên là gì. Mong rằng đã giúp bạn hiểu hơn về điều phối viên tiếng Anh là gì, đặc điểm của công việc này và các yêu cầu, kỹ năng cần có để trở thành điều phối viên xuất sắc. Nếu bạn đang mong muốn thử sức ở vị trí này, còn chần chừ gì không khám phá ngay những việc làm điều phối viên hấp dẫn tại Vieclam24h.vn
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV thực tập hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: SOP là gì? Hướng dẫn xây dựng và vận hành quy trình SOP hiệu quả nhất
