Bên cạnh việc tuyển dụng và sử dụng nguồn nhân lực nội bộ, nhiều công ty còn lựa chọn hình thức outsource (thuê ngoài) cho một số vị trí hoặc công việc. Outsource có thể giúp các công ty cắt giảm chi phí và tối ưu hóa năng suất công việc. Tuy nhiên để đạt được mục đích này, các công ty cần đảm bảo công tác quản lý outsource hiệu quả. Vậy làm thế nào để quy trình outsource mang đến nhiều lợi ích nhất? Ở bài viết này của Việc Làm 24h, hãy cùng tìm hiểu về outsource là gì, lợi ích và cách quản lý outsource.
Outsource là gì?
Outsource là hoạt động thuê bên thứ ba để thực hiện các công việc, trách nhiệm hoặc cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp. Bên thứ ba này có thể là công ty outsource hoặc freelancer. Loại hình công việc outsource tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, trong đó phổ biến nhất là:
- Content marketing.
- Thiết kế.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Tiếp thị.
- Quản lý chuỗi cung ứng.
- Quản trị nhân sự.
- Kế toán.
- Nghiên cứu thị trường.
- Tài chính.
- Đào tạo.
- Công nghệ thông tin.
Ví dụ về outsource như:
- Công ty A đang phát triển và cần mở rộng văn phòng, tuy nhiên công ty lại nằm ở vị trí đắt đỏ. Do đó công ty có thể thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng để giảm nhu cầu nhân lực và tránh chiếm diện tích văn phòng.
- Công ty B đã đạt được nhiều thành tích đáng kể trong năm qua, hiện đang tìm cách mở rộng dòng sản phẩm nhưng lại bị hạn chế về số lượng công nhân và máy móc. Do đó công ty lựa chọn giải pháp outsource một nhà máy địa phương để giải quyết vấn đề này.
Lợi ích của outsource là gì?
Outsource có thể mang đến cho các doanh nghiệp những lợi ích như:
Giảm chi phí
Outsource giúp các công ty giảm chi phí nhân sự, hoạt động và cơ sở vật chất. Các doanh nghiệp trả lương cho đơn vị outsource theo dự án, năng suất hoặc theo giờ thay vì lương hàng năm, hàng tháng như nhân sự nội bộ.
Có nhiều lựa chọn hơn
Khi chọn outsource, công ty có nhiều lựa chọn xem xét ứng viên hơn, ví dụ nhân viên làm từ xa ở nhiều tỉnh thành hoặc thậm chí nhiều quốc gia.
Tối ưu hóa hiệu quả công việc
Việc outsource sẽ giúp nhân viên nội bộ dành nhiều thời gian hơn cho các trách nhiệm chuyên môn hoặc nâng cao. Đồng thời còn tận dụng tối đa kỹ năng kiến thức, kỹ năng của công ty outsource. Từ đó các quy trình và chất lượng công việc sẽ đạt hiệu quả tốt hơn.
Tiết kiệm thời gian
Để có đội ngũ nhân lực chất lượng, doanh nghiệp cần phải có thời gian tuyển dụng và đào tạo. Do đó, chọn outsource là giải pháp để công ty có thể tận dụng kiến thức, kỹ năng chuyên môn của họ và tiết kiệm thời gian để đưa ra giải pháp cho các vấn đề hay thực hiện các dự án, chiến dịch.
Xem thêm: Bật mí từ A – Z bộ kỹ năng quản lý thời gian giúp tối ưu hiệu quả công việc
Cách quản lý outsource là gì?
Cung cấp các tài liệu đào tạo
Các doanh nghiệp có thể cung cấp cho outsource tài liệu đào tạo để họ tham khảo trong quá trình hợp tác. Bên outsource thường đã có kiến thức và kỹ năng mềm trong lĩnh vực chuyên môn của họ, tuy nhiên họ sẽ không biết nhiều về các chính sách hoặc thủ tục của công ty. Do đó hãy cung cấp hoặc đào tạo những thông tin cần thiết và quan trọng để quy trình làm việc chung ăn ý hơn.
Tương tác hai chiều
Thường xuyên khuyến khích giao tiếp hai chiều để đảm bảo cả doanh nghiệp và đơn vị outsource đều hiểu được tiến độ và mục tiêu của nhau. Công ty có thể thiết lập các cuộc họp hàng tuần, tạo cơ hội để bên outsource đưa ra các phản hồi…
Đặt mục tiêu rõ ràng
Bên cạnh hoạt động giao công việc, trách nhiệm, hãy chia sẻ về mục tiêu mà đơn vị outsource phải đạt được mỗi tuần hay hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Việc đặt ra kỳ vọng rõ ràng sẽ giúp công ty outsource tối ưu hóa hiệu quả và khả năng đạt được mục tiêu của họ.
Công nhận hiệu suất của bên outsource
Hãy dành thời gian để công nhận những thành tựu hay trách nhiệm trong công việc của đơn vị outsource. Hành động này sẽ giúp họ cảm thấy họ là thành viên có giá trị trong tổ chức và khuyến khích họ tiếp tục phát huy trong tương lai.
Để bên outsource hiểu về công ty
Dù bên outsource là cá nhân hay công ty dịch vụ thì việc hiểu về doanh nghiệp như văn hóa, giá trị, mục tiêu dài hạn là cách để tạo sự gần gũi, gắn bó cho bước đầu hợp tác. Quan trọng hơn là chia sẻ về vai trò và nhiệm vụ công việc của họ kết nối với các phòng ban khác như thế nào. Khi hiểu được điều này, đơn vị outsource sẽ nhận ra tầm quan trọng của công việc và tìm cách tối ưu hóa hoạt động để phù hợp với quy trình làm việc của công ty hoặc các phòng ban khác.
Theo dõi tiến trình
Việc theo dõi tiến trình công việc của outsource không chỉ để nắm bắt tình hình mà còn giúp công ty chủ động can thiệp nếu họ cần hỗ trợ. Bạn có thể theo dõi tiến độ bằng cách yêu cầu họ gửi báo cáo hàng tuần hay sử dụng phần mềm quản lý dự án…
Phát triển mạng lưới an ninh mạng
Đây là giải pháp quản lý outsource phù hợp cho các công ty quan tâm đến tính bảo mật. Chuẩn hóa an ninh mạng cho tất cả các nhân viên giúp bảo vệ khỏi các cuộc tấn công mạng. Tùy theo nhu cầu và cấu trúc của doanh nghiệp mà hệ thống an ninh mạng sẽ khác nhau, ví dụ như:
- Yêu cầu nhân viên xác minh danh tính trước khi truy cập vào hệ thống của công ty.
- Chia sẻ tệp, thông tin qua các nền tảng an toàn hơn thay vì thông qua email, mạng xã hội,…
- Cài đặt phần mềm chống virus trên tất cả các thiết bị.
Tin tưởng đơn vị outsource
Mặc dù bên outsource có nhiều điều chưa hiểu hết về doanh nghiệp hay ngành nghề nhưng họ có chuyên môn của mình. Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của họ và tìm cách tích hợp vào các hoạt động của công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
Có chính sách thưởng khi công ty outsource đạt thành tích cao?
Nếu có tài chính vững mạnh, hãy xem xét đến việc thưởng cho đơn vị outsource vì sẽ tạo động lực để họ hoàn thành công việc tốt hơn. Những phần thưởng này có thể dựa trên thành tích như vượt chỉ tiêu hay mang lại hiệu quả hơn kỳ vọng…
Xem thêm: Đây là cách tính thưởng Tết cho người lao động doanh nghiệp nên biết
Outsource là giải pháp hữu hiệu vì mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng tồn tại một số nhược điểm về tính bảo mật và trách nhiệm. Do đó doanh nghiệp cần tìm hiểu, chọn lọc kỹ lưỡng để tìm được đơn vị outsource phù hợp với ngân sách và mục tiêu. Đồng thời trong quá trình làm việc, sự hợp tác và giao tiếp giữa các bên là chìa khóa để công việc diễn ra suôn sẻ, xây dựng mối quan hệ thành công và mang lại lợi ích chung lâu dài. Qua bài viết về outsource là gì, hy vọng bạn đọc đã có những thông tin hữu ích về chủ đề này. Để cập nhật những bài viết mới nhất, đừng quên truy cập Nghề Nghiệp Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Tiết lộ 7 thiếu sót trong công việc thường gặp sẽ cản bước thành công của bạn
