Trong cuộc đua khốc liệt trên thị trường kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm cách để cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và tăng cường khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra suôn sẻ mà đa số doanh nghiệp thường phải đối mặt là Bottleneck – nút thắt cổ chai. Đây là nguyên nhân gây ra những hạn chế ảnh hưởng đến lộ trình phát triển doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu sâu hơn về khái niệm Bottleneck là gì, lý do nút thắt cổ chai xuất hiện và cách giải quyết tình trạng này hiệu quả.
Bottleneck là gì?
Bottleneck dịch sang tiếng Việt là nút thắt cổ chai, được hiểu là sự tắc nghẽn trong quy trình sản xuất, thường xảy ra khi khối lượng công việc quá nhiều, vượt ngoài khả năng xử lý. Điều này khiến doanh nghiệp gián đoạn luồng công việc, chậm trễ quá trình sản xuất và hao tốn nguồn nhân lực cũng như chi phí. Thông thường, nút thắt cổ chai chỉ được nhận biết sau khi gây ra tình trạng tắc nghẽn trong quy trình sản xuất.
Nút thắt cổ chai mượn hình ảnh tắc nghẽn của những viên bi khi khi dốc ra khỏi một chai cổ hẹp. Dù các viên bi đều có kích thước nhỏ hơn miệng cổ chai tuy nhiên, khi dốc hướng xuống dưới cùng lúc, các viên bi sẽ bị kẹt lại. Nguyên nhân của hiện tượng này là do miệng chai nhỏ, còn các viên bi khi va chạm vào nhau sẽ tạo ra sự tắc nghẽn.
Có những loại nút thắt cổ chai nào?
Có 2 loại nút thắt cổ chai thường gặp trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như sau:
Nút cổ chai ngắn hạn: Một vấn đề xuất hiện tạm thời và doanh nghiệp có thể khắc phục trong thời gian ngắn.
Nút cổ chai dài hạn: Đây là vấn đề đáng lo ngại hơn cho các doanh nghiệp khi không có hướng giải quyết, do tình trạng này xảy ra thường xuyên và thường lặp đi lặp lại trong thời gian dài.
Những hiện tượng nút thắt cổ chai phổ biến
Dưới đây là một số hiện tượng nút thắt cổ chai phổ biến tại đa số doanh nghiệp hiện nay:
- Quá trình lưu trữ, xử lý tài liệu rườm rà.
- Chính sách cũ không đáp ứng được các quy định mới của Luật.
- Các xe phục vụ quy trình sản xuất phải được sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ.
- Nhân viên cung cấp thông tin không chính xác, cần nhiều thời gian để sửa chữa.
- Nhà quản lý không phê duyệt các báo cáo kịp thời.
- Các thành viên trong nhóm làm việc không được phân chia công việc rõ ràng, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Ứng viên trả lời email mời phỏng vấn quá muộn.
Nguyên nhân gây ra Bottleneck là gì?
Có nhiều “thủ phạm” gây ra tắc nghẽn trong quá trình sản xuất, tuy nhiên yếu tố gây gián đoạn phổ biến nhất là công suất quá tải. Một số nguyên nhân phổ biến gây ra tình trạng nút thắt cổ chai bao gồm:
Phần mềm cũ
Các phiên bản cũ của phần mềm thường không được tối ưu hóa để hoạt động tốt trên các nền tảng mới. Điều này có thể làm giảm hiệu suất tổng thể và gây ra sự chậm trễ trong quy trình làm việc. Bên cạnh đó, phần mềm cũ thường tồn tại các lỗi bảo mật, tăng khả năng bị tấn công từ các phần mềm độc hại hoặc tin tặc, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Để vượt qua trở ngại này, doanh nghiệp cần tìm cách cải tiến công nghệ, phần mềm.
Phương pháp xử lý dữ liệu thủ công
Các nút thắt cổ chai có thể xảy ra do quá trình thu thập, nhập liệu và cập nhật dữ liệu vào hệ thống theo phương pháp thủ công. Khi xử lý dữ liệu thủ công, nguy cơ sai sót là rất cao. Xử lý dữ liệu bằng phương pháp thủ công thường không thể đáp ứng tính nhanh chóng, chính xác khi khối lượng dữ liệu tăng lên.
Quy trình làm việc lỗi thời
Các quy trình cũ thường không đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh và đối tượng khách hàng mục tiêu hiện tại. Điều này có thể làm cho quy trình sản xuất tổng thể của doanh nghiệp trở nên kém linh hoạt, hiệu quả.
Các công việc lặp đi lặp lại
Các doanh nghiệp thường tốn khá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại không cần thiết. Điều này có thể xuất phát từ việc thiếu tối ưu hóa quy trình làm việc hoặc thiếu yếu tố tự động hóa trong việc xử lý các tác vụ đơn giản.
Hậu quả của Bottleneck là gì?
Nút thắt cổ chai gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, thật không may là mỗi doanh nghiệp thường không chỉ tồn tại chỉ một Bottleneck. Vậy những tác hại của Bottleneck là gì?
Tăng chi phí, giảm lợi nhuận
Nút thắt cổ chai khiến doanh nghiệp tiêu tốn nhiều chi phí, chẳng hạn như khi chi phí tài nguyên tăng thì chi phí sản xuất cũng tăng theo. Khi sản lượng sản xuất thấp thì lợi nhuận sẽ giảm.
Tiêu tốn thời gian khi áp dụng bottleneck là gì?
Quy trình sản xuất kinh doanh được kết hợp từ nhiều công đoạn cũng như nguồn lực khác nhau. Đặc biệt trong các quy trình kinh doanh phức tạp, có nhiều liên kết chặt chẽ thì một cá nhân làm chậm tiến độ có thể ảnh hưởng đến quá trình tổng thể, gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Trở thành bậc thầy quản lý thời gian hiệu quả chỉ trong 3 bước
Giảm năng suất lao động
Ảnh hưởng lớn nhất Bottleneck là giảm hiệu quả làm việc của đội ngũ. Sự tắc nghẽn khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và nguồn lực để giải quyết những nút thắt. Nhân viên cũng dễ gặp căng thẳng và áp lực khi phải giải quyết các vấn đề tắc nghẽn có thể xảy ra.
Không đáp ứng được nhu cầu đối tác, khách hàng
Bottleneck có thể gây chậm trễ trong quá trình sản xuất, làm chậm trễ cam kết giao hàng đến đối tác và khách hàng. Sự tắc nghẽn gây ra tình trạng không thể đáp ứng các yêu cầu, thắc mắc từ khách hàng, dẫn đến sự thất vọng trong quá trình chăm sóc khách hàng.
Cách xác định Bottleneck như thế nào?
1. Thu thập và phân tích dữ liệu
Thu thập và phân tích dữ liệu về thời gian hoàn thành các công việc, quy trình và bước làm việc khác nhau. Sử dụng các chỉ số thống kê như thời gian chờ đợi, thời gian xử lý, số lượng công việc,… để xác định các điểm chậm trễ.
2. Lập sơ đồ quy trình
Lập sơ đồ quy trình làm việc để trực quan hóa cách các công việc và bước liên kết với nhau. Điều này giúp tất cả các thành viên trong tổ chức dễ dàng nắm bắt được sự liên kết giữa các bước và cách thức hoạt động. Bên cạnh đó, dựa vào sơ đồ này, nhà quản lý có thể nhận ra các điểm tắc nghẽn hoặc các bước gây chậm trễ trong quy trình. Điều này giúp bạn tập trung vào việc giải quyết những vấn đề quan trọng nhất để tối ưu hóa hiệu suất.
3. Theo dõi hiệu suất
Theo dõi hiệu suất là quá trình theo dõi, đánh giá các hoạt động, quy trình hoặc dự án để đảm bảo rằng chúng đang diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra. Nếu một giai đoạn thường xuyên gây chậm trễ hoặc tắc nghẽn, đó có thể là một điểm Bottleneck.
4. Phân tích sự cân đối giữa các yếu tố trong bottleneck là gì?
Đây là quá trình đánh giá và điều chỉnh sự cân đối giữa các yếu tố, tài nguyên hoặc hoạt động trong hệ thống/quy trình sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp đảm bảo không có yếu tố nào quá tải hoặc thiếu hụt, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và đạt được sự cân bằng tổng thể. Nếu một nhân viên phải đối mặt với nhiều công việc hơn so với khả năng, rất dễ tạo thành một Bottleneck.
5. Khảo sát phản hồi của nhân viên
Nhà quản lý thực hiện quá trình thu thập ý kiến, phản hồi từ các thành viên trong tổ chức về các khía cạnh khác nhau của công việc, môi trường làm việc và chất lượng quản lý. Mục tiêu của việc này là để hiểu rõ hơn nhân viên gặp khó khăn ở đâu, quy trình nào gây chậm trễ hoặc tạo ra sự bất tiện trong quá trình làm việc. Nhờ đó có cơ sở để cải thiện môi trường làm việc, tăng hiệu suất, đáp ứng nhu cầu của nhân viên, đặc biệt là triệt tiêu những điểm gây bottleneck.
Xem thêm: 5 bí quyết cải thiện mức độ hài lòng, tạo niềm vui làm việc cho nhân viên
6. Kiểm tra những bước thay đổi
Nếu doanh nghiệp thực hiện thay đổi về thời gian, chi phí, nhân lực trong quy trình/hệ thống sản xuất mà không thấy cải thiện hoặc thậm chí tạo ra gián đoạn, đó chính xác là Bottleneck.
Cách tháo gỡ Bottleneck là gì?
Sau khi xác định các nguyên do gây ra hiện tượng Bottleneck là gì, vậy cách khắc phục Bottleneck ra sao?
1. Tối giản quy trình rườm rà
Doanh nghiệp nên đánh giá lại quy trình và xác định mỗi bước có đóng góp vào giá trị cuối cùng hay không. Nếu có bất kỳ bước dư thừa, không cần thiết hoặc thậm chí gây lãng phí thời gian và tài nguyên thì nên tiến hành loại bỏ kịp thời. Doanh nghiệp có thể rút ngắn các bước trong quy trình phê duyệt giấy tờ, thủ tục để tăng tốc độ xử lý. Đồng thời, doanh nghiệp nên sử dụng công nghệ để tự động hóa các bước trong quy trình thay vì biện pháp thủ công.
2. Theo sát từng giai đoạn của bottleneck là gì?
Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch, xử lý các vấn đề kịp thời và tối ưu hóa hiệu suất. Nhờ đó, khi nghi ngờ có điểm nghẽn xảy ra, doanh nghiệp có thể giải quyết kịp thời trước khi các nút thắt cổ chai trở nên phình to khiến trở tay không kịp. Để làm được điều này, doanh nghiệp nên theo sát từng giai đoạn, ra quyết định rõ ràng và báo cáo kịp thời.
3. Đề cao vai trò quản trị rủi ro của bottleneck là gì?
Nếu không thể tránh khỏi điểm nghẽn, doanh nghiệp cần được dự báo trước các điểm Bottleneck là gì. Thay vì bị động trước các điểm nghẽn, doanh nghiệp có những kế hoạch dự phòng để giải quyết kịp thời khi sự cố bất ngờ phát sinh. Việc nhận định các điểm nghẽn trong toàn bộ quy trình giúp nhà quản lý xác định phương hướng giải quyết và sẵn sàng nghênh đón bất kỳ nút thắt nào.
4. Nâng cấp hệ thống quản lý
Tối ưu hoá hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp thích nghi với các yêu cầu hoặc quy định mới phải tuân theo. Nhờ đó, cải thiện hiệu suất hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và nguồn lực hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tích hợp các công nghệ mới với các hệ thống quản lý để tạo sự liên kết mạnh mẽ giữa các quy trình.
Kết luận
Hy vọng những thông tin hữu ích mà Việc Làm 24h chia sẻ trên đã giúp bạn nắm rõ Bottleneck là gì cũng như nguyên nhân và biện pháp giải quyết các nút thắt này. Nút thắt cổ chai có thể gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đối với hiệu suất kinh doanh và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông qua việc phân tích toàn diện và áp dụng đúng biện pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể giải quyết nút thắt cổ chai và duy trì, củng cố vị trí bền vững trên thị trường.
Xem thêm: BPO là gì? Khám phá sự thay đổi mà dịch vụ BPO mang lại cho doanh nghiệp
