Nếu đang gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự hay muốn tối ưu hóa nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ FTE là gì. Trong bài viết dưới đây, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về FTE cũng như vai trò của giải pháp này đối với doanh nghiệp. Mời bạn cùng theo dõi ngay nhé!
FTE là gì?
FTE (Full-Time Equivalent – tạm dịch: Đơn vị tương đương toàn thời gian) là đơn vị đo lường được sử dụng để tính toán số giờ làm việc của tất cả nhân viên trong một doanh nghiệp. Đơn vị này được quy ước thành một đơn vị công việc cụ thể của tổ chức. FTE giúp doanh nghiệp đánh giá số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành một lượng công việc nhất định.
Ví dụ: Một vị trí nhân viên toàn thời gian (full-time) làm việc 8 tiếng/ngày, 5 ngày/tuần, tương đương 40 tiếng/tuần. Nếu cần 200 tiếng công việc cho vị trí này mỗi tuần, doanh nghiệp cần tuyển dụng 5 FTE (200 tiếng / 40 tiếng/tuần = 5 FTE).
FTE không chỉ giới hạn ở nhân viên toàn thời gian. Đơn vị này có thể sử dụng FTE để áp dụng cho nhân viên bán thời gian, hợp đồng hoặc freelancer.
Lợi ích của FTE là gì?
Quản lý nhân sự hiệu quả
- Xác định nhu cầu nhân lực: FTE giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng nhân viên cần thiết cho từng bộ phận/phòng ban dựa trên khối lượng công việc và mục tiêu hoạt động. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hụt nhân lực.
- Lập kế hoạch ngân sách chi phí nhân sự: FTE là cơ sở để doanh nghiệp dự toán chi phí nhân sự, như lương bổng, phúc lợi, bảo hiểm,…
- Đánh giá hiệu suất hoạt động: FTE giúp doanh nghiệp so sánh hiệu suất làm việc giữa các bộ phận/phòng ban, cũng như giữa các nhân viên trong cùng bộ phận.
Lập kế hoạch
- Lập kế hoạch tuyển dụng: FTE là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xác định số lượng vị trí cần tuyển dụng cho từng bộ phận/phòng ban. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện tuyển dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Lập kế hoạch đào tạo: FTE giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên dựa trên khối lượng công việc và mục tiêu hoạt động. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả công việc chung.
- Lập kế hoạch ngân sách: FTE là cơ sở để doanh nghiệp dự toán chi phí cho các hoạt động liên quan đến nhân sự, như tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi,…
Đánh giá hiệu suất công việc
- Đánh giá hiệu suất cá nhân: FTE giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên khách quan và chính xác. Dựa trên kết quả thu thập được, doanh nghiệp sẽ dễ dàng khen thưởng, động viên những nhân viên có hiệu suất cao và đưa ra các biện pháp hỗ trợ cho những nhân viên có hiệu suất thấp.
- Đánh giá hiệu suất bộ phận/phòng ban: FTE giúp doanh nghiệp so sánh hiệu suất làm việc giữa các bộ phận/phòng ban.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động chung: Với FTE, doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động chung của công ty. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định được điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các giải pháp cải thiện.
6 bước cần thiết để tính FTE
Bước 1: Xác định định nghĩa FTE của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có thể có định nghĩa FTE riêng dựa trên chính sách và quy định nội bộ. Ví dụ, một số doanh nghiệp có thể quy định tuần làm việc toàn thời gian là 40 giờ, trong khi đó, nhiều doanh nghiệp khác có thể quy định 38 giờ hoặc 42 giờ.
Bước 2: Thu thập dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên
Dữ liệu về thời gian là số giờ làm việc mỗi tuần của từng nhân viên, bao gồm cả nhân viên toàn thời gian, bán thời gian và nhân viên làm việc theo lịch linh hoạt. Doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu từ hệ thống chấm công, báo cáo nhân viên hoặc phỏng vấn trực tiếp.
Bước 3: Quy đổi giờ làm việc của nhân viên bán thời gian và linh hoạt sang đơn vị FTE
- Đối với nhân viên bán thời gian: Số giờ làm việc mỗi tuần của nhân viên bán thời gian được chia cho số giờ làm việc trong tuần làm việc toàn thời gian của doanh nghiệp. Ví dụ: nhân viên bán thời gian làm việc 20 giờ mỗi tuần, trong khi tuần làm việc toàn thời gian là 40 giờ, thì FTE của nhân viên này là 0.5.
- Đối với nhân viên làm theo lịch linh hoạt: Số giờ làm việc trung bình mỗi tuần của nhân viên làm theo lịch linh hoạt được tính toán dựa trên lịch làm việc thực tế của họ trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: tháng, quý). Sau đó, số giờ làm việc trung bình này được chia cho số giờ làm việc trong tuần làm việc toàn thời gian của doanh nghiệp để tính toán FTE.
Bước 4: Tính tổng FTE của tất cả nhân viên
Tổng FTE của doanh nghiệp được tính toán bằng cách cộng FTE của tất cả nhân viên.
Bước 5: Phân tích kết quả
Tổng FTE của doanh nghiệp cung cấp thông tin về tổng số nhân lực tương đương toàn thời gian mà doanh nghiệp đang sử dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để:
- So sánh tỷ lệ FTE giữa các bộ phận/phòng ban.
- Đánh giá hiệu quả sử dụng nhân lực.
- Lập kế hoạch tuyển dụng hoặc cắt giảm nhân sự.
- Lập ngân sách chi phí nhân sự.
Bước 6: Cập nhật FTE định kỳ
Doanh nghiệp nên cập nhật FTE định kỳ để phản ánh những thay đổi trong số lượng nhân viên, thời gian làm việc và chính sách của doanh nghiệp.
Ví dụ cụ thể về cách tính FTE:
Giả sử một doanh nghiệp có 5 nhân viên toàn thời gian, 10 nhân viên bán thời gian làm việc 20 giờ mỗi tuần và 5 nhân viên linh hoạt làm việc trung bình 30 giờ mỗi tuần.
Bước 1: Định nghĩa FTE của doanh nghiệp là 40 giờ làm việc mỗi tuần cho nhân viên toàn thời gian.
Bước 2: Thu thập dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên từ hệ thống chấm công.
Bước 3:
- FTE của nhân viên bán thời gian: 10 nhân viên * 20 giờ/tuần / 40 giờ/tuần = 5 FTE
- FTE của nhân viên linh hoạt: 5 nhân viên * 30 giờ/tuần / 40 giờ/tuần = 3.75 FTE
Bước 4: Tổng FTE của doanh nghiệp = 5 FTE (nhân viên toàn thời gian) + 5 FTE (nhân viên bán thời gian) + 3.75 FTE (nhân viên linh hoạt) = 13.75 FTE
Bước 5: Phân tích kết quả: Doanh nghiệp có tổng số nhân lực tương đương 13.75 nhân viên toàn thời gian.
Bước 6: Cập nhật FTE định kỳ mỗi tháng hoặc quý.
Các công cụ hỗ trợ tính FTE là gì?
1. Bảng tính Excel
Microsoft Excel là một trong những công cụ phổ biến và linh hoạt nhất để tính FTE. Với các hàm tính toán, Excel cho phép doanh nghiệp dễ dàng nhập số giờ làm việc của từng nhân viên và tự động tính toán FTE bằng các công thức. Bạn có thể tạo bảng tính với các cột ghi lại số giờ làm việc hàng tuần của nhân viên, sau đó sử dụng công thức để quy đổi các giá trị này thành FTE.
2. Google Sheets
Tương tự như Excel, Google Sheets cũng là một công cụ tuyệt vời để tính FTE, nhất là khi bạn cần chia sẻ bảng tính cho cấp trên hoặc đồng nghiệp. Google Sheets cung cấp các tính năng tính toán tương tự như Excel, cho phép bạn tạo các bảng tính phức tạp để tính toán FTE. Điểm mạnh của Google Sheets là khả năng làm việc đồng thời với nhiều người, giúp các nhóm nhân sự và tài chính có thể cùng nhau cập nhật, theo dõi số liệu FTE theo thời gian thực.
3. Phần mềm quản lý nhân sự (HRM)
Nhiều phần mềm quản lý nhân sự hiện đại, như BambooHR, Workday, và ADP, cung cấp các tính năng tự động tính toán FTE. Các hệ thống này không chỉ giúp bạn theo dõi số giờ làm việc của nhân viên mà còn tự động tính toán và báo cáo FTE dựa trên dữ liệu được nhập vào.
Xem thêm: 9 phần mềm HRM tốt nhất doanh nghiệp không thể bỏ qua
4. Công cụ tính FTE trực tuyến
Hiện nay, có nhiều công cụ trực tuyến miễn phí giúp bạn tính toán FTE một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các công cụ này thường yêu cầu bạn nhập số giờ làm việc hàng tuần của nhân viên và tự động tính toán FTE cho bạn. Một số trang web nổi tiếng cung cấp công cụ tính FTE trực tuyến như Omni Calculator. Những công cụ này rất hữu ích khi bạn cần tính toán FTE nhanh chóng mà không cần sử dụng các phần mềm phức tạp.
5. Phần mềm kế toán và quản lý tài chính
Nhiều phần mềm kế toán và quản lý tài chính, chẳng hạn như QuickBooks và Xero cũng cung cấp tính năng tính FTE. Các phần mềm này thường tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự và cho phép bạn theo dõi số giờ làm việc, lương và các phúc lợi của nhân viên, từ đó tự động tính toán FTE.
Những thách thức khi sử dụng FTE là gì?
Độ chính xác của dữ liệu
Một trong những thách thức lớn nhất khi sử dụng FTE là đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. Nếu số giờ làm việc của nhân viên không được ghi chép đúng hoặc cập nhật kịp thời, kết quả tính toán FTE có thể bị sai lệch. Do đó, doanh nghiệp cần phải có một hệ thống quản lý nhân sự chính xác. Đồng thời, nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt việc báo cáo giờ làm việc.
Phức tạp trong việc thu thập dữ liệu
Đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên làm việc theo các lịch trình khác nhau, việc thu thập và quản lý dữ liệu giờ làm việc có thể trở nên phức tạp.
Thay đổi về lịch làm việc
Khi lịch làm việc của nhân viên thay đổi liên tục, việc tính toán FTE cũng cần phải điều chỉnh tương ứng. Tình trạng này có thể gây khó khăn trong việc duy trì sự nhất quán và chính xác của dữ liệu, nhất là khi phải tính FTE cho các khoảng thời gian ngắn như hàng tuần hoặc hàng tháng.
Đánh giá hiệu suất không toàn diện
Dù giúp so sánh hiệu suất giữa các nhân viên, FTE cũng không phải là công cụ đánh giá toàn diện. FTE chỉ phản ánh số giờ làm việc chứ không đo lường được chất lượng hoặc hiệu quả công việc của nhân viên. Do đó, doanh nghiệp cần kết hợp FTE với các chỉ số khác để có cái nhìn đầy đủ và chính xác.
Chi phí và thời gian đầu tư
Việc triển khai các hệ thống quản lý, công cụ tính toán FTE yêu cầu đầu tư về chi phí và thời gian. Các doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó khăn trong việc áp dụng các hệ thống phức tạp và cần tìm kiếm các giải pháp đơn giản, hiệu quả hơn.
Hiểu rõ FTE là gì giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, lập kế hoạch tài chính và đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả. Đừng quên theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Đánh giá 360 độ là gì? Quy trình đánh giá 360 độ như thế nào?
