Supervisor có vai trò quan trọng trong khâu quản lý của doanh nghiệp. Họ sẽ đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ thay cho người quản lý hoặc khi người quản lý vắng mặt. Vậy supervisor là gì, nhiệm vụ cụ thể và để trở thành supervisor cần những kỹ năng nào? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm câu trả lời qua bài viết này.
Supervisor là gì?
Supervisor có nghĩa là người giám sát. Họ có nhiệm vụ giám sát công việc của một nhóm nhỏ và giúp nhóm hoàn thành nhiệm vụ. Do đó supervisor có quyền đề xuất, kỷ luật, khen thưởng đồng thời thực hiện nhiều công việc giúp cải thiện năng suất của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của supervisor là gì?
Supervisor sẽ thực hiện những công việc, nhiệm vụ hàng ngày khác nhau, chẳng hạn như:
- Hoàn thành các mục tiêu của bộ phận bằng cách giám sát nhân viên nhân viên và tổ chức quy trình làm việc.
- Đưa ra những phản hồi, đề xuất hoặc thực hiện công tác đào tạo nhằm giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Đặt mục tiêu phù hợp với kế hoạch của bộ phận.
- Tuân thủ các chính sách và thủ tục pháp lý của công ty đặt ra.
- Chuyển tiếp thông tin từ cấp trên xuống nhân viên và ngược lại.
- Quản lý ngân sách, máy móc, dụng cụ…
- Xử lý các vấn đề phát sinh và đưa ra biện pháp khắc phục về trường hợp chênh lệch ngân sách, máy móc, dụng cụ… giữa kế hoạch và thực tế.
- Báo cáo với người quản lý các hoạt động và tình hình công việc.
Các vị trí supervisor là gì?
Dưới đây là các vị trí supervisor phổ biến:
Sales supervisor
Sales supervisor là gì? Đây là vị trí giám sát kinh doanh, có nhiệm vụ theo dõi, quản lý các hoạt động và doanh thu bán hàng. Công việc cụ thể của sales supervisor là:
- Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân bổ của người quản lý.
- Thu thập thông tin đối thủ và thị trường bao gồm nhu cầu tiêu thụ, giá cả, chương trình khuyến mãi, độ bao phủ thương hiệu…
- Quản lý và tối ưu hóa các công việc của nhóm diễn ra suôn sẻ như đào tạo kỹ năng, cập nhật thông tin sản phẩm, hỗ trợ nhân viên khi cần thiết…
- Đảm bảo mục tiêu doanh số.
- Đề ra kế hoạch để tối ưu hóa chi phí và tăng doanh thu.
- Chăm sóc khách hàng, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao tiếp và làm việc với họ.
- Báo cáo với người quản lý về các hoạt động, chi phí và doanh thu theo chu kỳ.
Floor supervisor
Khách sạn nhà hàng là ngành có nhu cầu tuyển dụng supervisor khá lớn. Floor supervisor là vị trí trong ngành này, có nghĩa là giám sát tầng. Nhiệm vụ của họ bao gồm việc giám sát và quản lý nhân viên tại khu vực được chỉ định. Cụ thể là:
- Phân công nhiệm vụ cho nhân viên theo tầng phụ trách.
- Đảm bảo các hoạt động tuân theo quy chuẩn của khách hàng.
- Kiểm tra tình trạng phòng như đang có khách, đã trả phòng và cập nhật cho các bộ phận liên quan.
- Xử lý vấn đề thất lạc hành lý, đồ đạc của khách hàng.
- Quản lý, kiểm soát các thiết bị trong phòng.
- Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên buồng phòng mới.
- Đánh giá, đề xuất khen thưởng, kỷ luật, tăng lương… cho nhân viên.
Front office supervisor
Vị trí này được gọi là giám sát tiền sảnh hoặc giám sát bộ phận lễ tân trong ngành nhà hàng khách sạn. Nhiệm vụ chính của front office supervisor đó là:
- Theo dõi, giám sát quá trình hoạt động, vận hành của bộ phận lễ tân.
- Đảm bảo các quy trình diễn ra ở tiền sảnh như: cách chào, cách phục vụ, cách hướng dẫn… theo tiêu chuẩn của khách sạn, nhà hàng.
- Đón tiếp khách hàng và xây dựng mối quan hệ với các khách hàng quan trọng.
- Xử lý các yêu cầu, thắc mắc, phàn nàn của khách hàng về dịch vụ của nhà hàng, khách sạn.
- Phân công, theo dõi lịch làm việc của nhân viên.
- Thực hiện đánh giá và báo cáo với cấp trên.
Production supervisor
Production supervisor là giám sát sản xuất, thường dùng cho các ngành công nghiệp. Production supervisor làm việc tại các nhà máy với các nhiệm vụ là:
- Chịu trách nhiệm về mục tiêu sản xuất tại nhà máy như: số lượng, chất lượng sản phẩm; vận hành an toàn…
- Thực hiện và đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao.
- Giám sát, đào tạo và đánh giá nhân viên.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của nhà máy.
- Báo cáo với cấp trên về tình hình hoạt động của bộ phận.
Để trở thành supervisor cần những kỹ năng và phẩm chất nào?
Kỹ năng giao tiếp
Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà supervisor nên có. Là người giám sát, bạn có thể sẽ truyền đạt thông tin về các quy trình, mục tiêu cho nhân viên của mình để họ nắm rõ và thực hiện. Ngoài ra, bạn còn người đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên. Do đó, kỹ năng giao tiếp gần như là bắt buộc nếu như bạn muốn trở thành supervisor.
Kỹ năng lắng nghe và giải quyết vấn đề
Việc xảy ra xung đột giữa các nhân viên hay các bộ phận là điều không thể tránh khỏi khi làm việc. Do đó, ở vị trí của supervisor, bạn sẽ cần lắng nghe thông tin từ các bên liên quan để hiểu rõ vấn đề và đưa ra các giải pháp phù hợp. Ngoài ra, còn lắng nghe những phản hồi, phàn nàn của nhân viên về chế độ làm việc, lương thưởng… và đề xuất lại với cấp trên.
Kỹ năng quản lý
Supervisor là người đầu tiên chịu trách nhiệm về năng suất làm việc của nhóm bao gồm: phân công ca làm việc, đảm bảo đúng thời hạn theo kế hoạch… Do đó cần có khả năng hoạch định để các hoạt động được thực hiện trơn tru và hiệu quả.
Bên cạnh đó, giao nhiệm vụ cho nhân viên hợp lý và phù hợp và một trong những kỹ năng quản lý hàng đầu mà bạn cần để trở thành supervisor. Bạn cần nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và biết cách điều phối hiệu quả nhất có thể.
Xem thêm: Bật mí 5 kỹ năng quản lý cần có để trở thành một nhà lãnh đạo thành công, trách nhiệm
Kỹ năng làm việc nhóm
Đừng biến bản thân thành supervisor “cô độc” bằng những mệnh lệnh. Thay vào đó, hãy xem nhân viên là thành viên, đối xử một cách bình đẳng và khuyến khích sự hợp tác từ họ. Nếu xung đột phát sinh, đây là lúc bạn thể hiện “quyền lực” của supervisor với thái độ trung lập, bình đẳng và không thiên vị. Kỹ năng làm việc nhóm tốt nhất là khi các thành viên đều cảm thấy có giá trị và tham gia vào các công việc chung.
Xem thêm: Bỏ túi 8 kỹ năng làm việc nhóm cần phải biết để làm việc hiệu quả
Khả năng thích ứng
Thích ứng khi làm supervisor là gì? Đó là sự linh hoạt với những tình huống, sự cố bất ngờ. Thay vì cố gắng tuân theo những lập trình cứng nhắc, bạn cần có khả năng linh hoạt, sáng tạo trong cách tiếp cận, giải quyết vấn đề và không ngại thực hiện những ý tưởng mới.
Tự tin và tích cực
Thái độ và hành vi của bạn có ảnh hưởng đến bầu không khí tại nơi làm việc. Do đó hãy cố gắng tiếp cận mọi vấn đề với tinh thần tích cực. Đồng thời thể hiện sự tự tin của bản thân và nhóm của bạn. Đây là cách truyền cảm hứng và tạo động lực cho nhân viên.
Xem thêm: Tư duy tích cực là gì? Bật mí bí quyết giúp bạn tích cực trong mọi hoàn cảnh
Sẵn sàng học hỏi
Đừng chỉ vì đã trở thành supervisor mà quên rằng bạn cũng cần học hỏi rất nhiều. Là supervisor không có nghĩa bạn đã biết mọi thứ về công việc. Bạn có thể học hỏi không chỉ từ những người xung quanh mà còn tự tìm tòi, tham gia các khóa đào tạo từ công ty hoặc các tổ chức bên ngoài. Đồng thời hãy chia sẻ những thông tin hữu ích và khuyến khích nhân viên liên tục trau dồi chuyên môn, phát triển bản thân.
Trở thành supervisor ban đầu có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và lo lắng vì phải giám sát một nhóm nhân viên. Tuy nhiên nếu tập trung vào công việc và cố gắng cải thiện bản thân, chắc chắn bạn sẽ được trang bị đầy đủ để đối mặt với những thử thách. Mong rằng với bài viết của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h về supervisor là gì sẽ giúp các bạn tự tin hơn và có những thông tin hữu ích để trau dồi trở thành supervisor trong tương lai. Khi đã sẵn sàng, hãy tìm kiếm cơ hội làm supervisor ở nhiều ngành nghề tại Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Xin lỗi vì lỡ làm CV nổi bật: Nhà tuyển dụng xem là gọi phỏng vấn ngay!
