Chắc hẳn bạn đã không ít lần nghe thấy hai chữ “PM” trong cuộc sống hằng ngày hoặc có thể đã nhìn thấy đâu đó trên mạng xã hội. Thực chất, cụm từ PM trong tiếng Anh là gì? PM có rất nhiều nghĩa và tuỳ thuộc vào các hoàn cảnh khác nhau để chúng ta nhận biết. Trên Facebook, PM là viết tắt của “Private Message” hoặc “Personal Message”, tức tin nhắn cá nhân, PM cũng có thể là “Post Meridiem”, có nghĩa là thời gian sau lúc trưa, thường để chỉ giờ chiều tối. Đặc biệt hơn, ở môi trường doanh nghiệp, PM còn có một ý nghĩa khác. Vậy cụ thể, PM là gì trong doanh nghiệp? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu ngay bài viết bên dưới nhé!
1. PM là gì?
Trong doanh nghiệp, PM là viết tắt của từ gì? PM là Project Manager, tức người quản lý dự án, sẽ chịu trách nhiệm về kết quả, nhận nhiệm vụ từ cấp trên và quản lý các vấn đề trong dự án. Thêm vào đó, Project Manager sẽ đảm nhiệm việc quản lý, giám sát toàn bộ nguồn lực của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Ngoài ra, nhà quản lý dự án còn là người liên kết giữa khách hàng và phòng phát triển dự án. Sau khi thấu hiểu được mong muốn của khách hàng, Project Manager sẽ làm việc với nhóm phát triển dự án. Từ đó, nhóm dự án sẽ xây dựng kế hoạch và Project Manager sẽ là người theo sát toàn bộ quá trình triển khai.
2. Mô tả công việc của một PM là gì?
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về toàn bộ dự án như lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát và kết thúc. Vậy mô tả công việc của một PM là gì?
Mô tả công việc của PM có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô và văn hóa công ty. Tuy nhiên, có một số điểm chung cho tất cả các quản lý dự án như sau:
Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án
Từ đầu đến cuối của mọi dự án sẽ được PM phác thảo qua một bản kế hoạch về cách dự án khởi đầu, cách xây dựng và cách hoàn thành. Ví dụ, trong kiến trúc, kế hoạch bắt đầu bằng một ý tưởng, tiến tới các bản vẽ và chuyển sang phác thảo kế hoạch chi tiết, với hàng ngàn mảnh nhỏ được ghép lại giữa mỗi bước. Kiến trúc sư chỉ là một người cung cấp một mảnh của câu đố. Còn PM sẽ ghép tất cả lại với nhau.
Quản lý các bên liên quan của dự án, quản lý nguồn lực
PM phải nắm rõ công việc từng thành viên trong team và đảm bảo rằng mọi người trong team đều biết và thực hiện đúng vai trò của mình. Họ cũng phải thường xuyên họp nhanh với khách hàng, báo cáo tình hình những việc đã hoàn thành, những việc đang gặp vấn đề, để đảm bảo mọi người đều hiểu đúng tình hình dự án.
Xem thêm: Bỏ túi 8 kỹ năng làm việc nhóm cần phải biết để làm việc hiệu quả
Quản lý ngân sách, tiến độ và chất lượng dự án
Mỗi dự án thường có ngân sách và thời hạn cụ thể. PM sẽ giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru, đúng thời gian và ngân sách. Họ sẽ kiểm soát lộ trình và thúc đẩy tất cả các thành viên trong team làm việc để hoàn thành đúng tiến độ.
Quản lý rủi ro và xung đột dự án
Người quản lý dự án cần thương lượng và đưa ra các cam kết với khách hàng về lợi ích của đôi bên. Ngoài ra, nếu có vấn đề cần thay đổi trong dự án, PM là người xử lý chính, khi đó PM sẽ làm việc với lãnh đạo, khách hàng và các thành viên trong team để đưa ra quyết định. Hoặc nếu vấn đề quá lớn và khó, PM không thể giải quyết được thì cần báo cáo và giải trình lên cấp trên.
3. Vai trò của PM là gì trong doanh nghiệp?
Có thể nói rằng, PM giữ vai trò rất quan trọng đối với các dự án của doanh nghiệp. Bởi vì một dự án có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực quản lý của Project Manager.
Họ đóng vai trò chủ trì trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát tiến trình cho đến khi kết thúc các dự án. Vai trò chính của PM là phân chia công việc hợp lý, cụ thể đến từng cá nhân, nhóm để có thể hoàn thành tốt được dự án đã đề ra theo đúng yêu cầu, tiến độ, đảm bảo các bước tiến hành luôn thuận lợi.
4. Các kỹ năng cần có để trở thành PM chuyên nghiệp
Quản trị dự án là một quá trình phức tạp và đặc biệt là không có sự lặp lại bởi mỗi dự án lại có những điểm khác nhau, không dự án nào giống dự án nào. Việc làm thế nào để có thể quản trị một dự án thành công đòi hỏi người giữ vị trí PM ngoài sự hiểu biết về chuyên môn còn cần phải có một số kỹ năng cần thiết sau:
Kỹ năng lãnh đạo
Đây là kỹ năng thiết yếu, cần có ở một người làm PM. Kỹ năng lãnh đạo này cho phép các PM có một cái nhìn tổng quan cũng như quản lý các đầu việc để thúc đẩy và khuyến khích sự nhiệt tình trong công việc của các thành viên trong nhóm. Hơn nữa, kỹ năng lãnh đạo sẽ giúp người quản lý dự án xác định được đâu là con đường mà họ sẽ đi để giúp dự án thành công.
Kỹ năng giao tiếp
Cho dù lĩnh vực, ngành nghề của PM là gì thì kỹ năng giao tiếp là điều cần có để họ có thể điều hành dự án diễn ra suôn sẻ. PM cần kĩ năng này để có thể chia sẻ được tầm nhìn, mục tiêu, ý tưởng hay vấn đề mà PM hay cả nhóm đang gặp phải, để cả nhóm có tiếng nói chung cùng hoạt động để phát triển. Ngoài ra PM cũng cần có kỹ năng giao tiếp để thuyết trình về sản phẩm cũng như phản hồi với các thành viên team, cấp trên hay các bên liên quan.
Kỹ năng tổ chức, hoạch định
Một PM giỏi phải có kỹ năng lập kế hoạch, các bản kế hoạch được lập ra dựa trên những mục tiêu lớn đến những mục tiêu nhỏ để có thể dễ dàng đạt thành công trong dự án. Các PM phải vạch ra các bước cần thiết để thực hiện và tạo một kế hoạch cụ thể Việc lập kế hoạch dự kiến phù hợp về thời gian và ngân sách để hoàn thành dự án cũng rất quan trọng.
Xem thêm: Phương pháp lập kế hoạch phát triển bản thân hiệu quả để bạn không ngừng tiến bộ mỗi ngày
Kỹ năng thương lượng
Việc thương lượng đối với PM diễn ra thường xuyên với các nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan khác. Ngoài ra PM cũng cần có kỹ năng thương lượng khi làm việc với nhóm để đưa ra được những mục tiêu chiến lược chung. Dù có phối hợp với nhau tốt ra sao, cũng sẽ có những lúc xung đột và làm ảnh hưởng tới cả nhóm. Đây sẽ là lúc PM thể hiện năng lực quản lý xung đột bằng cách nói chuyện, thương lượng với từng thành viên trong nhóm.
Kỹ năng quản trị rủi ro
Thực tế là rủi ro luôn có trong mọi dự án, đó là lý do vì sao mà PM luôn cần có kinh nghiệm để có khả năng dự đoán và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Và kể cả khi có xảy ra rủi ro, việc trang bị kỹ năng này sẽ giúp PM có hướng giải quyết tốt hơn để giảm thấp nhất các tác động của rủi ro tới sự thành công của dự án.
5. Lộ trình để trở thành một PM là gì?
Nếu bạn mong muốn trở thành một PM trong tương lai thì điều đầu tiên bạn cần làm là hiểu rõ PM là gì. Kế tiếp bạn cần xây dựng cho mình lộ trình phát triển sự nghiệp cụ thể để từng bước chinh phục vị trí này.
Sau đây là lộ trình cơ bản để trở thành PM mà bạn có thể tham khảo:
- Gia nhập vào công ty thuộc lĩnh vực bạn quan tâm và bắt đầu ở vị trí nhân viên.
- Sau một thời gian trở thành Team Leader hoặc lãnh đạo một nhóm nhỏ.
- Kế tiếp là trở thành Project Leader, đảm nhận chuyên môn hoặc một phần dự án.
- Và cuối cùng là thăng tiến lên vị trí PM.
Ngoài ra, bạn phải thường xuyên bổ sung và trau dồi từ kiến thức chuyên môn đến những kỹ năng mềm cần thiết để nhanh chóng trở thành một PM chuyên nghiệp và thành công.
Tạm kết
PM là một trong những nghề hấp dẫn, đang được nhiều bạn trẻ yêu thích và mong muốn theo đuổi. Vì thế, việc tìm hiểu và nắm rõ về PM là gì, mô tả công việc và các kỹ năng cần có của vị trí này sẽ giúp bạn dễ dàng chuẩn bị cho lộ trình để trở thành một PM trong tương lai.
Mong rằng với những chia sẻ về nghề PM bên trên, Việc Làm 24h có thể cung cấp cho bạn những hiểu biết cơ bản về công việc này. Chúc bạn luôn thành công trong sự nghiệp. Ngoài ra, hãy đón xem những bài viết hữu ích khác tại Nghề Nghiệp Việc Làm 24h nhé!
