Khi sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc đạt được hiệu suất cao và đáp ứng được mục tiêu kinh doanh trở thành bài toán hóc búa dành cho doanh nghiệp. Key Performance Indicators (KPI) hay cụ thể hơn chạy doanh số KPI đã trở thành một công cụ quan trọng để đo lường và theo dõi hiệu suất làm việc, đồng thời giúp xác định và đạt được mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên chạy chỉ tiêu KPI đòi hỏi sự hiểu biết về quy trình, phương pháp và các nguyên tắc cơ bản. Vậy chạy KPI là gì? Trong bài viết này, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá cách chạy KPI hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.
KPI là gì?
KPI được viết tắt từ Key Performance Indicators, có nghĩa là chỉ số đo lường hiệu suất công việc của một dự án, cá nhân, tổ chức,… trong việc đạt được mục tiêu tổng thể trong kinh doanh. KPI được lựa chọn dựa trên các yếu tố quan trọng về số liệu, tỷ lệ hoặc chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh tiến độ và mức độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Chạy KPI nghĩa là gì?
Chạy KPI là quá trình doanh nghiệp theo dõi, tập trung và quản lý những yếu tố quan trọng, mang tính định hướng để xác định những hành động cần thiết nhằm mục đích điều chỉnh hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa hiệu suất và đạt được kết quả tốt nhất. Cụ thể hơn, chạy doanh số KPI thường được doanh nghiệp xác định và giao nhiệm vụ cho nhân viên thực hiện, nhằm mục đích hoàn thành hạng mục công việc để hoàn thành KPI đã đề ra.
Trong kinh doanh, chạy doanh số KPI có thể bao gồm một loạt các chỉ số về doanh số, lợi nhuận,… và nhiều chỉ số khác tương ứng với mục tiêu và lĩnh vực doanh nghiệp kinh doanh.
Ý nghĩa của việc chạy KPI là gì?
Việc chạy KPI giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về những mục tiêu cần đạt được và hướng dẫn nhân viên trong việc đạt được mục tiêu đó. Một số KPI thông thường có thể bao gồm doanh thu, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng, năng suất lao động, thời gian hoàn thành dự án, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng và nhiều chỉ số khác liên quan đến mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Chạy KPI giúp doanh nghiệp:
Xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được và nỗ lực vào những khía cạnh quan trọng nhất để đạt được mục tiêu.
Đo lường hiệu suất: KPI cung cấp phương pháp đo lường để đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi sự tiến bộ và đánh giá xem liệu họ đang đạt được mục tiêu hay không.
Theo dõi và điều chỉnh: KPI cho phép doanh nghiệp theo dõi các chỉ số quan trọng theo thời gian, nhờ đó tạo đà phát triển và thúc đẩy sự cạnh tranh. Điều này giúp họ nhận ra các xu hướng, phát hiện các vấn đề và điều chỉnh chiến lược nhanh chóng để đạt được kết quả tốt hơn.
Tăng cường tập trung và quản lý hiệu quả: KPI định rõ những chỉ số quan trọng cần theo dõi và đánh giá, giúp doanh nghiệp tập trung vào những khía cạnh quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh.
Đồng bộ hóa và gắn kết nhóm làm việc: KPI tạo ra một mục tiêu và một khung làm việc chung cho tất cả các nhân viên, bộ phận trong doanh nghiệp. Nó giúp đồng bộ hóa hoạt động và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hướng đến cùng một mục tiêu. Điều này giúp tăng cường tinh thần đoàn kết để đạt được kết quả tốt hơn.
Tạo công cụ đánh giá minh bạch: KPI cung cấp cách đo lường đáng tin cậy và minh bạch để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như doanh nghiệp.
Có nên thưởng chạy chỉ tiêu KPI cho nhân viên?
Thưởng chạy doanh số KPI là hình thức thưởng cho nhân viên hoặc các thành viên trong tổ chức dựa trên việc đạt được mục tiêu doanh số được thiết lập trong KPI. Thưởng chạy chỉ tiêu KPI thường được thiết lập dựa trên các KPI liên quan đến mục tiêu kinh doanh trong khoảng thời gian nhất định một cách khách quan, công bằng và minh bạch.
Đây là cách để khuyến khích và động viên nhân viên, bộ phận, phòng ban làm việc để đạt được các chỉ tiêu doanh số quan trọng. Đồng thời tạo sự liên kết giữa hiệu suất cá nhân và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức. Nhờ đó góp phần xây dựng môi trường làm việc cạnh tranh và khích lệ sự phát triển và đóng góp của từng cá nhân.
Xem thêm: Hướng dẫn mẫu tính lương theo KPI chuẩn nhất doanh nghiệp cần biết
Cách chạy KPI hiệu quả đưa doanh nghiệp đi đến thành công
1. Xác định KPI chiến lược hay chiến thuật
Có 2 loại KPI chính bao gồm:
KPI chiến lược: Đây là KPI được xác định ở mức cao hơn, liên quan đến mục tiêu dài hạn và tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp. KPI chiến lược tập trung vào những chỉ số quan trọng mà doanh nghiệp muốn đạt được để thúc đẩy sự phát triển và thành công toàn diện. Ví dụ: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng, hàng năm,… của doanh nghiệp.
KPI chiến thuật: Đây là KPI tập trung vào các hoạt động và chiến thuật cụ thể để đạt được mục tiêu chiến thuật. KPI chiến thuật thường liên quan đến các mục tiêu ngắn hạn hoặc trung hạn, được sử dụng để theo dõi và đo lường tiến độ và hiệu suất của các hoạt động cụ thể. Ví dụ: Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng trong chiến dịch marketing hàng tháng.
Để xác định KPI phù hợp, doanh nghiệp cần đặt ra những câu hỏi mở đáp ứng ứng mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp như sau:
- Giá trị thực sự doanh nghiệp muốn đạt được là gì?
- Tại sao kết quả đó lại quan trọng?
- Làm cách nào đo lường tiến độ?
- Cách đạt được mục tiêu cuối cùng ra sao?
- Ai là người chịu trách nhiệm cho kết quả đó?
- Thời gian xem xét và đánh giá tiến độ là bao lâu?
- …
2. Xác định mục tiêu và tần suất chạy đủ KPI
Chạy đủ KPI cần bao quát từ mục tiêu chiến lược tổng thể cho đến hoạt động hàng ngày của từng nhân viên. Mỗi KPI cần liên quan đến một mục tiêu chiến lược cụ thể.
- Làm thế nào đo lường quá trình đạt được mục tiêu?
- Có thể định lượng được những biện pháp này không?
- Có tiêu chuẩn thu thập số liệu cụ thể không?
- Những biện pháp này có thời hạn không?
Có nhiều phương pháp đo lường mục tiêu, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp tiếp cận nhưng phải đảm bảo KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược. Việc có quá nhiều KPI có thể gây tốn thời gian, làm phức tạp quá trình đánh giá hiệu suất và không đạt hiệu quả như mong muốn.
3. Xác định ai là người chạy chỉ tiêu KPI
Quá trình chạy chỉ tiêu KPI đòi hỏi sự hợp tác, đóng góp từ nhiều bên. Do đó, việc đặt mục tiêu và định rõ trách nhiệm các bên liên quan đảm bảo rằng KPI được xây dựng một cách toàn diện và phù hợp với mục tiêu và hoạt động của tổ chức.
- Ban lãnh đạo: Có vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu chiến lược và định hình hướng đi. Họ có thể đưa ra những chỉ đạo và yêu cầu cụ thể cho việc đo lường và theo dõi hiệu suất.
- Nhóm chiến lược: Có nhiệm vụ nắm vững mục tiêu và phương pháp đạt được chúng. Họ có thể tìm hiểu và phân tích các yếu tố quan trọng và đề xuất những KPI phù hợp để theo dõi sự tiến bộ và đánh giá hiệu suất.
- Bộ phận quản lý: Là những người đứng đầu các bộ phận, họ có thể tham gia vào quá trình chạy KPI cho bộ phận của mình. Họ có cái nhìn sâu sắc về hoạt động hàng ngày và hiểu rõ những chỉ số quan trọng cần được theo dõi để đánh giá hiệu suất.
- Đội ngũ nhân viên: Đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hành động và ưu tiên nhiệm vụ cần thiết để đạt được KPI được đặt ra.
Xem thêm: Phần mềm KPI là gì? TOP phần mềm quản lý KPI đắc lực dành cho doanh nghiệp
4. Phương pháp chạy KPI là gì?
Bước tiếp theo là phân chia nhiệm vụ và phương pháp triển khai KPI. Người chịu trách nhiệm chạy đủ KPI cần nhận diện và ưu tiên các chỉ số quan trọng để theo dõi tiến trình và đo lường hiệu suất. Điều này giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn, đánh giá rủi ro và tìm ra những điểm yếu trong quá trình làm việc. Nhờ đó, nhóm làm việc có thể tìm cách điều chỉnh và tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đảm bảo kịp tiến độ và đạt được mục tiêu cuối cùng.
5. Thường xuyên kiểm tra và phản hồi khi chạy KPI
Sự linh hoạt trong quá trình chạy KPI là yếu tố quan trọng để đảm bảo đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn hạn. Do đó, quá trình chạy KPI cần sự theo dõi và phản hồi liên tục giữa các bộ phận, phòng ban,… trong doanh nghiệp. Mỗi cá nhân khi làm việc cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến trình và điều chỉnh phương pháp làm việc nếu cần thiết. Chính vì thế, giao tiếp và phản hồi định kỳ giữa quản lý và nhân viên hoặc giữa các nhân viên với nhau giúp đồng lòng trong việc đạt được mục tiêu then chốt.
6. Đánh giá và thưởng chạy đủ KPI
Người quản lý có trách nhiệm đánh giá mức độ hoàn thành KPI để xác định mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên dựa trên công thức hoặc hệ số để tính toán mức lương thưởng cho nhân viên. Công thức này thường được xây dựng dựa trên các yếu tố như mức độ đạt được KPI, mức độ đóng góp cá nhân và hiệu suất làm việc.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc đánh giá KPI không chỉ dựa trên các con số và kết quả, mà còn phải xem xét nhiều yếu tố khác như đánh giá chung về hiệu suất làm việc, phản hồi từ khách hàng và các yếu tố khác liên quan đến vai trò, trách nhiệm của nhân viên.
7. Điều chỉnh và tối ưu khi chạy KPI khác
Đôi khi, các mục tiêu ban đầu có thể không phù hợp hoặc không thể đo lường chính xác. Do đó, doanh nghiệp nên sẵn sàng thử nghiệm các phương pháp mới và học hỏi từ các thành công cũng như thất bại dựa vào kết quả đã đạt được khi chạy đủ KPI đã đề ra. Doanh nghiệp nên rút kinh nghiệm và sẵn sàng thay đổi nhằm mục đích tối ưu hóa các KPI để phản ánh đúng tình hình và đảm bảo hiệu quả của chúng.
Kết luận
Trong kinh doanh, việc chạy doanh số KPI là một nhiệm vụ cần thiết để đưa doanh nghiệp đi đến thành công. Việc hiểu rõ chạy KPI là gì và cách chạy KPI hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu kinh doanh, thiết lập chỉ tiêu cụ thể. Hy vọng bài viết trên của Việc Làm 24h đã giúp bạn khám phá tiềm năng của việc chạy chỉ tiêu KPI. Bên cạnh KPI các bạn có thể tham khảo phương pháp OKR để thiết lập quy trình theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc nhé!
Xem thêm: Phân biệt KPI và OKR, nên sử dụng KPI hay OKR để đo lường hiệu quả toàn diện?
