Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển sự nghiệp. Vậy kỹ năng mềm là gì và đâu là những kỹ năng mềm cần thiết để thành công trong môi trường làm việc hiện đại? Hãy cùng Việc Làm 24h khám phá trong bài viết sau!
Kỹ năng mềm là gì?
Kỹ năng mềm (soft skills) là những phẩm chất và năng lực cá nhân không liên quan trực tiếp đến chuyên môn, nhưng ảnh hưởng đến cách mỗi người làm việc, tương tác và giao tiếp. Chúng đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng các mối quan hệ chất lượng và tạo nền tảng cho thành công.
Ngày nay, kỹ năng mềm là một tiêu chí quan trọng trong tuyển dụng vì giúp nhân viên nâng cao hiệu suất công việc, phát triển quan hệ tốt với đồng nghiệp, khách hàng và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức. Những kỹ năng này có thể được trau dồi thông qua rèn luyện, học hỏi hoặc từ trải nghiệm thực tế.
Xem thêm: Vai trò nghệ thuật giao tiếp quan trọng như thế nào trong cuộc sống hiện đại?
Thực trạng kỹ năng mềm của giới trẻ Việt Nam hiện nay
Hiện nay, kỹ năng mềm của giới trẻ Việt Nam vẫn còn hạn chế. Nguyên nhân chính có thể đến từ việc hệ thống giáo dục chưa chú trọng đào tạo kỹ năng mềm vào chương trình giảng dạy. Bên cạnh đó, nhận thức của xã hội về vai trò quan trọng của kỹ năng mềm trong công việc và cuộc sống cũng chưa được nâng cao.
Phần lớn học sinh, sinh viên vẫn ưu tiên học lý thuyết và kiến thức chuyên môn, mà chưa dành nhiều thời gian để phát triển kỹ năng mềm. Nhiều bạn trẻ thiếu cơ hội thực hành và rèn luyện những kỹ năng này trong môi trường thực tế.
Tuy vậy, một bộ phận không nhỏ giới trẻ đã nhận thấy tầm quan trọng của kỹ năng mềm và chủ động nỗ lực cải thiện. Nhiều trường đại học đã triển khai các khóa học kỹ năng mềm nhằm trang bị cho sinh viên những kỹ năng cần thiết, đáp ứng yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
Nhìn chung, việc phát triển kỹ năng mềm ở giới trẻ Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn hoàn thiện. Sự phối hợp chặt chẽ giữa giáo dục và xã hội sẽ góp phần thúc đẩy quá trình này, giúp người trẻ thành công hơn đồng thời tạo ra giá trị tích cực cho cộng đồng.
Tầm quan trọng của kỹ năng mềm
Trong công việc và cuộc sống, kỹ năng mềm đóng vai trò như chìa khóa giúp cá nhân xây dựng mối quan hệ bền vững, giải quyết vấn đề hiệu quả. Đây không chỉ là yếu tố bổ trợ mà còn là nền tảng quan trọng quyết định sự thành công của mỗi người trong môi trường hiện đại:
Trong công việc:
- Rèn luyện khả năng lãnh đạo, không chỉ quản lý nhóm hiệu quả mà còn tự định hướng và phát triển bản thân.
- Cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, giúp giải quyết xung đột và đạt được sự đồng thuận trong công việc.
- Nâng cao tư duy logic và sáng tạo, từ đó tìm ra các giải pháp tối ưu cho những vấn đề phát sinh.
- Khuyến khích tinh thần đổi mới, thúc đẩy các ý tưởng sáng tạo để vượt qua thách thức.
- Củng cố kỹ năng giao tiếp, giúp xây dựng mối quan hệ bền vững với đồng nghiệp và khách hàng.
Trong cuộc sống:
- Hình thành các mối quan hệ chất lượng, giúp cá nhân tự tin và hòa nhập trong giao tiếp xã hội.
- Quản lý thời gian một cách hợp lý, đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
- Khai phá khả năng sáng tạo để đưa ra những ý tưởng mới trong việc giải quyết các vấn đề cá nhân.
- Thúc đẩy tinh thần hợp tác, đóng góp tích cực trong gia đình, xã hội và các môi trường khác.
Xem thêm: Nhóm làm việc kém: Đây chính là nguyên nhân bạn không ngờ tới
15 kỹ năng mềm cần có khi đi làm
1. Kỹ năng giao tiếp
Khác với kỹ năng hùng biện, kỹ năng giao tiếp trong công việc thể hiện ở chắc chắn, lưu loát trong lời nói cũng những cử chỉ, hành động để tăng thuyết phục người đối diện (cấp trên, đồng nghiệp, nhân viên…).
Để cải thiện kỹ năng mềm này, bạn cần học cách lắng nghe, tôn trọng quan điểm của người khác đồng thời thể hiện quan điểm của mình dựa trên sự phân tích, dẫn chứng có logic một cách khéo léo. Khi bạn giao tiếp trong công sở không nhất thiết phải chuyên nghiệp như các diễn giả, đơn giản bạn chỉ cần linh hoạt thể hiện ý kiến theo từng tình huống.
2. Kỹ năng làm việc nhóm
trong các doanh nghiệp, bạn thường sẽ làm việc theo đội nhóm để hướng đến một mục tiêu chung nào đó. Do đó, trang bị kỹ năng công sở này là vô cùng cần thiết và quan trọng.
Để trau dồi kỹ năng làm việc nhóm, việc đầu tiên bạn cần là tích cực trao đổi, đóng góp ý kiến dù đúng hay sai, đồng thời sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ nhau khi thực hiện công việc. Tiếp đến, hạn chế nể nang các mối quan hệ hay đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Hiện nay, làm việc nhóm là kỹ năng mềm quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm khi tuyển dụng và đào tạo.
3. Khả năng quan sát
Đây là kỹ năng quan trọng trong bộ kỹ năng mềm mà dân công sở cần trang bị, bởi thiếu khả năng này cũng đồng nghĩa với việc kỹ năng giao tiếp của bạn khó có thể phát huy hay hoàn thiện. Điều này sẽ làm giảm cơ hội thăng tiến và thành công của bạn.
Để rèn luyện khả năng quan sát, bạn nên nhẫn nại, tập trung và gia tăng sự thấu hiểu cảm xúc. Có như vậy, bạn sẽ dễ dàng quan sát nhịp thở, ánh mắt, nét mặt, cử động thân thể của người đối diện để từ đó xác định được trạng thái hiện tại, nhu cầu thông tin mà đối phương muốn biết.
4. Khả năng sắp xếp công việc
Sở hữu khả năng sắp xếp công việc tốt, bạn sẽ nhận thấy các lợi ích như không bị loay hoay trước núi công việc, chủ động xử lý được các tình huống phát sinh, nâng cao khả năng tập trung… từ đó có cơ hội thăng tiến cao hơn.
Để trau dồi khả năng sắp xếp công việc, bạn nên tạo lập thói quen lên danh sách công việc cần làm theo tuần, tháng, năm; phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu mục công việc; giảm thiểu thời gian xao nhãng; thường xuyên kiểm tra để đảm bảo tiến độ công việc và chủ động trao đổi công việc với người khác.
5. Khả năng lắng nghe
Bạn có biết kỹ năng lắng nghe sẽ quyết định 90% thành công trong một cuộc giao tiếp. Bởi khi bạn lắng nghe tốt thì sẽ giúp bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng; xác định đúng và giải quyết vấn đề phát sinh nhanh gọn; nâng cao được kiến thức chuyên môn; giúp xây dựng các mối quan hệ công sở và mở rộng thêm nhiều mối quan hệ khác tốt đẹp. Do đó, lắng nghe là một trong những kỹ năng mềm cần có để giao tiếp hiệu quả.
Các nguyên tắc “vàng” giúp bạn tăng khả năng lắng nghe: Tập trung vào cuộc giao tiếp; tuyệt đối không ngắt lời; tôn trọng người đang nói và những người đang nghe khác; vận dụng ngôn ngữ hình thể phù hợp; không phán xét, áp đặt và biết cách thay đổi câu hỏi để giúp đối phương dễ dàng đưa ra thông tin mình cần. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đưa ra các ý kiến cá nhân phản biện thông tin nếu cần.
6. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là khả năng quản lý, dẫn dắt đội nhóm hướng đến một mục tiêu chung của phòng ban, công ty. Đây là một trong những kỹ năng công sở quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trong sự nghiệp.
Xem thêm: Các cấp độ lắng nghe: Khi lắng nghe không chỉ là nhiệm vụ của đôi tai
Để có thể lãnh đạo đội nhóm, bạn cần kết hợp đồng thời các kỹ năng mềm như kỹ năng ra quyết định nhanh chóng với thông tin mình có; kỹ năng lên kế hoạch, trình bày và đưa kế hoạch đó vào thực tế công việc; kỹ năng xây dựng đội nhóm hợp tác và mạnh mẽ; kỹ năng giải quyết vấn đề bằng tư duy phản biện, phân tích, tìm kiếm thông tin; kỹ năng thuyết phục người khác; và kỹ năng truyền đạt thông tin cũng như cố vấn.
7. Kỹ năng quản lý thời gian
Đây là kỹ năng mềm không thể thiếu đối với bất kỳ ai, từ nhân viên đến người lãnh đạo. Lợi ích của việc quản lý thời gian một cách hiệu quả thì ai cũng biết, tuy nhiên để có thể trau dồi kỹ năng quản lý này thì không phải ai cũng nắm rõ.
Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành công bạn có thể tham khảo:
- Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks): Tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày.
- Phương pháp ma trận Eisenhower: Phân loại công việc theo các tiêu chí khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng
- Phương pháp Pomodoro: Bạn sẽ làm việc 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó
- Phương pháp The 2-Minute Rule: Không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút
- Phương pháp Batching (Làm theo nhóm): Bạn nên làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.
8. Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là một trong những kỹ năng mềm bất kỳ ai cũng cần phải có để phục vụ cho cuộc sống và công việc. Để trang bị, trau dồi kỹ năng công sở này, bạn nên:
- Đặt ra mục tiêu cụ thể cần đạt được trước khi ra quyết định
- Suy nghĩ độc lập, không bị chi phối bởi thông tin hay cá nhân nào khác
- Chỉ tham vấn lời khuyên từ những người đã từng trải qua tình huống tương tự hoặc người bạn tin tưởng
- Thấu hiểu sự thiếu sót của bản thân
- Cố gắng ngừng phân tích, hạn chế lựa chọn
- Kiên định với những lựa chọn, quyết định của mình
- Chịu trách nhiệm với mọi quyết định mà mình đưa ra, đừng đùn đẩy cho người khác
9. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đây là một trong những kỹ năng mềm dùng để xử lý, giải quyết một hoặc nhiều vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Khi sở hữu kỹ năng này, bạn sẽ giữ được bình tĩnh trước những sự cố đột ngột phát sinh, từ đó giúp bạn phân tích và đưa ra các giải pháp tốt hơn. Nhờ vậy, bạn sẽ trở nên nhạy bén với mọi thứ và tích lũy thêm cho mình kinh nghiệm.
Một trong những nguyên tắc để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề là Nguyên tắc IDEAL. IDEAL được viết ra bởi Bransford và Stein và được in trong cuốn sách The Ideal Problem Solver. IDEAL được viết tắt bởi Identify, Define, Explore, Anticipate and Action, Look and Learn, trong đó:
- Identify (Nhận thức vấn đề): Trong công việc cũng như cuộc sống, phần lớn các vấn đề mà chúng ta nhìn thấy chỉ là phần nổi của tảng băng trôi. Do đó, để có thể giải quyết vấn đề, bạn cần nhận thức đúng vấn đề hiện tại. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như: đó là gì? Xảy ra ở đâu? Ai là người triển khai? Ai là người phối hợp? Lợi ích đạt được là gì? Hậu quả sẽ ra sao…
- Define (Xác định rõ nguyên nhân): Để có thể giải quyết triệt để vấn đề, bạn cần hiểu nguyên nhân dẫn đến sự việc kia. Áp dụng bộ câu hỏi 5W (What ? Why ? Where ? Who ? When) sẽ giúp bạn tìm ra được đầy đủ nguyên nhân.
- Explore (Tìm chiến lược khả thi): Sau khi hiểu rõ nguồn gốc vấn đề, bạn cần đưa ra các phương án xử lý. Các tiêu chí của một phương án tốt gồm: Có khả năng giải quyết triệt để vấn đề, nguồn lực sử dụng phù hợp, thời gian xử lý nhanh nhất, tính khả thi cao, rủi ro dẫn đến thấp nhất và không vi phạm đạo đức.
- Anticipate and Action (Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề): Một bản kế hoạch dùng để giải quyết vấn đề cần đảm bảo các yếu tố: Trình bày từng bước cụ thể để xử lý, liệt kê các khả năng xảy ra và nguồn lực cần thiết, có thời hạn xử lý từng nhóm công việc, xác định rõ người triển khai và người chịu trách nhiệm. Đồng thời, bạn cần xây phương án dự phòng khi gặp tình huống xấu nhất.
- Look and Learn (Nhìn lại và học hỏi): Sau khi giải quyết vấn đề xong, bạn cần kiểm tra lại hiệu quả, theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm cho trường hợp tương tự. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn khi gặp vấn đề phát sinh.
10. Sáng tạo trong công việc
Sáng tạo là một trong những kỹ năng công sở mà doanh nghiệp quan tâm khi tuyển dụng, đặc biệt là các vị trí như Marketing, kinh doanh…
Để trau dồi kỹ năng sáng tạo, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
- Luôn tin tưởng mình có khả năng sáng tạo: Có một sự thật rằng sáng tạo không chỉ tồn tại trong công việc mà ngay cả trong cuộc sống và trước đây rất nhiều lần bạn đã sáng tạo cách làm cũ bằng cách làm mới để xử lý một vấn đề. Vậy nên, bạn đừng bao giờ tự cho mình không có sức sáng tạo.
- Nắm bắt ý tưởng mọi lúc mọi nơi: Một quyển sổ, một cây bút luôn bên cạnh bạn khi bạn đang đi dạo, tập thể dục, nấu ăn, đọc sách, thậm chí là trong lúc làm việc sẽ giúp bạn ghi chép, nắm bắt ý tưởng chợt đến.
- Luôn tìm cách để đa dạng hóa phương án: Hãy thường xuyên đặt câu hỏi: “Ngoài phương án này còn có phương án nào tốt hơn không?”. Điều này sẽ giúp bộ não của bạn luôn hướng đến những giải pháp đột phá, sáng tạo hơn, phá vỡ những nguyên tắc trong phạm vi cho phép.
- Thay đổi môi trường: Bạn có thể đứng lên đi dạo hoặc ra khu vực làm việc khác để tìm kiếm cảm hứng cũng như kích thích sự sáng tạo của mình.
11. Kỹ năng lập kế hoạch
Khả năng lập kế hoạch giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước rõ ràng. Từ đó, bạn có thể quản lý và thực hiện chúng một cách khoa học, hiệu quả.
Một doanh nghiệp sẽ có cơ hội tiến xa hơn nếu cả đội ngũ quản lý và nhân viên đều sở hữu kỹ năng lập kế hoạch. Khi có định hướng rõ ràng, nhân viên và đội nhóm sẽ hiểu rõ những việc cần làm để đạt được các mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài.
12. Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức là năng lực của một cá nhân trong việc lập kế hoạch, sắp xếp và quản lý các hoạt động, nhân sự, vật chất, thời gian,… sao cho hợp lý và hiệu quả. Kỹ năng này đảm bảo mọi nguồn lực được tận dụng tối ưu, đồng thời đạt được mục tiêu đề ra. Từ đó, hiệu quả công việc được nâng cao, đồng thời góp phần giảm thiểu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
13. Kỹ năng đón nhận phản hồi
Không phải ai cũng dễ dàng tiếp nhận mọi phản hồi và ý kiến từ người khác một cách tích cực. Vì vậy, kỹ năng này cần được rèn luyện dựa trên tư duy cởi mở và tập trung vào lợi ích chung của đội nhóm. Việc tiếp nhận phản hồi giúp cá nhân hiểu rõ hơn về cách cải thiện công việc, từ đó đạt được kết quả tốt hơn. Những góp ý mang tính xây dựng và chính xác là cơ sở để điều chỉnh hành vi và hoạt động, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
14. Quản trị xung đột
Trong công việc, xung đột là điều khó tránh khỏi. Khả năng quản lý xung đột giúp bạn xử lý mâu thuẫn theo hướng “hợp tác để phát triển”. Hãy ưu tiên tìm kiếm giải pháp mang lại lợi ích cho cả hai bên, đồng thời sử dụng kỹ năng giao tiếp và sự thấu hiểu để giảm căng thẳng. Kỹ năng này không chỉ giúp giải quyết mâu thuẫn mà còn tạo ra môi trường làm việc hài hòa, khuyến khích sự gắn bó lâu dài của nhân viên với tổ chức.
15. Khả năng thích ứng
Trong môi trường làm việc , khả năng thích nghi là một kỹ năng thiết yếu giúp bạn vượt qua thử thách và tận dụng những cơ hội mới. Hãy duy trì tư duy cởi mở, tiếp thu ý tưởng mới, rút kinh nghiệm từ những tình huống đã trải qua. Chẳng hạn, khi bạn quản lý một dự án với khách hàng, nếu họ bất ngờ thay đổi yêu cầu giữa chừng, bạn cần nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch, sắp xếp lại công việc,và tích hợp yêu cầu mới để đảm bảo tiến độ dự án không bị ảnh hưởng.
Cách rèn luyện kỹ năng mềm hàng ngày
Dưới đây là một số cách để bạn có thể rèn luyện kỹ năng mềm hàng ngày:
- Đọc sách và tài liệu: Đọc sách cùng các tài liệu liên quan đến kỹ năng mềm là cách hữu ích để phát triển bản thân. Bạn có thể học hỏi kinh nghiệm, kiến thức và phương pháp phát triển kỹ năng từ những người đi trước thành công trong lĩnh vực này.
- Thực hành liên tục: Thực hành thường xuyên giúp bạn thành thạo kỹ năng mềm nhanh hơn. Thay vì chỉ tập trung vào lý thuyết, hãy áp dụng chúng vào thực tế, tự đúc rút kinh nghiệm và tìm ra cách phát triển phù hợp với bản thân.
- Tìm người hướng dẫn hoặc bạn đồng hành: Học hỏi từ những người có kinh nghiệm trong kỹ năng mềm hoặc hợp tác cùng bạn bè để thực hành và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình rèn luyện.
- Tham gia hoạt động xã hội: Tham gia các câu lạc bộ, sự kiện hoặc tổ chức tình nguyện là cơ hội tuyệt vời để thực hành, trải nghiệm và nâng cao kỹ năng mềm trong môi trường thực tế.
- Quan sát và học hỏi từ người khác: Luôn cởi mở lắng nghe và quan sát những người sở hữu kỹ năng mềm tốt. Tận dụng cơ hội để xin lời khuyên hoặc học theo cách họ xử lý tình huống.
- Tự đánh giá và cải thiện: Lập kế hoạch, đặt mục tiêu rõ ràng, theo dõi tiến trình của bản thân và điều chỉnh phương pháp để kiên trì phát triển kỹ năng một cách bền vững.
- Tham gia các khóa học: Đăng ký các khóa học chuyên sâu về kỹ năng mềm tại các trung tâm đào tạo, trường đại học hoặc các tổ chức uy tín để nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình một cách bài bản.
So sánh kỹ năng mềm và kỹ năng cứng
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết về kỹ năng mềm và kỹ năng cứng:
| Yếu tố phân biệt | Kỹ năng mềm (Soft skills) | Kỹ năng cứng (Hard skills) |
| Khái niệm | Các đặc điểm cá nhân và kỹ năng xã hội liên quan đến giao tiếp và tương tác. | Các kiến thức chuyên ngành và kỹ năng kỹ thuật cụ thể. |
| Phương thức phát triển | Được cải thiện thông qua trải nghiệm, thực hành và học hỏi trong cuộc sống. | Chủ yếu được trau dồi thông qua hệ thống giáo dục và các chương trình đào tạo bài bản. |
| Tính chất | Khó đo lường chính xác bằng các tiêu chí rõ ràng hoặc cụ thể. | Có thể đánh giá bằng các tiêu chí cụ thể như chứng nhận, bằng cấp hoặc kết quả công việc. |
| Vai trò | Ngày càng được coi trọng nhờ tính thiết yếu trong việc xây dựng quan hệ và hợp tác trong môi trường làm việc. | Luôn giữ vai trò quan trọng, đặc biệt trong các ngành yêu cầu chuyên môn sâu. |
Nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm các ứng viên có sự hài hòa giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Chẳng hạn, họ đánh giá cao một kỹ sư có chuyên môn vững vàng để thiết kế các giải pháp kỹ thuật hiệu quả, nhưng đồng thời cũng trân trọng những người có khả năng làm việc nhóm và giao tiếp tốt với các phòng ban khác. Một nhân viên kỹ thuật, dù không trực tiếp tham gia công việc kinh doanh, nhưng nếu có kỹ năng mềm tốt, họ có thể dễ dàng giải thích các giải pháp công nghệ cho khách hàng, giúp tăng độ tin cậy và sự hài lòng.Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển sự nghiệp bền vững. Trang bị những kỹ năng mềm cần thiết sẽ giúp bạn thích nghi tốt hơn trong môi trường làm việc hiện đại và tạo lợi thế cạnh tranh trong bất kỳ lĩnh vực nào. Hãy không ngừng học hỏi và rèn luyện để hoàn thiện bản thân mỗi ngày!
