Milestone là một thuật ngữ phổ biến trong quản lý dự án, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định, theo dõi và đánh giá tiến trình của dự án. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa hiểu rõ Milestone là gì? Key Milestone là gì? Cách sử dụng Milestone trong quản lý dự án ra sao? Trong bài viết này, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá ý nghĩa thực sự của Milestone và làm thế nào triển khai Milestone để xác định hướng đi đúng đắn và thành công cho một dự án.
Milestone nghĩa là gì?
Milestone là các cột mốc quan trọng trong quản lý dự án. Các cột mốc được sử dụng để đo lường tiến độ hướng đến mục tiêu đã đề ra của dự án. Milestone là một điểm cụ thể trong vòng đời dự án, đánh dấu điểm bắt đầu – kết thúc hoặc hoàn thành 1 giai đoạn công việc chính.
Các cột mốc này được thể hiện dưới dạng các dòng thời gian, gắn với nó là các công việc nằm dọc quá trình thực hiện dự án, tính từ thời điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án.
Mỗi dự án sẽ có các Milestone khác nhau, đối với các dự án lớn, khi Milestone tập trung vào đánh dấu những điểm quan trọng trong tiến trình của dự án, nó sẽ phân nhánh dự án thành các giai đoạn có thể quản lý được. Nhờ đó, quá trình quản lý dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Key Milestone là gì?
Key Milestone có nghĩa là cột mốc quan trọng hoặc các cột mốc chính của dự án, đây là để chỉ các điểm mà nhóm dự án phải đạt như đạt được mức doanh số kinh doanh cụ thể, hoàn thành các sự kiện quan trọng,…
Vai trò của Milestone là gì?
Đo lường tiến trình
Khi một Milestone đạt được, tức là một phần công việc quan trọng đã được hoàn thành. Việc đo lường tiến trình này giúp nhóm dự án biết rằng họ đang tiến đến đúng mục tiêu, đúng tiến độ hoặc thậm chí là sớm hơn.
Điều này sẽ có ích cho các khách hàng, đối tác hoặc chủ đầu tư… bởi họ thường ít khi quan tâm đến các báo cáo chi tiết về tiến độ dự án. Điều họ muốn thấy là tiến độ của tổng thể dự án có đang theo đúng kế hoạch không. Lúc này, các Milestone sẽ thể hiện rõ các điểm quan trọng theo các giai đoạn chính của dự án cần phải hoàn tất theo đúng kế hoạch.
Quản lý thời gian
Milestone giúp nhà quản lý dự án giám sát liên tục và tham chiếu các thời điểm quan trọng theo thời gian thực trong lịch trình dự án. Các Milestone thể hiện rõ đã đi được bao xa và còn bao lâu nữa thì dự án sẽ chạm vạch đích. Nhờ đó công việc được thực hiện đúng hạn và không ảnh hưởng đến cột mốc khác.
Quản lý rủi ro
Với các Milestone, nhà quản lý có thể theo dõi và tính toán độ chùng của dự án. Nếu một Milestone quan trọng không thể hoàn thành đúng hẹn, người quản lý có thể phát hiện, tìm ra nguyên nhân và thực hiện các biện pháp cần thiết để giảm thiểu tác động tiêu cực của sự cố.
Sử dụng các nguồn lực của dự án hiệu quả
Milestone thường được liên kết với các nguồn lực của dự án như ngân sách, thời gian, nhân lực,… Điều này giúp nhà quản lý dự án kiểm soát và quản lý nguồn lực hiệu quả.
Đo lường hiệu suất cá nhân
Milestone giúp các thành viên trong nhóm dự án theo dõi và đánh giá hiệu suất cá nhân so với hiệu suất tổng thể của dự án. Nhờ đó tạo động lực để họ hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn và đạt được mục tiêu chung.
Xem thêm: Lãnh đạo cần làm gì để đẩy hiệu suất nhóm lên đỉnh cao?
Cách sử dụng Milestone trong quản lý dự án
1. Xác định các Milestone quan trọng
Đầu tiên, bạn cần xác định những Milestone quan trọng trong dự án, chẳng hạn như Thiết kế, Phát triển, Kiểm thử, Triển khai,… Điều này bao gồm việc xác định những mục tiêu chính của dự án và các sự kiện hoặc nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành để đạt được mục tiêu đó. Các cột mốc cần được xác định cụ thể, đo lường được dựa theo tiến trình hoàn thành nhiệm vụ. Hãy kết hợp thời gian với thứ tự thực hiện các công việc chính theo bản kế hoạch.
2. Chọn Milestone cho dự án theo phương thức phù hợp
Bạn có thể chọn Milestone theo phương thức truyền thống như viết tay, ghi sổ, đánh dấu,… Tuy nhiên phương thức này lại không đảm bảo hiệu quả cho nhóm dự án, hơn nữa sự phát triển của công nghệ hiện đại là mang đến nhiều phần mềm quản lý dự án và xây dựng Milestone mà bạn có thể lựa chọn sử dụng.
Các phần mềm lập kế hoạch Milestone sẽ giúp bạn không phải bỏ sót bất kỳ cột mốc quan trọng nào. Nhà quản lý cũng có thể lựa chọn giai đoạn và phân công nhiệm vụ dễ dàng.
3. Phân phối nguồn lực cần thiết
Phân phối các nguồn lực cần thiết như ngân sách, nhân lực,… dựa theo các cột mốc quan trọng để đảm bảo rằng dự án được thực hiện hiệu quả và đúng hẹn. Trong quá trình thực hiện dự án đòi hỏi nguồn lực quá lớn, bạn có thể phân nhánh các Milestone thành nhiều phần để điều chỉnh nguồn lực phù hợp.
3. Theo dõi và đánh giá hiệu quả Milestone
Khi dự án bắt đầu, bạn cần theo dõi tiến trình của từng Milestone. Điều này bao gồm việc theo dõi việc hoàn thành các công việc liên quan đến Milestone, đo lường hiệu suất và đánh giá xem liệu dự án đang theo kế hoạch hay không.
4. Báo cáo về tiến độ hoàn thành Milestone là gì?
Dựa vào tiến độ hoàn thành các Milestone, nhóm dự án có thể tiến hành báo cáo đến quản lý cấp cao, đối tác, khách hàng biết được tình hình dự án. Các cuộc họp, thảo luận và báo cáo định kỳ về Milestone giúp nhóm dự án đưa ra phương pháp điều chỉnh cần thiết.
Nếu có vấn đề hoặc rủi ro đối với việc đạt Milestone, nhóm dự án cần xử lý kịp thời, nhanh chóng bằng cách điều chỉnh lịch trình, nguồn lực hoặc phân nhánh kế hoạch khẩn cấp.
Kết luận
Milestone là một trong những nhân tố quan trọng giúp nhà quản lý dự án định lượng tiến trình thực hiện và hoàn thành dự án. Hy vọng những thông tin hữu ích mà Việc Làm 24h chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ Milestone nghĩa là gì và cách sử dụng Milestone trong quản lý dự án. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn tester phổ biến dành cho nhà tuyển dụng
