Getting things done (làm cho xong) là phương pháp giúp bạn quản lý công việc hiệu quả, đúng hạn. Theo dõi bài viết từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để biết các bước áp dụng phương pháp này hiệu quả.
Getting things done là gì?
Getting things done là phương pháp làm cho xong việc, giúp quản lý công việc do David Allen sáng tạo và giới thiệu trong tựa sách cùng tên xuất bản năm 2001.
Đây là cách giúp bạn luôn thực hiện đúng những việc cần làm, nên làm, thoát ra khỏi dòng suy nghĩ mông lông, giải phóng không gian não bộ. Từ đó, bạn giảm stress và dành năng lượng cho những hoạt động khác.
Theo tác giả David Allen, thời đại hiện nay, với sự hỗ trợ của máy móc, con người có mong muốn xử lý thêm nhiều tác vụ, khi ấy, người ta cũng thường rơi vào trạng thái quá tải. Điều này dẫn đến việc chúng ta không thể hoàn thành từng tác vụ dứt khoát. Bạn cũng khó có thể quyết định nên tập trung vào công việc nào trước. Càng nhiều thông tin chất chồng, càng khiến con người dễ trở nên căng thẳng và choáng ngợp.
Một trong những nguyên tắc quan trọng được David Allen nhắc đến chính là quy tắc 2 phút – nếu một việc chỉ mất chưa đến 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay.
Những ai nên thực hành Getting Things Done?
Hãy thử sử dụng phương pháp này nếu bạn đang:
- Mất kiểm soát với công việc (lụt việc): Mỗi ngày công việc rơi vào đầu dồn dập và khiến bạn bối rối không biết nên bắt đầu từ đâu.
- Suy nghĩ chậm: Công việc dồn đến liên tục khiến não bộ của bạn luôn phải hoạt động hết công suất và khó có khả năng ghi nhớ, thích ứng hết công việc.
- Công việc thay đổi liên tục khiến bạn bối rối, không kịp trở tay điều chỉnh hay sắp xếp, bạn không có đủ thời gian để cân bằng với những công việc khác.
- Bạn hay trì hoãn: Bạn thiếu động lực, cứ tới sát deadline mới làm khiến công việc không đạt được kết quả như mong muốn.
Ngoài những trường hợp trên, nếu bạn muốn làm chủ chuỗi công việc, sắp xếp chúng sao cho khoa học, làm việc hiệu quả hơn, có thêm thời gian cho những hoạt động khác, getting things done sẽ là phương pháp rất đáng để thử thực hành.
Ưu điểm và hạn chế của Getting things done
Mục đích của getting things done gồm:
- Không sót việc.
- Hoàn thành đúng thời hạn, theo thứ tự ưu tiên.
- Làm việc có hoạch định và lộ trình rõ ràng.
Từ đó, bạn có thể giảm căng thẳng, mệt mỏi và tận dụng năng lượng này dành cho những mối ưu tiên khác.
Phương pháp getting things done dựa trên một số nguyên tắc
- Không cần nhớ tất cả việc cần làm.
- Chủ động ghi chú ra giấy hoặc ứng dụng khoa học, hiệu quả hơn.
- Tập trung hoàn thành việc cần thiết trước.
Ưu điểm
Tăng hiệu suất
Áp dụng getting things done giúp bạn xác định mục tiêu rõ ràng, phân loại công việc cụ thể, từ đó hành động nhất quan. Điều này giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả hơn, xác định thứ tự ưu tiên cho từng công việc, tập trung vào những đầu việc quan trọng, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Giảm áp lực, căng thẳng
Sử dụng getting things done giúp bạn tổng hợp nhiệm vụ trên không gian cố định (giấy, trang web, ứng dụng…). Cách làm này giúp bạn tổng quát công việc, nắm vững tiến độ, hạn chế quên việc.
Tăng sự tập trung
Phân bổ công việc theo lịch trình rõ ràng, bạn có thể giảm đi sự phân tâm. Điều này đảm bảo những công việc quan trọng được dành đủ sự ưu tiên tập trung và hoàn thành hiệu quả hơn.
Tăng sự linh hoạt
Với getting things done, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh sự ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng, linh hoạt đối mặt khi có phát sinh. Ngoài ra, getting things done còn giúp bạn xác định các ý tưởng, dự án và khả năng thực hiện công việc linh hoạt.
Hạn chế
Cần nhiều thời gian để thiết lập và duy trì
Bạn cần thực hành hàng tuần và duy trì trong một khoảng thời gian đủ để đảm bảo nó trở thành thói quen và một phần trong quản lý công việc. Rõ ràng đây là một việc buồn tẻ. Với những người hay làm việc theo cảm hứng, duy trì getting things done trong thời gian đầu có thể là một thách thức.
Hệ thống getting things done tương đối phức tạp.
Nếu sử dụng getting things done dưới dạng sổ tay, bạn sẽ khó tạo ra một sơ đồ dễ nhìn, nhất là khi có quá nhiều công việc phải làm còn diện tích trang giấy thì giới hạn. Bởi thế, áp dụng getting things done thường đi kèm với một số công cụ hoặc phần mềm hỗ trợ. Đây có thể là khó khăn với những người không quá rành về công nghệ.
Cách triển khai phương pháp getting things done
- Bước 1 – Capture (ghi lại): bạn liệt kê tất cả các đầu việc cần giải quyết ở bất cứ hình thức nào (ghi vào sổ tay, app ghi nhớ, laptop, thu âm…).
- Bước 2 Clarify (làm rõ): Công việc này có thể hoàn thành như thế nào? Có làm nhanh được không? Nếu làm nhanh được thì bạn nhớ nguyên tắc 2 phút chứ! Việc nào có thể bỏ qua hay giải quyết sau? Từ đó, bạn làm rõ danh sách đầu việc thực sự phải làm.
- Bước 3 – Organize (sắp xếp): Sàng lọc các đầu việc vào 03 nhóm: project – dự án, time – thời gian và context – nội dung. Ví dụ: bạn có bài trình bày (dự án) vào 10h sáng thứ năm (thời gian) và cần kiểm tra tiến độ bạn A bổ sung thông tin vào bài trình bày (nội dung).
Theo David Allen, dự án là những nhiệm vụ liên kết với nhau và cần nhiều hơn một bước để hoàn thành. Bạn có thể đánh số thứ tự ưu tiên cho những công việc cần tập trung thực hiện. Có những công việc cần ưu tiên thực hiện trước, có những công việc có mốc thời gian hoàn thành khác nhau. Hãy lên lịch cụ thể cho chúng.
- Bước 4 – Review/ Reflect (duyệt lại): Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch dựa theo chất lượng và tiến độ của công việc hiện tại. Tác giả David Allen gợi ý: Với mục tiêu ngắn hạn, bạn xem lại kế hoạch theo tuần và với mục tiêu dài hạn, xem lại theo tháng.
- Bước 5 – Engage (thực hiện): Bạn bắt tay và thực hiện công việc đã định theo đúng lộ trình đặt ra.
Lưu ý khi áp dụng getting things done:
- Nguyên tắc 2 phút: Những việc chưa mất đến 2 phút thì hãy làm ngay
- Bước tiếp theo làm gì là câu hỏi nên lặp lại ở bất cứ bước nào để bạn luôn có định hướng đúng đắn và hoàn thành công việc nhanh chóng.
- Ngừng nhớ việc trong đầu bởi khả năng nắm bắt và ghi nhớ của não bộ có hạn. Sử dụng getting things done là để tổng hợp, ghi chú như một bộ não thứ 2, giúp bạn được giải phóng và thảnh thơi hơn, có thời gian để tập trung vào những việc quan trọng.
Một số mẹo giúp getting things done hiệu quả hơn
- Đóng những việc mà bạn chưa hoàn thành: Thay vì để chúng cứ luẩn quẩn trong đầu, hãy ghi chú lại các yêu cầu cần thực hiện tiếp theo, thời gian và quay lại với chúng vào mốc đã định.
- Đừng đổ lỗi cho mình nếu bạn cảm thấy thiếu thời gian. Thay vì trách bản thân, hãy thử tìm các phương pháp phù hợp hơn để xử lý công việc nhanh chóng hơn.
- Chọn công cụ lưu trữ công việc: Có rất nhiều ứng dụng và phần mềm có thể giúp bạn lưu trữ và theo dõi đầu việc hiệu quả (Google Calendar, Noted, Notion, Asana, Trello…).
- Dù việc có đơn giản đến đâu cũng không nên để trong đầu: Việc cứ phải nhớ khiến cho mọi thứ trở nên rối rắm, nhất là khi bạn thiếu thông tin hoặc quá nhiều việc. Từ đó làm giảm hiệu suất suy nghĩ. Kết quả là bạn dễ bị kẹt trong mớ hỗn độn và căng thẳng.
- Getting things done không phải là checklist việc cần làm: getting things done không đơn thuần là liệt kê đầu việc. Bạn nên thực hiện đúng 5 bước của chu trình và dành khoảng 5 phút đầu ngày, cuối ngày để đánh giá, sắp xếp lại.
Gợi ý vài công cụ giúp bạn thực hiện Getting things done dễ hơn
- Todoist: Ứng dụng quản lý công việc trực tuyến cho phép tạo danh sách nhiệm vụ, đặt lịch, đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ công việc. Todoist còn có thể nhắc nhở, chia sẻ và tích hợp cùng ứng dụng khác.
- Trello: Ứng dụng quản lý công việc có giao diện dạng bảng kanban quen thuộc, cho phép bạn tạo công việc theo cột, phân công, gắn thẻ, theo dõi, chia sẻ cùng đồng nghiệp dễ dàng.
- Microsoft to do: đây là ứng dụng quản lý công việc cá nhân đơn giản, trợ giúp cho việc lên danh sách và kiểm soát đầu việc mỗi ngày. Ứng dụng cho phép ghi chú, đặt deadline từng đầu việc từ nhỏ nhất. Ứng dụng này còn tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft như Team, Outlook, Planner…
- Notion: Ứng dụng này là một trong những công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý đầu việc hiệu quả, có thể phối hợp, chia sẻ cùng với các đồng nghiệp khác. Ngoài ra Notion AI còn trợ giúp hiệu quả trong việc viết lách, tổng hợp, tóm tắt… giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng hơn.
Lời kết
Qua những chia sẻ ngắn trên từ Vieclam24h.vn mong rằng đã giúp bạn đọc hiểu getting things done là gì cũng như cách bắt đầu làm quen với phương pháp này. Theo dõi Blog Việc Làm 24h để biết thêm nhiều mẹo làm việc năng suất bạn nhé.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Bật mí từ A – Z bộ kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hiệu quả công việc
