5W1H là một phương pháp, mô hình tư duy giúp chúng ta đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề. Mặc dù phương pháp này thường được sử dụng nhiều trong kinh doanh và marketing, nhưng bạn có thể dễ dàng ứng dụng 5W1H vào công việc thực tế và cả những vấn đề cá nhân. Nhờ sự đơn giản, linh hoạt, 5W1H tương đối dễ hiểu và dễ thực hiện. Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu 5W1H là gì cũng như cách ứng dụng 5W1H vào công việc thực tế như thế nào ngay bên dưới.
Phương pháp 5W1H là gì?
5W1H viết tắt cho “What – When – Where – Why – Who – How”. Đây là một phương pháp giúp chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề trong cuộc sống và công việc. 5W1H còn được gọi là Phương pháp Kipling, được Rudyard Kipling đề cập đến lần đầu trong một cuốn sách xuất bản năm 1902.
5W1H sử dụng 5 câu hỏi bắt đầu bằng chữ “W” để thu hẹp một vấn đề (Cái gì – Khi nào – Ở đâu – Tại sao – Ai) trước khi tìm kiếm giải pháp với câu hỏi bắt đầu bằng chữ “H” thứ 6 (Làm thế nào). Để trình bày một ý tưởng, tóm tắt một sự kiện,… hoặc bắt đầu nghiên cứu một vấn đề, bạn hãy tự đặt cho mình những câu hỏi dạng như vậy.
Với phương pháp 5W1H, bạn sẽ biết được mình cần phải làm gì, tại sao, triển khai thế nào và ai sẽ tham gia.
Ứng dụng 5W1H vào công việc thực tế như thế nào?
Phương pháp 5W1H có thể được ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực, cả trong doanh nghiệp lẫn sản xuất. 5W1H cung cấp cho chúng ta một công cụ, cũng như kỹ thuật phân tích nguyên nhân và hệ quả, từ đó giải quyết nhiều loại vấn đề khác nhau.
Nhưng trước khi tìm hiểu xem phải ứng dụng 5W1H vào công việc thực tế như thế nào, chúng ta cần biết bản chất 6 chữ cái trong phương pháp này.
1. Chữ W đầu tiên: What (cái gì)
What (cái gì) là đối tượng mà chúng ta đang hướng đến. What cần được mô tả cụ thể như sản phẩm, vấn đề, hay mục đích của dự án. Ví dụ, nếu chuẩn bị cho ra mắt một ứng dụng mới thì WHAT ở đây chính là ứng dụng đó.
Xác định đúng chữ W đầu tiên, chúng ta biết phải tập trung sự chú ý vào đâu. Để tìm ra chính xác WHAT là gì, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Chúng ta đang giải quyết vấn đề gì?
- Vấn đề này có những đặc điểm gì?
2. Chữ W thứ hai: When (khi nào)
When (khi nào) muốn nói đến thời gian thích hợp để thực hiện kế hoạch hành động. Ví dụ như thời gian ra mắt một sản phẩm mới, khởi động chiến dịch marketing, trong thời gian bao lâu, tần suất như nào? Mốc thời gian để hành động cần được xác định cụ thể, chính xác và có khả khi.
Để xác định được yếu tố WHEN, bạn có thể trả lời một số câu hỏi sau:
- Mất thời gian bao lâu để thực hiện?
- Bắt đầu triển khai là khi nào?
- Mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một giai đoạn của dự án?
- Khi nào, trong bao lâu?
3. Chữ W thứ 3: Where (ở đâu)
Where (ở đâu) chính là địa điểm, nơi sẽ diễn ra dự án, chiến dịch,… Địa điểm ở đây cũng có thể là nơi mà vấn đề phát sinh. Where có thể là nhiều địa điểm khác nhau. Trong trường hợp đó, bạn cần liệt kê tất cả các địa điểm có liên quan đến vấn đề.
Để xác định địa điểm, bạn hãy thử trả lời các câu hỏi sau:
- Vấn đề này xảy ra ở đâu?
- Chiến dịch này sẽ ảnh hưởng đến khu vực nào?
- Sự kiện diễn ra ở địa điểm nào?
4. Chữ W thứ 4: Why (tại sao)
Why (tại sao) giải thích nguyên nhân dẫn đến vấn đề hoặc động cơ đằng sau việc một kế hoạch hành động. Đây là yếu tố quan trọng, giúp xác định mục tiêu, mục đích của kế hoạch và đánh giá khách quan xem kế hoạch này có khả thi hay không.
Ví dụ, đối với việc ra mắt một sản phẩm mới, chữ W thứ 4: Why (tại sao) sẽ giúp bạn làm rõ sản phẩm này có gì nổi bật so với những sản phẩm khác trên thị trường? Xứng đáng có được lòng tin của người tiêu dùng và thuận lợi “đi vào” giỏ hàng của họ?
Những câu hỏi cần trả lời để tìm ra WHY:
- Mục tiêu của chiến lược này là gì?
- Tại sao lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ này?
- Tại sao vấn đề này cần được giải quyết ngay lập tức?
5. Chữ W thứ 5: Who (là ai)
Who (là ai) đề cập tới tất cả những người có liên quan và chịu ảnh hưởng từ dự án, kế hoạch, hay sản phẩm, có thể là người thực hiện, nhà đầu tư, hay người sử dụng (khách hàng). Thành phần này trong phương pháp 5W1H giúp bạn xác định được số người tham gia vào một dự án cũng như dễ dàng phân chia và quản lý công việc của mỗi người.
Những câu hỏi thường dùng để tìm ra yếu tố WHO bao gồm:
- Người chịu trách nhiệm chính là?
- Ai là người tìm ra vấn đề này?
- Nếu có vấn đề gì phát sinh thì nên liên hệ ai?
- Hoạt động này nhắm mục tiêu tới tới ai?
6. Chữ H: How (bằng cách nào)
How (làm thế nào hay bằng cách nào) quyết định phương pháp hay cách thức triển khai của dự án hay chiến dịch. Trong bước này, bạn cần xác định được phương pháp và các bước hành động cụ thể trong suốt quá trình diễn ra của dự án.
Bên cạnh đó, yếu tố bao nhiêu (how much) cũng cần phải được làm rõ, chẳng hạn như: chiến dịch marketing này có ngân sách là bao nhiêu?
Ví dụ một vài câu hỏi để tìm ra How:
- Sử dụng phương pháp gì?
- Tiêu tốn bao nhiêu tiền?
- Phối hợp với nhau như thế nào?
Ưu điểm khi ứng dụng mô hình 5W1H là gì?
Ưu điểm lớn nhất khi ứng dụng 5W1H là rất đơn giản. Tất cả mọi người có thể dễ dàng hiểu rõ các thuật ngữ và phương pháp thực hiện.
5W1H giúp chúng ta tiếp cận, giải quyết vấn đề một cách hệ thống. Bằng cách trả lời 6 câu hỏi quan trọng trong mô hình 5W1H, bạn sẽ nắm được bản chất vấn đề, có được cái nhìn bao quát từ mọi góc độ.
Ngoài ra, phương pháp 5W1H còn có một ưu điểm khác là dễ ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Bạn có thể sử dụng phương pháp hữu ích này để giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong cuộc sống và công việc vì các câu hỏi cốt lõi có thể được điều chỉnh tùy theo từng tình huống.
Một số ví dụ ứng dụng 5W1H trong cuộc sống
Phương pháp 5W1H vô cùng linh hoạt. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp này trong nhiều công việc và ngành nghề khác nhau.
- Sử dụng 5W1H để tìm kiếm ý tưởng. Các lĩnh vực sáng tạo như báo chí, truyền thông, marketing, thậm chí là thiết kế,… Những công việc cần tư duy sáng tạo có thể dùng 5W1H để triển khai sao cho toàn diện và hướng đối tượng độc giả, khách hàng hay người dùng.
- Ứng dụng 5W1H để giải quyết vấn đề hiệu quả. Phương pháp này cho phép bạn hiểu một tình huống toàn diện, xác định các nguyên nhân và tìm ra giải pháp từ việc đặt câu hỏi phù hợp.
- Áp dụng 5W1H trong quản lý dự án. Trước khi bắt đầu một dự án, hiểu được 5W1H là gì sẽ giúp bạn biết tất cả các chi tiết của dự án, từ đó có thể giao tiếp và hợp tác hiệu quả hơn.
Ứng dụng 5W1H trong Content Marketing
Trong lĩnh vực Content Marketing, phương pháp 5W1H sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi như:
- What: Bài viết bạn đang đề cập đến vấn đề gì?
- Where: Bài viết của bạn sẽ được đăng ở đâu? Đăng trên Facebook, Website hay Zalo?
- When: Khi nào nội dung bài viết được đăng?
- Why: Tại sao bạn cần thực hiện bài viết này? Bài viết được ra đời nhằm mục đích gì?
- Who: Đối tượng nội dung bài viết của bạn là ai? Dùng đại từ nhân xưng nào là hợp lý nhất để người đọc cảm thấy dễ chịu và được tôn trọng?
- How: Bài viết sẽ được thực hiện như thế nào? Văn phong ra sao?
Ứng dụng 5W1H trong ngành sản xuất
Trong lĩnh vực sản xuất, phương pháp 5W1H có thể trả lời các câu hỏi như:
- What: Chuyện gì đã xảy ra? Sản phẩm nào bị lỗi?
- Where: Quá trình nào gây ra nó? Trong quá trình lắp ráp hay vận chuyển.
- When: Điều đó xảy ra khi nào? Trong xưởng sản xuất hay đóng gói.
- Why: Tại sao điều đó lại xảy ra? Lỗi do sản xuất hay ho khâu vận chuyển.
- Who: Ai đã làm điều đó?
- How: Làm thế nào để giải quyết nó?
Ứng dụng 5W1H trong việc học tập và phát triển bản thân
Trong việc học tập, phương pháp 5W1H có thể trả lời các câu hỏi như:
- Why: Tại sao phải tự học?
- What: Học những gì?
- Where: Học ở đâu?
- When: Học khi nào?
- Who: Học với ai?
- How: Phương pháp học tập thế nào?
Các bí kíp áp dụng hiệu quả 5W1H là gì?
Nếu muốn áp dụng 5W1H vào các nhiệm vụ, công việc cụ thể, bạn sẽ cần thực hành kỹ năng này theo thời gian. Hãy thường xuyên luyện tập, đặt câu hỏi 5W1H vào hầu hết các tình huống. Đồng thời, bạn hãy đảm bảo:
- Khách quan, tránh thiên vị khi đánh giá.
- Nghiêm túc tìm giải pháp và tìm tới sự hỗ trợ khi cần.
- Trao đổi quan điểm, cách nhìn nhận với đồng nghiệp, quản lý…
Với những ưu điểm và tính ứng dụng rộng rãi của 5W1H, việc áp dụng cách tư duy này vào công việc thường ngày trở nên cần thiết ở nhiều vai trò khác nhau. Khi đã hiểu 5W1H là gì, bạn hãy kiên trì với phương pháp này để đạt được những thành công trong công việc.
Kết luận:
Tóm lại, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tin rằng 5W1H là một phương pháp có thể giúp mô tả một tình huống hoặc nhiệm vụ nhất định, giúp chúng ta nắm được vấn đề tốt hơn. Dù lĩnh vực bạn áp dụng 5W1H là gì, bạn cũng sẽ nhanh chóng tìm ra các giải pháp hiệu quả cho cho các vấn đề phức tạp.
Phương pháp này giúp bạn nhìn thấy thấy bức tranh toàn cảnh. Từ đó, bạn có thể tìm ra mối liên hệ và các giải pháp để đạt được mục tiêu mong muốn. Điều quan trọng nhất là phương pháp 5W1H vô cùng linh hoạt. Bạn có thể áp dụng hàng ngày với các nhiệm vụ phức tạp hoặc mục tiêu trong công việc.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm:
