Trong quá trình trao đổi, làm việc qua email, sử dụng những từ viết tắt không còn là điều xa lạ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết ý nghĩa của từ viết tắt, đặc biệt khi bạn là người trẻ, mới ra trường hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm. Một trong số đó là thuật ngữ FYI. Để hiểu rõ FYI là gì và cách sử dụng trong mail sao cho phù hợp, hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết sau.
FYI là gì?
FYI là từ viết tắt của For Your Information, có nghĩa là thông tin để bạn biết. FYI được sử dụng phổ biến nhất trong email. Ngoài ra còn xuất hiện ở các tờ rơi, phiếu kiểm tra sức khỏe, tin ngắn… Nhìn chung, mục đích sử dụng từ này là để thể hiện mong muốn truyền đạt thông tin đến người đọc.
Thuật ngữ FYI được viết lần đầu tiên vào năm 1941 trong một bản ghi nhớ ở hành chính – văn phòng. Sau đó đã được áp dụng rộng rãi và phổ biến trong email và tin nhắn văn bản cho đến nay.
FYI trong mail nghĩa là gì?
Trong email FYI thường xuất hiện ở các mail trả lời (reply) lại người khác. Ngoài ra, còn có trong các thư chuyển tiếp (forward). FYI được sử dụng với mục đích chia sẻ các thông tin quan trọng, cần thiết và thường là chuyển tiếp nguyên vẹn nội dung gốc từ người này sang người khác. FYI sẽ được đặt ở chủ đề hay ngay đầu mail để người nhận hiểu rằng người gửi muốn cung cấp thông tin chi tiết cho mình. Khi nhận được mail này, cả người gửi và người nhận không bắt buộc phản hồi lại. Vì mail chỉ mang tính cung cấp thông tin, do đó chỉ cần nắm thông tin hoặc tình hình.
Trong các trường hợp khác, ý nghĩa của FYI là gì?
Ngoài email, FYI còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác với ý nghĩa như sau:
- Xuất hiện trong các tin nhắn, mạng xã hội và thường có tệp đính kèm. Ý nghĩa của FYI trong trường hợp này cũng tương tự với email, đó là truyền tải thông tin đến người đọc để họ nắm bắt được nội dung.
- Xuất hiện trên các tờ rơi, phiếu kiểm tra sức khỏe. Trong trường hợp, FYI cũng mang hàm ý cung cấp thông tin nhưng được thể hiện lịch sự và trang trọng hơn.
Cách sử dụng FYI là gì?
Khi đã hiểu được FYI là gì, việc sử dụng thuật ngữ này sao cho phù hợp và chuyên nghiệp cũng quan trọng không kém. Đặc biệt là với email – phương tiện trao đổi và làm việc “chính thức” hiện nay. Do đó khi sử dụng FYI nên tuân thủ một số nguyên tắc để thể hiện sự chuyên nghiệp:
- Không lạm dụng FYI, nên sử dụng trong các trường hợp cần thiết như mail, tin nhắn, mạng xã hội.
- Khi chia sẻ thông tin, nên đặt FYI ở đầu tiên. Nếu muốn chuyển tiếp mail thì chỉ cần thao tác bấm FYI ở đầu mục cần gửi và giữ nguyên các thông tin để đảm bảo nội dung gốc.
- Đối với tin nhắn, mạng xã hội, cần gửi kèm tệp khi sử dụng FYI.
- Nên viết FYI bằng chữ in hoa, tránh viết chữ thường như fyi, Fyi.
- Đôi khi FYI có thể bị xem là trịch thượng hoặc đột ngột, do đó hãy chú ý đến giọng điệu của thông tin truyền tả khi sử dụng thuật ngữ này.
- Nếu không chắc liệu sử dụng FYI có phù hợp không, có thể viết đầy đủ cụm từ này là For Your Information.
Xem thêm: Tiết lộ cách viết Email xin thực tập chuyên nghiệp dành cho sinh viên năm cuối
Sự khác biệt giữa FYR và FYI là gì?
FYR viết đầy đủ là For Your Reference, có nghĩa dành cho bạn tham khảo. Thuật ngữ này cũng khá phổ biến trong email và nhiều khi gây ra sự nhầm lẫn với FYI. Tuy nhiên đây là 2 khái niệm khác nhau về cách sử dụng, mục đích và tầm quan trọng:
- FYI là một dạng chuyển tiếp thông tin và người nhận không cần phản hồi lại. Còn mục đích dùng FYR là thể hiện thông tin tham khảo để biết thêm.
- Mức độ quan trọng của FYR không bằng FYI.
Các từ viết tắt thường dùng trong email
Bên cạnh FYI và FYR là 2 từ viết tắt phổ biến, trong email còn một số từ khác được sử dụng phổ biến như:
- CC: viết đầy đủ là Carbon Copy. Ý nghĩa của CC là gửi mail cho nhiều người cùng lúc và tất cả đều có thể thấy được danh sách người nhận.
- BCC: là viết tắt của Blind Carbon Copy. Tương tự như CC là gửi mail cho nhiều người nhưng khác biệt là người nhận sẽ không thể thấy danh sách các người nhận khác.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp, chỉn chu cho mọi tình huống
- FW: viết đầy đủ là Forward, có ý nghĩa chuyển tiếp nội dung email đến người khác.
- P.S: là viết tắt của từ Postscript, dịch ra tiếng Việt là tái bút. P.S thường xuất hiện ở cuối mail, mục đích sử dụng là bổ sung thêm thông tin, lưu ý hoặc giải thích ý nghĩa của nội dung mail.
- TBC: là viết tắt của cụm từ To Be Confirm có nghĩa là cần được xác nhận.
- BTW: viết đầy đủ là By The Way, nghĩa tiếng Việt là tiện thể, nhân tiện. BTW được sử dụng ở cuối mail với mục đích hỏi thêm các thông tin khác.
Trên đây là những thông tin về FYI là gì và cách sử dụng FYI. Hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về FYI trong mail nghĩa là gì và áp dụng khi làm việc. Đồng thời đừng quên cập nhật những bài viết mới nhất về cuộc sống công sở từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm:
