Gửi phiếu lương cho nhân sự hàng tháng trước khi đi lương là một trong những bước bắt buộc trong quá trình thanh toán lương. Vậy phiếu lương là gì? Phiếu chi lương có vai trò gì đối với doanh nghiệp và người lao động? Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn về văn bản này qua bài viết.
Phiếu lương là gì?
Phiếu lương (phiếu chi lương) – tiếng Anh là Payslip – là biên bản thể hiện chi tiết mức thu nhập hàng tháng người lao động nhận được. Phiếu chi lương tương tự như một văn bản thống kê lại chi tiết về thông tin các loại tiền lương, thưởng mà người lao động được nhận theo tháng hoặc theo tuần.
Phiếu chi lương giúp người lao động nắm được chính xác mức thu nhập (tiền công được nhận, số tiền trừ thuế, trừ bảo hiểm, các khoản phụ cấp, các khoản mục khác…).
Phiếu chi lương thường được gửi cho người lao động theo các dạng:
- Phiếu chi lương dạng file mềm (file excel hoặc file word)
- Phiếu chi lương dạng file cứng (bản in kèm theo tiền lương)
Lợi ích, vai trò của phiếu lương trong quản lý lương
Trong công tác thanh toán tiền lương, phiếu chi lương có vai trò quan trọng cả với người lao động và với doanh nghiệp.
Với người lao động
- Xem phiếu giúp người lao động nắm bắt được mức thu nhập chi tiết trong tháng: tiền lương, phụ cấp (tiền ăn ca, ăn trưa, xăng xe…), tiền khấu trừ cá nhân (thuế, bảo hiểm, các khoản phạt cá nhân, các khoản quỹ cần đóng góp…).
- Nắm bắt được quyền lợi được hưởng khi làm việc, từ đó đối chiếu tiền lương nhận được có tương xứng với công sức bỏ ra hay không.
- Kiểm tra doanh nghiệp có đang thực hiện theo đúng các quy định pháp luật về tiền lương.
Với doanh nghiệp
- Giúp bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự dễ dàng quản lý quá trình thanh toán lương.
- Tạo tính minh bạch và công bằng khi trả lương nhân viên.
- Giúp doanh nghiệp theo dõi năng lực làm việc của nhân viên và đánh giá nhân sự hiệu quả hơn.
- Làm cơ sở điều chỉnh lương hàng năm.
- Đáp ứng các yêu cầu về pháp lý và thuế liên quan đến thanh toán lương.
Quy định về phiếu lương
Khoản 3, Điều 95 Luật Lao động 2019 quy định, khi trả lương, người sử dụng lao động phải có thông báo bảng kê lương (phiếu lương) cho người lao động. Trong đó, phiếu chi lương cần ghi rõ về tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền bị khấu trừ, khoản thưởng (nếu có).
Cấu trúc của phiếu lương
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế phiếu chi lương theo đặc điểm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù thiết kế như thế nào thì cấu trúc của một phiếu chi lương nhân viên cơ bản phải gồm các phần sau.
Phần mở đầu
Phần mở đầu phiếu chi lương thường bao gồm:
- Tên công ty, tên phòng ban cấp văn bản
- Địa chỉ công ty
- Tên phiếu
- Ngày cấp hoặc xuất phiếu
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong phiếu
Phần nội dung
Nội dung của phiếu chi lương gồm:
- Thông tin nhân viên nhận lương: họ và tên, mã nhân viên, chức danh, phòng ban.
- Thông tin về cách tính công: ngày công tính lương, ngày công thực tế đi làm, ngày nghỉ hưởng lương, ngày nghỉ không tính phép.
- Thông tin về các khoản tính lương: khoản chi trả, khoản khấu trừ, tổng phụ cấp, lương chính, lương trách nhiệm, lương đóng BHXH …
- Tổng mức tiền lương thực nhận: bằng số và bằng chữ.
Phần kết
Phần kết của phiếu chi lương cần có:
- Thông tin người lập phiếu (họ tên và chữ ký – đối với bản cứng).
- Thông tin người nhận tiền (họ tên và chữ ký – đối với bản cứng).
- Xác nhận của kế toán trưởng, thủ quỹ hoặc giám đốc.
- Thông tin liên hệ khi người lao động có thắc mắc về tiền lương.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu đơn giản sau:
Lưu ý khi lập phiếu lương
Khi lập phiếu, bạn cần lưu ý các thông tin sau:
- Đảm bảo độ chính xác, đầy đủ của thông tin ghi trên phiếu lương.
- Tuân thủ theo quy tắc nội bộ của công ty và tuân thủ quy định pháp luật.
- Đảm bảo sự bảo mật thông tin lương của người lao động.
Phần mềm hỗ trợ lập phiếu lương
Sau đây Việc Làm 24h gợi ý cho bạn một số phần mềm hỗ trợ kế toán lập phiếu chi lương hữu ích.
Ecount ERP
Ecount ERP là phần mềm quản lý lương phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp dễ theo dõi chứng từ và quản lý chi phí phát sinh. Phần mềm này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng chấm công và lập phiếu chính xác cho nhân sự.
Những tính năng nổi bật của Ecount ERP phải kể đến gồm:
- Thiết lập lương, thu nhập, các khoản khấu trừ.
- Tính lương tự động theo cài đặt.
- Kiểm tra nội dung chi trả lương qua bảng lương, phiếu lương.
- Gửi hàng loạt phiếu cho nhân sự qua email kết hợp từ phần mềm.
Bạn có thể sử dụng Ecount ERP bản dùng thử miễn phí, sau đó bạn cần trả phí từ 1.000.000 đồng mỗi tháng để tiếp tục sử dụng.
Faceworks
Faceworks là phần mềm vừa hỗ trợ quản lý doanh nghiệp vừa tính lương hiệu quả. Faceworks được thiết kế trên nền tảng ERP – giải pháp quản trị doanh nghiệp với đầy đủ tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý sản xuất giúp lập kế hoạch, điều chỉnh mục tiêu, theo dõi hoạt động.
Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ công tác tính lương hiệu quả thông qua:
- Hiển thị bảng lương nhân sự theo từng tháng chi tiết.
- Dễ dàng bổ sung thông tin về các khoản, mục trong thu nhập và khấu trừ.
- Hỗ trợ quá trình tính lương, theo dõi làm thêm giờ, tạo bảng chấm công tổng hợp theo thời gian làm việc thực tế.
- Tính các khoản đi sớm về muộn của nhân sự theo quy định của doanh nghiệp.
- Tự động tính thuế theo cài đặt.
- Quản lý tổng thể nghiệp vụ nhân sự: thông tin nhân sự, hợp đồng lao động, đánh giá công việc, quản lý tuyển dụng…
Bạn có thể trải nghiệm phần mềm này miễn phí nhưng cần trả phí để sử dụng toàn bộ tính năng.
erp.net
erp.net là phần mềm quản lý chấm công và cho phép xuất bảng lương ra Excel giúp hỗ trợ tính lương chính xác, tiết kiệm thời gian. Những tính năng của Erp.net nổi bật gồm:
- Thống kê giờ đến, giờ về, giờ làm muộn, tăng ca… của nhân sự chính xác.
- Xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel khi cần thiết.
- Xuất phiếu chi lương cho nhân viên theo cài đặt bằng thao tác máy tính đơn giản.
FastWork Payroll
FastWork Payroll vừa hỗ trợ quản lý doanh nghiệp vừa hỗ trợ tính lương hiệu quả. Bạn có thể sử dụng phần mềm này để lên kế hoạch công việc. Những điểm nổi bật của phần mềm này bao gồm:
- Thiết kế, tuỳ chỉnh phiếu chi lương đơn giản.
- Phân quyền cho người tạo, người duyệt hoặc người chốt.
- Quản lý, giám sát tình hình công việc, tình hình dự án.
- Quản lý thu chi và ngân sách trong dự án.
- Quản lý nguồn lực tham gia dự án và KPI của nhân sự trong team.
Để sử dụng phần mềm này, bạn cần trả phí theo người dùng từ 20.000 đồng/người/ tháng tùy theo từng gói.
Amis
Amis là phần mềm quen thuộc với người làm kế toán hiện nay và là một trong những phần mềm tính lương hiệu quả.
Với Amis, bạn có thể quản lý hồ sơ, cập nhật tình hình của nhân sự, theo dõi việc chấm công, tính lương và trong đó có tạo phiếu. Cụ thể, các tính năng của Amis gồm:
- Theo dõi và tính khoản lương, thưởng, thuế của người lao động theo cài đặt.
- Tích hợp máy chấm công giúp theo dõi và tính lương đơn giản, tự động.
- Tra cứu hồ sơ nhân viên.
- Hỗ trợ kế toán viên khai thuế qua mạng.
- Xuất dữ liệu đơn giản, nhanh chóng khi cần.
Bạn có thể trải nghiệm bản dùng thử Amis miễn phí nhưng cần trả phí để mua phần mềm và sử dụng đầy đủ các tính năng.
FTSHRM
FTSHRM là phần mềm hỗ trợ quản lý lương, tính lương theo nhiều hình thức đa dạng như: lương sản phẩm, lương làm thêm giờ, lương thời gian…
Ngoài ra, phần mềm này có giúp quản lý chấm công, quản lý hồ sơ, quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nhân sự và quản lý tài sản, thiết bị.
Những tính năng chính của FTSHRM bao gồm:
- Lưu trữ hồ sơ
- Quản lý nhân sự
- Chuyển dữ liệu chấm công, tách ca, làm tròn, tính tăng ca, tính thời gian đi sớm về muộn…
- Tạo bảng lương theo đặc thù doanh nghiệp
- Quản lý tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự…
Để sử dụng phần mềm nay, bạn cần đăng ký và có đánh giá trước khi ra quyết định mua.
Lời kết
Trên đây Việc Làm 24h đã chia sẻ tới bạn những thông tin cơ bản về phiếu lương là gì, vai trò của phiếu chi lương cũng như cấu trúc cơ bản của một phiếu lương. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn biết cách lập phiếu đơn giản nhưng hiệu quả.
Xem thêm: 6 tuyệt chiêu cho công tác quản lý nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp
