Để quản lý, theo dõi thời gian làm việc của các nhân sự, nhiều công ty, doanh nghiệp đã sử dụng máy chấm công. Dựa vào thông tin từ máy, người quản lý sẽ tính lương, thưởng và cải thiện kỷ luật lao động hiệu quả. Trước tốc độ phát triển của công nghệ, những máy chấm thông minh, hiện đại ra đời ngày càng nhiều, thay thế phương pháp chấm công truyền thống. Vậy máy chấm công là gì? Loại máy chấm công nào tốt? Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay thôi!
Máy chấm công là gì?
Đây là thiết bị được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Chức năng chính của máy là giúp bộ phận quản lý nhân sự theo dõi, đánh giá và tính toán số giờ làm việc của từng nhân viên. Căn cứ vào đó, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các thủ tục tính và thanh toán lương chính xác.
Máy được thiết kế với nhiều phương thức chấm công khác nhau, như dùng dấu vân tay, thẻ từ, mã pin, nhận diện khuôn mặt, thẻ giấy,…
Xu hướng sử dụng máy chấm công hiện nay
Tích hợp công nghệ cao
Xu hướng hiện hiện nay là tích hợp công nghệ mới vào máy chấm công nhằm tăng tính chính xác, độ bảo mật và tiện lợi. Các máy thông minh được tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, dấu vân tay hoặc thẻ từ. Nhờ đó, người quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định thời gian làm việc của nhân sự.
Máy chấm công trực tuyến và điện toán đám mây
Máy chấm trực tuyến đã trở thành xu hướng phổ biến trong thời gian gần đây. Thay vì sử dụng các thiết bị vật lý, các doanh nghiệp sử dụng ứng dụng máy trực tuyến để thu thập dữ liệu và quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Các dữ liệu này được lưu trữ và quản lý trên nền tảng điện toán đám mây, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Tăng cường bảo mật
Những vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu ngày càng được quan tâm trong bối cảnh số. Trước xu hướng này, các máy chấm công hiện đại cần được tăng cường bảo mật để tránh rủi ro đánh cắp thông tin nhân viên. Sử dụng công nghệ nhận diện độc đáo như khuôn mặt hoặc vân tay có thể giúp giảm khả năng xâm nhập vào hệ thống.
Đa chức năng và tích hợp các tính năng quản lý
Ngoài việc ghi nhận thời gian làm việc, máy hiện đại cũng tích hợp các tính năng quản lý nhân sự khác như nghỉ phép, công tác, chấm công từ xa, tính toán lương tự động, tổng hợp báo cáo hiệu suất làm việc.
Sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau
Không chỉ giới hạn ở các công ty lớn, máy chấm công ngày càng phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực với nhiều quy mô khác nhau. Hiện tại, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trường học, bệnh viện, nhà hàng, khách sạn đến cơ quan chính phủ đều sử dụng máy.
Đẩy mạnh tích hợp AI và phân tích dữ liệu
Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu vào máy chấm công cũng là xu hướng thịnh hành. Giải pháp này giúp cải thiện hiệu suất, dự đoán thời gian làm việc tối ưu và tối đa hóa sự hiệu quả của nhân viên.
Tổng hợp các loại máy chấm công phổ biến
1. Máy chấm công vân tay
Máy chấm vân tay sử dụng công nghệ nhận diện dấu vân tay của nhân viên để ghi lại thời gian làm việc. Khi nhân viên đặt ngón tay lên bề mặt cảm ứng, máy sẽ quét và lưu trữ dấu vân tay trong cơ sở dữ liệu để xác thực danh tính.
Ưu điểm
- Độ chính xác cao: Mỗi dấu vân tay là duy nhất và khó sao chép, giúp máy chấm vân tay đảm bảo tính xác thực cao.
- Tiết kiệm thời gian: Chấm công nhanh chóng và tiện lợi, không cần sử dụng thẻ hoặc nhập mã PIN.
- Bảo mật cao: Không thể giả mạo hoặc sử dụng dấu vân tay của người khác.
Hạn chế
Môi trường làm việc: Dấu vân tay có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường như bụi bẩn, độ ẩm, vết trầy xước.
2. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt
Máy nhận diện khuôn mặt sử dụng công nghệ phân tích và so sánh các đặc điểm khuôn mặt của nhân viên để xác định danh tính, ghi nhận thời gian làm việc. Đây cũng là một ví dụ điển hình của máy wifi được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng.
Ưu điểm
- Không cần tiếp xúc: Nhân viên chỉ cần đứng trước máy để chấm công, không cần tiếp xúc với thiết bị.
- Nhanh chóng và tiện lợi: Quét khuôn mặt nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian cho các quy trình chấm công hàng ngày.
Hạn chế
Độ chính xác phụ thuộc vào điều kiện ánh sáng: Môi trường ánh sáng yếu hoặc quá chói có thể làm giảm độ chính xác của máy.
3. Máy chấm công thẻ giấy
Máy chấm công thẻ giấy sử dụng thẻ giấy hoặc thẻ có mã số để đánh dấu thời gian làm việc của nhân viên.
Ưu điểm
- Đơn giản và dễ sử dụng: Thao tác chấm công bằng cách đặt thẻ vào máy rất đơn giản và dễ thực hiện.
- Chi phí thấp: Loại máy này thường có giá thành thấp.
Hạn chế
- Dễ bị gian lận: Thẻ giấy rất dễ bị mất hoặc bị nhân viên khác sử dụng thay vì người sở hữu thẻ.
- Đòi hỏi việc quản lý thường xuyên: Cần kiểm tra và cập nhật thẻ giấy thường xuyên để tránh việc sử dụng sai hoặc mất thẻ.
4. Máy chấm công thẻ từ
Máy chấm công thẻ từ sử dụng thẻ có chứa chip từ tích hợp thông tin của nhân viên. Khi nhân viên đưa thẻ gần, máy sẽ đọc thông tin từ thẻ để xác định danh tính và ghi nhận thời gian làm việc.
Ưu điểm
- Nhanh chóng và hiệu quả: Thao tác chấm công chỉ cần để thẻ gần máy, rất nhanh chóng và tiện lợi.
- Bảo mật tương đối: Thẻ từ được mã hóa và cần phải gần máy để đọc, giảm khả năng bị giả mạo.
Hạn chế
- Đòi hỏi quản lý thẻ: Cần quản lý và cung cấp thẻ từ cho từng nhân viên.
- Độ chính xác bị ảnh hưởng: Thẻ từ có thể bị hỏng hoặc mất, gây ra một số vấn đề về độ chính xác trong việc chấm công.
3 thương hiệu máy chấm công nổi tiếng
1. Ronald Jack
Nếu đang tìm hiểu máy chấm công vân tay hãng nào tốt, bạn có thể cân nhắc đến Ronald Jack.
Ronald Jack là một thương hiệu nổi tiếng đến từ Malaysia, chuyên sản xuất các thiết bị an ninh và máy chấm công. Thương hiệu này đã gắn liền với thị trường Việt Nam trong suốt 15 năm qua. Đây là cái tên quen thuộc và uy tín mỗi khi người dùng nghĩ đến máy.
Sản phẩm của Ronald Jack đa dạng với nhiều mẫu mã, bao gồm: xác minh vân tay, nhận diện khuôn mặt, sử dụng thẻ từ, thẻ cảm ứng và password. Đây là những máy có khả năng ghi nhận thời gian chính xác nhất. Điểm thu hút của Ronald Jack nằm ở khả năng kết xuất bảng chấm công ra file excel, giúp việc tổng hợp dữ liệu dễ dàng và thuận tiện. Trong số các dòng máy của hãng có thể kể đến như Ronald Jack RJ 2200, Ronald Jack GD-600, Ronald Jack T8 Plus,…
2. Gigata
Gigata là một thương hiệu có nguồn gốc từ Singapore, chuyên cung cấp giải pháp quản lý thông tin hiện đại và tối ưu cho người sử dụng. Đặc điểm nổi bật của Gigata là hầu hết các thiết kế đều nhỏ gọn và sang trọng. Dòng sản phẩm của hãng được thiết kế để phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến vừa.
Dù có giá thành khá rẻ nhưng máy của Gigata vẫn sở hữu nhiều tính năng ưu việt. Đặc biệt, các sản phẩm của Gigata được đánh giá cao về độ bền và tốc độ nhận diện nhanh. Đáng chú ý là các máyGigata hỗ trợ nhiều phương thức chấm công khác nhau, như vân tay, thẻ cảm ứng và chụp hình. Ngoài ra, công nghệ sensor chống trầy và tính năng không mất dữ liệu khi mất điện cũng là điểm mạnh của sản phẩm của hãng.
Các dòng máy nổi bật của Gigata có thể kể đến Gigata T8A, Gigata FA-113 và Gigata TFT800. Tất cả những sản phẩm này đều được đánh giá cao về hiệu suất và tính năng tân tiến. Với sự kết hợp giữa giá trị và chất lượng, thương hiệu Gigata đã thu hút sự quan tâm, củng cố niềm tin của nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự và chấm công.
3. Granding
Điểm mạnh của thương hiệu máy Granding là tính bảo mật vượt trội. Độ an toàn cao của các dòng sản phẩm này đảm bảo người dùng không thể chấm công thay cho người khác. Ngoài ra, tốc độ chấm công của các dòng sản phẩm Granding đều nhanh chóng, hiệu quả, khả năng kiểm soát cửa, tích hợp chuông báo thức và kết nối online cực kỳ tốt.
Thương hiệu máy chấm công Granding có nguồn gốc từ Trung Quốc. Các sản phẩm của thương hiệu không chỉ ghi nhận thời gian làm việc một cách chính xác mà còn hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu qua Excel để dễ tổng hợp. Một số máy Granding phổ biến là: Granding GT100, Granding DG-100 và Granding 879C.
Một số yếu tố cần quan tâm khi lắp đặt
Số lượng nhân viên và quy mô doanh nghiệp
Trước tiên, bạn cần xác định số lượng nhân viên và quy mô hoạt động của doanh nghiệp (nhỏ, vừa hay lớn). Dựa trên thông tin này, bạn có thể xác định cần bao nhiêu máy và chức năng cho từng loại máy.
Loại máy chấm công
Bạn hãy xác định loại máy phù hợp với nhu cầu và tính chất của doanh nghiệp. Có nhiều loại máy chấm công như máy vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ, thẻ giấy,… Chọn loại máy phù hợp với môi trường làm việc và yêu cầu bảo mật.
Tính năng và chức năng
Để chọn máy phù hợp, bạn hãy đánh giá các tính năng và chức năng cần thiết cho doanh nghiệp. Một số tính năng hữu ích của máy có thể là: kết nối wifi, tích hợp kiểm soát ra vào, hỗ trợ chấm công từ xa, tính năng kết xuất dữ liệu sang Excel,…
Bảo mật và độ chính xác
Bạn cũng cần đảm bảo máy có mức độ bảo mật cao, nhất là khi sử dụng dấu vân tay hoặc thông tin nhân viên. Độ chính xác của máy cũng là yếu tố quan trọng, tránh việc dữ liệu chấm công bị sai sót.
Tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự
Kiểm tra xem máy chấm công có tích hợp tốt với phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp không cũng là yếu tố bạn cần quan tâm khi chọn máy. Đây là cách giúp bạn dễ dàng quản lý và xử lý dữ liệu chấm công hiệu quả.
Chi phí và ngân sách
Chi phí và ngân sách cũng là yếu tố bạn cần quan tâm khi mua máy. Bạn hãy xem xét ngân sách của doanh nghiệp để tìm máy có mức giá phù hợp. Tốt nhất, bạn hãy xác định giá trị và tính năng của máy so với giá bán thay vì chỉ chú trọng chi phí.
Nghiên cứu về thương hiệu và đánh giá từ khách hàng
Bạn có thể nghiên cứu đánh giá, phản hồi từ người dùng khác về các thương hiệu máy chấm công mà mình quan tâm.
Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành
Bạn cần lựa chọn máy chấm công từ các nhà cung cấp có chế độ bảo hành và dịch vụ hỗ trợ tốt. Đây là cách giúp bạn đảm bảo sự hỗ trợ và sửa chữa kịp thời nếu máy gặp vấn đề.
Có thể thấy, đây là thiết bị quản lý nhân sự quan trọng, giúp ghi nhận thời gian làm việc, tính toán lương chính xác. Với sự đa dạng về loại máy, thương hiệu, việc lựa chọn máy phù hợp là yếu tố quan trọng để tối ưu hoá quy trình chấm công và quản lý nhân sự.
Qua bài viết trên, Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu rõ máy chấm công là gì. Hãy tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi để đón đọc những bài viết hữu ích khác bạn nhé!
Xem thêm: 5 bí quyết cải thiện mức độ hài lòng, tạo niềm vui làm việc cho nhân viên
