Kỹ năng tổ chức cuộc họp là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ người quản lý nào cũng phải thành thạo để thể hiện tốt vai trò lãnh đạo và thúc đẩy năng suất làm việc của công ty. Một cuộc họp được dẫn dắt và tổ chức khéo léo sẽ giúp các nhân viên hướng đến mục tiêu chung, nhờ đó huy động sức mạnh tập thể và tạo nền móng vững chắc cho kế hoạch hành động thành công tốt đẹp. Vậy kỹ năng tổ chức cuộc họp đóng vai trò gì đối với người quản lý? Làm cách nào để tổ chức cuộc họp hiệu quả? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết về kỹ năng tổ chức cuộc họp trong bài viết dưới đây nhé!
Thế nào là kỹ năng tổ chức cuộc họp?
Kỹ năng tổ chức cuộc họp là quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức cuộc họp theo trình tự nhất định. Kỹ năng mềm này giúp cuộc họp được diễn ra suôn sẻ và truyền đạt đúng trọng tâm nội dung đến người tham dự.
Vì sao kỹ năng tổ chức cuộc họp lại quan trọng?
Tiết kiệm thời gian, ngân sách và nguồn lực
Các cuộc họp được diễn ra đúng với kế hoạch tổ chức và sự dẫn dắt của người lãnh đạo sẽ giúp mọi người nhận thức đúng đắn về những gì nên làm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, ngân sách và nguồn lực hiệu quả.
Xem thêm: Gửi tiết kiệm online có an toàn không? Lợi ích và rủi ro khi gửi tiết kiệm cần biết
Truyền đạt đầy đủ thông tin
Kỹ năng tổ chức cuộc họp giúp truyền đạt đầy đủ các thông tin cần thiết, các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược hoạt động rõ ràng và đúng trọng tâm. Nhờ đó, các thành viên sẽ tiếp nhận và hiểu rõ trách nhiệm của mình để thực hiện theo kế hoạch.
Tổng hợp và thống nhất ý kiến
Kỹ năng tổ chức cuộc họp sẽ giúp mọi người tiếp thu, tổng hợp ý kiến và thống nhất kết quả phù hợp nhất. Nhờ kỹ năng này, nhà lãnh đạo sẽ thống nhất ý kiến và hướng các thành viên đi đến mục tiêu chung.
Xem thêm: Bỏ túi 8 kỹ năng làm việc nhóm cần phải biết để làm việc hiệu quả
Xử lý vấn đề nhanh chóng
Cuộc họp được tổ chức nhằm giúp mọi người cùng ngồi lại để trao đổi và tìm ra phương hướng giải quyết các vấn đề khó khăn đang gặp phải. Nhờ các ý kiến đóng góp đa dạng, nhà lãnh đạo sẽ có thêm nhiều ý tưởng, quan điểm,… để nâng hiệu suất công việc.
6 nguyên tắc giúp nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp
Để tổ chức cuộc họp mang lại hiệu quả, nhà lãnh đạo nên tuân thủ những nguyên tắc sau:
Mục tiêu tổ chức cuộc họp rõ ràng
Nhà lãnh đạo nên định hướng mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu để cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, đồng thời điều này giúp người tham dự biết những thông tin cần nắm và vai trò, trách nhiệm của mình trong buổi họp.
Hãy cân nhắc những yếu tố sau:
- Cuộc họp này được tổ chức vì lý do gì?
- Cuộc họp hướng đến nội dung chính gì?
- Có mang lại giá trị cho người tham dự hay không?
- Cuộc họp cần giải quyết vấn đề hoặc đạt được kết quả gì?
- Cuộc họp có thực sự cần thiết không? Liệu có thể thay thế bằng các hình thức khác như gọi điện, email, nhắn tin,… không?
Xây dựng lịch trình cụ thể
Xây dựng lịch trình cụ thể giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp phù hợp. Nhờ lịch trình được liệt kê đầy đủ các phần thông tin và thời lượng, nhà lãnh đạo có thể dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra và ứng biến linh hoạt theo khung chương trình.
Thiết lập lộ trình phù hợp
Điều này giúp nội dung cuộc họp được truyền tải đầy đủ, rõ ràng và sắp xếp liền mạch, khoa học đến với những thành viên tham dự.
Lộ trình cuộc họp được thiết lập bằng cách:
- Xác định thời lượng phần mở đầu trong bao lâu?
- Những ý chính cần được triển khai trong bao lâu?
- Xác định kết thúc cuộc họp trong khoảng thời gian nào?
Giữ sự tập trung
Trong quá trình thảo luận, nhà lãnh đạo cần dẫn dắt sự tập trung và điều hướng mọi người trở lại chủ đề chính. Nếu ý tưởng được đưa ra tốt nhưng không liên quan đến mục tiêu cuộc họp, nhà lãnh đạo có thể ghi nhận lại và triển khai vào cuộc họp tiếp theo. Nếu xuất hiện ý kiến phản đối, nhà lãnh đạo nên quyết định thời gian phù hợp cho việc này hoặc lên lịch để gặp trực tiếp người đưa ra ý kiến sau.
Ghi chú nội dung
Thay vì việc để mọi người ghi chép riêng ảnh hưởng đến cuộc họp, nhà lãnh đạo có thể truyền đạt nội dung tóm tắt sẽ được lưu trữ và gửi đến mọi người sau cuộc họp.
Phần hỏi đáp
Phần hỏi đáp giúp cuộc họp được diễn ra sôi nổi và gia tăng sự tương tác giữa các thành viên với nhau. Tuy nhiên phần này nên được chuẩn bị kỹ càng nội dung câu hỏi để tránh trường hợp câu giờ, ảnh hưởng đến khung thời gian chính.
Kết thúc đúng giờ
Kết thúc đúng giờ giúp mọi người có thêm thời gian cho các lịch trình khác và thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà lãnh đạo. Một cuộc họp khác được lên lịch để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng sẽ tốt hơn việc cố kéo dài thời gian gây mệt mỏi cho nhiều người.
Quy trình xây dựng kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả
1. Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp
Để tổ chức cuộc họp thành công, bạn cần lưu ý khâu chuẩn bị thật kỹ lưỡng và cẩn thận bằng cách xác định những câu hỏi sau:
Mục tiêu tổ chức cuộc họp là gì?
Mục tiêu cuộc họp nên được làm rõ để xây dựng nội dung cuộc họp, lý do hợp lý khi triệu tập mọi người và phương hướng giải quyết vấn đề. Xác định mục tiêu rõ ràng giúp bạn nghiêm khắc về mặt thời gian để đi đúng trọng tâm và linh hoạt chuyển đề tài nếu thời gian cuộc họp bị kéo dài, hoặc bất kỳ ai có ý câu giờ.
Bối cảnh cuộc họp được tổ chức như thế nào?
Thời gian: Thời gian bắt đầu – kết thúc và thời gian dành riêng cho các nội dung nên được cân nhắc để mọi người tuân thủ và đảm bảo tiến độ cuộc họp.
Địa điểm: Địa điểm tổ chức cuộc họp nên được thông báo trước để mọi người có thời gian chuẩn bị.
Hình thức: Cuộc họp được tổ chức online hay offline.
Số lượng và thành phần tham dự: Đối tượng tham dự cuộc họp nên là những người chịu trách nhiệm với các nội dung và có khả năng đóng góp ý kiến trong cuộc họp. Đồng thời, những người này thường là người chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi các quyết định trong cuộc họp. Bên cạnh đó, số lượng người tham gia nên được cân nhắc nhằm tránh lãng phí nguồn lực.
Cần chuẩn bị những gì?
Các tài liệu và công cụ hỗ trợ liên quan đến cuộc họp nên được chuẩn bị kỹ lưỡng. Đối với tài liệu cuộc họp, bạn cần:
- Nội dung chính của cuộc họp và phân bổ nội dung theo thời lượng cụ thể.
- Trình tự các mục tiêu công việc cần giải quyết.
- Các vấn đề cần được ưu tiên bàn bạc và thảo luận.
- Chuẩn bị các cách thức thống nhất phương án cần thiết như thu thập ý kiến, biểu quyết,…
- Các công cụ hỗ trợ cuộc họp như máy chiếu, tài liệu
2. Gửi thông tin cuộc họp đến các thành viên
Nhà lãnh đạo nên tóm tắt nội dung và mục đích tổ chức cuộc họp để các thành viên nắm được tiến trình diễn ra và có thời gian chuẩn bị tài liệu và giấy tờ liên quan.
3. Xác định vai trò thư ký cuộc họp
Thư ký đóng vai trò ghi lại tất cả nội dung diễn ra trong quá trình tổ chức cuộc họp. Việc này giúp nhà lãnh đạo, những người tham gia cuộc họp và những người vắng mặt nắm nội dung chi tiết cuộc họp để thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.
4. Tiến hành tổ chức cuộc họp
Bắt đầu đúng giờ
Tuân thủ thời gian cho thấy sự chuyên nghiệp và kỷ luật trong công tác tổ chức của nhà lãnh đạo. Hãy bắt đầu đúng giờ và tránh lãng phí thời gian vì chờ đợi những người đến trễ, họ có thể xem lại nội dung cuộc họp qua biên bản ghi chép của thư ký. Bên cạnh bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bạn cũng nên đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ bằng cách bám sát khung thời gian dành riêng cho các phần nội dung.
Kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng tổ chức cuộc họp chỉ được nâng cao khi bạn là người lãnh đạo có tài dẫn dắt cuộc họp diễn ra nhịp nhàng và truyền đạt mọi vấn đề rõ ràng, rành mạch. Các cử chỉ, nét mặt, phong thái tự tin và tràn đầy năng lượng sẽ giúp tạo bầu không khí cởi mở hơn ngay từ đầu buổi họp. Đồng thời, trong quá trình diễn ra cuộc họp, thay vì rập khuôn theo nội dung được soạn sẵn, nhà lãnh đạo có thể tóm tắt và diễn đạt theo ý mình, miễn sao đào sâu đúng trọng tâm để mọi người dễ dàng nắm bắt.
Xem thêm: Bí quyết rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước đám đông thu hút, thuyết phục
Kỹ năng giao tiếp
Dấu hiệu của một cuộc họp được tổ chức hiệu quả chính là sự tương tác giữa người chủ trì và người tham dự. Nhà lãnh đạo có thể khuyến khích sự trao đổi bằng cách đặt câu hỏi, lắng nghe và ghi nhận những ý kiến, phản hồi từ người tham dự.
Trong quá trình thảo luận, nhà lãnh đạo nên giữ thái độ cầu thị và đón nhận những ý kiến với thái độ tích cực, tránh xảy ra sự bất đồng và đối đầu trong cuộc họp. Sau khi nắm được các ý chính, nhà lãnh đạo có thể phân tích thông tin và đào sâu vấn đề nếu cần thiết.
Xem thêm: Vai trò nghệ thuật giao tiếp quan trọng như thế nào trong cuộc sống hiện đại?
Kỹ năng lắng nghe
Cuộc họp được tổ chức để mọi người cùng trình bày và lắng nghe quan điểm, ý kiến của nhau nhằm đưa ra những đóng góp, nhận xét đúng đắn nhất. Nhiệm vụ của người lãnh đạo là dành thời gian lắng nghe, tổng hợp các ý kiến để hiểu và cùng giải quyết vấn đề để nâng cao hiệu quả của buổi họp.
Kỹ năng thiết lập trật tự
Số lượng người tham dự càng nhiều thì sẽ có nhiều ý kiến được đưa ra và dễ xảy ra bất đồng quan điểm hơn. Để cuộc họp diễn ra thật chuyên nghiệp, nhà lãnh đạo cần phải điều phối và xác định vai trò của từng thành viên tham dự. Để làm được điều này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải phân chia vai trò và điều phối nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
Xem thêm: Cách lập thời gian biểu hiệu quả cân bằng giữa công việc và cuộc sống
5. Linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh trong cuộc họp
Khi bất đồng quan điểm
Để tránh các xung đột có thể xảy ra đòi hỏi người lãnh đạo cần giữ thái độ bình tĩnh và khách quan để cân nhắc, phân tích ý kiến của các thành viên. Nhờ đó nhà lãnh đạo có thể quyết định ý kiến nào là phù hợp nhất hoặc có thể đưa ra các cuộc biểu quyết để thống nhất ý kiến. Đồng thời, nhà lãnh đạo nên nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp và sự hợp tác của mọi người để đi đến mục tiêu chung.
Chú ý ổn định trật tự và thu hút sự chú ý của thành viên nhẹ nhàng, tránh ra lệnh hay to tiếng, bởi nếu nhà lãnh đạo không xử lý khéo léo sẽ dẫn đến tranh cãi, bất hòa và lục đục nội bộ.
Xem thêm: Mâu thuẫn nội bộ – Quản lý nên giải quyết thế nào?
Khi cuộc họp kéo dài thời gian
Nhà lãnh đạo cần rà soát nội dung và cân nhắc những nội dung có thể rút ngắn hoặc lược bỏ. Đồng thời, nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp cần khẩn trương giải quyết vấn đề. Nếu không thể giải quyết trong thời gian còn lại, nhà lãnh đạo có thể bổ sung bằng một cuộc họp khác để đảm bảo đầy đủ thông tin.
Khi cuộc họp trầm lắng
Khi mọi người không thực sự tập trung và sôi nổi đưa ra các ý kiến đóng góp, nhà lãnh đạo có thể khuấy động không khí bằng cách đưa ra các chủ đề tranh luận và khuyến khích sự tương tác của các thành viên. Đồng thời trao quyền cho các thành viên để họ luân phiên làm chủ cuộc họp với những vai trò và nội dung khác nhau. Bên cạnh đó, để không khí bớt căng thẳng, nhà lãnh đạo có thể tổ chức các chương trình giải trí giữa giờ phù hợp với tính chất cuộc họp hoặc văn hóa công ty.
Xem thêm: Team Bonding là gì, những hoạt động Team Bonding cực vui cho dân văn phòng
6. Kỹ năng kết thúc cuộc họp
Để kết thúc cuộc họp, nhà lãnh đạo nên thực hiện những công việc sau:
- Tóm tắt nội dung cốt lõi của cuộc họp thật ngắn gọn và rõ ràng.
- Nêu ra các vấn đề đã được nhất trí, nhấn mạnh các nội dung và biện pháp, phân công thực hiện (nếu có). Đối với các vấn đề chưa được thống nhất nên nêu ra nội dung, lý do và phương án giải quyết tiếp theo.
- Tổng kết những kết quả đạt được và liệt kê tất cả những quyết định đã được đưa ra.
- Đưa ra đánh giá và nhận xét về thời gian, chất lượng nội dung, sự đóng góp của mọi người trong suốt cuộc họp.
- Giao nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhân viên cụ thể.
7. Sau buổi họp
Sắp xếp bộ phận thư ký chuyển biên bản cuộc họp cho các thành viên tham gia và những người liên quan. Đồng thời, nhà lãnh đạo phải ghi nhận lại những quan điểm, góp ý,… đã thống nhất để xây dựng cơ sở thực hiện kế hoạch tiếp theo.
Kết luận
Thấu hiểu kỹ năng tổ chức cuộc họp giúp nhà lãnh đạo thống nhất mục tiêu, khuyến khích nhân viên trao đổi và đưa ra các ý tưởng sáng tạo rõ ràng. Nhờ đó cuộc họp được tổ chức thành công và mọi người sẽ nhận thức đúng đắn về phương hướng hành động để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hy vọng những thông tin mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h chia sẻ trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về kỹ năng tổ chức cuộc họp và vận dụng thành công kỹ năng này để mang đến hiệu quả như mong muốn.
Xem thêm:
