Productivity là gì? Làm thế nào để tính và duy trì productivity?

Bạn muốn nâng cao Productivity và biến điều này thành lợi thế cạnh tranh khi deal lương, tìm việc? Bạn cần hiểu đúng Productivity là gì? Bắt đầu ngay cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h qua bài viết sau nhé.

Productivity là gì?

Từ điển Cambridge định nghĩa: Productivity (năng suất) là tỷ lệ mà một cá nhân, một công ty hoặc một đất nước tạo ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ dựa trên nguồn lực nhất định. 

Năng suất chỉ mức độ hiệu quả khi tiêu tốn nguồn lực để một cá nhân, một doanh nghiệp hay một đất nước tạo ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Nguồn lực này có thể bao gồm: con người, thiết bị, thời gian, tiền bạc. 

Ở cấp độ vĩ mô, năng suất lao động (Labor Productivity) tính theo tỷ lệ giữa tổng sản phẩm quốc nội (GDP) và số giờ lao động. Phân tích chỉ số này sẽ giúp hiểu được nhiều khía cạnh khác như sự phát triển của thị trường lao động, mức lương, tiến bộ công nghệ, trình độ lao động… 

Trong kinh doanh, năng suất dùng để đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp, thường được tính dựa theo số đơn vị sản phẩm/dịch vụ tạo ra trên số giờ lao động hoặc doanh số bán trên số giờ lao động.

Trong sản xuất, từ năng suất còn dùng để chỉ hiệu suất của máy móc hoặc một dây chuyền dựa theo “đầu vào” (nguyên liệu, nhân lực, thời gian, chi phí) và “đầu ra” (số lượng sản phẩm tạo ra). Từ đó, người quản lý sẽ tính toán kế hoạch sản xuất và bố trí nguồn lực phù hợp. 

Năng suất được xem là chìa khóa đánh giá năng lực của một nền kinh tế, là yếu tố quan trọng tạo ra lợi thế cạnh tranh cũng như đánh giá sức mạnh, tiềm năng phát triển của một doanh nghiệp. 

Ở cấp độ người đi làm, năng suất cá nhân (personal Productivity) được xem là lợi thế cạnh tranh khi tìm việc và deal lương. Năng suất phản ánh năng lực làm việc và dự báo về tiềm năng phát triển của cá nhân trong tương lai. Quản lý năng suất là cách để bạn nâng cao năng lực của bản thân và hoàn thành những mục tiêu trong sự nghiệp. 

Nhiều người hiểu nhầm rằng: năng suất là làm được nhiều việc cùng một lúc, hay càng bận rộn có nghĩa là càng năng suất. Thực tế không phải vậy. Bản chất năng suất là tỷ lệ giữa “nguồn lực đầu vào” và “hiệu quả đầu ra” của một công việc, một quá trình…

Những yếu tố ảnh hưởng tới Productivity là gì?

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới năng suất tại doanh nghiệp như: môi trường làm việc, phúc lợi, đào tạo, trang thiết bị, cơ hội phát triển nghề nghiệp, sức khoẻ, chất lượng quản lý, chất lượng nhân sự…

Với một cá nhân, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến năng suất cá nhân như: kinh nghiệm làm việc, kiến thức, công cụ, sức khoẻ, giá trị, động lực, sự tập trung, sự kiên định, khả năng quản lý thời gian… 

Cách tính Productivity là gì?

Với mỗi loại Productivity khác nhau, cách tính cũng khác nhau. Tuy nhiên, công thức chung là bạn chia tỷ lệ “đầu ra” (output – tính bằng tiền, số lượng sản phẩm…) so với đầu vào (input – số giờ làm, số nhân công…). 

• Để tính Labor Productivity của một quốc gia, thông thường, bạn chỉ cần chia tổng sản lượng quốc nội cho tổng số giờ lao động. 

Ví dụ: GDP của một nền kinh tế là 10.000 tỉ USD. Tổng số giờ lao động của cả nước là 300 tỷ giờ. Vậy năng suất lao động là 10.000 tỷ USD/ 300 tỷ giờ, tương đương khoảng 33 USD mỗi giờ. 

• Để tính năng suất làm việc của một doanh nghiệp, người chủ dựa theo số mục tiêu kinh doanh hoàn thành (ví dụ: doanh số, lợi nhuận, số sản phẩm hoàn thiện, số khách hàng, số hợp đồng…) trên tổng số giờ làm việc của toàn công ty. 

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất 30.000 sản phẩm hoàn thiện xuất kho tới tay khách hàng với tổng thời gian 3.000 giờ. Năng suất lao động của công ty là 30.000 sản phẩm/3.000 giờ, tương đương 10 sản phẩm/mỗi giờ. Con số giờ có thể tiếp tục chia nhỏ về một nhân sự. 

• Để tính năng suất làm việc cá nhân, bạn có thể tính dựa theo mức lương/ giờ làm; số sản phẩm/giờ làm; doanh số/ giờ làm…

Ví dụ: Năng suất cá nhân là 68.000vnđ doanh số/ giờ làm; sản xuất 4 video/giờ làm…

Tuy nhiên, đây chỉ cách tính tổng quát. Mỗi công ty thường có cách đánh giá năng suất khác nhau (định tính hoặc định lượng), dựa theo yêu cầu đầu ra khác nhau cho từng vị trí công việc. 

Một số phương pháp khác các doanh nghiệp dùng để đánh giá năng suất:

• Phương pháp 360 độ: Thu thập phản hồi từ các đồng nghiệp, khách hàng về một nhân sự nhằm có được đánh giá đa chiều.
• Phương pháp Benmarch (so sánh chuẩn): Doanh nghiệp có thể đánh giá năng suất thông qua so sánh năng suất thực tế với mức năng suất chuẩn. Chuẩn này có thể do doanh nghiệp tự đặt dựa trên kinh nghiệm sản xuất trong quá khứ hoặc chuẩn mực chung của ngành. Ví dụ: thời gian cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn, thời gian phản hồi khách hàng, thời gian hoàn thành sản phẩm…
• Phương pháp đánh giá theo năng lực: Đánh giá năng suất nhân viên dựa trên các yếu tố như: mức độ tham gia làm việc, sự phát triển qua thời gian, mức độ hoàn thành công việc (qua các chỉ số đo đếm được như KPI…)
• Phương pháp đánh giá qua mục tiêu: Để đánh giá về năng suất làm việc qua mục tiêu, doanh nghiệp có thể dựa trên nhiều tiêu chí như: mục tiêu lợi nhuận, hoàn thành đầu việc, quản lý thời gian, phản hồi khách hàng, sản lượng, cải tiến quá trình, sự hài lòng của khách hàng… Người quản lý dựa trên mục tiêu theo từng giai đoạn của doanh nghiệp hoặc mục tiêu của từng phòng ban, so sánh với tỷ lệ nguồn lực bỏ ra, từ đó đánh giá được năng suất.

Productivity dưới góc độ quản lý là gì?

Những năm gần đây đang nổi lên khái niệm Productivity Paranoia – chỉ việc lãnh đạo sợ nhân viên làm việc không năng suất nên luôn tăng cường giám sát, điểm danh, tăng tần suất họp, tăng giờ làm… Nhiều trường hợp, tình trạng này trở thành nỗi ám ảnh kiểm soát được năng suất của nhân viên. 

Ở chiều ngược lại, nhân viên bị áp lực sẽ luôn cố gắng “giả vờ nỗ lực”. Họ có vẻ làm việc chăm chỉ trước mặt sếp, tỏ ra năng suất trong khi thực sự không làm gì cả. Điều này khiến cho mọi quá trình giám sát hay kiểm soát gần như trở thành vô nghĩa. 

Tờ The Economist cho rằng, đây là một trong những “tác dụng phụ” khi làm việc từ xa, quản lý và nhân viên không thể tương tác trực tiếp. Satya Nadella (CEO của Microsoft) đề cập trong báo cáo tháng 9 năm 2022, đánh giá hiệu quả làm việc từ xa khảo sát 20,000 nhân sự tại 11 quốc gia, cho thấy 87% nhân viên nói rằng họ thấy năng suất hơn khi làm việc tại nhà, trong khi chỉ 12% lãnh đạo tin tưởng đội ngũ của mình. 

Kết quả này cho thấy sự khác nhau giữa quan niệm về năng suất từ hai phía – người lao động và lãnh đạo. Cùng với đó là vấn đề về lòng tin và tính minh bạch trong quản lý, đánh giá cũng ảnh hưởng đến năng suất tại doanh nghiệp. 

Để nâng cao Productivity cho đội nhóm, người quản lý có thể thực hiện những cách sau:

• Luôn thống nhất về mục tiêu công việc, cách đánh giá, cách đo lường năng suất của đội nhóm để cả nhân sự và quản lý có chung tiếng nói (ví dụ: đo lường theo sự tham gia, kết quả công việc, sự sáng tạo đổi mới…).
• Hướng dẫn và đào tạo cho nhân viên (coaching & training).
• Dành thời gian để đánh giá và ghi nhận sự cống hiến của nhân viên.
• Trao quyền phù hợp giúp tăng sự tin tưởng vào cấp dưới, đồng thời tạo điều kiện cho họ phát triển.
• Giao tiếp hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong kết nối cũng như đảm bảo luồng thông tin công việc trơn tru. Giao tiếp tốt cũng giúp cho đội nhóm nâng cao năng suất lẫn hiệu quả làm việc.
• Cung cấp phản hồi kịp thời: Những phản hồi về công việc, hỗ trợ, chỉ dẫn, kế hoạch hành động… của người quản lý sẽ giúp đội nhóm cải thiện hiệu quả hoạt động. 
• Tạo môi trường làm việc tích cực: Tôn trọng các ý tưởng cá nhân, ý tưởng sáng tạo cũng như tạo điều kiện để nhân sự phát huy năng lực
• Họp nhóm định kỳ nhằm bám sát mục tiêu đồng thời thảo luận các thách thức, vấn đề vướng mắc để kịp thời giải quyết. 
• Tận dụng các công cụ hỗ trợ: Các phần mềm hỗ trợ theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc, phần mềm đánh giá năng suất như Trello , Asana , Notion…

Nâng cao và duy trì Productivity cá nhân

Để nâng cao và duy Productivity cá nhân, bạn có thể tham khảo một số lời khuyên sau:

Năng suất không phải là làm càng nhiều càng tốt

Chắc hẳn ai cũng muốn hoàn thành được càng nhiều việc càng tốt. Tuy nhiên, để nâng cao năng suất của bản thân và duy trì phong độ bền vững, trước tiên bạn nên hiểu rõ: không phải cứ làm càng nhiều là càng năng suất. 

Bởi công việc sẽ luôn “đẻ” ra công việc và trở thành chuỗi không ngừng, nếu không quản lý thời gian hay định nghĩa đúng “năng suất”, bạn sẽ dễ vướng vào hiện tượng được nhà tâm lý học Oliver Burkeman gọi là “bẫy năng suất”. Nó khiến bạn luôn có cảm giác rằng bản thân phải làm nữa, làm mãi, làm thêm, nếu không sẽ bị xã hội bỏ lại. Dần dà, tình trạng này có thể dẫn đến kiệt sức. 

Tránh “năng suất ảo”

Một khái niệm khác đang ngày càng phổ biến là năng suất độc hại Toxic Productivity). Đây là trạng thái luôn làm việc không nghỉ ngơi kể cả khi ốm vẫn nhất quyết phải có mặt tại công ty. Bạn có mặt để sếp “có cảm giác” rằng bạn là nhân viên mẫn cán, thực tế công việc không cần thiết đến vậy. 

Toxic Productivity đôi khi còn gắn với “năng suất ảo” – cảm giác lo lắng bồn chồn ngay cả khi thư giãn bởi cảm giác như “không làm gì cả”. Điều này khiến nhiều người mang việc về nhà và cắt xén thời gian nghỉ ngơi.

Xác định “ngưỡng năng suất” của bản thân 

Hiểu ngưỡng Productivity là gì tức là hiểu rõ mục tiêu (ngắn hạn và dài hạn) bạn hướng đến; năng lực hiện tại đáp ứng mục tiêu ra sao và đo lường theo đơn vị thời gian nào. 

Ví dụ: Một ngày hoàn thiện toàn bộ đầu việc chính theo lịch tại công ty và hoàn thành thêm 2 giờ học tiếng Anh buổi tối được xem là làm việc năng suất.

Điều này giúp bạn triệt tiêu cảm giác thua kém năng suất so với đồng nghiệp hay bạn bè. 

Bạn có thể bắt đầu bằng việc ghi chép lại năng suất làm việc theo ngày trong ít nhất 1 tuần. Từ đó đánh giá được nguồn lực (số giờ, số tiền…) cần bỏ ra để hoàn thành, có thể làm nhanh hơn hay không và có những mục tiêu phù hợp. 

Làm việc có kế hoạch, timeline

Lập kế hoạch giúp bạn đảm bảo phân bổ lượng công việc đều đặn, không có những ngày quá tải. Kiểm soát khối lượng công việc là bước quan trọng để làm chủ, duy trì và cải thiện năng suất. 

Ngoài ra, liệt kê và xử lý đầu công việc theo thứ tự ưu tiên cũng giúp định hình và điều tiết khối lượng công việc (hay năng suất cần đạt) trong ngày. Bạn có thể phân loại theo ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả hơn và không bỏ lỡ những đầu việc quan trọng. 

Xem thêm: Timeline là gì? Cách thiết lập và theo sát timeline để làm việc hiệu quả nhất

Tận dụng các Productivity App là gì?

Productivity App là gì? Đó là các phần mềm hoặc ứng dụng di động có thể giúp quản lý công việc, quản lý thời gian, tăng sự tập trung… 

Những Productivity app phổ biến hiện nay như: Todoist , Notion , Toggl , Google Calendar , Focus , Forest …

Xem thêm: To do list là gì? Các app To do list và các mẫu To do list không thể bỏ lỡ

Khỏe mạnh để duy trì năng suất lâu dài

Hãy luôn tạo cho bản thân những khoảng nghỉ để cân bằng tinh thần trong quá trình làm việc, tránh burn out.

Cuối cùng, đừng cố! Bởi công việc sẽ không bao giờ kết thúc còn thời gian của bạn thì luôn có hạn. Hãy làm việc với năng suất phù hợp năng lực và sức khoẻ của bản thân thì mới có thể duy trì được ngọn lửa công việc lâu dài.

Lời kết

Qua những chia sẻ từ bài viết, mong rằng bạn đọc đã hiểu được Productivity là gì, cách tính năng suất cơ bản và những lời khuyên để nâng cao Productivity. Theo dõi Blog Vieclam24h.vn thường xuyên hơn để không bỏ lỡ những kiến thức khi đi làm nhé!

Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn hiện đã có tính năng tạo CV cực đơn giản với hàng ngàn mẫu CV ấn tượng, đầy đủ thông tin giúp bạn dễ dàng ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng trong lần gặp đầu tiên. Truy cập ngay để thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước nhé.

Xem thêm: 7 bước Product Development giúp sản phẩm mới tự tin ra mắt thị trường