Trong quá trình kinh doanh, không thể tránh khỏi những sai sót trong việc lập hóa đơn hoặc cần điều chỉnh giá trị giao dịch. Điều này có thể gây ra không ít rắc rối nếu không được xử lý kịp thời. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp sử dụng một công cụ tài chính đặc biệt gọi là Credit note hay Credit memo. Credit note hay Credit memo là gì? Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng và khi nào nên tránh sử dụng công cụ này? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu hay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Credit note là gì?
Credit note (hay Credit memo) là một khái niệm phổ biến trong thương mại, được sử dụng khi người mua không nhận được hàng hóa từ người bán hoặc khi hàng hóa bị lỗi và bị trả lại. Công cụ này cũng được áp dụng khi người mua trả tiền nhiều hơn số tiền ghi trên hóa đơn.
Credit note được dùng để hoàn lại số tiền thừa cho người mua. Người mua có thể nhận lại số tiền thừa bằng tiền mặt, bằng hàng hóa có giá trị tương đương hoặc sử dụng Credit note để mua hàng trong tương lai.
Ví dụ:
Một lô hàng xuất khẩu gồm các mặt hàng dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển từ bên A bán cho bên B. Khi bên B nghiệm thu và phát hiện một số sản phẩm bị hỏng, họ sẽ thông báo vấn đề này cho đại diện của bên A.
Giá trị của lô hàng nhập khẩu sẽ được điều chỉnh xuống bằng cách sử dụng Credit note (Giấy báo giảm). Bên B sẽ dựa trên thông tin trên Credit note do bên A phát hành để điều chỉnh chi phí hóa đơn và hoàn tất thanh toán.
2. Đặc điểm của Credit note là gì?
Định dạng văn bản của Credit note
Một chứng từ Credit note cần phải bao gồm các mục sau:
- Ngày phát hành chứng từ
- Số seri chứng từ trên hệ thống
- Thông tin tổ chức phát hành: Tên và địa chỉ
- Thông tin người nhận: Tên, địa chỉ thanh toán và mã số thuế
- Giá trị tính thuế của Credit note về hàng hóa, dịch vụ, thuế hoặc số tiền theo từng trường hợp
- Lý do phát hành (nếu có)
- Chữ ký của bên cung cấp
Thời gian lưu trữ Credit note
Doanh nghiệp thường lưu giữ các chứng từ như Credit note trong khoảng thời gian 72 tháng kể từ ngày phát hành. Chứng từ này có thể được lưu trữ dưới dạng bản cứng, file mềm hoặc cả hai trên các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán.
3. Vai trò của Credit note là gì?
Điều chỉnh giá trị hóa đơn
Credit note được sử dụng để điều chỉnh giá trị của hóa đơn đã phát hành trước đó trong các trường hợp như:
- Trả lại hàng hóa: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do bị lỗi, hỏng hóc hoặc không đáp ứng yêu cầu, người bán sẽ phát hành Credit note để hoàn tiền cho hàng hóa đã trả lại.
- Điều chỉnh giá bán: Nếu người bán quyết định giảm giá sản phẩm sau khi đã xuất hóa đơn, họ sẽ phát hành Credit note để điều chỉnh giá trị hóa đơn về mức mới.
- Thanh toán khuyến mãi: Credit note được sử dụng để ghi nhận các khoản thanh toán khuyến mãi, chiết khấu hoặc giảm giá cho người mua.
- Điều chỉnh thuế: Trong một số trường hợp, Credit note được sử dụng để điều chỉnh các khoản thuế giá trị gia tăng (VAT) đã thanh toán.
Thông báo nghĩa vụ thanh toán
Credit note giúp người mua hiểu rõ số tiền cần thanh toán sau khi có điều chỉnh, từ đó tránh được sai sót trong thanh toán hoặc tranh chấp liên quan đến giá trị hóa đơn.
4. Lợi ích của Credit note
Credit note trong kế toán mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kế toán.
Hoàn thiện hồ sơ tài chính
Credit note giúp cải thiện độ chính xác trong sổ sách kế toán, giữ lại hồ sơ của các hóa đơn trước đó và số tiền bù trừ của công ty thay vì loại bỏ các hóa đơn không chính xác.
Theo dõi quỹ
Credit note tạo điều kiện cho doanh nghiệp theo dõi các khoản phải thu và số dư tiền mặt. Đồng thời, điều chỉnh hồ sơ thuế bán hàng dựa trên các bản ghi nhớ tín dụng.
Minh bạch
Credit note cho phép cả người mua và người bán theo dõi số dư tài khoản minh bạch. Người mua cũng có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán điện tử.
5. Nội dung thể hiện trên mẫu Credit note
Thông tin chung
- Số hiệu Credit note: Mã số riêng biệt dùng để theo dõi và quản lý Credit note.
- Ngày lập: Ngày tháng Credit note được tạo ra.
- Tên và địa chỉ của bên bán (người lập Credit note): Thông tin đầy đủ về doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Tên và địa chỉ của bên mua (người nhận Credit note): Thông tin đầy đủ về khách hàng thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ.
Thông tin về hóa đơn gốc
- Số hiệu hóa đơn gốc: Mã số của hóa đơn cần được điều chỉnh giá trị hoặc thông tin.
- Ngày lập hóa đơn gốc: Ngày tháng hóa đơn gốc được phát hành.
Lý do ghi có
Nội dung chi tiết: Giải thích rõ lý do phát hành Credit note, bao gồm:
- Trả hàng: Khi khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, Credit note được phát hành để điều chỉnh giá trị hóa đơn.
- Hủy giao dịch: Credit note dùng để hủy bỏ giá trị hóa đơn khi giao dịch bị hủy.
- Điều chỉnh giá bán: Nếu giá bán sản phẩm thay đổi sau khi hóa đơn đã được phát hành, Credit note được dùng để điều chỉnh giá trị hóa đơn.
- Giảm giá, khuyến mãi: Credit note thể hiện khoản giảm giá hoặc chiết khấu cho khách hàng.
- Lý do khác: Ví dụ như điều chỉnh thuế hoặc chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
- Cung cấp bằng chứng (nếu có): Các hóa đơn, biên lai hoặc chứng từ liên quan hỗ trợ lý do phát hành Credit note.
Thông tin thanh toán
- Số tiền ghi có: Giá trị cần hoàn lại cho khách hàng.
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, séc, v.v.
- Thời hạn thanh toán: Thời gian quy định để bên bán hoàn tiền cho khách hàng.
- Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu thanh toán bằng chuyển khoản): Số tài khoản và tên ngân hàng của bên mua để nhận thanh toán.
Ký tên và đóng dấu
- Chữ ký và đóng dấu của đại diện bên bán: Xác nhận tính hợp pháp và chính xác của Credit note.
- Ghi chú: Thông tin bổ sung cần thiết (nếu có).
6. Trường hợp nên và không nên sử dụng Credit note
Trường hợp nên sử dụng Credit note
- Trả hàng: Khi khách hàng trả lại hàng do lỗi sản phẩm, không đúng mô tả hoặc không đáp ứng nhu cầu, Credit note giúp điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn và hoàn tiền.
- Hủy giao dịch: Trong trường hợp giao dịch bị hủy vì không đạt thỏa thuận, Credit note được sử dụng để hủy giá trị hóa đơn và giải quyết các vấn đề thanh toán.
- Điều chỉnh giá bán: Khi giá bán thay đổi sau khi hóa đơn đã được phát hành do biến động thị trường, khuyến mãi, hoặc chính sách giá, Credit note giúp điều chỉnh hóa đơn theo giá mới.
- Giảm giá, khuyến mãi: Credit note ghi nhận khoản giảm giá hoặc chiết khấu cho khách hàng, đặc biệt trong các chương trình khuyến mãi hoặc khi mua hàng số lượng lớn.
- Sửa sai sót: Nếu hóa đơn ban đầu có lỗi (như thông tin khách hàng, giá sản phẩm, số lượng), Credit note giúp chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác.
- Trả lại tiền thừa: Khi khách hàng thanh toán nhiều hơn số tiền thực tế, Credit note hỗ trợ hoàn trả số tiền thừa.
Trường hợp không nên sử dụng Credit note
- Che giấu doanh thu: Sử dụng Credit note để giấu doanh thu hoặc trốn thuế là vi phạm pháp luật.
- Sử dụng sai mục đích: Credit note không nên được dùng cho các mục đích không chính đáng như hối lộ, dụ dỗ khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Thiếu hoặc sai thông tin: Credit note cần chứa đầy đủ và chính xác thông tin.
- Quản lý lỏng lẻo: Nếu việc quản lý Credit note không chặt chẽ, có thể dẫn đến thất thoát doanh thu, sai sót trong hạch toán và khó kiểm soát dòng tiền.
7. Các giai đoạn phát hành Credit note
Quy trình phát hành chứng từ Credit note thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Bên A cung cấp hàng hóa cho bên B, kèm theo hóa đơn thuế.
Bước 2: Khi bên B kiểm tra hàng hóa và phát hiện có sự không đúng theo thỏa thuận, bên B sẽ thông báo cho bên A về các khoản điều chỉnh cần giảm thông qua chứng từ Debit note (chứng từ ghi nợ).
Bước 3: Nếu bên A chấp nhận Debit note, họ sẽ phát hành một chứng từ Credit note để điều chỉnh giá trị hóa đơn.
Doanh nghiệp cần chú ý khi phát hành Credit note:
- Ghi chú rõ ràng.
- Điều chỉnh VAT: Nếu hóa đơn kèm theo đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), cần điều chỉnh VAT cho phù hợp khi phát hành Credit note.
8. Những ngành nghề thường sử dụng Credit note
Ngành bán lẻ
Credit note được sử dụng để hoàn tiền cho khách hàng khi họ trả lại sản phẩm, hủy giao dịch hoặc khi khách hàng nhận được ưu đãi khuyến mãi.
Ngành xuất nhập khẩu
Credit note hỗ trợ hoàn tiền cho khách hàng khi họ trả lại hàng hóa xuất khẩu, điều chỉnh giá trị hóa đơn do lỗi trong nhập liệu thông tin hàng hóa hoặc giá cả, và bù trừ các khoản thanh toán thừa từ khách hàng.
Xem thêm: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vị trí gì, yêu cầu ra sao?
Ngành dịch vụ
Trong lĩnh vực dịch vụ, Credit note được dùng để hoàn tiền khi khách hàng hủy dịch vụ hoặc không hài lòng với chất lượng dịch vụ. Nó cũng giúp cấn trừ khoản thanh toán thừa và sửa chữa các sai sót trong hóa đơn.
Ngành xây dựng
Credit note được sử dụng để hoàn tiền khi khách hàng trả lại vật liệu xây dựng hoặc yêu cầu điều chỉnh thiết kế thi công.
9. Sự khác nhau giữa Debit note và Credit note là gì?
| Tiêu chí | Debit note | Credit note |
| Khái niệm | Chứng từ ghi nợ dùng để yêu cầu bên bán thanh toán thêm. | Chứng từ ghi có dùng để điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn. |
| Mục đích sử dụng | Được sử dụng khi bên mua cần yêu cầu thêm tiền từ bên bán. | Được sử dụng khi cần điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn hoặc hoàn tiền. |
| Lý do phát hành | Để yêu cầu bên bán thanh toán thêm số tiền do lỗi, thiếu sót, hoặc giá chưa chính xác. | Để ghi nhận việc hoàn tiền, giảm giá, hoặc điều chỉnh hóa đơn đã phát hành. |
| Tác động tài chính | Tăng số tiền phải thanh toán của bên mua. | Giảm số tiền phải thanh toán hoặc số tiền ghi có của bên mua. |
| Ví dụ sử dụng | Khi bên mua phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu và yêu cầu bên bán bồi thường thêm. | Khi bên mua trả lại hàng hóa, hoặc khi có giảm giá được áp dụng. |
| Thực hiện bởi | Thực hiện bởi bên mua hoặc bên mua và gửi cho bên bán. | Thực hiện bởi bên bán và gửi cho bên mua. |
| Tính chất | Là chứng từ yêu cầu bên bán thanh toán thêm. | Là chứng từ ghi nhận sự giảm giá trị hóa đơn hoặc hoàn tiền. |
| Hiệu lực trên hóa đơn | Không trực tiếp thay đổi giá trị hóa đơn. | Điều chỉnh giá trị hóa đơn gốc. |
Tạm kết
Hy vọng rằng với những chia sẻ về Credit note là gì có thể giúp bạn hiểu hơn về công cụ này để có thể áp dụng đúng cách. Chúc bạn luôn thành công! Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Không chỉ là nền tảng kết nối ứng viên với các nhà tuyển dụng uy tín, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h còn là trang web hỗ trợ ứng viên tạo CV chuyên nghiệp miễn phí. Chỉ mất khoảng 3 phút, bạn đã có thể tạo CV xin việc trên trang web Vieclam24h.vn. Với giao diện trực quan, đơn giản, trang web Vieclam24h.vn cho phép người dùng tạo CV dễ dàng qua điện thoại, máy tính, máy tính bảng,…
Xem thêm: Mô hình 5 áp lực cạnh tranh là gì? Liệu còn phù hợp trong nền kinh tế hiện nay?
