Gộp sổ BHXH là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động khi thay đổi công việc nhiều lần dẫn đến tường họp có 2 sổ BHXH trở lên. Quy trình làm thủ tục như thế nào? Cần giấy tờ gì? Thủ tục gộp sổ mất bao lâu? Trong bài viết dưới đây, cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu về thủ tục gộp sổ BHXH là gì và những điều cần lưu ý nhé!
Gộp sổ BHXH là gì? Có 2 sổ BHXH thì phải làm sao?
Căn cứ theo khoản 4 Điều 46 Quyết định 505/QĐ-BHXH: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.”
Như vậy, về nguyên tắc mỗi người lao động chỉ có duy nhất 01 sổ BHXH. Người lao động có 2 sổ BHXH trở lên cần làm thủ tục gộp sổ thành 1 sổ duy nhất để cơ quan BHXH Việt Nam quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng và hưởng BHXH chính xác. Sổ BHXH này là căn cứ duy nhất để xét duyệt các chế độ BHXH cho người lao động.
Đồng thời, quy định không yêu cầu phải thực hiện thủ tục gộp sổ thông qua đơn vị công tác cũ, do đó, nếu người lao động đang có 2 sổ trở lên và đã nghỉ việc thì có thể tự gộp sổ .
Thủ tục gộp sổ BHXH cần giấy tờ gì?
Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 505/QĐ-BHXH, hồ sơ gộp sổ bao gồm:
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (đối với người lao động).
- Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).
- Tất cả sổ BHXH mà người lao động đề nghị gộp.
- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động).
Thủ tục gộp sổ BHXH đơn giản, nhanh chóng mới nhất
Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên các sổ BHXH
Trước khi làm thủ tục gộp sổ, người lao động cần kiểm tra thông tin cá nhân bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc và quốc tịch trên các sổ.
Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người tham gia BHXH khác nhau => Người lao động cần làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia BHXH trùng khớp => Người lao động thực hiện kiểm tra quá trình đóng BHXH xem có đúng với thực tế không?
Bước 2: Người lao động nộp hồ sơ
Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gộp sổ nêu trên, người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động nơi đang làm việc hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi thường trú.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 46.96, văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH của BHXH Việt Nam quy định:
Người lao động có 2 sổ trở lên đề nghị gộp sổ , cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra và đối chiếu nội dung trên BHXH và cơ sở dữ liệu, sau đó lập Danh sách đề nghị gộp sổ (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:
- Nếu thời gian người lao động đóng BHXH trên các sổ không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ trên cơ sở dữ liệu và hủy mã số sổ đã gộp.
- Nếu thời gian người lao động đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: Lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định.
Kết quả giải quyết thủ tục gộp sổ bao gồm:
- Sổ BHXH
- Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị, thông qua tài khoản ngân hàng hoặc các hệ thống tiện ích thông minh).
Lưu ý: Căn cứ theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
Xem thêm: Mất sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao? Hướng dẫn thủ tục cấp lại sổ nhanh nhất
Địa điểm nộp hồ sơ gộp sổ ? Có thể làm thủ tục gộp sổ BHXH online không?
Người lao động có thể nộp hồ sơ gộp sổ qua giao dịch điện tử bằng cách đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN).
Trường hợp người lao động không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì có thể gửi hồ sơ gộp sổ giấy trực tiếp cho cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi tham gia BHXH, BHYT; nơi thường trú đối với lao động đã ngừng tham gia BHXH, BHYT hoặc qua bưu chính.
Lưu ý: Hiện nay trên Cổng thông tin dịch vụ công BHXH Việt Nam và ứng dụng VssID vẫn chưa áp dụng thủ tục gộp sổ online.
Xem thêm: Cách tra cứu quá trình đóng BHXH đơn giản, nhanh chóng nhất hiện nay
Thủ tục gộp sổ BHXH mất bao lâu?
Trong vòng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ gộp sổ theo quy định thì trường hợp cơ quan cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị mà người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày (có văn bản thông báo cho người lao động biết) thì người lao động sẽ được cấp sổ mới.
Kết luận
Hy vọng thông qua bài viết trên của Việc Làm 24h, thủ tục gộp sổ không còn là một quy trình phức tạp như mọi người nghĩ. Để đảm bảo quyền lợi BHXH của bản thân BHXH, hãy thực hiện đúng thủ tục để quá trình này diễn ra thuận lợi hơn.
