Trong môi trường làm việc hiện đại, việc hỗ trợ nhân viên mới, đảm bảo họ hòa nhập nhanh chóng là vô cùng quan trọng. Một phương pháp phổ biến để đạt được mục tiêu này là Chương trình Buddy. Vai trò của Buddy không chỉ giúp đỡ trong công việc mà còn là người bạn đồng hành, giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về văn hóa và các quy trình làm việc. Buddy là gì? Các tiêu chí lựa chọn Buddy như thế nào? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Buddy là gì?
Trong môi trường doanh nghiệp, Buddy là người bạn đồng hành tin cậy được chọn dựa trên một số tiêu chí nhất định như tư duy tích cực, am hiểu về công ty, khả năng lắng nghe, kiến thức chuyên môn vững vàng để hỗ trợ nhân viên mới. Người được chọn làm Buddy trải qua quá trình tuyển chọn kỹ lưỡng và có thể được hưởng một số lợi ích khi đảm nhận vai trò.
Tùy theo chính sách của từng công ty, vai trò của Buddy có thể kéo dài trong tuần đầu tiên làm việc hoặc hết hai tháng thử việc.
2. Vai trò của Buddy là gì?
- Hướng dẫn và đào tạo: Buddy hỗ trợ nhân viên mới hiểu rõ quy trình làm việc, chính sách công ty và các công cụ cần thiết để thực hiện công việc. Họ cung cấp thông tin, hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày.
- Giúp đỡ hòa nhập: Buddy giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái trong môi trường làm việc bằng cách giới thiệu họ với các đồng nghiệp khác.
- Giải đáp thắc mắc: Buddy là nguồn thông tin đáng tin cậy mà nhân viên mới có thể tìm đến khi có bất kỳ câu hỏi nào về công việc, chính sách hoặc các vấn đề liên quan.
- Hỗ trợ tinh thần: Trong quá trình thích nghi với công việc, nhân viên mới có thể gặp phải áp lực và lo lắng. Buddy là người bạn hỗ trợ tinh thần, giúp họ vượt qua những khó khăn ban đầu.
- Theo dõi và phản hồi: Buddy theo dõi tiến độ của nhân viên mới, đưa ra phản hồi xây dựng và đề xuất cải thiện khi cần thiết.
- Thúc đẩy giao tiếp: Buddy khuyến khích giao tiếp cởi mở và hỗ trợ nhân viên mới trình bày ý kiến.
- Xây dựng mối quan hệ: Buddy đóng vai trò kết nối nhân viên mới với các thành viên khác trong công ty, giúp họ tạo ra mối quan hệ chuyên nghiệp lâu dài.
3. Vì sao công ty nên triển khai Buddy System (hệ thống Buddy)?
Những ai đã từng trải qua trải nghiệm đi làm chắc hẳn đều nhận ra ngày đầu tiên gia nhập công ty có thể gặp khó khăn. Có hàng trăm câu hỏi nảy sinh trong đầu nhân viên mới, từ những vấn đề liên quan đến công việc cho đến những chi tiết nhỏ nhặt như các quy trình làm việc, văn hóa phòng ban, mọi người có thường ăn trưa cùng nhau hay không, có giờ nghỉ trưa không, cách lấy nước uống, sử dụng máy in…
Khi một nhân viên mới gia nhập công ty và có sự hỗ trợ của một Buddy – người đồng hành đáng tin cậy giúp họ giải quyết các khó khăn ban đầu và phản hồi kịp thời những thắc mắc – đó quả thực là sự hỗ trợ tuyệt vời, phải không?
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Sự chào đón và hỗ trợ từ buddy từ ngày đầu tiên giúp nhân viên mới cảm thấy bớt lạc lõng và nhanh chóng hòa nhập.
- Giảm tỷ lệ nghỉ việc trong thời gian thử việc: Điều này rõ ràng là một lợi ích quan trọng nhất. Một số thống kê cho thấy rằng hơn 50% nhân viên mới gặp khó khăn trong việc hòa nhập và nắm bắt quy trình công việc trong tháng đầu tiên, dẫn đến quyết định rời đi. Trong các ngành đặc thù như bán hàng hoặc telesales, tỷ lệ này lên đến hơn 80%.
4. Ưu và nhược điểm của hình thức Buddy
Ưu điểm của hình thức Buddy
Quá trình onboarding hiệu quả
Buddy đóng vai trò như một người bạn thân của nhân viên mới, hỗ trợ quá trình onboarding. Nhờ có một người đồng hành thân thiện, nhân viên mới sẽ cảm thấy thoải mái hơn và dễ dàng kết nối với môi trường làm việc. Buddy cũng có thể hướng dẫn họ như một mentor.
Xem thêm: Onboarding là gì? Xây dựng quy trình onboarding thật ấn tượng
Tăng cường khả năng làm việc nhóm
Khi làm việc với Buddy, nhân viên mới có cơ hội chia sẻ quan điểm và ý kiến dễ dàng. Rào cản giao tiếp sẽ được giảm bớt, tạo điều kiện cho quá trình làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Giảm lo lắng cho nhân viên mới
Buddy phản hồi chân thực và mang tính xây dựng về quá trình làm việc của nhân viên mới. Nhờ đó, họ có thể nhận biết hiệu suất của mình và xác định những điểm cần cải thiện.
Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới
Việc có Buddy giúp giảm lo lắng về trách nhiệm mới và tăng khả năng giữ chân nhân viên. Bạn biết đấy, việc tuyển dụng nhân viên phù hợp đòi hỏi thời gian và chi phí đáng kể. Nhân viên nghỉ việc có thể gây ra tác động lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống này không chỉ giúp nhân viên cũ cảm thấy vai trò của mình quan trọng hơn mà còn giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.
Nhược điểm của hình thức Buddy
Áp lực đối với Buddy
Trở thành Buddy có thể mang lại trách nhiệm và áp lực cho người được chọn, đặc biệt nếu họ đã có khối lượng công việc lớn. Điều này có thể dẫn đến căng thẳng hoặc ảnh hưởng đến chất lượng công việc của họ.
Chênh lệch về kỹ năng và kinh nghiệm
Nếu có sự chênh lệch lớn giữa kỹ năng hoặc kinh nghiệm của Buddy và nhân viên mới, có thể khó khăn trong việc truyền đạt kiến thức.
Xung đột cá nhân
Mối quan hệ giữa Buddy và nhân viên mới có thể gặp khó khăn nếu họ không hợp nhau về tính cách hoặc quan điểm làm việc, dẫn đến xung đột cá nhân và cản trở quá trình hỗ trợ.
Quá phụ thuộc vào Buddy
Nhân viên mới có thể trở nên quá phụ thuộc vào Buddy, khiến họ không tự chủ và không phát triển được khả năng giải quyết vấn đề độc lập.
Chương trình không phù hợp
Nếu chương trình Buddy không được thiết kế hoặc thực hiện đúng cách, nó có thể không đáp ứng được nhu cầu thực sự của nhân viên mới hoặc không phù hợp với văn hóa của công ty.
Không được đào tạo đầy đủ
Nếu Buddy không được đào tạo đầy đủ về vai trò và trách nhiệm, họ có thể gặp khó khăn trong việc hỗ trợ nhân viên mới.
Thiếu chính sách hỗ trợ
Nếu không có chính sách rõ ràng để hỗ trợ Buddy, như việc giảm bớt khối lượng công việc của họ, Buddy có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện vai trò.
5. Tiêu chí lựa chọn Buddy là gì?
Không phải ai cũng phù hợp để đảm nhận vai trò của một Buddy, vì vậy lựa chọn này thường dựa trên yêu cầu công việc thực tế của phòng ban và sự tư vấn của phòng nhân sự..
Tư duy tích cực
Đây là tiêu chí quan trọng vì Buddy là người đại diện cho công ty khi đồng hành với nhân viên mới. Nếu buddy có tư duy tiêu cực, họ có thể lan truyền những thông tin không tốt về công ty hoặc đội ngũ.
Xem thêm: Tư duy tích cực là gì? Bật mí bí quyết giúp bạn tích cực trong mọi hoàn cảnh
Gương mẫu
Buddy không thể là người thường xuyên vi phạm các quy định và nội quy của công ty. Nếu vậy, họ có thể “lây” thói quen xấu cho nhân viên mới và tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực.
Kết quả công việc tốt
Buddy không cần phải là người có thành tích tốt nhất hay người bán hàng giỏi nhất. Tuy nhiên, họ nên hoàn thành công việc chỉn chu, có năng lực và là một hình mẫu cho nhân viên mới.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Buddy cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc để trao đổi và tương tác với nhân viên mới, khuyến khích sự cởi mở và hỗ trợ họ vượt qua khó khăn. Sự thân thiện và sẵn sàng chia sẻ rất quan trọng để tạo niềm tin và phát huy vai trò của một Buddy. Nếu Buddy khó chịu hoặc thiếu kiên nhẫn khi được hỏi, nhân viên mới có thể cảm thấy áp lực hơn.
Bên cạnh đó, còn nhiều tiêu chí khác mà công ty có thể cân nhắc khi lựa chọn Buddy. Quan trọng nhất là đảm bảo mục tiêu của chương trình và giá trị mà công ty hướng tới, phù hợp với thực tế của phòng ban. Tránh áp dụng cứng nhắc các tiêu chí có sẵn.
6. Các bước triển khai chương trình Buddy
Bước 1: Chọn người làm Buddy
Việc tìm Buddy phù hợp cho nhân viên mới là rất quan trọng khi triển khai chương trình này. Hãy chọn các nhân viên có kinh nghiệm, dễ tiếp cận và sẵn sàng dành thời gian và công sức để giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với công việc.
Bước 2: Đào tạo cho Buddy
Đảm bảo rằng Buddy có kiến thức và kỹ năng cần thiết để tư vấn, giao tiếp, phản hồi hiệu quả cho nhân viên mới.
Bước 3: Kết nối với nhân viên mới phù hợp
Dựa trên sự tương thích về trách nhiệm công việc, tuổi tác, sở thích và tính cách để ghép đôi nhân viên mới với một Buddy thích hợp.
Bước 4: Đặt mục tiêu cụ thể
Thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho việc áp dụng chương trình Buddy trong quá trình onboarding của nhân viên mới, ví dụ như cải thiện hiệu suất công việc và tăng cường tinh thần làm việc nhóm.
Bước 5: Khuyến khích giao tiếp và hỗ trợ thường xuyên
Hỗ trợ toàn diện giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc nhanh hơn. Đồng thời, giúp họ cảm thấy thoải mái hơn trong việc trao đổi và tìm kiếm sự trợ giúp từ Buddy và các đồng nghiệp khác.
Bước 6: Kiểm tra, đánh giá và cải thiện
Đo lường tác động của chương trình Buddy đối với hiệu quả quá trình onboarding, năng suất làm việc và tỷ lệ giữ chân nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm yếu của chương trình này. Dựa trên kết quả, doanh nghiệp có thể đề xuất các cải thiện phù hợp.
7. Sự khác biệt giữa Mentor và Buddy là gì?
| Tiêu chí | Mentor | Buddy |
| Vai trò | Hướng dẫn, cố vấn có kinh nghiệm. | Đồng hành, giúp nhân viên mới hòa nhập. |
| Mục tiêu | – Hỗ trợ phát triển sự nghiệp lâu dài. | Hỗ trợ thích nghi với môi trường làm việc mới. |
| Thời gian | Mối quan hệ kéo dài lâu (nhiều tháng/năm). | Thường kéo dài trong quá trình onboarding (vài tuần/tháng). |
| Phạm vi hỗ trợ | Phát triển cá nhân và nghề nghiệp rộng hơn. | Giúp nhân viên mới hiểu quy trình, trách nhiệm hàng ngày. |
| Phương pháp hỗ trợ | Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm chuyên sâu. | Cung cấp thông tin thực tế, hỗ trợ ban đầu. |
| Mối quan hệ | Người nhiều kinh nghiệm với người ít kinh nghiệm. | Đồng nghiệp, có thể tương đương về kinh nghiệm. |
| Tác động | Hỗ trợ sự phát triển lâu dài của mentee. | Giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng vào môi trường làm việc. |
Xem thêm: Mentor là gì? 8 bước đơn giản để tìm và duy trì mối quan hệ với mentor
Tạm kết
Buddy System là một phần quan trọng của quá trình onboarding. Buddy giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái và nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc, đồng thời tăng cường khả năng làm việc nhóm và giao tiếp trong tổ chức. Để chương trình Buddy đạt hiệu quả cao, việc chọn và đào tạo buddy phải được thực hiện cẩn thận, đảm bảo phù hợp với mục tiêu và văn hóa của công ty.
Hy vọng rằng với những chia sẻ về Buddy là gì trong bài viết trên giúp bạn hiểu hơn về thuật ngữ này để áp dụng trong công việc. Chúc bạn luôn thành công! Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Preboarding là gì? Bí quyết gây ấn tượng với nhân viên mới
