Onboarding là một thuật ngữ được dùng phổ biến trong quản trị nhân sự hiện nay. Vậy Onboarding là gì và đâu là phương pháp xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả cho nhân sự để đạt được KPI đặt ra, cùng Việc Làm 24h tìm hiểu ngay nhé!
Giới thiệu Onboarding là gì?
Khái niệm
- Onboarding là gì? Đây là một thuật ngữ quan trọng trong ngành nhân sự, đề cập đến quá trình giúp cho nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc tại công ty, hiểu rõ được vị trí, yêu cầu công việc và văn hoá nơi họ làm việc.
- Quá trình Onboarding có thể kéo dài trong khoảng thời gian từ vài tuần đến một năm nhưng hiệu quả nhất thường kéo dài trong 2 – 3 tháng. Đây là thời gian lý tưởng nhất để nhân viên mới cảm thấy tự tin và có đủ năng lực hoàn thành công việc khi quá trình Onboarding kết thúc.
- Quy trình Onboarding của các doanh nghiệp hiện nay thường có sự khác biệt, nó tùy thuộc vào quy mô tuyển dụng, lĩnh vực hoạt động, tiêu chí làm việc, sự hỗ trợ của nhân viên cũ…
Tầm quan trọng của Onboarding là gì trong quản trị nhân sự công ty
Một doanh nghiệp có quy trình Onboarding hiệu quả sẽ mang tới những tác động tích cực trong công tác quản trị nhân sự:
Tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo
Onboarding đúng chuẩn sẽ đảm bảo nhân viên mới có thể làm quen và nắm bắt hơn các yêu cầu công việc một cách nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian đào tạo.
Xem ngay: Đăng tin tuyển dụng miễn phí với Việc Làm 24h
Nhân viên mới cảm nhận được sự quan tâm, giảm lo lắng, stress
Khi bước vào một môi trường làm việc mới thì người lao động sẽ khá lo lắng, thậm chí nhiều người còn stress nặng về vấn đề hòa nhập với đồng nghiệp, làm quen công việc… Quy trình Onboarding lúc này đóng vai trò trung gian, cầu nối để nhân viên mới có thể tự tin, thoải mái trong công việc và giao tiếp với đồng nghiệp hơn.
Giảm tỷ lệ nghỉ việc
Onboarding tác động lớn đến quyết định ở lại hoặc rời đi của nhân sự sau thời gian thử việc. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tại các doanh nghiệp có quy trình Onboarding chuyên nghiệp thấp hơn rất nhiều so với các doanh nghiệp có quy trình Onboarding hời hợt, tự phát.
Giữ chân nhân tài, tăng uy tín của công ty
Nhờ Onboarding hiệu quả mà công ty sẽ giữ chân được nhân tài. Đồng thời, điều này sẽ giúp công ty đạt được những lợi ích về doanh thu, tăng uy tín trên thị trường việc làm, thu hút ngày càng nhiều ứng viên giỏi muốn gia nhập.
Giảm gánh nặng cho bộ phận nhân sự
Khi Onboarding kết thúc và nhân viên quyết định ở lại gắn bó lâu dài cùng công ty thì điều này sẽ giúp bộ phận HR đạt được KPI đặt ra, giảm được gánh nặng tuyển dụng, đặc biệt trong bối cảnh “việc tìm người” hiện nay.
Phương pháp xây dựng quy trình onboarding cho nhân sự
Quy trình Onboarding có thể khác nhau giữa các công ty, doanh nghiệp, tập đoàn nhưng đều cần đảm bảo các bước sau.
Đặt ra mục tiêu cho quá trình Onboarding
Khi thiết lập quá trình Onboarding thì điều quan trọng là phải đặt ra các mục tiêu rõ ràng để nhân viên mới biết được các thông tin cần thiết về nơi mà họ cống hiến. Những mục tiêu chính cần được xem xét và đặt ra trong xuyên suốt quá trình Onboarding:
- Giới thiệu nhân viên mới về tất cả các chính sách nội bộ của công ty như văn hoá, quy định nơi làm việc, chính sách khen thưởng, chính sách kỷ luật,…
- Giải thích công việc, vai trò cũng như nhiệm vụ của vị trí công việc mà nhân viên mới đảm nhận, các công cụ trong quá trình làm việc để giúp thực hiện nhiệm vụ của họ.
- Giới thiệu cho nhân viên về sơ đồ tổ chức và vị trí của họ trong công ty.
- Chia sẻ những giá trị tốt đẹp của công ty, giúp nhân viên làm quen với những đồng nghiệp tại bộ phận mình làm việc.
- Giới thiệu về người đào tạo, kèm cặp cho nhân viên mới trong quá trình thử việc.
Công tác chuẩn bị cho quá trình Pre-boarding
Các công tác chuẩn bị Pre-boarding cũng đóng vai trò quan trọng để thể hiện thành ý, sự trân trọng mà doanh nghiệp dành cho nhân viên mới trong quá trình họ làm việc tại đây. Trước 1 ngày nhân viên mới đến nhận việc, bạn cần đảm bảo chuẩn bị tất cả những vấn đề sau:
- Chuẩn bị nơi làm việc cho ứng viên trước khi họ tới nhận việc như chỗ ngồi, máy tính, thẻ nhân viên, đồng phục, sổ tay, bút viết,…
- Chuẩn bị sẵn những giấy tờ, tài liệu cần thiết cho ứng viên như hợp đồng lao động, danh sách các giấy tờ hồ sơ cần bổ sung, hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ giảm trừ gia cảnh… Đồng thời in sẵn những tài liệu về nội quy, quy định của công ty, sơ đồ công ty…
- Liên hệ với các phòng ban để thông báo về thời gian nhân viên mới đến nhận việc cũng như trao đổi chi tiết về việc chào đón nhân viên mới để chuẩn bị. Việc chào đón này giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái hơn, bớt lo lắng trong những ngày đầu gia nhập công ty.
Ngày đầu tiên nhân viên mới tới nhận việc
Ngày đầu tiên làm việc khá quan trọng với nhân sự vì họ chính thức bước chân vào một môi trường mới. Quy trình Onboarding cần đảm bảo trong ngày đầu tiên nhân viên mới sẽ nắm bắt được những điều sau:
- Biết được tên của sếp cũng như các đồng nghiệp cùng làm việc với họ
- Nơi họ sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình
- Trách nhiệm của vị trí công việc mà họ đảm nhận
- Phương tiện làm việc
- Thói quen của công ty, văn hóa công ty
- Quy định nội bộ của công ty
Lịch trình chi tiết và cụ thể của ngày đầu tiên nhân viên mới Onboarding sẽ được xây dựng tuỳ thuộc vào từng công ty nhưng cần đảm bảo sự hợp lý, linh hoạt để mang lại hiệu quả cao nhất. Một buổi chào đón và giới thiệu nhân sự mới là điều không thể thiếu giúp nhân viên cảm thấy gắn kết hơn, đồng thời triển khai một số hoạt động như văn nghệ, trò chơi sẽ thú vị hơn hẳn.
Sau khi nhân viên mới chính thức vào làm việc
Lúc này quá trình Onboarding chính thức bắt đầu, quyết định lớn đến việc nhân sự có ở lại và gắn bó lâu dài với công ty hay không, uỳ vào chính sách đào tạo của công ty như đào tạo tập trung hay đào tạo kèm cặp để triển khai. Nên có một nhân viên lâu năm hỗ trợ cho nhân viên mới để giúp việc làm quen công việc nhanh chóng hơn.
#1. Sau 1 tháng đầu tiên
Hãy gặp gỡ nhân viên mới thường xuyên hơn và theo dõi, trao đổi để xem họ có thấy yêu thích và hài lòng với vai trò công việc tại đây hay không. Khuyến khích nhân viên gia nhập vào các hoạt động chung của công ty để tạo động lực và sự gắn kết.
#2. Từ 2 – 3 tháng
Bắt đầu với những đánh giá công việc đầu tiên để xem nhân sự mới đang làm việc như thế nào. Những khó khăn trong công việc mà họ gặp phải là gì để có giải pháp thích hợp. Xây dựng các mục tiêu, KPI rõ ràng, định hướng công việc cụ thể.
#3. Sau 6 tháng
Đa số các công ty sẽ đặt mốc 6 tháng để đánh giá để xem sự phù hợp của nhân viên đối với công ty như thế nào. Nếu nhân sự tiếp tục gắn bó thì sẽ xây dựng và trao đổi một lộ trình công việc thăng tiến rõ ràng. Nếu nhân sự phải rời đi vì không đạt, bộ phận nhân sự cũng xem xét đâu là vấn đề trong quá trình Onboarding không đạt hiệu quả. Hãy lắng nghe thật kỹ những vấn đề này để xem xét và điều chỉnh giúp quy trình Onboarding của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện hơn.
#4. Sau 1 năm
Nhiều công ty có quy trình Onboarding kéo dài 1 năm và đây cũng là lúc cần đánh giá, quyết định xem nhân sự ở lại hay rời đi. Hãy xem hiệu quả công việc sau 1 năm của họ như thế nào, có đạt KPI đưa ra hay không. Tất nhiên với những nhân viên đạt kết quả cao thì lúc này công ty sẽ cần chuyển từ Onboarding sang chiến lược giữ chân nhân tài.
Kinh nghiệm xây dựng quy trình onboarding cho nhân sự
- Xây dựng Onboarding theo các bước cụ thể như phương pháp ở trên đã đề cập. Bạn có thể thêm bớt nội dung cho phù hợp tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp nhưng cần đảm bảo các yếu tố đưa ra.
- Xây dựng Onboarding nên thực tế, không nóng vội, chủ quan vì nó có thể gây phản ứng ngược, không mang lại kết quả tốt.
- Nhiều người cho rằng quá trình Onboarding sẽ khá tốn kém nên càng ngắn càng tốt nhưng điều này là hoàn toàn sai lầm vì nó phụ thuộc và tình hình cụ thể của công ty. Có những công ty có quy trình Onboarding kéo dài 1 năm vì họ chấp nhận chi phí đào tạo lớn để có được nhân tài gắn bó, mang lại doanh thu cao.
- Nếu bạn là người xây dựng Onboarding cho công ty thì hãy biết lắng nghe ý kiến của mọi người. Nên có một cuộc trao đổi giữa HR với lãnh đạo và trưởng các bộ phận để thu thập ý kiến và chọn lọc.
- Các bước trong quy trình Onboarding cần được thực hiện một cách xuyên suốt, đầy đủ.
- Nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng được thiết kế riêng cho quá trình Onboarding để đảm bảo mọi thứ được kiểm soát tốt, vận hành trơn tru.
- Nếu cảm thấy quy trình Onboarding của công ty đang có vấn đề (tỷ lệ nhân viên sau Onboarding nghỉ việc cao, nhân viên phàn nàn Onboarding không hiệu quả…) thì hãy tham khảo để điều chỉnh, đừng máy móc áp dụng vì sẽ lãng phí thời gian cũng như nguồn lực của công ty.
Tạm kết
Nếu đã nắm được khái niệm Onboarding là gì cũng như phương pháp xây dựng quy trình Onboarding cho nhân sự một cách chuyên nghiệp thì bạn sẽ không cần phải quá lo lắng về việc giữ chân nhân viên làm việc tại công ty nữa. Nghề Nghiệp Việc Làm 24h chúc bạn thành công với phương pháp Onboarding và quản trị nhân sự hiệu quả.
