Theo thống kê sơ bộ, tại Việt Nam, số lượng sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng vẫn còn rất hạn chế, chỉ vài trăm cử nhân mỗi năm. Trong khi đó, chúng ta có hơn một triệu cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ, và đặc biệt là văn phòng của các doanh nghiệp đang hoạt động luôn có nhu cầu tuyển dụng nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực Quản trị văn phòng. Từ đó, có thể thấy ngành quản trị văn phòng đang dần trở thành ngành “hot” hiện nay. Vậy cụ thể học quản trị văn phòng là làm gì? Tại sao lại cần thiết trong các doanh nghiệp? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng (hay Office Management) là một lĩnh vực quản lý và tổ chức công việc liên quan đến vận hành các hoạt động hàng ngày của một văn phòng hoặc tổ chức. Ngành này tập trung vào việc quản lý tài liệu, thông tin, thiết bị văn phòng và hỗ trợ các quá trình làm việc trong tổ chức.
Công việc bao gồm quản lý hệ thống tài liệu, lịch trình làm việc, quản lý kho văn phòng, tổ chức hội nghị và sự kiện, hỗ trợ cho các bộ phận khác trong tổ chức cũng như đảm bảo rằng văn phòng hoạt động hiệu quả và suôn sẻ. Họ cũng có nhiệm vụ quản lý nhân viên văn phòng, đào tạo và phát triển kỹ năng và đảm bảo tuân thủ các quy tắc và quy định về văn phòng.
2. Học quản trị văn phòng ra làm nghề gì?
Ngành cung cấp rất nhiều cơ hội việc làm cho các sinh viên tốt nghiệp, tùy thuộc vào khả năng và năng lực của từng người. Cụ thể, sau khi tốt nghiệp, bạn có thể tìm kiếm việc làm tại nhiều tổ chức và doanh nghiệp khác nhau như:
- Nhân viên và chuyên viên văn phòng, quản trị viên hành chính văn phòng: Làm việc trong các bộ phận nhân sự, hành chính, và văn phòng của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức trong và ngoài nước, hoặc tại các cơ quan nhà nước.
- Thư ký, nhân viên văn thư, lễ tân hoặc trợ lý cho các cấp quản lý và lãnh đạo.
- Quản lý và Giám đốc văn phòng: Nếu bạn có năng lực và kinh nghiệm, bạn có thể tiến xa hơn để trở thành người quản lý hoặc giám đốc văn phòng tại các công ty và doanh nghiệp.
- Giảng viên và nghiên cứu viên: Bạn cũng có thể trở thành giảng viên hoặc nghiên cứu viên tại các trường đại học, cao đẳng, và thậm chí là cán bộ đào tạo cho các công ty và doanh nghiệp.
- Công việc trong các cơ quan nhà nước và Chính phủ: Bạn có thể làm việc tại văn phòng cơ quan Đảng, Đoàn; văn phòng Bộ; văn phòng Sở, ban ngành; Hội đồng nhân dân và các tổ chức chính phủ khác.
3. Mức lương của ngành quản trị văn phòng
Mức lương trong ngành có thể biến đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm địa điểm làm việc, trình độ học vấn, kinh nghiệm, và cỡ lớn của tổ chức hoặc công ty mà bạn làm việc.
Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức lương. Người làm việc lâu năm trong ngành và có nhiều kinh nghiệm thường nhận được mức lương cao hơn.
Ngoài ra, mức lương cũng phụ thuộc vào địa điểm làm việc. Ở các thành phố lớn và khu vực phát triển kinh tế cao, mức lương thường cao hơn so với các vùng nông thôn hoặc khu vực ít phát triển. Kích thước và loại tổ chức hoặc công ty mà bạn làm việc cũng có ảnh hưởng đến mức lương. Các công ty lớn và tổ chức quốc tế thường trả lương cao hơn so với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các tổ chức phi lợi nhuận.
Các sinh viên mới tốt nghiệp hoặc mới bắt đầu có ít kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị văn phòng thường có mức lương khởi điểm từ 6 đến 8 triệu đồng/tháng. Khi bạn tích lũy được kiến thức và kỹ năng cần thiết và có thêm kinh nghiệm trong xử lý các nhiệm vụ văn phòng, bạn có khả năng tăng mức lương lên từ 8 đến 12 triệu đồng/tháng.
Những người có kinh nghiệm dày dặn và đảm nhận các vị trí quản lý trong lĩnh vực này có thể mong đợi mức lương cao hơn, trong khoảng từ 20 đến 30 triệu đồng/tháng.
4. Các kỹ năng cần có khi làm ngành quản trị văn phòng
Kỹ năng tổ chức
Có khả năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ cần thiết là một yếu tố quan trọng. Bạn phải có khả năng xử lý nhiều công việc cùng một lúc và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra trơn tru.
Kỹ năng quản lý tài liệu
Kỹ năng bao gồm khả năng lưu trữ, phân loại, và tìm kiếm thông tin hiệu quả. Bạn phải biết cách quản lý hệ thống tài liệu để dễ dàng truy cập và sử dụng chúng khi cần.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp bao gồm việc giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng, viết email, thảo luận, và lắng nghe.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
Hiểu biết và thành thạo trong việc sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), hệ thống quản lý email và các ứng dụng quản lý dự án là kỹ năng vô cùng cần thiết của các nhân viên quản trị văn phòng.
Kỹ năng làm việc nhóm
Có khả năng làm việc cùng với đồng nghiệp và hỗ trợ họ trong công việc hàng ngày. Khả năng làm việc nhóm giúp cải thiện hiệu suất tổ chức và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Xem thêm: Bỏ túi 8 kỹ năng làm việc nhóm cần phải biết để làm việc hiệu quả
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Bạn phải có khả năng xác định vấn đề, thu thập thông tin và đưa ra các giải pháp thích hợp. Các quản trị viên văn phòng thường phải đối mặt với các tình huống phức tạp và cần phải biết cách giải quyết chúng.
Kỹ năng quản lý dự án cơ bản
Đôi khi, bạn có thể phải thực hiện quản lý dự án đơn giản, vì vậy hiểu biết về cách lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, và quản lý tài liệu dự án là hữu ích.
Kỹ năng phân tích và nghiên cứu
Quản trị viên văn phòng có thể phải nghiên cứu phần mềm mới hoặc phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định cho các công việc hành chính trong văn phòng. Kỹ năng phân tích và nghiên cứu giúp bạn hiểu rõ thông tin và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho tập thể.
Tính tự giác và sẵn sàng học hỏi
Tinh thần tự giác và sẵn sàng học hỏi là yếu tố quan trọng để nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Luôn cố gắng nâng cao kiến thức và kỹ năng của bạn để đáp ứng xu hướng và yêu cầu thời đại sẽ giúp bạn nhanh chóng thăng tiến trong ngành.
Xem thêm: Tự học là gì? Bật mí các bí quyết xây dựng thói quen tự học hiệu quả
5. Quản trị văn phòng học trường nào?
Ngành được đào tạo tại nhiều trường đại học và các cơ sở đào tạo khác nhau. Tùy thuộc vào mục tiêu và mong muốn cá nhân, bạn có thể tìm kiếm chương trình học phù hợp nhất với mình.
- Đại Học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn – Đại Học Quốc Gia TPHCM
- Đại Học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn – Đại Học Quốc Gia Hà Nội
- Đại Học Nội Vụ
- Đại Học Sài Gòn
- Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
- Đại học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông – Đại Học Thái Nguyên
- Đại Học Kinh Tế Kỹ Thuật Bình Dương
- Đại học Thành Đô
- Đại Học Dân Lập Phương Đông
- Học Viện Quản Lý Giáo Dục
- Đại Học Trà Vinh
- Đại Học Đông Á
Tạm kết
Ngành quản trị văn phòng không chỉ mang lại cơ hội việc làm ổn định mà còn đóng góp quan trọng vào sự hiệu quả của tổ chức và doanh nghiệp.
Hy vọng rằng với những chia sẻ về ngành quản trị văn phòng trong bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về ngành nghề này. Hãy tận dụng những cơ hội và phát triển sự nghiệp để trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực và đóng góp vào sự thành công của tổ chức. Chúc bạn thành công trong hành trình nghề nghiệp của mình! Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Cần chú ý những nội dung gì khi thiết kế bìa hồ sơ xin việc?
