Trong quá trình hoạt động, các công ty, doanh nghiệp đều sử dụng giấy đề nghị tạm ứng để làm cơ sở xét duyệt những khoản tạm ứng để hỗ trợ nhân viên. Vậy tạm ứng là gì, giấy đề nghị tạm ứng là gì và quy trình tạm ứng như thế nào? Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp các bạn hiểu hơn những nội dung chính trong mẫu giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn cũng như quy trình thanh toán tạm ứng theo đúng luật. Cùng tìm hiểu nhé!
Giấy đề nghị tạm ứng là gì?
Điều 21 Khoản 1 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định, tạm ứng là một khoản tiền hay vật tư của công ty, doanh nghiệp giao cho cá nhân nhân tạm ứng để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó đã được phê duyệt.
Các cá nhân nhận tạm ứng phải là người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp và phải tuân thủ một số quy định trước khi tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng. Ngoài ra, các cá nhân thường xuyên được nhận tạm ứng phải được cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền xác định rõ bằng văn bản.
Có thể nói, giấy đề nghị tạm ứng là một dạng chứng từ kế toán được các doanh nghiệp sử dụng làm cơ sở xét duyệt các khoản tạm ứng, làm thủ tục kế toán và tiến hành xuất quỹ nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên thực hiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp hoặc cho mục đích cá nhân chẳng hạn như tạm ứng lương.
Đối tượng và mục đích sử dụng
Đối tượng lập giấy đề nghị tạm ứng là người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp có nhu cầu tạm ứng.
Mục đích của giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ quan trọng để tiến hành thủ tục xét duyệt tạm ứng, thủ tục lập phiếu chi tiền hoặc vật tư tạm ứng và xuất quỹ cho các khoản tạm ứng.
Thế nào là quy trình tạm ứng đúng chuẩn?
Quy trình tạm ứng được thiết lập như sau: Người lao động lập giấy đề nghị tạm ứng ⇒ Trưởng bộ phận, phòng ban ký ⇒ Kế toán trưởng đưa ra ý kiến và ký ⇒ Giám đốc duyệt. Nhờ đó, quá trình tạm ứng được đảm bảo thực hiện theo hệ thống và dễ dàng kiểm soát.
Bước 1: Người lao động có nhu cầu tạm ứng tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng cùng với các chứng từ liên quan. Chẳng hạn như:
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Báo cáo đề xuất công tác.
- Bảng dự toán các chi phí cho chuyến công tác.
- Phiếu báo giá phương tiện đi lại.
Tùy thuộc vào lịch trình và tính chất công việc được phân công mà người đề nghị tạm ứng cần nộp thêm các giấy tờ có liên quan khác.
Bước 2: Người lao động hoàn thành giấy và trình trưởng bộ phận, phòng ban ký duyệt.
Bước 3: Người lao động tiếp tục trình giấy lên kế toán trưởng ra ý kiến và ký duyệt.
Bước 4: Giấy được trình lên giám đốc ký duyệt.
Bước 5: Sau đó, chuyển giấy đề nghị tạm đã cho kế toán để lập phiếu chi.
Bước 6: Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi được ký duyệt để chi tiền và ghi sổ quỹ. Phiếu chi được lập thành 3 liên, trong đó, người có nhu cầu tạm ứng giữ 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên và kế toán giữ 1 liên để lưu chứng từ. Phiếu chi phải đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên của kế toán trưởng, kế toán, thủ quỹ và người nhận tiền.
Trách nhiệm của người lao động khi đề nghị tạm ứng
Người lao động có nhu cầu tạm ứng phải tuân theo những nguyên tắc như sau:
- Người đề nghị tạm ứng chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng, đồng thời chỉ được sử dụng số tiền này theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
- Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hết hoặc không sử dụng đến phải nộp lại vào quỹ. Nếu người nhận tạm ứng không nộp lại thì sẽ tính trừ vào lương của người đó. Trường hợp chi quá số tiền nhận tạm ứng thì doanh nghiệp phải chi bổ sung số tiền còn thiếu.
- Người nhận tạm ứng không được phép chuyển số tiền đã nhận tạm ứng cho bất kỳ người nào khác sử dụng.
- Khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, người nhận tạm ứng tiến hành lập bảng thanh toán tạm ứng cùng với chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận hoặc khoảng chênh lệch giữa số tiền tạm ứng đã sử dụng và số tiền đã nhận tạm ứng.
- Phải thanh toán tạm ứng dứt điểm các khoản tiền kỳ trước mới được tiếp tục nhận tạm ứng kỳ sau.
Xem thêm: Biên bản bàn giao tài sản là gì? Các mẫu biên bản bàn giao tài sản đúng chuẩn
Nội dung chính của mẫu đề nghị tạm ứng
Thông thường, các mẫu đề nghị tạm ứng sẽ có những thông tin chính sau đây:
- Tên đơn vị, bộ phận được ghi rõ ở góc trên bên trái của mẫu đề nghị tạm ứng. Người đề nghị tạm ứng phải hoàn thành 1 liên của mẫu đề nghị tạm ứng và viết rõ cho người có thẩm quyền xét duyệt tạm ứng.
- Người đề nghị tạm ứng ghi rõ thông tin họ và tên, phòng ban, bộ phận, số tiền xin tạm ứng được viết bằng số và bằng chữ.
- Lý do xin tạm ứng nêu rõ mục đích sử dụng như tiền công tác phí, tiền mua văn phòng phẩm, tiền chiêu đãi khách,…
- Thời hạn thanh toán được ghi rõ theo ngày, tháng, năm để đảm bảo hoàn trả số tiền đã xin tạm ứng.
Xem thêm: Cách viết bản tường trình sự việc trong công việc và học tập đúng chuẩn
Một số mẫu phổ biến nhất hiện nay
1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng
CÔNG TY CỔ PHẦN……… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: …… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
……, ngày …. tháng … năm 20…
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG THEO HỢP ĐỒNG
Kính gửi:……………………………………………………………………………………………….
Tên tôi là:………………………………………………………………………………………………
Giám đốc Công ty ………………………………………………………………………………….
Căn cứ theo Hợp đồng số ………. được ký vào ngày … tháng … năm …. giữa Công ty ……… (Bên A) và Công ty ………….. (Bên B) về việc ………………………………………………………………………………………..…
Đề nghị Quý Công ty tạm ứng cho tôi số tiền ………………….đồng (Viết bằng chữ: …………………………………………………………………………… đồng).
Mục đích tạm ứng: ……………………………………………………………………
Thời hạn thanh toán tạm ứng:………………………………………………………………….
Trân trọng.
Đại diện theo pháp luật
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên)
2. Mẫu giấy tạm ứng tiền
Đơn vị: ………………… Mẫu số 03 – TT
Bộ phận: ……………… (Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày…. tháng…. năm….
Số: ……………..
Kính gửi:……………………………………………………………………………………………….
Tên tôi là:………………………………………………………………………………………………
Bộ phận (hoặc Địa chỉ): ………………………………………………………………………….
Đề nghị xin tạm ứng số tiền:………………………………………………………………… Viết bằng chữ ………………………………………………………………………………………..
Lý do tạm ứng:……………………………………………………………………………………….
Thời hạn thanh toán tạm ứng:………………………………………………………………….
| Giám đốc | Kế toán trưởng | Phụ trách bộ phận | Người đề nghị tạm ứng |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) |
3. Mẫu giấy tạm ứng tiền lương
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—o0o—
…, ngày … tháng … năm …
ĐƠN XIN TẠM ỨNG LƯƠNG THÁNG
(V/v: Tạm ứng lương)
Căn cứ vào Bộ luật lao động 2012.
Kính gửi: Ông/bà ………………………………………………. Trưởng phòng tài chính Công ty ……………………….………………………………………………..
Tên tôi là: ……………….………………………………………………………………..
Ngày sinh: ………….……………………………………………………………………
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……………………………… cấp ngày: …………….
Nơi cấp:…………………………………………………………………………………………………
Nơi đăng ký HKTT: ……………….…………………………………………………..
Chỗ ở hiện tại: ………………………………………….……………..………………
Giữ chức vụ: …………………………………………………………………………..
Hôm nay, tôi viết đơn này để xin phép Ông/Bà tạm ứng lương tháng……
Do nhu cầu cá nhân, tôi cần ứng trước tiền lương tháng ……. để giải quyết công việc của mình. Số tiền tạm tôi cần ứng là ………………………..triệu đồng, viết bằng chữ………………………. Số tiền này tương ứng với………………….. ngày làm việc của tôi. Số tiền lương tạm ứng sẽ được trừ vào tiền lương tháng ………….. của tôi thường được nhận vào ngày…………………………………………………………………………….………..
Khi đến hạn trả lương tháng……….. cho nhân viên, tôi sẽ nhận số tiền lương còn lại của tháng ………… sau khi đã trừ đi số tiền lương tạm ứng trước đó.
Tôi rất mong Ông/Bà …………… cân nhắc giấy đề nghị tạm ứng này và phê duyệt kịp thời để đảm bảo quyền lợi cho tôi.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kết luận
Hy vọng những bài viết trên của Việc Làm 24h đã giúp các bạn hiểu giấy đề nghị tạm ứng là gì, quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng, đặc biệt là các mẫu đúng chuẩn nhất hiện nay như mẫu hợp đồng, mẫu tạm ứng tiền,… Các bạn có thể tham khảo và soạn thảo giấy đề nghị tạm ứng phù hợp với mục đích sử dụng nhé! Các bạn cũng có thể theo dõi các bài viết khác của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để cập nhật các mẫu văn bản hành chính quan trọng khác nhé!
Xem thêm: Cách phân loại ứng viên trên quan điểm của một nhà quản lý nhân sự
