Trong kỷ nguyên thương mại điện tử bùng nổ, việc tối ưu hoá quy trình vận hành đóng vai trò then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Fulfillment là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp hoàn thiện đơn hàng từ A – Z. Fulfillment là gì mà lại có sức mạnh vi diệu đến vậy? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết về Fulfillment qua bài viết dưới đây!
Fulfillment là gì?
Fulfillment (dịch vụ hoàn thiện đơn hàng) là toàn bộ quá trình từ khi hàng hóa được nhập kho doanh nghiệp đến khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng cuối cùng. Quá trình này gồm nhiều công đoạn và hoạt động khác nhau.
Lợi ích của dịch vụ Fulfillment là gì?
Tiết kiệm chi phí hiệu quả
- Giảm chi phí đầu tư: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho bãi, trang thiết bị vận chuyển, hệ thống quản lý kho hàng và phần mềm quản lý đơn hàng.
- Tối ưu hóa chi phí nhân sự: Không cần tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân viên cho các hoạt động kho bãi, đóng gói và vận chuyển.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Fulfillment chuyên nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và lãng phí.
Nâng cao hiệu quả hoạt động
- Tối ưu hóa quy trình: Quy trình fulfillment được tự động hóa và chuyên nghiệp hóa, giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.
- Quản lý hàng hóa hiệu quả: Hệ thống quản lý kho hàng hiện đại giúp theo dõi chính xác tình trạng tồn kho, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ,… đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản tốt nhất.
- Cập nhật thông tin nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng và cập nhật thông tin cho khách hàng.
Nâng tầm trải nghiệm khách hàng
- Giao hàng nhanh chóng: Hàng hóa được giao đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
- Đóng gói cẩn thận: Sản phẩm được đóng gói theo tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
- Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên fulfillment được đào tạo bài bản, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải đáp thắc mắc và xử lý khiếu nại.
Mở rộng thị trường dễ dàng
- Tiếp cận khách hàng tiềm năng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng ở mọi nơi trên thế giới mà không cần lo lắng về vấn đề vận chuyển.
- Tăng doanh số bán hàng: Việc giao hàng nhanh chóng và dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp thu hút thêm nhiều khách hàng và tăng doanh số bán hàng.
- Nâng cao uy tín thương hiệu: Doanh nghiệp sẽ tạo dựng được uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng nhờ dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp và chất lượng.
Fulfillment Process phù hợp với đối tượng nào?
Doanh nghiệp thương mại điện tử
- Bán hàng trên các sàn TMĐT: Tiki, Shopee, Lazada, Sendo,…
- Kinh doanh online trên website riêng: Bán hàng qua website tự xây dựng hoặc các nền tảng bán hàng online như Shopify, Haravan,…
- Livestream bán hàng: Bán hàng qua các kênh livestream như Facebook, Tiktok,…
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu
- Xuất khẩu sản phẩm: Cần dịch vụ đóng gói, dán nhãn, in hóa đơn và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu.
- Nhập khẩu nguyên liệu: Cần dịch vụ lưu kho, kiểm tra chất lượng và vận chuyển nguyên liệu nhập khẩu.
Đơn vị, cá nhân kinh doanh trên mạng xã hội
- Bán hàng qua Facebook, Instagram, Zalo,…: Cần dịch vụ đóng gói, vận chuyển và chăm sóc khách hàng cho các đơn hàng bán online.
- Làm dropshipping: Cần dịch vụ lưu kho, đóng gói và vận chuyển sản phẩm.
Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng thị trường
- Mở rộng thị trường trong nước: Cần dịch vụ vận chuyển hàng hóa đến các tỉnh thành phố khác nhau.
- Xuất khẩu hàng hóa sang nước ngoài: Cần dịch vụ vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan và dịch vụ giao hàng tận nơi.
Bên cạnh đó, dịch vụ Fulfillment còn phù hợp với
- Doanh nghiệp có nguồn vốn hạn chế: Không có đủ điều kiện để đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho bãi và hệ thống vận chuyển.
- Doanh nghiệp muốn tập trung sản phẩm: Muốn tập trung vào việc phát triển sản phẩm và marketing mà không cần lo lắng về các hoạt động vận hành.
3 hình thức Fulfillment phổ biến hiện nay
1. In-house Fulfillment
In-house Fulfillment là hình thức doanh nghiệp tự thực hiện toàn bộ các hoạt động Fulfillment từ A đến Z, bao gồm:
- Lưu kho: Doanh nghiệp tự đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho bãi để lưu trữ hàng hóa.
- Quản lý hàng tồn kho: Doanh nghiệp tự quản lý theo dõi, cập nhật tình trạng tồn kho, hạn sử dụng và vị trí lưu trữ sản phẩm.
- Xử lý đơn hàng: Doanh nghiệp tự tiếp nhận, xử lý đơn hàng, bao gồm kiểm tra thông tin, xác nhận tồn kho, đóng gói và vận chuyển sản phẩm.
- Dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp tự giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại.
Ưu điểm:
- Kiểm soát chặt chẽ quy trình: Doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ mọi khâu trong quy trình Fulfillment.
- Tiết kiệm chi phí cho đơn hàng lớn: Chi phí Fulfillment sẽ thấp hơn.
- Dễ dàng điều chỉnh quy trình: Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình Fulfillment theo nhu cầu và mục tiêu cụ thể.
Hạn chế:
- Yêu cầu đầu tư cao: Doanh nghiệp cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho bãi, trang thiết bị vận chuyển, hệ thống quản lý kho hàng và nhân sự
- Chi phí cao cho đơn hàng nhỏ: Chi phí Fulfillment sẽ cao hơn khi doanh nghiệp có lượng đơn hàng nhỏ và không ổn định.
- Gây áp lực vận hành: Doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn nhân lực và năng lực vận hành.
2. Dropship
Dropship là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp không cần trữ hàng hóa. Khi khách hàng đặt mua sản phẩm, doanh nghiệp sẽ chuyển thông tin đơn hàng cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ đóng gói và vận chuyển sản phẩm trực tiếp đến khách hàng.
Ưu điểm:
- Vốn đầu tư thấp: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho bãi, hàng tồn kho và nhân sự.
- Dễ dàng bắt đầu kinh doanh: Doanh nghiệp có thể dễ dàng bắt đầu kinh doanh dropship mà không cần nhiều kiến thức hay kinh nghiệm.
- Mở rộng thị trường dễ dàng: Doanh nghiệp có thể bán bất kỳ sản phẩm nào mà không cần lo lắng về vấn đề lưu kho và vận chuyển.
Hạn chế:
- Lợi nhuận thấp: Doanh nghiệp phải chia sẻ lợi nhuận với nhà cung cấp, dẫn đến lợi nhuận thấp hơn.
- Kém kiểm soát quy trình: Doanh nghiệp không thể kiểm soát trực tiếp quy trình Fulfillment, dẫn đến rủi ro về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ Fulfillment.
Xem thêm: Dropship là gì? Mô hình Dropship hoạt động như thế nào?
3. Outsourced Fulfillment
Outsourced Fulfillment là hình thức doanh nghiệp thuê một công ty dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp để thực hiện các hoạt động Fulfillment.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho bãi, trang thiết bị vận chuyển, hệ thống quản lý kho hàng và nhân sự.
- Tăng hiệu quả hoạt động: Công ty dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian giao hàng.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Doanh nghiệp đảm bảo sản phẩm được đóng gói cẩn thận, giao hàng nhanh chóng và dịch vụ khách hàng tốt.
- Mở rộng thị trường dễ dàng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng ở mọi nơi trên thế giới.
Hạn chế:
- Chi phí cao hơn: Doanh nghiệp cần trả chi phí cho công ty dịch vụ Fulfillment.
- Kém kiểm soát quy trình: Doanh nghiệp không thể kiểm soát trực tiếp quy trình Fulfillment, dẫn đến rủi ro về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Phụ thuộc vào công ty dịch vụ Fulfillment: Doanh nghiệp phụ thuộc vào công ty dịch vụ Fulfillment để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ Fulfillment.
Quy trình thực hiện Fulfillment Process là gì?
Dưới đây là quy trình thực hiện Fulfillment Process theo 8 bước.
Bước 1: Nhận đơn hàng
- Đơn hàng được tự động nhận từ hệ thống bán hàng, website thương mại điện tử, sàn TMĐT hoặc qua các kênh khác.
- Hệ thống ghi nhận thông tin đơn hàng bao gồm: mã đơn hàng, thông tin khách hàng, sản phẩm đã đặt, số lượng, giá cả, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, ghi chú (nếu có).
- Đơn hàng được phân loại theo các tiêu chí như: sản phẩm, khu vực giao hàng, phương thức thanh toán,…
Bước 2: Xử lý đơn hàng
- Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, bao gồm:
- Thông tin khách hàng đầy đủ và chính xác.
- Sản phẩm còn hàng và đủ số lượng theo đơn đặt.
- Thanh toán thành công (nếu áp dụng thanh toán trước).
- Nếu đơn hàng hợp lệ, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo.
- Nếu đơn hàng có vấn đề, hệ thống sẽ thông báo cho nhân viên để xử lý thủ công.
- Nhân viên sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận thông tin, giải đáp thắc mắc và hoàn thiện đơn hàng.
Xem thêm: 5 phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả, dễ sử dụng
Bước 3: Lấy hàng
- Nhân viên kho nhận thông tin đơn hàng từ hệ thống.
- Xác định vị trí lưu trữ sản phẩm trong kho dựa theo mã sản phẩm và hệ thống quản lý kho hàng.
- Lấy hàng hóa theo số lượng chính xác theo đơn đặt.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đóng gói.
Bước 4: Đóng gói
- Sản phẩm được đóng gói cẩn thận theo quy định, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
- Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp với từng loại sản phẩm.
- Đảm bảo kiện hàng được đóng gói chắc chắn, không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Gắn tem bảo hành (nếu có) và các thông tin cần thiết lên kiện hàng.
Bước 5: Gắn nhãn
- Nhãn mác ghi thông tin đơn hàng, địa chỉ giao hàng và mã vận chuyển được in ra và dán lên kiện hàng.
- Thông tin trên nhãn mác phải rõ ràng, chính xác và dễ đọc.
- Mã vận chuyển giúp bưu tá hoặc dịch vụ vận chuyển dễ dàng phân loại và giao hàng đúng địa chỉ.
Bước 6: Giao hàng
- Kiện hàng được giao cho bưu tá hoặc dịch vụ vận chuyển đã được lựa chọn.
- Cung cấp cho bưu tá hoặc dịch vụ vận chuyển thông tin đơn hàng bao gồm: mã đơn hàng, địa chỉ giao hàng, tên người nhận, số điện thoại liên hệ.
- Theo dõi hành trình vận chuyển và cập nhật thông tin cho khách hàng.
Bước 7: Cập nhật thông tin
- Trạng thái đơn hàng được cập nhật lên hệ thống sau mỗi bước xử lý.
- Khách hàng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng thông qua hệ thống hoặc qua email, tin nhắn SMS.
- Thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được giao thành công.
Bước 8: Xử lý khiếu nại
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến đơn hàng.
- Xử lý khiếu nại của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ giao hàng hoặc các vấn đề khác.
- Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho khách hàng.
- Giải quyết khiếu nại nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.
3 giải pháp áp dụng Fulfillment hiệu quả là gì?
Tự thực hiện Fulfillment
Với giải pháp này, doanh nghiệp sẽ tự đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nhân viên và hệ thống quản lý để tự thực hiện quá trình Fulfillment. Tự thực hiện Fulfillment đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh, nhu cầu Fulfillment cao.
Sử dụng dịch vụ Fulfillment bên thứ ba
Một phương án phổ biến và linh hoạt hơn là sử dụng dịch vụ Fulfillment từ các công ty chuyên cung cấp dịch vụ này. Giải pháp này phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Doanh nghiệp sẽ thuê dịch vụ Fulfillment từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí so với việc tự xây dựng và quản lý cơ sở hạ tầng. Bên cạnh đó, dịch vụ Fulfillment bên thứ ba thường có kinh nghiệm và cơ sở hạ tầng tốt, giúp đảm bảo rằng quá trình vận chuyển, giao hàng diễn ra nhanh chóng.
Kết hợp tự thực hiện và sử dụng dịch vụ Fulfillment
Một phương án linh hoạt khác là kết hợp tự thực hiện một số bước trong quy trình Fulfillment và thuê dịch vụ bên thứ ba cho các bước còn lại. Các doanh nghiệp có nhu cầu Fulfillment linh hoạt có thể áp dụng giải pháp này.
Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ hàng hóa và xử lý đơn hàng ban đầu, trong khi những công việc như vận chuyển và giao hàng có thể được giao cho dịch vụ Fulfillment bên thứ ba. Phương án này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn giữ được sự linh hoạt trong quá trình vận hành, đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Kết luận
Fulfillment đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá hoạt động bán hàng, nâng cao hiệu quả và trải nghiệm khách hàng cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp Fulfillment phù hợp với nhu cầu, khả năng và mục tiêu kinh doanh để tối ưu hoá lợi ích, giảm thiểu rủi ro.
Hy vọng qua bài viết trên, Vieclam24h.vn đã giúp bạn hiểu rõ Fulfillment là gì cũng như quy trình hoàn thiện đơn hàng cơ bản. Hãy tiếp tục theo dõi blog Vieclam24h.vn để đón đọc thêm những thông tin chất lượng, hữu ích khác bạn nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Nhân viên quản lý đơn hàng có nhiệm vụ gì, mức lương ra sao?
