Sổ tay nhân viên là một trong những tài liệu giúp nhân viên mới hội nhập nhanh hơn, đồng thời thể hiện bản sắc và giá trị văn hoá của doanh nghiệp. Cùng Vieclam24h.vn tìm hiểu sổ tay cho nhân viên là gì? Vai trò của tài liệu này cũng như những gợi ý giúp bạn thực hiện cuốn sổ tay chuyên nghiệp.
Sổ tay nhân viên là gì?
Sổ tay nhân viên (Employee Handbook) là bản tài liệu tổng hợp về quy chế, quy định cũng như hướng dẫn quy trình làm việc của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Sổ tay cung cấp những tiêu chuẩn nhất quán và quy tắc làm việc trong tổ chức, đảm bảo toàn bộ nhân viên thấu hiểu và tuân thủ chặt các quy định này. Đồng thời, sổ tay là ấn phẩm truyền tải bản sắc, thể hiện sứ mệnh, khẳng định văn hoá doanh nghiệp.
Sổ tay cung cấp các tiêu chuẩn và quy tắc làm việc trong tổ chức. ảnh: caseiq.com
Mục đích
Sổ tay dành cho nhân viên mang đến nhiều lợi ích:
- Giúp nhân viên mới nhanh chóng hoà nhập: Nắm bắt các chính sách, thủ tục, quy trình làm việc của doanh nghiệp dễ dàng và chủ động, tiết kiệm thời gian tìm hiểu.
- Xây dựng sự minh bạch: Cung cấp chi tiết về quyền lợi, trách nhiệm, cách tham chiếu để nhân viên có thể tự đánh giá.
- Thiết lập chính sách nhất quán, lãnh đạo dễ dàng theo dõi và đưa ra cải tiến nếu cần.
- Truyền tải tới nhân sự hệ giá trị của doanh nghiệp.
- Truyền đạt các quy tắc ứng xử, quyền hạn cho nhân viên.
- Tăng sự minh bạch cho tổ chức.
- Giúp doanh nghiệp hạn chế những rắc rối liên quan đến pháp lý, bảo vệ khỏi các vụ kiện.
- Tăng sự gắn kết nội bộ và năng suất làm việc
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, sau đây là những nguyên tắc cần chú ý khi xây dựng sổ tay:
- Về nội dung: Sổ tay cần rõ ràng, bố trí hợp lý, dễ theo dõi
- Về hình thức: Doanh nghiệp có thể sáng tạo hình thức sổ tay sao cho phù hợp với văn hoá, trình bày theo dạng bản in hoặc bản điện tử.
- Về ngôn ngữ:Dễ hiểu, tích cực, thân thiện, hạn chế dùng những ngôn ngữ dễ gây hiểu nhầm.
Những yếu tố cần có trong sổ tay nhân viên
Để truyền tải được những vai trò trên, sổ tay cho nhân viên thường có những nội dung sau:
Giới thiệu
Phần lời giới thiệu gồm:
- Lời chào mừng
- Giới thiệu ngắn gọn về cuốn sổ tay
- Mục đích của cuốn sổ tay và lý do cần đọc
Thông tin công ty
Đây là phần giới thiệu ngắn gọn để nhân viên hiểu hơn về công ty. Các nội dung giới thiệu thường gồm:
- Lịch sử hình thành
- Giá trị cốt lõi
- Sứ mệnh
- Tầm nhìn
- Mục tiêu
- Văn hoá
Quy định
Đây là phần giới thiệu về những quy định, quy chế nhân viên mới cần nắm được để quá trình làm việc được vận hành trơn tru. Phần quy định thường bao gồm:
- Biểu mẫu và các tài liệu liên quan đến trách nhiệm, quyền lợi của nhân viên (ví dụ: bảo hiểm, giấy tờ, thông tin liên hệ khi khẩn cấp…)
- Quy định về đồng phục
- Quy định về đậu xe, gửi xe
- Quy định về giờ làm, giờ nghỉ, cách tính giờ làm thêm
- Quy định về chấm công, check in/check out
- An toàn lao động
Phúc lợi, lương thưởng
Đây là phần cung cấp thông tin cơ bản về phúc lợi, bảo hiểm cũng như chế độ thưởng, lương, cách doanh nghiệp ghi nhận và tưởng thưởng cho những nhân viên xuất sắc.
Ngoài ra, doanh nghiệp cung cấp cho người lao động những phúc lợi nào (chăm sóc sức khỏe, hoạt động đào tạo, nghỉ mát, teambuilding…).
Đánh giá năng lực
Hãy cung cấp cho nhân sự tần suất kiểm tra năng lực và các thông tin liên quan đến bài đánh giá của công ty. Điều này giúp nhân viên mới hình dung được quy trình cũng như cách thức công ty sẽ đánh giá, từ đó có sự chuẩn bị cho kế hoạch rèn luyện cá nhân.
Các hướng dẫn sử dụng khác
Sổ tay có thể cung cấp cho nhân sự các hướng dẫn về:
- Sử dụng thiết bị văn phòng
- Sử dụng các khu vực trong văn phòng (khu giải trí, khu phòng họp, pantry…)
- Hướng dẫn kỹ thuật (dùng email, Internet, mạng xã hội, mạng nội bộ…)
Giải thích thuật ngữ
Mỗi doanh nghiệp có văn hoá riêng, những quy trình làm việc riêng, cách đánh giá riêng và điều này đôi khi thể hiện qua những thuật ngữ chỉ riêng. Nếu sổ tay sử dụng nhiều thuật ngữ, bạn nên cung cấp thêm phần giải thích các thuật ngữ này (ý nghĩa và trường hợp sử dụng) để nhân viên mới dễ hiểu.
Các văn bản thỏa thuận
Văn bản thỏa thuận là tập hợp văn bản để nhân viên mới ký thoả thuận rằng họ đã hiểu, nắm rõ chính sách và quy định được nêu ra trong cuốn sổ tay này.
Lời khuyên là trước khi ban hành sổ tay dành cho nhân viên, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến từ bộ phận pháp chế hoặc các văn phòng luật để đảm bảo bản sổ tay hoàn chỉnh nhất.
Bạn có thể tham khảo bố cục nội dung của một cuốn sổ: tại đây.
Những lưu ý để thiết kế sổ tay
Cung cấp nhiều quy định, chính sách thường khiến sổ tay dành cho nhân viên trở nên khô khan. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế những mẫu sổ tay gần gũi và hấp dẫn với những gợi ý sau:
- Chọn một chủ đề cụ thể.
- Lấy văn hoá doanh nghiệp làm nền tảng để thiết kế.
- Lồng ghép những thông điệp vui vẻ, tạo cảm hứng.
- Sử dụng những câu chuyện thực tế.
- Sáng tạo trong hình thức thể hiện.
- Đừng quên đầu tư cho khâu thiết kế và hình ảnh.
- Lắng nghe góp ý từ mọi người.
Mẫu sổ tay nhân viên độc đáo từ các công ty lớn
Để hiểu hơn về cách thiết kế sổ tay dành cho nhân viên, Vieclam24h.vn giới thiệu tới bạn mẫu sổ tay ấn tượng từ những công ty lớn trên thế giới:
Mẫu sổ tay nhân viên của Valve
Valve là một doanh nghiệp phát triển game đặt trụ sở tại Seattle. Cuốn sổ tay được viết gần gũi với gần 60 trang để truyền tải mô hình quản trị, triết lý kinh doanh đến lịch sử doanh nghiệp, quy trình nhân sự, các dự án và vai trò của các cá nhân trong doanh nghiệp. Cuốn sổ tay giống như cuốn truyện được kể khéo léo và thu hút, làm nổi bật được văn hoá làm việc: Nhân viên mới có thể tự do trong các dự án để học hỏi và phát triển.
Mẫu sổ tay nhân viên của Nordstrom
Nhà bán lẻ hàng đầu thế giới này đã thiết kế sổ tay của công ty mình thành dạng những tấm thiệp nhỏ nhằm truyền tải cho nhân viên mới thông điệp đơn giản nhưng quan trọng: Làm sao cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Mẫu sổ tay nhân viên của Hubspot
Sổ tay dành cho nhân viên của Hubspot được các nhân sự mới chia sẻ rộng rãi trên mạng xã hội như một cách truyền thông và khẳng định sự minh bạch là một trong những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Bản sổ tay dài đến 128 trang slide nhưng mỗi trang đều là những tuyên ngôn ngắn gọn nhưng sâu sắc, sáng tạo về các giá trị của Hubspot cũng như văn hoá của công ty này.
Tham khảo mẫu sổ tay của Hubspot
Mẫu sổ tay nhân viên của Facebook
Cuốn sổ tay của Facebook được viết như thế này:
“Thuở ban đầu, Facebook không ra đời như một công ty
Nó được tạo ra với sứ mệnh: giúp thế giới trở nên kết nối và cởi mở hơn.
Chúng ta không tạo ra các dịch vụ nhằm kiếm tiền
Chúng ta kiếm tiền để có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn.
…
Sổ tay được viết với những câu từ đơn giản nhưng thông minh, thiết kế đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Sổ tay kể đầy đủ về quá trình hình thành, sứ mệnh cũng như trách nhiệm của công ty và giúp bất cứ nhân sự mới nào cũng có thể hiểu và nhanh chóng hoà nhập.
Mẫu sổ tay nhân viên của Trello
Trello cũng là một doanh nghiệp có cuốn sổ tay dành cho nhân viên vô cùng sáng tạo – dựa trên chính nền tảng họ đang cung cấp cho khách hàng. Với thiết kế thú vị này, bất cứ nhân sự mới nào cũng có thể dễ dàng tiếp cận mọi thông tin họ cần biết theo cách trực quan, dễ hiểu, đồng thời nằm bắt sản phẩm nhanh chóng nhất.
Tham khảo mẫu sổ tay của Trello
Lời kết
Với những chia sẻ ngắn gọn trên đây từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h, hy vọng bạn đã hiểu được sổ tay nhân viên là gì, các thành phần cần có của tài liệu này. Mong rằng bài viết cũng giúp bạn có những thông tin cần thiết để bắt tay thiết kế cuốn sổ tay mang đặc thù riêng của doanh nghiệp mình.
Đừng quên thường xuyên theo dõi Blog Vieclam24h.vn để trang bị thêm nhiều kiến thức hữu ích, nâng tầm công việc mỗi ngày.
Bên cạnh đó, đừng quên tham gia ngay vào trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Công việc của nhà lãnh đạo là gì? 4 tố chất lãnh đạo cần có để thành công
