Business Process Management là thuật ngữ được nhắc đến nhiều trong doanh nghiệp. Bởi lẽ, nó không chỉ góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn thúc đẩy gia tăng nguồn thu. Tuy nhiên, không phải ai cũng giải thích được ý nghĩa của thuật ngữ này để vận dụng đúng cách. Vậy Business Process Management là gì? Tầm quan trọng ra sao? Ngay sau đây hãy cùng Việc Làm 24h làm rõ những thông tin liên quan!
1. Business Process Management là gì?
1.1. Khái niệm
Business Process Management (BPM), dịch ra là “quản lý quy trình nghiệp vụ”, là bộ môn vận dụng những công cụ, phương pháp khác nhau để tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Đây là hoạt động có vai trò điều phối hành vi nhân sự, cũng như toàn bộ hệ thống nhằm cải thiện chiến lược kinh doanh doanh nghiệp có tín hiệu tích cực hơn.
Theo đó, những quy trình tạo nên bởi Business Process Management thường mang tính đồng bộ, nhất quán. Không những thế, chúng còn tự động hóa những tác vụ thông thường cũng như tương tác tốt với nhân viên. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hoạt động, khắc phục những lỗ hổng cũng như thúc đẩy hiệu quả công việc.
1.2. Ví dụ minh họa
Để bạn dễ hình dung Business Process Management là gì, chúng ta hãy cùng phân tích tiến trình thực hiện kế hoạch tuyển dụng của một doanh nghiệp như sau:
- Lập kế hoạch tuyển dụng.
- Duyệt kế hoạch, thành lập nên Hội đồng tuyển dụng.
- Thông báo tuyển dụng.
- Thu nhận kết hợp lập danh sách hồ sơ dự tuyển.
- Xét tuyển.
- Nếu ứng viên không phù hợp thì thông báo kết quả không trúng tuyển. Trường hợp ứng viên phù hợp, trưởng phòng thông báo kết quả xét tuyển và ký kết hợp đồng làm việc.
- Quản lý và áp dụng các chế độ có liên quan với người mới được tuyển dụng.
2. Business Process Management có đặc điểm gì?
Để vận hành hiệu quả, Business Process Management sở hữu những đặc điểm cơ bản dưới đây:
- Gồm một hay nhiều hoạt động được diễn ra hướng đến mục đích chung của toàn doanh nghiệp.
- Luôn được tái cấu trúc, không mang tính chất “mì ăn liền”.
- Liên quan đến cải tiến quy trình hoạt động, có thể nhận hoặc không nhận sự hỗ trợ đến từ công nghệ cũng như phần mềm tự động hóa.
- Bị ảnh hưởng bởi người mong muốn đưa ra đề xuất cải tiến chứ không phải người thực hiện quy trình.
- Người chịu trách nhiệm với quy trình phải là người có cái nhìn tổng quan nhất.
3. Ý nghĩa của Business Process Management với doanh nghiệp
ứng dụng Business Process Management vào vận hành kinh doanh đem lại nhiều ý nghĩa tích cực đối với doanh nghiệp, cụ thể là:
3.1. Đẩy mạnh tốc độ kinh doanh
Thị trường kinh doanh hiện nay được ví như một “đường đua” đầy khắc nghiệt. Do đó, doanh nghiệp đòi hỏi phải có sự ứng biến linh hoạt để giữ cho mình vị thế nhất định giữa vô vàn đối thủ cạnh tranh. Lúc này, Business Process Management sẽ là “kim chỉ nam” để doanh nghiệp có thể theo kịp xu hướng thị trường, từ đó đem đến sự thay đổi tích cực cho quy trình kinh doanh.
Lúc này, cải tiến và tái cấu trúc quy trình làm việc sẽ khiến mô hình kinh doanh được nhạy bén hơn. Doanh nghiệp cũng sẽ học hỏi những bài học sâu sắc để rút kinh nghiệm trong thiết lập quy trình làm việc hiệu quả.
3.2. Tiết kiệm chi phí, cải thiện tình hình doanh thu
Business Process Management có khả năng tự động hóa những tác vụ đơn giản nên hỗ trợ nhiều cho nhân lực của doanh nghiệp. Không những tiết kiệm thời gian, điều này còn tăng mức độ tiếp cận của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Mặt khác, giải pháp mà BPM mang lại còn hỗ trợ đơn vị dễ dàng theo dõi và phân bổ nguồn lực hợp lý, từ đó tiết kiệm ngân sách cũng như nhận về nhiều lợi nhuận hơn.
3.3. Thúc đẩy hiệu quả kinh doanh
Thông qua việc tích hợp những hoạt động kinh doanh, BPM đem đến sự đồng bộ cho toàn quy trình. Doanh nghiệp lúc này có thể sử dụng thông tin mà Business Process Management cung cấp để phát hiện những thiếu sót và phân bổ lại nguồn lực hợp lý hơn.
3.4. Tăng bảo mật cho doanh nghiệp
Hoạt động của BPM luôn chấp hành theo những tiêu chuẩn của pháp luật. Điều này giúp tăng tính bảo mật khi các thủ tục đều được ghi chép lại hợp lý để doanh nghiệp tuân theo. Mặt khác, doanh nghiệp cũng căn cứ vào đây nhằm khuyến khích nhân viên tự ý thức bảo vệ tài sản, thông tin cá nhân trước nguy cơ bị trộm cắp, lạm dụng.
3.5. Cung cấp báo cáo trực quan
Ngoài ra, một vài phần mềm Business Process Management cũng hiển thị chỉ số suất dựa trên thời gian thực. Điều này giúp quy trình quản lý của doanh nghiệp luôn diễn ra minh bạch. Mặt khác, doanh nghiệp có thể căn cứ vào bảng kết quả để điều chỉnh cấu trúc sao cho phù hợp nhất.
4. Các bước để thực hiện Business Process Management
Để thực hiện Business Process Management hiệu quả trong doanh nghiệp (DN), bạn cần tuân thủ các bước sau đây:
Bước 1: Thiết kế
Trước tiên, doanh nghiệp (DN) cần hiểu rõ quy trình vận hành hiện tại có những bước nào, đâu là nguồn lực cần thiết,… Từ đây, bạn sẽ phân tích và đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu hay thách thức của quy trình để phác họa hoàn chỉnh hơn. Hay nói cách khác, bước này sẽ tập trung vào định hình mục tiêu cũng hướng hướng đi của DN.
Bước 2: Mô hình hóa quy trình
Tiếp theo, bạn sẽ nhập dữ liệu ở bước 1 vào phần mềm để tạo sơ đồ công việc rõ ràng, bỏ bớt những bước không cần thiết. Lưu ý, bạn nên lựa chọn phần mềm BMP thích hợp với mô hình DN để đạt hiệu quả tối ưu.
Bước 3: Triển khai
Ở bước này, bạn đòi hỏi phải có sự chuẩn bị, triển khai và theo dõi kỹ lưỡng để chắc chắn rằng những quy trình mới được thực hiện hiệu quả. gợi ý cho bạn là hãy triển khai mô hình thử nghiệm cho một team, phòng ban,… để xem nó có phù hợp không, cần chỉnh sửa những gì. Khi đã chắc chắn, bạn mới nên áp dụng với toàn thể DN của mình.
Bước 4: Theo dõi
Sau khi triển khai, bạn cần theo dõi và đánh giá kết quả qua những chỉ số (thường là KPI) được thu thập. Từ đó, bạn sẽ đánh giá được những bước thừa/thiếu để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Tối ưu hóa
Với các con số thể hiện thiếu sót của quy trình, DN lúc này sẽ phát hiện những điểm mạnh/điểm yếu cũng như cơ hội cải thiện. Từ đó, DN có thể so sánh với đối thủ hay mục tiêu đã đặt ra để có phương hướng khắc phục/phát triển.
Bước 6: Thiết kế lại
Khi đã xác định kết quả ở bước 5, đây là lúc DN tiếp tục nâng cao hiệu suất qua cải thiện quy trình. Vì là một quá trình liên tục nên BPM cần được điều chỉnh, đánh giá thường xuyên nhằm hiệu quả được tối ưu.
5. Việc xây dựng bộ quy trình doanh nghiệp BPM thường gặp những khó khăn nào?
Trong quá trình xây dựng Business Process Management, bạn có thể đối mặt với nhiều thách thức nếu không được hướng dẫn bởi các chuyên gia. Vậy những vấn đề phải đối mặt của Business Process Management là gì? Dưới đây là tổng hợp những khó khăn thường gặp:
- Thời gian hoàn thiện quy trình không đủ, thậm chí DN có khi không tạo được quy trình vì lập bản đồ sai hay không nắm rõ quy trình cần thiết.
- Người thiết kế quy trình không có chuyên môn bài bản, nghiệp vụ kém.
- Quá thiếu/thừa những tài liệu liên quan.
- Không có chỉ số đo lường thích hợp do việc chọn ra và áp dụng KPI đòi hỏi tính chuyên môn cao.
- Doanh nghiệp chưa thật sự theo dõi, thiếu sự điều chỉnh, cải tiến hệ thống.
- Hoạt động trong thực tế không áp dụng đúng nội dung tài liệu mà quy trình đưa ra. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc công nghệ còn hạn chế, nguồn nhân lực, tài chính còn hạn hẹp,…
Bài viết trên đây của Việc Làm 24h đã giải đáp rõ về khái niệm Business Process Management là gì cũng như ý nghĩa của nó trong doanh nghiệp. Thông qua chuỗi hoạt động này, nhà quản lý có thể tối ưu hóa quy trình vận hành sao cho đạt được kết quả tốt nhất. Hy vọng với những thông tin vừa được cung cấp, bạn sẽ có hành trang vững chắc hơn phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp!
