Quản lý nhân sự hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển của mọi doanh nghiệp. Payroll chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở ra cánh cửa dẫn đến thành công. Payroll là gì? Payroll gồm những gì? Payroll có ý nghĩa gì đối với quá trình quản lý và trả lương cho nhân viên? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h.
Payroll là gì?
Payroll có nghĩa là bảng lương, sổ lương hoặc tổng quỹ lương, đây là tổng số tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên theo đúng cam kết trong hợp đồng lao động.
Nội dung Payroll thường thể hiện:
- Danh sách nhân sự.
- Số ngày chấm công, tăng ca, nghỉ phép, làm việc ngoài giờ,…
- Mức lương nhân sự: Lương cơ bản, lương OT (Over Time – làm thêm giờ), phụ cấp, trợ cấp, thưởng KPI, thưởng doanh số,…
- Các khoản khấu trừ lương: BHXH, BHYT, thuế TNCN,…
Payroll là một phần thiết yếu trong hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm các quy trình, thủ tục liên quan đến việc tính toán, thanh toán, lưu trữ hồ sơ lương cho nhân viên. Payroll được thực hiện định kỳ theo tháng, tuần tuỳ vào thoả thuận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng quy trình trả lương hoặc thuê dịch vụ Payroll bên ngoài.
Payroll check là gì?
Payroll check hay Paycheck có nghĩa là phiếu chi lương, là chứng từ giấy được doanh nghiệp gửi cho nhân viên khi đến kỳ trả lương. Phiếu chi lương thể hiện chi tiết về các khoản thu nhập, chi phí liên quan đến việc trả lương và mức lương thực nhận trong một kỳ lương.
Chức năng của Payroll là gì?
Tính toán và quản lý lương thưởng chính xác: Dựa trên các thông tin về giờ làm việc, mức lương, phụ cấp, thưởng,… có trong Payroll, bộ phận kế toán chi trả chính xác lương của từng nhân viên.
Hỗ trợ quản lý nhân sự: Bộ phận nhân sự có thể căn cứ vào dữ liệu về các khoản chi phí phải trả để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên, lập kế hoạch thưởng, nâng lương,… Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu các chi phí nhân sự và phát triển các chính sách hấp dẫn.
Căn cứ hợp pháp của quá trình trả lương: Payroll đảm bảo tính toán và thanh toán lương tuân thủ đầy đủ theo quy định của luật lao động về mức lương tối thiểu, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… Đây là cơ sở tham chiếu giúp doanh nghiệp tránh xảy ra các tranh chấp về tiền lương và trách nhiệm pháp lý liên quan.
Căn cứ cho các báo cáo tài chính: Những thông tin về lương, phụ cấp, thuế, các khoản khấu trừ được ghi nhận trên Payroll là dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp tính toán và phân bổ chi phí cho từng bộ phận. Đây còn là căn cứ cho các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo thu nhập, báo cáo dòng tiền, báo cáo lãi lỗ,…
Tác động đến hiệu suất làm việc của nhân viên: Payroll tính toán sai hoặc thiếu công bằng sẽ khiến nhân viên bất bình, gây làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Quá trình xây dựng Payroll cần minh bạch và có phương án rõ ràng sẽ thúc đẩy hiệu suất làm việc.
Những căn cứ quan trọng khi xây dựng Payroll là gì?
Việc xây dựng Payroll phải được thực hiện dựa trên những cơ sở nhất định để đảm bảo độ chính xác và mang lại hiệu quả tối ưu về thời gian, chi phí, nhân sự.
Mức lương tối thiểu vùng
Mức lương tối thiểu vùng là căn cứ không thể thiếu để xác định mức lương phù hợp cho từng vị trí nhân sự trong quá trình xây dựng bảng tính lương. Dựa vào mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lương nhân sự phù hợp với điều kiện tài chính và tuân thủ quy định pháp luật.
Ngày 22/03/2024, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội công bố dự thảo Nghị định quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu tháng các vùng đã tăng lên so với mức lương tối thiểu hiện tại, dự kiến áp dụng từ 01/07/2024.
| Trước ngày 1/7/2024 | Sau ngày 1/7/2024 | |
| Vùng I | 4.680.000 đồng/tháng | 4.960.000 đồng/tháng |
| Vùng II | 4.160.000 đồng/tháng | 4.410.000 đồng/tháng |
| Vùng III | 3.640.000 đồng/tháng | 3.860.000 đồng/tháng |
| Vùng IV | 3.250.000 đồng/tháng | 3.450.000 đồng/tháng |
Mức lương tối thiểu vùng thường được điều chỉnh tùy vào tình hình và yêu cầu phát triển của xã hội. Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi và cập nhật kịp thời để áp dụng chính xác.
Xem thêm: Lương tối thiểu vùng là gì, nơi bạn đang sống có mức lương tối thiểu vùng bao nhiêu
Mức lương trung bình trên thị trường
Các doanh nghiệp chi trả lương cho nhân viên cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Mức lương thực tế sẽ dựa vào thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động, căn cứ trên các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, vai trò công việc, yêu cầu và mức lương trung bình của vị trí đó đó trên thị trường.
Quy định về các khoản trích theo lương
Theo quy định, có những khoản trích lương bắt buộc bao gồm:
- BHXH bắt buộc: 8% dựa trên tiền lương tính đóng BHXH hàng tháng cho quỹ hưu trí và tử tuất.
- BHYT: 1,5% đối với người lao động có thời hạn đủ 03 tháng làm việc trở lên.
- Bảo hiểm thất nghiệp: 1% đối với người lao động có thời hạn đủ 03 tháng làm việc trở lên.
- Phí công đoàn: 1% đối với đoàn viên công đoàn.
- Thuế thu nhập cá nhân: người lao động có thu nhập trên 11 triệu đồng/tháng mới phải đóng.
Với số tiền là 34% tổng quỹ lương, người lao động chịu 10,5%, doanh nghiệp chịu 23,5%. Ngoài các khoản nêu trên, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ các quyền lợi khác cho nhân viên tùy vào vị trí công việc. Doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách tiền lương, trợ cấp và phụ cấp phù hợp đối với mỗi cấp bậc, vị trí, ngành nghề.
Quy chế lương
Để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình tính lương, mỗi doanh nghiệp phải xây dựng bộ quy chế lương bằng văn bản chính thức. Trong quy chế lương cần quy định rõ các vấn đề về lương thưởng và các khoản chi phí liên quan để tránh xảy ra tranh chấp.
Quy chế lương thường gồm các nội dung cơ bản sau:
- Tên chức danh, vị trí công việc.
- Các quy định về tiền lương và tiền thưởng cho mỗi cấp bậc, vị trí.
- Các quy định về thời điểm, phương thức và tần suất trả lương.
- Các chế độ BHXH, BHYT, thuế TNCN, phụ cấp, trợ cấp, đãi ngộ,…
- Công thức tính lương.
- Các vấn đề khác liên quan đến tiền lương: quy định thời gian làm việc, tăng ca, chế độ nghỉ phép, khen thưởng và kỷ luật,…
Quy chế lương cần được xây dựng xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển nhằm đáp ứng thực tiễn kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Bảng chấm công
Bảng chấm công là dữ liệu không thể thiếu trong bảng tính lương, cung cấp các thông tin về thời gian làm việc thực tế của nhân viên, thời gian nghỉ có phép, không phép, ngày tăng ca, ngày công tác,…
Một số câu hỏi bạn cần biết về Payroll
1. Dịch vụ Payroll là gì?
Dịch vụ Payroll là dịch vụ tính toán và thanh toán lương cho nhân viên, được cung cấp bởi các công ty được doanh nghiệp thuê ngoài. Dịch vụ Payroll thường thu thập dữ liệu liên quan, tính toán lương, thanh toán lương, lưu trữ hồ sơ và lập báo cáo về tình hình thanh toán lương cho doanh nghiệp. Ngoài ra, một số công ty cung cấp dịch vụ Payroll còn tư vấn cho doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến luật lao động và thuế.
Sử dụng dịch vụ Payroll mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Giảm gánh nặng thời gian, nhân sự và chi phí: Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào hệ thống phần mềm, nhân sự và cơ sở hạ tầng để quản lý Payroll.
- Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật: Các công ty cung cấp dịch vụ Payroll có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu luật lao động và thuế.
- Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự: Doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng khác như phát triển kinh doanh, tăng cường hiệu quả hoạt động,…
- Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Khi nhận lương đúng hạn, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và gắn bó lâu dài.
- Bảo mật thông tin: Tiền lương là yếu tố nhạy cảm, việc rò rỉ thông tin tiền lương trong đội ngũ nhân sự có thể dẫn đến mâu thuẫn, xung đột nội bộ. Điều này gây ảnh hưởng đến khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp, do đó, việc sử dụng dịch vụ Payroll là giải pháp tối ưu để bảo mật các thông tin về tiền lương.
Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ Payroll nếu việc quản lý Payroll khiến doanh nghiệp tốn quá nhiều thời gian và chi phí. Bên cạnh đó, thiếu đội ngũ nhân viên có chuyên môn về Payroll có thể dẫn đến sai sót trong quá trình tính và thanh toán. Có nhiều công ty cung cấp dịch vụ Payroll trên thị trường, doanh nghiệp nên lựa chọn công ty uy tín.
2. Tài khoản Payroll là gì?
Tài khoản Payroll có nghĩa là tài khoản lương, đây là tài khoản được doanh nghiệp sử dụng để thanh toán lương cho nhân viên. Việc sử dụng tài khoản Payroll để thanh toán cho nhân viên giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý chi phí lương. Đồng thời, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và đảm bảo quá trình thanh toán lương được minh bạch.
3. Điểm khác biệt giữa Payroll và Payslip là gì?
Payslip là phiếu lương cá nhân, là chứng từ được doanh nghiệp gửi trực tiếp cho nhân viên trên email hoặc hệ thống sau mỗi kỳ lương. Nội dung của phiếu lương thể hiện bảng phân tích chi tiết tiền lương của nhân viên, bao gồm lương thưởng, các khoản khấu trừ bảo hiểm, phụ cấp, tăng ca,… được ghi đầy đủ và tính toán thành mức lương thực nhận.
Payroll là quá trình tính toán và thanh toán tiền lương cho nhân sự trong một tổ chức, Payslip là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về lương và các khoản khấu trừ trong mỗi kỳ lương.
Kết luận
Payroll giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc thu hút, giữ chân nhân tài, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên của Vieclam24h.vn đã giúp bạn đọc nắm rõ Payroll là gì và những căn cứ xây dựng Payroll hiệu quả. Chúc bạn thành công.
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
