Đối với trường hợp nhân viên xin nghỉ ốm từ 1 đến vài ngày, nhà quản lý có thể chủ động phân công công việc cho các nhân viên còn lại trong cùng đội nhóm, hoặc người có khả năng kiêm nhiệm thay thế.
Đối với trường hợp nhân viên xin nghỉ ốm dài hạn, nhà quản lý nên xem xét và dự trù cho một số điều dưới đây:
Trao đổi với nhân viên của bạn
Nếu bạn đã xác định được tình hình nhân viên có thể sẽ nghỉ ốm trong một thời gian dài, thì bước đầu tiên là trao đổi với nhân viên về tình trạng bệnh. Cùng họ tìm ra giải pháp xem liệu họ có thể xử lý công việc tại nhà trong thời gian nghỉ ốm hay không, cũng như các phương thức liên lạc hiệu quả giữa nhân viên và công ty trong thời gian này.
Có chính sách nghỉ ốm rõ ràng
Nếu công ty có chính sách nghỉ ốm, thì bộ phận nhân sự nên hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình này để đảm bảo sự công bằng và nhất quán. Nếu chưa, bộ phận nhân sự nên có phản hồi về các thông tin quyền lợi và nghĩa vụ cho nhân viên trong quá trình nghỉ ốm khi nhận được đơn xin nghỉ ốm.
Giấy xác nhận từ cơ sở y tế
Phía nhà quản lý nên yêu cầu nhân viên cung cấp những giấy tờ xác nhận cần được nghỉ ốm được cấp bởi các cơ sở y tế, đặc biệt nếu việc nghỉ ốm có thể diễn ra trong thời gian dài. Từ những giấy tờ này, bộ phận nhân sự có thể dựa trên phần khuyến nghị của bác sĩ điều trị để ra quyết định chính xác hơn về số ngày cho phép nghỉ ốm.
Tuyển dụng nhân viên thời vụ
Trong trường hợp nhân viên cần nghỉ ốm trong 1 thời gian dài để phục vụ cho việc điều trị và phục hồi, đồng nghĩa với việc họ không thể làm việc linh hoạt tại nhà, doanh nghiệp nên có phương án tìm nhân sự thay thế tạm thời. Bộ phận nhân sự có thể phân chia lại các đầu việc phù hợp cho các thành viên trong đội, nhóm để đảm bảo những công việc quan trọng vẫn có thể diễn ra đúng tiến độ.
Sa thải
Đây là một quyết định không một ai muốn đưa ra đối với nhân viên đang gặp khó khăn hay bệnh tật. Tuy nhiên, nếu thời gian nghỉ ốm được tiên lượng quá lâu, hoặc người lao động không thể đảm bảo sức khỏe cho công việc thì buộc nhà quản lý phải có phương án cho trường hợp này. Để quyết định này được diễn ra êm đẹp và không tạo nên những ý kiến tiêu cực trái chiều, bộ phận nhân sự nên có một cuộc trao đổi, thỏa thuận với nhân viên sắp sa thải về các quy định bàn giao công việc, các lợi ích, hỗ trợ từ phía doanh nghiệp và bảo hiểm xã hội mà người lao động sẽ được hưởng trong giai đoạn bệnh tật này.
Tăng cường công tác dự phòng
Với trường hợp có nhiều nhân viên nghỉ ốm do cùng một căn bệnh có khả năng truyền nhiễm như cảm cúm, thủy đậu, da liễu…hay ở những thời điểm dịch bệnh bùng phát, doanh nghiệp nên có công tác vệ sinh, diệt khuẩn, bố trí khu vực rửa tay, tạo môi trường thông thoáng… tại công sở và tuyên truyền về công tác phòng bệnh cho nhân viên để tránh việc lây lan và phát tán bệnh.
Chăm sóc sức khỏe cho nhân viên
Ở một số ngành nghề đặc thù như các ngành y tế, IT, thị trường chứng khoán, ngân hàng, văn phòng…nhân viên phải thường xuyên làm việc với cường độ cao, kéo dài, nhiều căng thẳng và áp lực. Do đó, doanh nghiệp nên có giải pháp tổ chức hoặc khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động thể thao, giải trí lành mạnh, bảo vệ sức khỏe, giúp nhân viên luôn trong trạng thái khỏe mạnh cả về thể chất lẫn tinh thần.
