Trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc trình bày thông tin qua slide thuyết trình là điều vô cùng quan trọng. Trên thực tế, cách làm slide thuyết trình không chỉ dừng lại ở việc chọn một mẫu slide vừa mắt và sử dụng một số hiệu ứng đơn giản. Điều quan trọng là phải có kiến thức và kỹ năng riêng để tạo ra những slide đẹp mắt, phù hợp với nội dung và mục tiêu của bài thuyết trình. Bạn đang chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng nhưng không biết cách làm slide đẹp, ấn tượng? Trong bài viết này, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ cung cấp cho bạn một số gợi ý về cách làm slide chuyên nghiệp trên PowerPoint, Canva và điện thoại.
Làm slide PowerPoint chuyên nghiệp không phải ai cũng biết
1. Hình dung bố cục slide
Có 4 điều bạn cần làm khi bắt tay vào làm slide PowerPoint:
Đầu tiên: Bạn cần xác định mục tiêu và chủ đề muốn trình bày là gì, điều này sẽ giúp bạn hình dung phong cách cho các slide. Lưu ý rằng các nội dung trên slide nên được cô đọng và súc tích, không nên quá dài dòng hoặc quá ngắn dẫn đến thiếu sót thông tin.
Thứ hai: Các bạn nên sắp xếp các vấn đề theo cấu trúc logic và hợp lý. Bạn có thể sử dụng các phương pháp như diễn dịch (từ tổng quan đến chi tiết) hoặc quy nạp (từ chi tiết đến tổng quan) hoặc kết hợp diễn dịch cùng quy nạp.
Thứ ba: Chuẩn bị các ví dụ, dữ liệu đi kèm như bảng biểu đồ, bảng thông tin, tranh ảnh hoặc video,… được chèn xen kẽ slide để minh họa và hỗ trợ các thông tin trong bài thuyết trình.
Thứ tư: Chọn hình nền phù hợp và không quá nổi bật để tập trung sự chú ý của người xem vào nội dung chính trên slide. Hình nền nên có màu sắc đơn giản, không quá bắt mắt và phải chừa khoảng trống phù hợp để chèn nội dung.
Để có một bài thuyết trình PowerPoint chất lượng, bạn cũng nên xem xét các yếu tố khác như lựa chọn màu sắc, phông chữ, sử dụng hiệu ứng và chuyển động hợp lý để bài thuyết trình được thú vị và sinh động hơn.
Xem thêm: 10 cách sử dụng Powerpoint cực hữu ích cho dân văn phòng
2. Cách làm slide thuyết trình bằng các thao tác PowerPoint cơ bản
Để làm slide thuyết trình PowerPoint đúng chuẩn, bạn nên hiểu rõ các thao tác cơ bản sau:
Trên thanh menu, chọn tab “Home” (Trang chủ). Chọn “New Slide” (Slide mới), bạn có thể tạo một slide mới ngay bên dưới slide hiện tại với các lựa chọn sau:
- Title Slide: Slide tiêu đề, slide này thường được sử dụng cho trang bìa, hiển thị tiêu đề chính của toàn bộ bài thuyết trình.
- Title and Content: Tiêu đề và nội dung.
- Section Header: Tiêu đề mục.
- Two Content: Hai nội dung.
- Comparison: So sánh.
- Title Only: Chỉ có tiêu đề.
- Blank: Slide trắng để bạn tự do thiết kế.
- Content with Caption: Nội dung với chú thích.
- Picture with Caption: Hình ảnh với chú thích.
- Panoramic Picture with Caption: Hình ảnh toàn cảnh với chú thích.
- Title and Caption: Tiêu đề và chú thích.
- Quote with Caption: Trích dẫn với chú thích.
- Name Card: Thẻ tên.
- 3 Column: 3 cột.
- 3 Picture Column: 3 cột và hình ảnh.
Ngoài ra, khi nhấp chuột phải vào một slide bất kỳ, bạn cũng có thể sử dụng bảng lựa chọn để thao tác với slide với “New Slide” và “Layout” tương tự như trong tab “Home”.
- Duplicate Slide (Nhân đôi slide): Tạo bản sao của slide đang chọn.
- Delete Slide (Xóa slide): Xóa slide đang chọn.
3. Cách làm slide đẹp trên PowerPoint bằng thao tác chèn hình ảnh và video
*Chèn hình ảnh làm hình nền PowerPoint
- Mở PowerPoint và chọn theme trắng bằng cách nhấp đúp vào “Blank Presentation” trong giao diện khởi đầu của PowerPoint (lựa chọn đầu tiên).
- Trong tab “Insert” (Chèn), chọn “Pictures” (Hình ảnh) trong mục “Images”.
- Chọn hình ảnh mà bạn muốn chèn làm hình nền PowerPoint và nhấp vào “Insert” (Chèn) để chèn hình.
Hình ảnh sẽ được chèn vào slide có kích thước không nhất thiết vừa kích thước trang slide. Bạn có thể di chuột tới vị trí dấu chấm tròn xuất hiện trên cạnh hình ảnh vừa được chèn, nhấn và giữ chuột, sau đó kéo hình ảnh để điều chỉnh kích thước phù hợp với trang slide.
- Trong tab “Format” (Định dạng) ở mục “Arrange” (Sắp xếp), nhấp vào “Send Backward” và chọn “Send to Back” (Xuống phía sau).
Thao tác này giúp bạn đặt hình ảnh nền phía sau khung chữ (khung chữ xuất hiện mặc định khi bạn chọn theme “Blank Presentation”).
Đây là cách chèn hình ảnh làm hình nền vào slide trong PowerPoint, bạn có thể chèn bất kỳ hình ảnh nào khác lưu trong máy tính để trang trí cho slide thêm phần độc đáo.
*Chỉnh sửa hình ảnh trên slide
Để chỉnh sửa hình ảnh, bạn có thể sử dụng các chức năng chỉnh sửa đơn giản có sẵn trong PowerPoint. Các chức năng chỉnh sửa ảnh nằm trong tab “Format”.
- Remove Background (Xóa nền): Tách và xóa nền hình ảnh.
- Correction (Điều chỉnh): Điều chỉnh độ tương phản và độ cứng mềm của đường nét.
- Color (Màu sắc): Phủ màu lên hình ảnh.
- Artistic Effects (Hiệu ứng nghệ thuật): Tạo hiệu ứng tranh vẽ lên ảnh.
*Chèn video vào slide
PowerPoint cung cấp các công cụ để bạn chèn và chỉnh sửa video như sau:
- Video Tools: Bạn có thể chèn một đoạn video ngắn vào slide từ các nguồn trong PowerPoint hoặc từ máy tính cá nhân và chỉnh sửa đơn giản.
- Video Format: Bạn có thể thay đổi màu sắc và áp dụng các hiệu ứng cho video như đổ bóng, toả sáng, phản chiếu, tạo khung,… và nhiều hiệu ứng khác cho video.
Với các công cụ và định dạng video này, bạn có thể tạo ra các slide PowerPoint độc đáo và chuyên nghiệp hơn bằng cách chèn và tùy chỉnh các đoạn video phù hợp với nội dung và mục tiêu thuyết trình của mình.
4. Thiết kế slide bằng PowerPoint bằng thao tác tạo font chữ độc đáo
Slide đầu tiên của PowerPoint thường có hai dòng chữ mặc định để ghi tiêu đề và phụ đề. Bạn có thể thay đổi kiểu font chữ, kích thước chữ, màu chữ và các style chữ khác trong PowerPoint. Nên nhớ rằng màu sắc font chữ phải tạo ra độ tương phản so với màu nền, chẳng hạn nếu nền trắng chữ đen hoặc nền xanh chữ đỏ,… giúp chữ được hiển thị rõ ràng, nổi bật và dễ đọc.
Bên cạnh đó, bạn nên ưu tiên sử dụng các font chữ cơ bản và phổ biến như Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana, Garamond,… Tránh lạm dung chữ in hoa trong slide gây rối mắt khó đọc. Kích thước chữ phổ biến thường là 24, tránh sử dụng chữ quá nhỏ hoặc quá to.
5. Làm slide PowerPoint độc đáo bằng thao tác chèn biểu đồ
Để chèn biểu đồ vào PowerPoint, các bạn có thể làm theo các bước sau:
- Trong ribbon Insert, vào mục Illustrations và click vào Chart để mở giao diện chèn biểu đồ.
- Trong cửa sổ Insert Chart, bạn sẽ thấy các loại biểu đồ khác nhau như biểu đồ cột, biểu đồ hình tròn, biểu đồ đường, biểu đồ mảng,… các bạn có thể chọn xem trước kiểu dáng biểu đồ tại phần preview ở bên phải.
- Sau khi chọn kiểu dáng biểu đồ, bạn click vào OK. Biểu đồ sẽ được chèn lên slide kèm theo một bảng tính Excel nhỏ để nhập dữ liệu vào biểu đồ. Bạn có thể thay đổi số liệu trong bảng tính Excel để cập nhật biểu đồ theo dữ liệu cá nhân.
Bạn có thể kiểm tra các chỉnh sửa biểu đồ trong ribbon Design hoặc Format.
6. Làm slide đẹp bằng hiệu ứng chuyển động
- Transitions: Đây là hiệu ứng chuyển giao giữa 2 slide trong PowerPoint. Bạn có thể chọn hiệu ứng cho slide xuất hiện Subtle nhẹ nhàng như Fade, Zoom,.. hoặc hiệu ứng cho slide biến mất Exciting như Slide, Flip,..
- Animations: Đây là hiệu ứng chuyển động áp dụng cho các thành phần trong slide như văn bản, hình ảnh, biểu đồ,… trở nên sinh động với các kỹ xảo, chuyển động như Fly In, Fade In, Bounce,…
Xem thêm: Mách bạn TOP 10 nguồn tải hình nền PowerPoint chuyên nghiệp và đẹp mắt
Tuy nhiên, việc lạm dụng các hiệu ứng có thể khiến người xem xao nhãng và mất tập trung, bạn chỉ nên sử dụng hiệu ứng hợp lý, vừa phải đủ giúp người xem hiểu rõ hơn về các thông tin trình bày.
7. Thiết kế slide bằng Infographic
Thiết kế Infographic cách tuyệt vời để trình bày thông tin thêm phần hấp dẫn, và giúp người xem nắm bắt nhanh chóng, dễ dàng.
- Trong PowerPoint, truy cập vào tab “Insert” trên thanh điều hướng.
- Tìm và chọn mục “SmartArt” để mở giao diện chọn Infographic thông minh.
- Trong giao diện SmartArt, tìm danh mục “Process” và chọn một mẫu Infographic phù hợp với dòng thời gian của bạn.
- Nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh trong Infographic, chọn danh mục “Picture” và chọn mẫu “Alternating Picture Circles”. Đồng thời, bạn có thể thêm dữ liệu vào các mốc thời gian trong Infographic và chỉnh sửa số lượng mốc thời gian để phù hợp với dữ liệu.
- Tùy chỉnh văn bản và hình ảnh trong Infographic SmartArt để phản ánh đúng thông tin. Để thêm hình ảnh vào Infographic, bạn nhấp chuột phải vào mốc thời gian và chọn “Change Picture” để tải hình ảnh từ máy tính.
- Sử dụng các công cụ trong tab “Format” để thay đổi màu sắc, hình dạng và kiểu hiệu ứng của các thành phần trong Infographic.
Lưu ý:
- Điều chỉnh màu sắc slide phù hợp từng nội dung để bài thuyết trình thêm phần sinh động, thu hút.
- Sử dụng hình ảnh, video chất lượng cao với kích thước phù hợp.
- Lựa chọn và sắp xếp bố cục slide phù hợp từ font chữ, màu sắc, hình ảnh, nội dung trình bày.
- Tham khảo các slide thiết kế để hình thành ý tưởng cho slide Powerpoint thêm chuyên nghiệp, độc đáo.
Làm slide trên Canva miễn phí, đơn giản
Bên cạnh PowerPoint, các bạn có thể tham khảo cách làm slide trên Canva như dưới đây:
- Bước 1: Truy cập vào trang web Canva hoặc phần mềm tải về máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký miễn phí bằng email cá nhân.
- Bước 2: Sau khi đăng nhập, trên trang chủ Canva, chọn “Create a design” (Tạo thiết kế) và chọn “Presentation” (Bài thuyết trình) trong danh sách các mẫu hiển thị.
- Bước 3: Chọn một mẫu slide để bắt đầu. Canva cung cấp nhiều mẫu slide có sẵn, bạn có thể tìm kiếm và chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bài thuyết trình.
- Bước 4: Sử dụng công cụ chỉnh sửa của Canva để tạo và tùy chỉnh slide bằng cách thêm văn bản, hình ảnh, biểu đồ, phông chữ, màu sắc và nhiều yếu tố khác vào slide theo ý thích của bạn.
- Bước 5: Thiết kế slide thêm phần độc đáo dựa trên các tùy chỉnh thay đổi màu sắc, phông chữ, kích thước, độ trong suốt,…
- Bước 6: Chọn “Pages” trên thanh công cụ Canva và chọn “Add a new page” để thêm trang slide mới, giúp bài thuyết trình được hoàn chỉnh. Bạn có thể tạo các trang slide với cùng một thiết kế hoặc có thể thiết kế các mẫu khác nhau đều được.
- Bước 7: Khi đã hoàn thành các slide trên Canva, bạn chọn tải xuống slide dưới dạng file PDF; hình ảnh theo dạng PNG, JPG; dạng GIF hoặc tài liệu PowerPoint. Đồng thời, bạn cũng có thể chia sẻ slide trực tiếp từ Canva bằng cách mời người khác xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống slide.
Lưu ý: Canva cung cấp nhiều tính năng đa dạng giúp bạn chủ động tạo slide theo ý thích cá nhân hoặc chỉnh sửa dựa trên các mẫu slide chuyên nghiệp mà Canva cung cấp miễn phí.
Xem thêm: Canva là gì? Hướng dẫn sử dụng Canva để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc
Làm slide trên điện thoại nhanh chóng sẽ làm bạn bất ngờ
Các bạn có thể làm slide ngay trên điện thoại mọi lúc mọi nơi, tuy nhiên, cần lưu ý là do kích thước màn hình điện thoại khá nhỏ nên việc sử dụng sẽ tốn tương đối thời gian và khó thao tác hơn so với máy tính.
1. Cách làm slide trên Microsoft PowerPoint bằng điện thoại
Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Microsoft PowerPoint trên Appstore (đối với iPhone) hoặc CH Play (đối với điện thoại Android).
Bước 2: Sau khi cài đặt thành công, khởi động ứng dụng bằng cách nhấp vào biểu tượng PowerPoint trên màn hình chính.
Bước 3: Trên màn hình chính của ứng dụng PowerPoint, nhấp vào nút “+” để tạo slide mới.
Bước 4: Chọn loại slide mà bạn muốn tạo. PowerPoint cung cấp nhiều mẫu slide có sẵn để bạn lựa chọn.
Bước 5: Thực hiện chỉnh sửa và tạo nội dung cho slide của bạn. Bạn cũng có thể thêm văn bản, chèn hình ảnh, thay đổi màu sắc, bố cục, font chữ,… và các yếu tố khác trong slide không khác gì khi sử dụng PowerPoint trên máy tính.
Bước 6: Thêm slide mới nếu cần thiết bằng cách nhấp vào nút “+” và chọn loại slide muốn thêm.
Bước 7: Khi slide đã hoàn thành, nhấp vào biểu tượng menu (dấu ba dấu chấm) và chọn “Lưu” để lưu slide vào thiết bị. Nhấn Đổi tên tệp rồi nhập tên theo nội dung bài thuyết trình, sau đó nhấn dấu check ở góc cuối bên dưới và lưu tệp vào máy.
2. Làm slide trên điện thoại bằng SmartOffice
Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng SmartOffice trên Appstore (đối với iPhone) hoặc CH Play (đối với điện thoại Android).
Bước 2: Sau khi cài đặt thành công, khởi động ứng dụng bằng cách nhấp vào biểu tượng SmartOffice trên màn hình chính của điện thoại.
Bước 3: Trên màn hình chính của ứng dụng SmartOffice, chọn “Create New” để tạo slide mới.
Bước 4: Ứng dụng sẽ cung cấp cho bạn các mẫu slide có sẵn để bạn lựa chọn. Hãy chọn một mẫu slide PowerPoint phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Bước 5: Sau khi chọn một mẫu slide, bản trình bày sẽ hiển thị trên màn hình và bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa theo ý muốn của mình. Bạn có thể chèn hình ảnh, chỉnh màu sắc, thêm văn bản và các yếu tố khác vào slide.
Bước 6: Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa slide, nhấp vào biểu tượng “Save As” nằm ở góc trái màn hình để lưu bài PowerPoint.
Bước 7: Một danh sách các thư mục sẽ xuất hiện để bạn lựa chọn nơi lưu trữ slide. Chọn một thư mục và nhấp vào “Save” để hoàn thành quá trình lưu.
Cần lưu ý gì?
Những slide thuyết trình được thiết kế ưu việt không chỉ giúp bạn truyền đạt thông điệp hiệu quả mà còn gây ấn tượng trong lòng người xem. Tuy nhiên, đừng quên rằng slide thuyết trình chỉ là công cụ hỗ trợ, để mang đến một bài thuyết trình xuất sắc, quan trọng nhất vẫn là nội dung được chuẩn bị đầy đủ như thế nào và cách bạn truyền đạt thông điệp ra sao.
Các quy trình trên chỉ hướng dẫn các cách làm slide cơ bản, hiện nay PowerPoint, Canva và các ứng dụng như Microsoft PowerPoint, SmartOffice đều cung cấp nhiều tính năng đa dạng để bạn có thể sáng tạo slide chuyên nghiệp. Các bạn có thể khám phá và tìm hiểu thêm về các tính năng này trong quá trình làm việc.
Kết bài
Trình bày thông tin chuyên nghiệp và gây ấn tượng là một kỹ năng quan trọng trong công việc và học tập. Việc tạo ra những slide thuyết trình chuyên nghiệp là một bước quan trọng để đạt được mục tiêu này. Từ việc chọn mẫu slide đẹp cho đến trình bày thông tin logic và cách thiết kế slide ấn tượng, mỗi yếu tố đều đóng góp vào sự thành công của bài thuyết trình. Với những gợi ý được Việc Làm 24h chia sẻ trong bài viết trên, hy vọng các bạn đã biết cách làm slide chuyên nghiệp trên PowerPoint, Canva và trên điện thoại hiệu quả.
Xem thêm: Để không lỗi thời, bỏ túi ngay 10 ứng dụng AI hỗ trợ công việc cực tốt
