Chữ ký điện tử ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong thời đại số hóa, giúp xác thực thông tin và đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch trực tuyến. Vậy chữ ký điện tử là gì và làm thế nào để tạo chữ ký điện tử một cách nhanh chóng, thuận tiện? Hãy Việc Làm 24h khám phá chi tiết trong bài viết sau!
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký. (Theo Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005).
Chữ ký điện tử được coi là an toàn khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Ngoài ra, chữ ký điện tử có thể được xác thực bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chuyên nghiệp.
Quy định của pháp luật về chữ ký điện tử
Nguyên tắc sử dụng
Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được pháp luật Việt Nam quy định như sau:
- Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;
- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
- Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
(Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2005).
Giá trị pháp lý
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được pháp luật Việt Nam quy định như sau:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
- Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
(Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005).
Nghĩa vụ của các bên
Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử:
- Người ký chữ ký điện tử hoặc người đại diện hợp pháp của người đó là người kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó để xác nhận ý chí của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.
- Người ký chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:
- Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
- Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực;
- Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.
- Người ký chữ ký điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định nêu trên.
Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử:
- Bên chấp nhận chữ ký điện tử là bên đã thực hiện những nội dung trong thông điệp dữ liệu nhận được trên cơ sở tin vào chữ ký điện tử, chứng thư điện tử của bên gửi.
- Bên chấp nhận chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:
- Tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó;
- Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.
- Bên chấp nhận chữ ký điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định tại mục này.
(Theo Điều 25, 26 Luật Giao dịch điện tử 2005)
Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử nhanh chóng
Cách tạo chữ ký điện tử bằng file Word
Hướng dẫn tạo chữ ký online trong Microsoft Word theo các bước đơn giản:
Bước 1: Mở file Word chứa tài liệu cần ký. Trên thanh công cụ, chọn thẻ Insert, sau đó nhấn Signature Line để mở hộp thoại Signature Setup.
Bước 2: Trong hộp thoại Signature Setup, điền thông tin cần thiết:
- Suggested signer: Tên người ký.
- Suggested signer’s title: Chức danh hoặc vị trí công việc của người ký.
- Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email của người ký.
- Instructions to the signer: Hướng dẫn dành cho người ký.
Ngoài ra, bạn có thể chọn: - Allow the signer to add comments in the Sign dialog: Cho phép người ký thêm bình luận.
- Show sign date in signature line: Hiển thị ngày ký.
Nhấn OK để hoàn tất.
Bước 3: Nhấn chuột phải vào vùng chữ ký đã tạo, chọn Sign để mở hộp thoại ký tên.
Bước 4: Trong hộp thoại Sign, nhập tên của bạn vào ô trống bên cạnh biểu tượng X, hoặc nhấn Select Image… để tải hình ảnh chữ ký. Sau khi hoàn tất, nhấn Sign. Chữ ký của bạn, bao gồm tên, ngày tháng và chức danh, sẽ được hiển thị trên tài liệu.
Cách tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh
Các bước tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh như sau:
Bước 1: Viết chữ ký rõ ràng trên giấy trắng.
Bước 2: Dùng điện thoại quét chữ ký bằng ứng dụng scan và lưu dưới định dạng .jpg hoặc .png hoặc chụp ảnh chữ ký với ánh sáng đầy đủ và chất lượng cao.
Bước 3: Chỉnh sửa ảnh chữ ký, cắt gọn để phù hợp với kích thước mong muốn.
Bước 4: Mở tài liệu cần ký, sau đó chèn hình ảnh chữ ký vào vị trí cần thiết trong tài liệu.
Cách tạo chữ ký điện tử với Wikici.com
Dưới đây là các bước tạo chữ ký điện tử với Wikici.com:
Bước 1: Truy cập đường dẫn được cung cấp và sử dụng trình duyệt Chrome để đảm bảo chất lượng chữ ký rõ nét.
Bước 2: Chọn màu mực và ký tên trên phần giấy trắng. Bạn có thể ký bằng tay trên điện thoại hoặc máy tính bảng để có chữ ký đúng nhất. Sau khi hoàn thành, nhấn Lưu.
Bước 3: Nhấn Tải về máy để lưu chữ ký hoặc chia sẻ qua Facebook. Nếu muốn tham khảo chữ ký mẫu, nhập tên vào phần chữ ký mẫu và nhấn Xem mẫu chữ ký của bạn.
Bước 4: Mở tài liệu cần ký, sao chép chữ ký đã lưu và dán vào vị trí ký tên. Sau đó, căn chỉnh và định dạng chữ ký cho phù hợp.
Cách tạo chữ ký điện tử với Smallpdf.com
Bước 1: Truy cập đường dẫn để sử dụng công cụ tạo chữ ký trên Smallpdf.
Bước 2: Nhấn Chọn tệp, tìm và mở tài liệu cần ký từ thư mục trên máy tính. Smallpdf sẽ tự động tải tài liệu lên trang web.
Bước 3: Ở thanh menu bên phải, chọn Chữ ký của bạn. Bạn có thể tạo chữ ký bằng cách ký tay, nhập tên hoặc tải lên hình ảnh chữ ký. Sau khi hoàn tất, nhấn Tạo chữ ký và chờ vài giây để công cụ xử lý. Chữ ký của bạn sẽ hiển thị bên phải màn hình.
Bước 4: Nhấp vào chữ ký vừa tạo, căn chỉnh vị trí và định dạng phù hợp trong tài liệu. Sau đó, nhấn Hoàn thành & Ký tên.
Bước 5: Nhấn Lưu giữ ở góc trên bên phải để tải tài liệu đã ký về máy. Bạn cũng có thể lưu trực tiếp lên Google Drive, Dropbox hoặc tài khoản Smallpdf.
Phân loại chữ ký điện tử
Theo quy định của pháp luật, chữ ký điện tử được phân loại theo phạm vi sử dụng bao gồm:
- Chữ ký điện tử chuyên dùng là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó phù hợp với chức năng, nhiệm vụ;
- Chữ ký số công cộng là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công cộng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng;
- Chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.
(Theo khoản 1 điều 22 luật Giao dịch điện tử 2023).
Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là một công cụ quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Việc ứng dụng chữ ký điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp có thể ký kết văn bản, hợp đồng trực tuyến mà không cần gặp mặt trực tiếp. Điều này giảm thiểu thời gian di chuyển, chi phí in ấn và chuyển phát, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Tăng hiệu suất công việc: Với khả năng xử lý nhiều tài liệu cùng lúc, chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp ký kết các văn bản và hợp đồng một cách nhanh chóng, dễ dàng, đẩy nhanh tiến độ công việc đồng thờivà nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Mở rộng cơ hội kinh doanh: Chữ ký điện tử cho phép doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ xa với đối tác ở bất kỳ đâu trên thế giới,. Điều này hỗ trợ mở rộng thị trường, tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
- Đảm bảo quyền lợi trong giao dịch: Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền và nghĩa vụ của mình trong các giao dịch trực tuyến, mang lại sự an tâm khi hợp tác.
Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
| Đặc điểm | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
| Khái niệm | Là thông tin được liên kết hoặc kết hợp logic với dữ liệu, do người ký tạo ra nhằm xác nhận ý chí và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. | Là thông tin được gắn với dữ liệu, tạo ra bằng kỹ thuật mã hóa, dùng để xác thực và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. |
| Định dạng | Có thể tồn tại dưới dạng hình ảnh, văn bản, âm thanh, hoặc video. | Được biểu diễn dưới dạng mã hóa, sử dụng thuật toán mã hóa bất đối xứng để tạo ra. |
| Giá trị pháp lý | Giá trị pháp lý phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên tham gia giao dịch. | Được pháp luật công nhận với giá trị tương đương chữ ký tay, theo Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. |
| Ứng dụng | Dùng trong nhiều lĩnh vực như ký hợp đồng, giao dịch ngân hàng trực tuyến, đăng ký tài khoản, mua bán hàng hóa, dịch vụ,… | Phù hợp với các giao dịch quan trọng yêu cầu mức độ xác thực và bảo mật cao, như ký kết hợp đồng lớn, giao dịch tài chính,… |
| Độ bảo mật | Có mức độ bảo mật thấp hơn và dễ bị giả mạo hơn so với chữ ký số. | Được đánh giá cao về độ an toàn, với khả năng bảo mật vượt trội và khó bị làm giả. |
Chữ ký điện tử không chỉ là giải pháp tiện lợi mà còn góp phần thúc đẩy quá trình số hóa trong mọi lĩnh vực. Hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng tạo chữ ký điện tử và ứng dụng hiệu quả vào công việc, nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch trực tuyến.
