Nếu bạn đã rất tâm huyết chuẩn bị kỹ một CV rất chỉn chu, thì đừng đánh mất cơ hội công việc chỉ vì những lỗi vô tình khi viết email xin việc. Cách gửi email xin việc là kỹ năng cơ bản và quan trọng khi đi tìm việc và đi làm. Do đó, hãy nhanh chóng cải thiện kỹ năng này nếu bạn thật sự nghiêm túc với hành trình tìm việc của mình. Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay nhé
Ngày nay, việc nộp hồ sơ ứng tuyển trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến. Hơn 90% Nhà tuyển dụng (NTD) yêu cầu các bạn nộp CV qua email, thế nên dù muốn hay không thì các bạn cũng phải đính kèm bản CV của bạn lên email, viết vài lời vào trong đó và gửi cho NTD. Do đó, bên cạnh việc đầu tư cho CV của bạn thì chăm chút cho email xin việc chính là vũ khí rất lợi hại để bạn chinh phục NTD.
Xem thêm: Cái giá phải trả cho những lời nói dối trong CV khi phỏng vấn xin việc
Có nhiều trường hợp, NTD không cần đọc đến CV của bạn và chẳng ngần ngại loại thẳng bạn vì một email quá kém chuyên nghiệp. Viết email xin việc chính là yếu tố “mặt hoa da phấn” để bản CV của các bạn được lưu lại và xem xét. Vậy các bạn cần lưu ý các điểm sau:
1. Tiêu đề email
Một email không có tiêu đề giống như một “con rắn không đầu” vậy. Khi nhận được một email không tiêu đề nhà tuyển dụng hoàn toàn không biết bạn là ai, ứng tuyển vào vị trí nào, ngày bạn ứng tuyển là ngày nào, có còn hạn để ứng tuyển hay không?
Nhiều trường hợp, tiêu đề email chỉ là: “Hồ sơ xin việc” hoặc “Nguyễn Văn A_ Hồ sơ xin việc”. Một công ty, có thể tuyển rất nhiều vị trí, rất nhiều đầu việc, khoảng thời gian ứng tuyển khác nhau, do đó họ rất cần phân loại ngay từ lúc nhận email rằng bạn thuộc vị trí nào và ứng tuyển vào bộ phận nào. Nếu CV của bạn tiêu đề không rõ ràng sẽ nhanh chóng bị nhà tuyển dụng bỏ qua hãy chú ý vấn đề này trong cách gửi email xin việc bạn nhé.
Do đó, hãy đọc lại tin tuyển dụng xem có yêu cầu tiêu đề email ghi theo cú pháp gì không, nếu không thì hãy ghi tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố sau:
Họ tên – Vị trí công việc – ngày tháng.
Ví dụ: Nguyễn Văn A – Vị trí nhân viên Marketing – 11092017
Lưu ý: tên file đính kèm của bạn cũng nên ghi rõ cú pháp và ghi không dấu.
2. Cách gửi email xin việc hãy thể hiện sự nhất quán ở phần mở đầu
Hãy nhớ BẮT BUỘC phải ghi là “Kính gửi”. Các bạn đang gửi email cho 1 tổ chức, nên sử dụng từ Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email cũng như tôn trọng chính bản thân bạn.
Tuyệt đối không dùng “Gửi”, “Thân gửi”, “Chào Anh/chị”…vì nó không thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự giữa 2 chủ thể. Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì các bạn cũng phải “Kính gửi” khi đối tượng nhận là 1 Đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi hoặc 1 người lãnh đạo nào đó.
Ngoài ra, cũng có rất nhiều bạn sự dụng từ “Dear” – từ này rất trung tính và nó không thể hiện rõ ràng sự tôn trọng của bạn đối với người nhận. Do đó, nếu không phải là CV tiếng anh thì tốt nhất là bạn nên sự dùng đồng bộ tiếng việt để thể hiện sự nhất quán. Đồng thời, tiếng việt thể hiện sắc thái biểu cảm rõ ràng hơn là tiếng anh.
3. Gửi cho ai?
Đọc kỹ tin tuyển dụng để xem người nhận là ại. Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì hãy Kính gửi Anh/chị + tên và ghi bên cạnh là phòng ban. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dung Mr. hoặc Ms. để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
Ví dụ: Kính gửi Ms. Ngân – Bộ phận nhân sự
Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi Kính gửi Bộ phận đó và kèm tên Công ty.
Ví dụ: Kính gửi Phòng Tuyển dụng nhân sự – Công ty ABC.
Hãy đảm bảo ghi đúng tên người nhận mail hoặc bộ phận nhận email của bạn. Đừng ghi chung chung là Kính gửi Anh/chị, nghe cứ như là bạn đang gửi mail cho hàng loạt vậy.
4. Viết thế nào?
Nội dung email phải nói sơ qua cơ duyên của bạn với công việc ứng tuyển, nói sơ qua kinh nghiệm của bạn có liên quan đến công việc ứng tuyển (nói ngắn gọn làm gì trong bao lâu).
Cách viết hay nhất là gợi trí tò mò của người đọc và kích thích họ làm sao đó phải mở CV của bạn đính kèm bên dưới. Ngoài ra, đừng viết kiểu liệt kê tất cả những gì bạn ghi trong CV thành một “bảng tấu sớ” dài ngoằn vì nhà tuyển dụng không có đủ thời gian để đọc hết tất cả những gì bạn viết.
Rất nhiều bạn liệt kê thành từng dòng 1 những thứ mà ai cũng có như là các chứng chỉ và bằng Đại học. Hãy bày tỏ rằng bạn phù hợp với vị trí này ra sao và bạn sẽ đáp ứng TỐT như thế nào công việc này, có nhiều bạn ghi trong mail rằng “Em hứa sẽ cố gắng..” hoặc “Em cam đoan”, “Em cam kết”….mấy cái này là vô nghĩa vì họ không quan tâm, họ chỉ quan tâm rằng bạn phù hợp ra sao với công việc.
Một phần quan trọng không kém đó là hãy cám ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được thể hiện khả năng. Cuối cùng là để lại thông tin liên lạc của bạn, cách chuyên nghiệp nhất là tạo phần Chữ ký dưới email.
Xem thêm: Xin lỗi vì lỡ nổi: Bí kíp trở thành ứng viên tài năng sáng giá nhất vòng phỏng vấn
5. Cách gửi email xin việc cần chú ý đến cách trình bày và văn phong
Hãy bôi đậm phần Kính gửi và dãn các dòng trình bày trong email để NTD nhìn cho dễ. Một email dài dòng, không cách dòng, xuống dòng, chấm phẩy lung tung chính là một điểm trừ khá lớn. Tình trạng này khiến người đọc mệt mỏi khi đọc mail của các bạn và đương nhiên các bạn đã có lỡ cơ hội ghi điểm ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.
Mẹo nhỏ cho các bạn, đó là hãy soạn email ra bản word trước và căn chỉnh mọi thứ “đẹp như tranh vẽ” rồi mới paste vào mail. Thông thường bạn có thể dùng Paragraph – Spacing phần Before, After là 6pt, line spacing là 1,5 line tùy độ dài mail, font chữ là Times New Roman.
Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể. Lỗi chết người nhất mà các bạn hay gặp đó là SAI CHÍNH TẢ, cái này nhỏ thôi nhưng nó đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả của các bạn. Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách hành văn và trình bày email. Đôi khi bạn viết khá hay, khá logic và gây hứng thú nhưng lại để lại quá nhiều lỗi chính tả và cách trình bày chẳng đâu vào đâu cũng đủ giúp bạn bị loại ngay từ giây phút đầu.
6. Quyền lực của lời cảm ơn
Hãy nhớ Cám ơn NTD vì đã tạo cơ hội cho các bạn, cái này là đương nhiên nhưng nếu chẳng may các bạn bị loại khỏi vòng loại và nhận được email “Rất tiếc” của nhà tuyển dụng thì vẫn còn 10% cơ hội cho các bạn để được chấp nhận, đó là LỜI CÁM ƠN.
Lời cám ơn sau khi bị từ chối có sức mạnh hơn gấp nhiều lần Lời cám ơn khi các bạn mới nộp CV. Việc bạn bị từ chối nhưng vẫn thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng là một trong những điểm ấn tượng với nhà tuyển dụng. Phép lịch sự tối thiểu nhưng không phải ai cũng biết.
Vậy, hãy chỉnh chu lại cách viết email của mình, đừng để CV bạn tâm huyết sẽ vô giá trị chỉ vì đã không quan tâm và đầu từ cho email – thứ sẽ khiến nhà tuyển dụng quyết định bạn có phải là một trong những ứng viên được xem xét hay không. Chúc bạn luôn thành công trên hành trình sự nghiệp của mình, hãy để Việc Làm 24h đồng hành cùng bạn trên con đường tìm kiếm công việc phù hợp nhất nhé.
Xem thêm: Phỏng vấn online cần chuẩn bị gì để bạn thật tự tin trước nhà tuyển dụng?
