Trong môi trường công sở, họp hành là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đặt ra câu hỏi: Họp nhiều có tốt không? Họp nhiều có ưu hay nhược điểm gì, hệ quả ra sao? Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h bàn luận qua bài viết dưới đây nhé!
Tại sao công ty muốn chúng ta họp nhiều?
Trao đổi thông tin
Một trong những lý do chính khiến các công ty tổ chức họp nhiều là để trao đổi thông tin. Họp là cơ hội để các thành viên trong nhóm cập nhật tình hình, chia sẻ ý tưởng và thảo luận về các vấn đề cần giải quyết. Qua đó, tất cả mọi người đều nắm bắt được thông tin mới nhất và có thể phối hợp tốt hơn.
Giải quyết vấn đề nhanh chóng
Cuộc họp cũng là nơi để các lãnh đạo và nhân viên cùng nhau trình bày ý kiến, thảo luận và đưa ra các quyết định quan trọng dựa trên sự đồng thuận. Khi có vấn đề nảy sinh, một cuộc họp ngay lập tức có thể giải quyết nhanh chóng, tránh kéo dài và gây ảnh hưởng tiêu cực đến dự án. Mỗi quyết định được đưa ra đều dựa trên những cam kết và trách nhiệm của mọi người đối với những quyết định đó.
Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề: Chìa khóa thành công trong mọi lĩnh vực
Xây dựng tinh thần đội nhóm
Nhiều công ty tổ chức họp nhiều để xây dựng tinh thần đội nhóm và tạo ra môi trường làm việc tích cực. Khi cảm thấy bản thân có thể cởi mở nói và được lắng nghe, nhân viên có xu hướng hợp tác và làm việc hiệu quả hơn.
Xem thêm: Think outside the box là gì? Cách thúc đẩy đội nhóm thoát khỏi tư duy lối mòn
Kiểm soát và đánh giá công việc
Qua các cuộc họp, lãnh đạo có thể theo dõi tình hình thực hiện các dự án, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh và đưa ra biện pháp khắc phục.
Minh bạch trong mọi vấn đề
Tất cả các vấn đề, quyết định và thông tin đều được thảo luận công khai, nhân viên không phải mơ hồ và đặt ra nghi vấn đề trong quá trình làm việc. Nhờ đó, không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn xây dựng niềm tin và sự đoàn kết trong công ty.
Tại sao chúng ta không muốn họp nhiều?
Họp hành có thể mang lại nhiều lợi ích nếu được tổ chức hợp lý và hiệu quả. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt, họp nhiều có thể là “thủ phạm” số một dẫn đến những hệ quả tiêu cực, khiến nhân viên cảm thấy bị “hành” nhiều hơn.
Lãng phí thời gian
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc họp nhiều là lãng phí thời gian. Những cuộc họp dài dòng, buồn tẻ và không hiệu quả chiếm dụng thời gian quý báu mà nhân viên có thể dành cho công việc chính. Thay vì tập trung hoàn thành nhiệm vụ, việc dành nhiều thời gian ngồi họp khiến họ cảm thấy bị vắt kiệt sức lực, công việc cũng thế mà chậm trễ.
Giảm năng suất
Nhiều cuộc họp mang tính hình thức “văn hoá công ty là phải thế” khiến nhân viên không thể “phân thân” để tập trung vào những nhiệm vụ cần ưu tiên, giảm năng suất và hiệu quả công việc. Thời gian bị chia nhỏ bởi “gánh nặng” cuộc họp không đâu vào đâu khiến nhân viên khó duy trì được dòng chảy công việc liên tục, ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo.
Căng thẳng, mệt mỏi
Họp nhiều, họp mãi chỉ bởi cấp trên thích quản lý chi li gây căng thẳng và mệt mỏi cho nhân viên, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và sức khỏe. Đặc biệt là những cuộc họp vô bổ kéo dài, lặp đi lặp lại, không mang lại giá trị khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi và mất động lực làm việc.
Bài toán họp nhiều – họp hiệu quả
Không phải cuộc họp nào cũng mang lại kết quả như mong đợi. Nhiều cuộc họp được tổ chức không có mục tiêu rõ ràng, không có kế hoạch cụ thể, dẫn đến thảo luận lan man và không đi đến đâu. Đặc biệt khi họp nhiều, lại còn họp đông người, những vấn đề chỉ cần thảo luận riêng 5 – 10 phút là xong, khiến không ai tin tưởng tầm quan trọng của cuộc họp.
Tốn kém chi phí
Tổ chức họp nhiều gây tốn kém chi phí, thời gian, nhân lực và cả các nguồn tài nguyên khác như trang thiết bị, phòng họp,… gây lãng phí cho công ty.
Họp thế nào cho chuẩn?
1. Giảm bớt số lượng cuộc họp
Giảm bớt những cuộc họp không cần thiết chắc chắn là quyết định sáng suốt, chỉ nên tập trung tổ chức những cuộc họp thiết thực. Các công ty có quy mô nhân sự lớn không nhất thiết phải họp nhiều, cấp trên giao việc, cấp dưới thực hiện, sau khi xong việc chỉ cần báo cáo.
2. Tối ưu thời gian họp
Các cuộc họp nên được tổ chức ngắn gọn và tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất. Thay vì kéo dài hàng giờ, mỗi cuộc họp chỉ nên kéo dài tối đa 30 – 45 phút để đảm bảo hiệu quả và không làm mất quá nhiều thời gian của nhân viên. Nhiều nghiên cứu cho thấy có 91% người tham dự tập trung nghe họp dưới 15 phút, tỷ lệ này chỉ còn 64% khi họp quá 45 phút..
Để duy trì tinh thần cộng tác, có thể sử dụng 5 phút đầu để dành trò chuyện, những nhân viên không hứng thú phần này có thể bỏ qua và tham gia cuộc họp muộn hơn. Người quản lý cũng nên chú ý tạo thời gian nghỉ giải lao hợp lý thay vì dồn sức cho cuộc họp kéo dài liên tục. Với vài phút thư giãn, nhân viên cũng giảm căng thẳng và tập trung hơn.
3. Thay đổi mô-típ cuộc họp
Họp nhiều một phần lỗi do chưa thực hiện tốt công việc, các cấp lãnh đạo nên xem lại cách phân công nhiệm vụ. Thay vì tuân thủ lịch trình cứng nhắc, nhân viên nên được trao quyền, sở hữu danh sách công việc, tự chủ và tự chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ ấy.
Một phần do mô-típ cuộc họp nhiều nơi vẫn chưa thực sự tối ưu, không thu gọn các khâu không cần thiết. Cấp trên không biết cách quán triệt tinh thần nhân viên và đi thẳng vào vấn đề cần bàn. Thay vì thế, công ty có thể tận dụng ghi âm, sử dụng các công cụ giao tiếp và làm việc nhóm trực tuyến mà không cần tổ chức các cuộc họp truyền thống. Nhiều công ty còn tổ chức “họp đứng” không quá 10-15 phút để không phải kéo dài quá lâu.
4. Mục tiêu rõ ràng
Nhiều cuộc họp kéo dài triền miên một phần do nhiều người quản lý, lãnh đạo không chuẩn bị tốt nội dung, đến buổi họp cứ lên nói ào ào nhưng chung chung, chẳng sai chẳng đúng. Đặc biệt khi cấp dưới tưởng có tư tưởng “nể nang” khiến vấn đề không được giải quyết. Mỗi cuộc họp đều phải có mục tiêu và nội dung rõ ràng trước để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và tránh tình trạng thảo luận lan man.
5. Ghi biên bản và giá hiệu quả cuộc họp
Sau mỗi cuộc họp, hãy cùng xem lại biên bản và đánh giá lại hiệu quả để nhận ra những điểm cần cải thiện. Những lời nhận xét, góp ý từ các thành viên cũng giúp cải thiện chất lượng cuộc họp trong tương lai.
Kết Luận
Họp hành quá nhiều không phải lúc nào cũng tốt, để tối ưu năng suất làm việc và duy trì tinh thần làm việc tốt, các tổ chức nên xem xét giảm bớt số lượng cuộc họp không cần thiết và tập trung vào các giải pháp làm việc hiệu quả. Nếu bạn là nhà quản lý, hy vọng là bài viết của Vieclam24h.vn đã giúp bạn cân nhắc kỹ lưỡng mỗi khi lên lịch họp.
Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV thực tập hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: 5 bí quyết cải thiện mức độ hài lòng, tạo niềm vui làm việc cho nhân viên
