Câu chuyện mâu thuẫn giữa “content” và “designer” luôn là vấn đề muôn thuở. Vậy, làm thế nào để làm việc dễ dàng và hiệu quả với designer? Một chiếc “Design Brief” hiệu quả có thể thần kỳ đến mức rút ngắn tiến độ và nâng cao hiệu quả công việc? Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu nhé!
Giới thiệu về Design Brief
Design Brief là gì?
“Brief” là từ tiếng Anh dùng để chỉ bản tóm tắt tổng hợp những thông tin và yêu cầu của một dự án, công việc.
Trong Marketing, đặc biệt là trong mối quan hệ giữa khách hàng (Client) và công ty dịch vụ Marketing (Agency), brief là những thông tin cốt lõi mà client cung cấp để agency có thể hiểu được đúng – đủ yêu cầu của client.
Design Brief được hiểu là một tài liệu/hướng dẫn được sử dụng trong ngành thiết kế và quảng cáo để mô tả chi tiết về dự án thiết kế. Bảng tóm tắt chứa thông tin cần thiết khách hàng cung cấp cho nhà thiết kế hoặc đội ngũ sáng tạo để giải thích về yêu cầu dự án, mục tiêu, đối tượng và các chi tiết khác liên quan đến công việc.
Khái niệm “Design Brief” xuất hiện khi nào?
Không có một dấu mốc cụ thể hoặc tài liệu cụ thể nào được xác định là “Design Brief đầu tiên”.
Đây là kết quả của quá trình phát triển lâu dài trong các ngành thiết kế, bắt đầu từ những yêu cầu đơn giản và phát triển thành các tài liệu chi tiết hơn theo thời gian.
Ban đầu, những gì chúng ta ngày nay gọi là “Design Brief” có thể đã xuất hiện dưới dạng ghi chú, thư từ hoặc hướng dẫn đơn giản mà khách hàng cung cấp cho các nhà thiết kế hoặc thợ thủ công.
Từ cuối thế kỷ 19 đến đầu thế kỷ 20, các nhà thiết kế bắt đầu nhận yêu cầu công việc hệ thống hơn. Đây có thể xem là bước đầu tiên hình thành nên khái niệm Design Brief như chúng ta biết ngày nay. Và đến hiện tại, bảng tóm tắt được coi là một phần thiết yếu trong bất kỳ dự án thiết kế chuyên nghiệp nào, từ thiết kế đồ họa, thiết kế web, thiết kế sản phẩm, cho đến kiến trúc và nội thất.
Design Brief thường bao gồm các thông tin gì?
Mục đích để đảm bảo rằng hai bên đều hiểu rõ và thống nhất: kỳ vọng của khách hàng và những việc designer cần được thực hiện. Hình thức trình bày brief rất đa dạng và linh hoạt: văn bản, lời nói, nhưng phổ biến nhất là brief Powerpoint để tăng tính trực quan và đảm bảo đầy đủ thông tin.
Bảng tóm tắt thường bao gồm các thông tin sau:
- Mô tả dự án: mục tiêu chính của dự án, hoàn cảnh sử dụng và lý do tại sao dự án này được khởi xướng.
- Đối tượng mục tiêu: Ai là người sẽ sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ này? Họ cần gì và mong đợi điều gì?
- Yêu cầu về thiết kế: Màu sắc, phong cách, cảm giác mang đến và bất kỳ yếu tố thẩm mỹ cụ thể nào khác mà dự án cần phải đáp ứng.
- Ngân sách và lịch trình: Thông tin về ngân sách và khung thời gian.
- Mục tiêu và kết quả mong muốn: Những gì khách hàng hy vọng đạt được thông qua dự án này.
- Các yếu tố khác: Bất kỳ yêu cầu hoặc thông tin quan trọng khác mà designer cần biết.
Tại sao cần có Design Brief trong quá trình thiết kế?
Làm rõ mục tiêu và yêu cầu
Design Brief cung cấp một bản tóm tắt chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của dự án, giúp đảm bảo rằng cả khách hàng và designer đều hiểu rõ những gì cần được đạt được.
Hiệu quả trong giao tiếp
Design Brief giúp tránh những hiểu lầm giữa khách hàng và designer.
Tiết kiệm thời gian và tài nguyên
Khi mục tiêu và yêu cầu được xác định rõ ràng từ đầu, designer có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm việc sửa đổi liên tục, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
Định hướng phong cách và thẩm mỹ
Bảng tóm tắt giúp xác định phong cách và yếu tố thẩm mỹ cần có trong dự án, từ đó giúp nhà thiết kế tạo ra một sản phẩm không chỉ phù hợp với yêu cầu chức năng mà còn hợp với thẩm mỹ mong muốn.
Quản lý dự án hiệu quả
Bảng tóm tắt cung cấp thông tin cần thiết về ngân sách, lịch trình và các yếu tố quản lý khác, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ.
Cơ sở cho đánh giá và phản hồi
Design Brief là cơ sở để đánh giá và cung cấp phản hồi, giúp quá trình xem xét và chỉnh sửa sản phẩm trở nên dễ dàng và có hệ thống hơn.
Ai sẽ cần dùng đến Design Brief ?
Design Brief là một công cụ quan trọng cho nhiều đối tượng liên quan trong quá trình thiết kế.
Nhà thiết kế (Designer)
Bảng tóm tắt cung cấp cho họ thông tin chi tiết cần thiết để tạo ra giải pháp thiết kế phù hợp.
Khách hàng hoặc chủ dự án
Khách hàng cần Design Brief để truyền đạt rõ ràng ý tưởng, mục tiêu và kỳ vọng của họ đối với dự án.
Quản lý dự án
Những người quản lý dự án sử dụng Design Brief để theo dõi tiến độ, đảm bảo dự án tuân thủ ngân sách, lịch trình và đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra.
Nhóm tiếp Thị và truyền Thông
Nhóm tiếp thị có thể sử dụng thông tin từ Design Brief để hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ được thiết kế, giúp họ xây dựng chiến lược tiếp thị và truyền thông hiệu quả.
Nhà phát triển sản phẩm
Đối với các dự án phát triển sản phẩm, Design Brief giúp nhà phát triển hiểu rõ yêu cầu về thiết kế và chức năng.
Nhà đầu tư và các bên liên quan khác
Trong một số trường hợp, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan khác có thể xem xét Design Brief để hiểu rõ hơn về bản chất và hướng đi của dự án, từ đó hỗ trợ quyết định đầu tư hoặc hỗ trợ.
Các thành viên khác trong đội ngũ dự án
Bất kỳ ai liên quan đến dự án cũng có thể cần Design Brief để hiểu vai trò và cách họ có thể góp phần vào dự án.
Hướng dẫn viết Design Brief chuyên nghiệp
Bước 1: Tìm hiểu thông tin chi tiết dự án thiết kế
Bạn cần trả lời ít nhất 9 câu hỏi dưới đây:
- Mục đích: tăng nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng mới hay cải thiện giao diện người dùng?
- Phạm vi sử dụng: dùng để in ấn hay sử dụng cho chiến dịch truyền thông trên mạng xã hội?
- Đối tượng mục tiêu: xác định ai là đối tượng mục tiêu của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi, v.v.
- Thông điệp chính: nêu bật thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải qua dự án thiết kế.
- Phong cách và tông màu: phong cách thiết kế mong muốn (hiện đại, cổ điển, trẻ trung, chuyên nghiệp, v.v.) và tông màu chính.
- Yêu cầu cụ thể: kích thước, định dạng, tỷ lệ hình ảnh bao nhiêu và sử dụng hình ảnh ở địa điểm nào?
- Ngân sách và thời hạn: ngân sách có sẵn cho dự án và thời hạn hoàn thành.
- Bối cảnh và nền tảng: cung cấp thông tin về lịch sử của thương hiệu, sản phẩm, hoặc dịch vụ.
- Yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn: bất kỳ hạn chế pháp lý hoặc tiêu chuẩn ngành nào cần được tuân thủ trong quá trình thiết kế.
Bước 2: “Chọn mặt gửi vàng”
Sau khi đã hiểu rõ yêu cầu và mong muốn đạt được, bạn sẽ chọn một nhà thiết kế phù hợp với dự án của mình. Có nhiều kênh để bạn tìm nhà thiết kế: người quen, bạn bè, các hội nhóm về thiết kế trên các trang mạng xã hội, các trang tuyển dụng, …
Bước 3: Trao đổi hai bên
Nhắn tin, video call hoặc gặp mặt trao đổi trực tiếp sẽ giúp hai bên bàn bạc và hiểu rõ hơn các nội dung trong dự án thiết kế.
Bước 4: Thống nhất và triển khai
Sau cuộc trò chuyện ở bước 3, đến đây, hai bên đã có sự thống nhất cơ bản về các yêu cầu cần có cho Design Brief của dự án. Tất cả nội dung trong bản Design Brief cần phải được hai bên xem xét kỹ càng và thống nhất để tránh những rắc rối không đáng có xảy ra.
Ví dụ Design Brief mẫu cho người mới bắt đầu
Dưới đây là một ví dụ về cấu trúc cơ bản cho một Design Brief:
Design Brief Template
1. Thông tin cơ bản
Tên dự án:
Ngày thực hiện:
Khách hàng / chủ dự án:
Người liên hệ và thông tin liên lạc:
2. Mô tả dự án
Tổng quan về dự án:
Lý do/Mục đích của dự án:
Các mục tiêu chính:
3. Đối tượng mục tiêu
Mô tả về đối tượng mục tiêu (tuổi, giới tính, sở thích, v.v.):
4. Yêu cầu về thiết kế
Phong cách/thẩm mỹ mong muốn (hiện đại, cổ điển, tối giản, v.v.):
Màu sắc và font chữ cụ thể:
Các yếu tố thương hiệu cần tích hợp (logo, khẩu hiệu, v.v.):
5. Ngân sách và deadline dự kiến
Ngân sách dự kiến:
Mốc thời gian quan trọng (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, v.v.):
6. Động lực và cảm hứng
Ý tưởng và nguồn cảm hứng (có thể bao gồm ví dụ hoặc tham chiếu):
7. Yêu cầu khác
Bất kỳ yêu cầu đặc biệt hoặc hạn chế nào (về kỹ thuật, pháp lý, v.v.):
8. Đánh giá và phản hồi
Quy trình đánh giá và cung cấp phản hồi:
Người chịu trách nhiệm cho việc đánh giá:
Template này có thể được điều chỉnh hoặc bổ sung tùy thuộc vào loại dự án cụ thể và yêu cầu của khách hàng. Sử dụng Design Brief Template giúp đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết được thu thập, tạo điều kiện thực hiện dự án suôn sẻ và chính xác.
Bật mí “5 Nên” và “3 Không” khi làm Design Brief
5 điều nên làm trong Design Brief
- Mỗi dự án có một bản Design Brief riêng. Dự án càng lớn, càng cần nhiều Design Brief với nội dung chi tiết.
- Tổng hợp tất cả các mẫu demo bạn có thể thu thập được.
- Liệt kê các thông tin đặc thù ngành nghề để designer hiểu và làm theo.
- Mô tả chân dung khách hàng chi tiết nhất có thể: tính cách, độ tuổi, nghề nghiệp, sở thích, ….
- Luôn có ít nhất một kế hoạch dự phòng trong Design Brief, bạn cần tính toán cả độ lệch thời gian chỉnh sửa bổ sung.
3 điều không nên làm trong Design Brief
- Không nên đặt quá nhiều kỳ vọng một designer có thể hoàn thành tốt cùng lúc nhiều việc khác nhau.
- Không nên bỏ qua bất cứ thông tin gì có trong bản Design Brief.
- Designer không “đi guốc trong bụng” bạn nên không thể hiểu hết những gì bạn nghĩ. Nếu có ý tưởng gì, hãy viết ra hết trong bản Design Brief.
Design Brief hiệu quả sẽ rút ngắn tiến độ, thúc đẩy công việc diễn ra nhanh và hiệu quả hơn. Bản thân những thành viên tham gia dự án cũng dễ dàng theo dõi và kịp thời phát hiện lỗi để chỉnh sửa hoàn thiện. Nắm được cách viết Design Brief, bạn sẽ không còn cảm thấy nặng nề khi làm việc trực tiếp với Designer nữa!
Chúc bạn sẽ tìm được nhiều bí kíp làm việc hiệu quả với những bài viết hữu ích được cập nhật mỗi ngày tại Vieclam24h.vn nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Artist là gì? Làm gì để trở thành một artist được săn đón?
