Theo TeamStage, 70% dự án thất bại. Ngoài lý do trễ deadline, xác định sai nhu cầu khách hàng, quản lý kém…việc xác định sai CSF cũng là yếu tố khiến cả team hùng hục lao vào những nhiệm vụ không quan trọng, lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức. CSF là gì? CSF quan trọng ra sao? Làm thế nào để xác định CSF? Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hiểu về CSF hơn qua bài viết.
CSF là gì?
CSF (viết tắt của Critical Success Factors) là yếu tố thành công chủ chốt. “Critical” còn mang ý nghĩa là sự nghiêm trọng, nguy cấp – đề cập đến những yếu tố có thể dẫn đến sai lầm lớn nếu thất bại.
CSF không phải là khái niệm mới. Các yếu tố thành công từng được D. Ronald Daniel (McKinsey & Company) nhắc tới lần đầu năm 1961 trong bài viết “Khủng hoảng thông tin quản trị” đăng trên Harvard Business Review và sau đó là John F. Rockart – trường quản lý Sloan thuộc MIT – khiến khái niệm này trở nên phổ biến.
Rockart định nghĩa rằng: CSF là những yếu tố trọng điểm và then chốt trong kinh doanh mà nếu chúng đạt yêu cầu sẽ giúp đảm bảo sự thành công cho dự án hay tổ chức.
Ngày nay, vấn đề liên quan đến CSF không chỉ nằm ở tầm nhìn của quản lý, kế hoạch hay chiến lược mà nằm chính ở khâu thực thi. Trước khi lên kế hoạch và bắt tay thực hiện, bạn cần biết đâu là điểm mình nên dồn nguồn lực (tiền bạc, con người, thời gian), tránh dàn trải mà không hiệu quả.
CSF thường đi kèm với KPI (key performance indicators) để đánh giá liệu các yếu tố này có đang được thực hiện đúng, đạt được yêu cầu đã đề ra hay không.
Một số CSF phổ biến như:
- Tăng thị phần
- Tăng độ hài lòng của khách hàng
- Tăng độ gắn bó của nhân sự
- Chất lượng sản phẩm
- Giảm chi phí sản xuất
- Hiệu suất công việc
- Lợi nhuận cao
- Lợi nhuận ổn định
4 loại CSF
Tuỳ theo mục tiêu, nhà quản lý lựa chọn CSF là gì. Sau đây là 4 loại CSF phổ biến.
CSF ngành (Industry factors)
Đây là những đặc điểm hay đặc thù của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động.Bạn buộc phải đảm bảo những yếu tố cơ bản này để có thể tồn tại và cạnh tranh được trong thị trường.
Các yếu tố giúp xác định CSF ngành gồm: khách hàng, đối thủ, nhà cung cấp, cổ đông, nhà phân phối…
CSF môi trường (Environmental factors)
Đây là những yếu tố mang tính chất vĩ mô có ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp hay dự án. Ví dụ: môi trường, văn hoá kinh doanh, bối cảnh kinh tế, tiến bộ công nghệ… Để đánh giá CSFs môi trường, bạn có thể tham khảo phân tích PEST để làm rõ.
CSF chiến lược (Strategic factors)
CSF chiến lược là cách cạnh tranh cụ thể mà doanh nghiệp hoặc dự án của bạn lựa chọn. Điều này bao gồm các yếu tố như: phân khúc khách hàng, chiến lược giá, cách phân phối, định vị thương hiệu, phương án tiếp thị…
CSF giai đoạn (Temporal factors)
Yếu tố giai đoạn là những tăng trưởng và thay đổi liên quan đến nội bộ tổ chức và chỉ tồn tại thời gian ngắn. Đó có thể là thách thức, rào cản hoặc ảnh hưởng nào đó trực tiếp đến lựa chọn CSFs.
Tầm quan trọng của CSF
David Parmenter (một tác giả sách chuyên về các công cụ và phương pháp quản lý) từng nói: “Tổ chức không hiểu rõ yếu tố thành công chủ chốt chẳng khác nào đội bóng tham gia World Cup mà không thủ môn”. Xác định CSF đúng và phù hợp mang đến những thuận lợi lớn như:
- Tập trung nguồn lực và chi phí cho những yếu tố thực sự quan trọng, loại bỏ lãng phí và dư thừa.
- Tiết kiệm, tối ưu tài chính.
- Điều hướng các hoạt động của tổ chức, tập trung nhất quán với mục tiêu.
- Tối ưu hoá quy trình công việc.
CSF nên được xác định ngay trong giai đoạn lên kế hoạch để giúp nhà quản lý hình dung được tổng quan bức tranh dự án họ sắp quản lý vận hành.
Khác biệt giữa KPI và CSF là gì?
KPI là chỉ số hiệu suất chính, dùng trong đánh giá và theo dõi thực thi mục tiêu. KPI cho biết kết quả hành động của đội nhóm hay cá nhân. Tùy theo mục tiêu cụ thể trong thời gian quy định, doanh nghiệp đưa ra chỉ số KPI phù hợp.
Do đó, KPI thường chi tiết và định lượng rõ ràng hơn CSF. Ví dụ: CSF của dự án là tăng doanh số bán tại thị trường Đông Nam Á và từng bước chiếm lĩnh ít nhất 5% thị trường này. KPI đặt ra cho đội vận hành dự án cần cụ thể và chia nhỏ hơn, ví dụ: Tăng doanh số tại thị trường Malaysia lên 12% trong 6 tháng cuối năm 2024, chiếm 3% thị phần. KPI chia tiếp về cho từng nhóm bán hàng phụ trách từng thị trường lại càng chi tiết hơn, thậm chí theo các giai đoạn nhỏ hơn trong khoảng 6 tháng này.
Như vậy, người xác định CSF là lãnh đạo cao nhất tổ chức/ dự án. Còn người đưa ra KPI là trưởng các bộ phận/quản lý đội nhóm.
Xem thêm: KPI là gì? Phân loại và cách xây dựng KPI cho nhân viên hiệu quả
5 câu hỏi giúp bạn xác định CSF là gì?
Cần phát triển sản phẩm nào?
Câu hỏi này thậm chí nên được hỏi đi hỏi lại để chắc chắn về việc bạn sẽ lựa chọn và đưa sản phẩm nào ra thị trường. 70% dự án thất bại vì không thoả mãn đúng nhu cầu khách hàng.
Bạn có thể nghiên cứu các đối thủ kỹ càng, xem xét về điểm mạnh yếu của họ để tìm ra các USP (unique selling point) của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Điều gì cần cải tiến?
Điều này quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng đến việc bạn định ra tiêu chuẩn hoặc quá trình vận hành như thế nào nhằm đạt đến mục tiêu. Không có gì gây nản lòng hơn là một công ty không thể quyết định về cách họ sẽ vận hành như thế nào. Điều này gây lãng phí mọi tài nguyên.
Chất lượng xuất sắc, chi phí hay sự hài lòng của khách hàng là điều bạn muốn ưu tiên hàng đầu? Sự ưu tiên này sẽ quyết định việc bạn dồn tiền, phân công nhân sự và tiêu tốn thời gian vào đâu để không lãng phí và tập trung nhất.
Mảng thị trường nào có thể khai phá mạnh mẽ?
Những dự án thành công đều cần sự tập trung, họ biết là nên khai thác mạnh vào yếu tố nào và yếu tố nào nên cắt giảm. Ví dụ, nếu bạn bán lẻ, bạn nên biết mở các cửa hàng ở địa điểm nào và khi nào cần đóng bớt các cửa hàng nếu nó không còn phục vụ nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu nữa.
Làm sao để thúc đẩy quy mô và hiệu quả?
Câu hỏi này không chỉ cần đặt ra ở thời điểm bạn đi tìm CSF mà nên đặt ra hàng năm khi bạn đánh giá lại hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Có điều gì có thể giúp công ty hoặc dự án tăng trưởng hơn nữa, ví dụ như mở rộng quy mô hay tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên.
Tất cả những câu hỏi này giúp bạn có được danh sách những điều cần tập trung để tạo nên thành công. Từ đó, bạn chọn lựa xem đâu là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến thành công và lên chiến lược ngắn hạn, dài hạn cùng kế hoạch hành động dựa trên sự ưu tiên.
5 bước xây dựng CSF
Hẳn giờ bạn đã hiểu hơn CSF là gì. Nhưng cần nhớ rằng CSFs cũng mang tính chất giai đoạn, với mỗi giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, với nguồn lực và bối cảnh thị trường khác nhau. Nhưng cũng có những CSF giống như xương sống định hình nên DNA của doanh nghiệp (ví dụ như chất lượng của sản phẩm, giá trị bạn đem lại cho khách hàng…). Do đó, người quản lý cần nghiên cứu kỹ càng trước khi thực sự ra quyết định.
Sau đây là 5 bước xây dựng CSF:
- Bước 1: Nghiên cứu kỹ về sứ mệnh, giá trị, tầm nhìn, điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. Bạn có thể dùng thêm các phương pháp phân tích như mô hình PEST, SWOT…
- Bước 2: Xác định chiến lược, các CSF cần quan tâm. Đây chính là bước bạn trả lời 5 câu hỏi trên. Đừng quên với mỗi mục tiêu, hãy xem xét về cách: làm thế nào đạt được mục tiêu này.
- Bước 3: Đánh giá lựa chọn CSF ở bước này, người quản trị quyết định xem đâu là những yếu tố thực sự cần thiết cho thành công cuối cùng. Đâu là những điểm được và điều gì cần đánh đổi với mỗi lựa chọn.
- Bước 4: Thông báo CSF tới toàn bộ các phòng ban hoặc đơn vị liên quan (phòng nhân sự, kinh doanh, chăm sóc khách hàng…)
- Bước 5: Thực thi, theo dõi, đo lường. Đây là lúc bạn sử dụng KPI để đo lường việc thực thi, chinh phục CSF theo đúng mục tiêu đã đặt ra.
Lời kết
Vieclam24h.vn đã giới thiệu tới bạn những thông tin cơ bản về CSF là gì? Dẫu biết con đường đi tới thành công cho doanh nghiệp còn phụ thuộc bởi nhiều yếu tố chứ không chỉ riêng CSF, tuy nhiên, CSF đúng đắn chắc chắn là kim chỉ nam chuẩn xác để định hướng cho con đường thành công của doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ hữu ích này sẽ giúp ích để bạn chọn lựa và xác định CSF hiệu quả.
Đồng thời, để tăng cường khả năng thành công, ứng viên cần chú trọng đến việc xây dựng một CV chất lượng, hấp dẫn nhà tuyển dụng. Đừng quên rằng Vieclam24h.vn cũng cung cấp công cụ tạo CV online với nhiều mẫu template đa dạng, giúp ứng viên dễ dàng tạo ra CV chuyên nghiệp và nhanh chóng, giúp họ kết nối hiệu quả với doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Xem thêm: 10 chỉ số quan trọng khi xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh
