Trong công việc hay học tập chúng ta đã không quá xa lạ với những hàm trong excel. Nhưng để làm sao cho hiệu quả, tối ưu thời gian chưa hẳn ai cũng nắm rõ. Đừng quá lo lắng, vì bài viết này Việc Làm 24h sẽ cùng bạn khám phá tổng quan và dễ hiểu về cách sử dụng hàm SUMIFS – một trong những hàm thông dụng trong Excel. Không để bạn đợi lâu nữa, tìm hiểu ngay nhé!
Hàm SUMIFS là gì?
Hàm SUMIFS thuộc loại hàm toán học và lượng giác, sử dụng khi cần cộng tất cả các đối số để đáp ứng nhiều điều kiện khác nhau. Hàm SUMIFS trong excel được ứng dụng phổ biến khi cần tính tổng số lượng các dãy số cần thiết hay cần kết hợp nhiều hàm, giúp người dùng dễ dàng phân tích dữ liệu một cách chuẩn chỉnh.
Cú pháp hàm SUMIFS
Trong bản tính của Excel bạn hãy nhập
=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…) vào ô bảng tính cần hiển thị kết quả.
Các tham số cần thiết trong hàm SUMIFS là:
- Sum_range: Phạm vi cần tính tổng.
- Criteria_range1, criteria_range2,…: Các phạm vi dữ liệu áp dụng điều kiện.
- Criteria1, criteria2, …: Điều kiện tương ứng với từng phạm vi dữ liệu.
Hướng dẫn sử dụng hàm SUMIFS
Các bước cơ bản để sử dụng hàm SUMIFS
- Bước 1: Xác định vùng dữ liệu cần tính tổng (sum_range).
- Bước 2: Chỉ định phạm vi và điều kiện áp dụng.
- Bước 3: Kết hợp các phạm vi và điều kiện để tính toán chính xác.
Ví dụ thực tế về cách sử dụng hàm SUMIFS. Tính tổng doanh số của sản phẩm A ở khu vực Bắc trong năm 2023.
=SUMIFS(C2:C7; A2:A7; “A”; B2:B7; “Bắc”;D2:D7, 2023)
Giải thích:
C2:C7: Đây là phạm vi dữ liệu cần tính tổng (cột “Doanh số”).
A2:A7, “A”: Điều kiện đầu tiên là sản phẩm phải là “A”.
B2:B7, “Bắc”: Điều kiện thứ hai là khu vực phải là “Bắc”.
D2:D7, 2023: Điều kiện thứ ba là năm phải là “2023”.
Hàm sẽ trả về tổng doanh số là 1000 + 1800 = 2800.
Những lưu ý khi sử dụng hàm SUMIFS
Khi sử dụng hàm SUMIFS, sẽ không thể tránh khỏi những lỗi xảy ranhư Lỗi #VALUE!, nếu phạm vi dữ liệu không đồng nhất về kích thước. Bạn cần đảm bảo các phạm vi có cùng số lượng ô. Hay lỗi sai điều kiện, khi sử dụng ký tự không hợp lệ hoặc định dạng sai (như ngày tháng).
Khi nhận được kết quả không như ý đó có thể bắt nguồn từ định dạng, hoặc các điều kiện. Để xử lý lỗi #VALUE bạn cần kiểm tra định dạng dữ liệu (chẳng hạn ngày tháng cần có định dạng nhất quán), và xem xét lại điều kiện để đảm bảo phù hợp với dữ liệu.
Những cách thực hành tốt nhất khi sử dụng hàm SUMIFS
Để áp dụng hàm SUMIFS hiệu quả, bạn cần sử dụng phạm vi dữ liệu cố định (dùng $) để tránh lỗi khi sao chép công thức. Bên cạnh đó, có thể tối ưu hóa bằng cách áp dụng bộ lọc dữ liệu trước khi sử dụng hàm.
Ngoài ra, còn có thể sử dụng ký tự đại diện trong hàm SUMIFS để mở rộng khả năng tính toán. Dùng dấu sao (*), đại diện cho một chuỗi ký tự bất kỳ, dấu hỏi (?) đại diện cho một ký tự đơn. Ví dụ như: =SUMIFS(A1:A10, B1:B10, “*ABC*”), khi cần tính tổng các giá trị trong cột A khi cột B chứa “ABC”.
Hàm SUMIFS và SUMIF đều có chức năng tính tổng, tuy nhiên chúng không giống nhau. Để phân biệt hai hàm này bạn hãy lưu ý. Hàm SUMIFS dùng để hỗ trợ nhiều điều kiện tối ưu khi cần xử lý dữ liệu phức tạp, còn hàm SUMIF được dùng cho 1 điều kiện duy nhất.
Ứng dụng nâng cao của hàm SUMIFS
Bên cạnh các cách dùng cơ bản, bật mí cho bạn là hàm SUMIFS còn có thể ứng dụng nâng cao hơn đó. Cụ thể hàm SUMIFS khi kết hợp với các hàm khác như SUMPRODUCT, AVERAGEIFS. Dùng hàm SUMPRODUCT khi cần tính tổng dựa trên điều kiện có trọng số. Sử dụng hàm AVERAGEIFS khi cần kết hợp để tính trung bình có điều kiện.
Không còn phải phân tích dữ liệu và báo cáo tài chính từng cái một, vì bạn hoàn toàn có thể làm nhanh hơn với hàm SUMIFS. Hàm SUMIFS có thể được sử dụng để giúp tạo các báo cáo động, chẳng hạn như khi bạn cần tổng hợp doanh thu theo tháng và sản phẩm hay dùng để theo dõi biến động chi phí theo từng phòng ban.
Cách sửa lỗi trong hàm SUMIFS
Khi sử dụng hàm SUMIFS, các lỗi thường gặp bao gồm: lỗi #VALUE! do phạm vi không cùng kích thước, lỗi #NAME? do sai cú pháp hoặc thiếu dấu ngoặc kép trong điều kiện, và lỗi không trả về kết quả khi điều kiện không khớp với dữ liệu.
Hàm SUMIFS trả về lỗi #VALUE khi gặp sự cố công thức tham chiếu đến các ô trong sổ làm việc đóng. Bạn hoàn toàn có thể khắc phục được, bằng cách mở sổ làm việc được biểu hiện trong công thức, rồi nhấn F9 để làm mới công thức.
Các ví dụ thực tế về hàm SUMIFS
Để giúp bạn có cái nhìn bao quát hơn, Việc làm 24h sẽ đưa ra các ví dụ thực tế một cách dễ hiểu và cụ thể về hàm SUMIFS nhiều điều kiện.
- Ví dụ 1: Tính Tổng Doanh Số cho Sản Phẩm “Bánh” Bán tại Khu Vực Miền Bắc
Công thức: =SUMIFS(A2:A9; B2:B9; “Bánh”; C2:C9; “Miền Bắc”)
Giải Thích:
- A2 :A9 : Dải ô chứa doanh số dữ liệu .
- B2 :B9 : Dải ô chứa sản phẩm sản phẩm .
- “Bánh” : Điều kiện lọc cho Sản phẩm .
- C2 :C9 : Dải ô chứa vùng dữ liệu .
- “Miền Bắc” : Điều kiện lọc cho Khu vực .
Cách Tính:
- Giao dịch 1 : Bánh tại Miền Bắc → Doanh số = 100.000
- Giao dịch 5 : Bánh tại Miền Bắc → Doanh số = 180.000
- Giao dịch 8 : Bánh tại Miền Bắc → Không có (Giao dịch 8 là Bút tại Miền Bắc)
Tổng Doanh Số = 100.000 + 180.000 = 280.000 đồng
Ví dụ 2: Tính Tổng Số Lượng Bán Hàng cho “Bút” trong Tháng 12
Công Thức: =SUMIFS(D2:D9, B2:B9; “Bút”; E2:E9; “12”)
Giải Thích:
- D2 :D9 : Dải ô chứa số lượng dữ liệu .
- B2 :B9 : Dải ô chứa sản phẩm sản phẩm .
- “Bút” : Điều kiện lọc cho Sản phẩm .
- E2 :E9 : Dải ô chứa dữ liệu Tháng .
- “12” : Filter điều kiện cho Tháng .
Cách Tính: Áp dụng công thức trên mẫu dữ liệu:
- Giao dịch 2 : Bút trong tháng 12 → Số lượng = 30
- Giao dịch 4 : Bút trong tháng 12 → Số lượng = 40
- Giao dịch 8 : Bút trong tháng 12 → Số lượng = 45
Tổng Số Lượng = 30 + 40 + 45 = 115 sản phẩm
Kết luận
Hàm SUMIFS cho phép người dùng tính tổng dữ liệu nhanh chóng và chính xác dựa trên nhiều điều kiện. Để sử dụng hiệu quả, bạn cần nắm vững lý thuyết và hiểu cách áp dụng với từng trường hợp thực hành qua các ví dụ thực tế sẽ giúp bạn thành thạo hơn trong việc sử dụng hàm này.
Để tối ưu hóa, hãy áp dụng các mẹo như sử dụng ký tự đại diện (*, ?), cố định phạm vi bằng dấu $, và kết hợp với các hàm khác như IFERROR (xử lý lỗi trong công thức) hoặc AVERAGEIFS (tính trung bình với nhiều điều kiện).Việc Làm 24h hy vọng rằng đã giúp bạn giải đáp thắc mắc về cách dùng hàm SUMIFS và cách sử dụng sao cho hiệu quả. Chúng tôi luôn mong muốn mang đến kiến thức hữu ích và những cơ hội nghề nghiệp đa dạng cho hành trình chinh phục công việc như ý của bạn cùng Việc làm 24h ngay hôm nay!
