Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, xuất nhập khẩu là bộ phận quan trọng của các doanh nghiệp giúp đẩy mạnh sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ ra thị trường nước ngoài. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu làm gì? Nhu cầu tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu ra sao? Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu và những kỹ năng cần thiết giúp bạn gặt hái thành công trong công việc này!
Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?
Nhân viên xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm khâu hoàn tất các thủ tục, hồ sơ hoặc quy chế liên quan đến hải quan. Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ ra nước ngoài.
Nhân viên xuất nhập khẩu tiếng Anh là gì?
Nhân viên xuất nhập khẩu trong tiếng Anh là Export-Import Staff.
Những vị trí công việc của nhân viên xuất nhập khẩu phổ biến hiện nay
Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu bao gồm các vị trí cơ bản như sau:
- Nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu.
- Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
- Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu.
- Nhân viên phòng thanh toán quốc tế tại ngân hàng.
- …
Hiện nay, công việc của nhân viên xuất nhập khẩu ngày càng đa dạng với nhiều vị trí khác nhau. Đặc biệt, nhiều công ty thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu chú trọng tuyển dụng vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Đây là vị trí vô cùng quan trọng, tác động trực tiếp đến tính chính xác và hợp lý của các hồ sơ chứng từ phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu.
Xem thêm: Định luật Parkinson: Vì sao làm việc gì cũng mất thời gian hơn dự kiến?
Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì, nhiệm vụ ra sao?
Nhiều bạn quan tâm nhân viên xuất nhập khẩu làm gì, công việc của nhân viên xuất nhập khẩu sẽ khác nhau tùy vào vị trí công việc cũng như lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Về cơ bản, nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu thường đảm nhận các nhiệm vụ sau:
- Điều phối và giám sát hoạt động xuất nhập khẩu cũng như chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
- Hoàn tất các thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Kết hợp cùng với kế toán và thực hiện các hoạt động mở L/C cũng như làm các bảo lãnh ngân hàng.
- Tiến hành đàm phán, thực hiện các giao dịch và ký hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng.
- Tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu hồ sơ hàng hóa xuất – nhập khẩu với số lượng hàng hoá thực tế tại cửa khẩu trong quá trình tiến hành làm hồ sơ thông quan hàng hóa. Làm việc với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, hoá đơn.
- Quản lý, theo dõi đơn hàng và lưu trữ các hợp đồng, chứng từ, hoá đơn liên quan trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan và đảm bảo đúng tiến độ giao hàng, nhận hàng.
- Tìm kiếm khách hàng mới để mở rộng thị trường xuất khẩu phù hợp với chiến lược công ty đã đề ra.
- Thường xuyên liên lạc để chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. Tiến hành thu thập và đánh giá phản hồi từ khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh.
- Lên kế hoạch tìm kiếm nguồn hàng hoá, các đơn vị cung cấp hàng hoá trong và ngoài nước, tham mưu cho trưởng phòng kinh doanh các chiến lược xuất nhập khẩu.
- Tiến hành lập báo cáo nội bộ cũng như báo cáo với các cơ quan nhà nước có liên quan.
Quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu
Quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu phụ thuộc vào quy trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Các bạn có thể tham khảo quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu dưới đây:
Giai đoạn 1: Đàm phán, giao dịch
Bước 1: Tìm kiếm nguồn hàng và thị trường chất lượng để tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu.
Bước 2: Tính toán ngân sách và chi phí cần thiết. Đồng thời kiểm tra các thông tin liên quan đến đơn hàng như số lượng hàng hóa, giá cả, nước xuất xứ, điều kiện giao hàng, các chứng từ pháp lý cần thiết và các quy định hải quan, thuế và thông quan.
Bước 3: Tiến hành đàm phán với đối tác, nhà cung cấp để được thỏa thuận tốt nhất. Sau đó hoàn thành ký kết hợp đồng và thống nhất các điều kiện giao hàng.
Giai đoạn 2: Trước giao hàng
Bước 4: Hoàn thành thủ tục thanh toán chi phí hàng hóa theo thỏa thuận. Do đó, nhân viên xuất nhập khẩu cần theo dõi và kiểm soát quá trình thanh toán để gửi hàng hóa theo đúng lịch trình đã thống nhất.
Bước 5: Chọn lọc kỹ lưỡng và tiến hành thuê đơn vị vận tải để đảm bảo việc lưu thông hàng hóa theo kịp tiến độ.
Bước 6: Liên hệ với cơ quan có thẩm quyền hoặc các bên có liên quan để tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa nhằm hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển và trong trường hợp hàng hóa xảy ra vấn đề.
Bước 7: Xin giấy phép xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo tính pháp lý của hàng hóa.
Bước 8: Tiến hành kiểm soát, kiểm tra, kiểm định và hun trùng lô hàng.
Giai đoạn 3: Giao hàng
Bước 9: Chuẩn bị các chứng từ và giấy tờ liên quan như giấy phép, giấy kiểm dịch hoặc giấy kiểm tra chất lượng,… để tiến hành làm các thủ tục hải quan liên quan đến hàng hóa.
Bước 10: Giám sát và kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa để đảm bảo hàng hóa được giao đầy đủ và đúng với yêu cầu ban đầu.
Bước 11: Hoàn tất các thủ tục hải quan liên quan để giao nhận hàng hóa thành công.
Bước 12: Báo cáo và đánh giá kết quả: Sau khi hoàn thành quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ báo cáo kết quả cho bộ phận kinh doanh và đánh giá hiệu quả của quá trình này. Đánh giá này có thể bao gồm các yếu tố như chi phí, thời gian, chất lượng hàng hóa và đối tác.
Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, các bước này có thể được thực hiện bởi một hoặc nhiều nhân viên xuất nhập khẩu, hoặc được phân chia giữa nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
Những kỹ năng cần có của nhân viên xuất nhập khẩu là gì?
Để trở thành nhân viên xuất nhập khẩu, các bạn cần chú ý những kỹ năng quan trọng sau đây:
Kiến thức chuyên môn: Nhân viên xuất nhập khẩu cần hiểu về các quy định, thủ tục và chính sách liên quan đến thương mại quốc tế cũng như các kiến thức liên quan khác về quản trị, ngoại thương, kinh tế, pháp luật, ngoại ngữ,…
Kỹ năng đàm phán: Đàm phán là một phần quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, vì vậy nhân viên cần có khả năng đàm phán và thương lượng để đạt được các thỏa thuận thương mại tốt nhất.
Xem thêm: Phương pháp rèn luyện kỹ năng đàm phán từ A-Z hiệu quả tăng tính thuyết phục
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Quá trình xuất nhập khẩu đòi hỏi nhân viên xuất nhập khẩu phải biết cách tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm đúng yêu cầu.
Xem thêm: Bật mí từ A – Z bộ kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hiệu quả công việc
Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh là ngôn ngữ chính trong thương mại quốc tế, vì vậy nhân viên xuất nhập khẩu cần thành thạo tiếng Anh để giao tiếp và thực hiện các thủ tục liên quan.
Kỹ năng quản lý rủi ro: Nhân viên xuất nhập khẩu cần phải đánh giá và quản lý các rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu, bao gồm rủi ro về chất lượng sản phẩm, thanh toán và vận chuyển.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhân viên xuất nhập khẩu cần có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa như phát sinh vấn đề hải quan, mất mát hàng hóa, xử lý khiếu nại của khách hàng,..
Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên xuất nhập khẩu cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể liên lạc và làm việc với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng trong và ngoài nước.
Xem thêm: Vai trò nghệ thuật giao tiếp quan trọng như thế nào trong cuộc sống hiện đại?
Kỹ năng tin học: Quá trình xuất nhập khẩu yêu cầu sử dụng các công cụ, phần mềm để quản lý dữ liệu và thực hiện các thủ tục, vì vậy nhân viên xuất nhập khẩu cần có kỹ năng sử dụng các phần mềm để tối ưu hóa quá trình làm việc.
Nghiên cứu và cập nhật thông tin: Nhân viên xuất nhập khẩu cần liên tục nghiên cứu và cập nhật các quy định, chính sách và thủ tục mới liên quan đến xuất nhập khẩu để đảm bảo quá trình làm việc được thực hiện đúng cách và hiệu quả.
Nhu cầu tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu như thế nào, mức lương ra sao?
Hiện nay, xuất nhập khẩu là một trong những ngành HOT với môi trường làm việc năng động, mức thu nhập hấp dẫn và đặc biệt là cơ hội thăng tiến đầy triển vọng. Chính vì thế mà công việc của nhân viên xuất nhập khẩu luôn được nhiều bạn trẻ quan tâm.
Các bạn có thể tham khảo các vị trí nhân viên xuất khẩu trên website Việc Làm 24h. Một số công ty tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu mà bạn có thể tìm hiểu như Công Ty TNHH I.B.O International (mức lương từ 10 – 20 triệu), Công Ty Cổ Phần Cromit Nam Việt (mức lương từ 10 – 25 triệu), Công Ty TNHH SX TM Xnk Công Nghệ Cao Hoàng Gia (mức lương từ 15 – 20 triệu), Công Ty TNHH Seojin System Vina (mức lương từ 7 – 20 triệu),… Đừng quên tìm hiểu vị trí công việc, yêu cầu công việc, mức lương và quyền lợi công việc để nắm rõ thông tin tuyển dụng.
Kết luận
Cùng với sự phát triển vượt bậc của hoạt động xuất nhập khẩu, công việc của nhân viên xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan trọng trong các hoạt động kinh doanh quốc tế. Họ đóng vai trò chủ chốt trong việc thực hiện các quy trình liên quan đến nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa. Hy vọng bài viết trên của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h đã giúp bạn hiểu nhân viên xuất nhập khẩu là gì và quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu hiện nay. Truy cập Việc Làm 24h để tìm kiếm cho mình công việc xuất nhập khẩu phù hợp nhé!
Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên phục vụ, mức lương ra sao, tìm việc phục vụ uy tín
