Nhân viên là nguồn lực ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của mỗi công ty. Vì thế, việc tuyển dụng nhân sự luôn là điều quan trọng để có thể tìm ra nhân viên phù hợp ở mỗi vị trí với các tính chất công việc khác nhau. Vậy làm sao để cập nhật được thông tin ứng viên tiềm năng một cách nhanh chóng? Làm thế nào để quản lý và tổng hợp số liệu để báo cáo với Manager, biết được kênh nào đang tuyển dụng hiệu quả, cách nâng cao chất lượng của kênh tuyển dụng? Đây đều là những câu hỏi gây đau đầu cho các chuyên viên tuyển dụng. Trong bài viết này, chị Nguyễn Thị Mỹ Hậu, Talent Acquisition Manager của Siêu Việt Group sẽ chia sẻ về chuyển đổi số trong tuyển dụng, phần mềm ATS và GDS hỗ trợ quy trình tuyển dụng nhân sự của bạn được thuận tiện và khoa học hơn!
Phần mềm ATS là gì?
ATS (Applicant Tracking System) chính là hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên, với nhiều chức năng khác nhau. Phần mềm ATS được sử dụng chủ yếu với chức năng thu thập, sắp xếp và sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh chóng.
Các chức năng của phần mềm ATS là gì?
Tùy vào tính chất và nhu cầu của từng công ty, mà chuyên viên tuyển dụng có thể cân nhắc sử dụng các chức năng của phần mềm ATS như:
- Quản lý thông tin hồ sơ ứng viên (CV, thông tin cá nhân, portfolio,…)
- Quản lý và kiểm tra quy trình tuyển dụng (bao gồm các bước thường thấy như từ lúc nhận được yêu cầu, giao tiếp với Manager, phỏng vấn và trao đổi với ứng viên, onboarding…).
- Báo cáo kết quả tuyển dụng và kiểm soát mức độ tiếp cận thông tin của từng thành viên.
- Tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ ứng viên tiềm năng.
Ngoài ra, còn nhiều chức năng hay ho khác như giúp gợi ý chỉnh sửa phần mô tả công việc, bộ bài kiểm tra các kiến thức và kỹ năng cần thiết, đặt lịch hẹn phỏng vấn,…
Lợi ích của phần mềm ATS chuyển đổi số trong tuyển dụng là gì?
Phần mềm ATS chính là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho HR tại các doanh nghiệp lớn đang cần tuyển dụng nhiều vị trí và phòng ban khác nhau. ATS có tính năng liên kết với các bên thứ 3, nơi bạn đang đăng tin tuyển dụng (bao gồm các trang đăng tin trong nước, thậm chí có liên kết với Linkedin). Người sử dụng dễ dàng quản lý tin đăng và nhận trực tiếp hồ sơ ứng viên thông qua ATS.
Bên cạnh đó, chắc hẳn không ít chuyên viên tuyển dụng ngán ngẩm với việc nhập hồ sơ bằng tay khi muốn lưu thông tin ứng viên. Thay vì phải làm việc với một núi hồ sơ ứng tuyển bằng giấy hoặc qua email thủ công như trước, giờ đây các nhà tuyển dụng chỉ cần sử dụng phần mềm ATS để tải lên một loạt các CV đã có, scan được tất cả các thông tin có sẵn trên CB như tên tuổi, thông tin liên lạc, kinh nghiệm làm việc,… Từ đó, ATS giúp sàng lọc các ứng viên thích hợp với công việc, tiết kiệm được thời gian để đảm nhiệm được các nhiệm vụ khác, nâng cao hiệu suất. Ngoài ra, hệ thống sàng lọc kỹ năng (câu hỏi, keywords) và skills tag cũng giúp chuyên viên tuyển dụng nhanh chóng loại bỏ những hồ sơ chưa thật sự phù hợp ngay từ ban đầu, tránh tình trạng phải sàng lọc rất nhiều hồ sơ.
Xem thêm: Cách sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả nhất giúp tuyển dụng đúng người tài
Không chỉ thu thập, phần mềm ATS giúp nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên thông qua bộ câu hỏi, keywords, skill tags. Nhà tuyển dụng có thể loại được những hồ sơ không phù hợp, mất ít thời gian hơn các thao tác thủ công trước đó.
Phần mềm ATS còn hỗ trợ quá trình trao đổi và báo cáo giữa Chuyên viên tuyển dụng – Hiring Manager và ứng viên được tiến hành nhanh chóng thông qua email liên kết giúp kiểm soát và cập nhật tiến độ tuyển dụng sát sao hơn.
Bên cạnh đó, ứng dụng thường tính toán những chỉ số cơ bản của tuyển dụng như Time to fill, Time to hire, Source of hire, Selection ratio,… giúp bạn dễ dàng đo lường được chất lượng hiệu quả kênh tuyển dụng, từ đó báo cáo và đề xuất những biện pháp cải thiện kịp thời.
Xem thêm: Bật mí 5 kiểu ứng viên không nên tuyển mà nhà tuyển dụng cần biết
Phần mềm GDS là gì, lợi ích chuyển đổi số trong tuyển dụng ra sao?
Tuy nhiên, chi phí sử dụng của phần mềm ATS khá đắt đỏ nên sẽ khó tiếp cận đến các doanh nghiệp nhỏ, vừa. Hiểu được điều đó, nhiều ứng dụng miễn phí về lập báo cáo cũng đã xuất hiện khá nhiều trên thị trường hiện nay, không thể không nhắc đến phần mềm GDS – Google Data Studio (hiện tại đã đổi tên thành Looker). Với giao diện thân thiện cùng các tuỳ chỉnh đơn giản, GDS hoạt động tương tự như Excel, chỉ cần nhập đủ dữ liệu, GDS sẽ giúp bạn tính toán các chỉ số cần thiết để hoàn thành bản báo cáo nâng cao thật chỉn chu và nhanh chóng.
Một số điều khi sử dụng GDS mà bạn cần lưu ý chính là tính thống nhất của dữ liệu (chính xác, đầy đủ và được cập nhật mới thường xuyên) để báo cáo luôn được làm mới. Các khái niệm, keywords, công thức tính cần được thống nhất ngay từ đầu để tránh gây tình trạng hiểu lầm, khó hiểu đối với người xem.
Việc Làm 24h hy vọng rằng hai phần mềm trên đã giúp ích được cho quy trình làm việc của bạn được tinh gọn và hiệu quả hơn. Theo dõi website Nghề Nghiệp Việc Làm 24h thường xuyên để không bỏ lỡ các thông tin, chính sách mới nhất. Hãy để Việc Làm 24h luôn đồng hành cùng bạn trên con đường tìm kiếm nguồn nhân lực tài năng và phù hợp nhất nhé!
