Sự phát triển của công nghệ số đã tạo ra các công cụ hữu ích. Đặc biệt trong ngành khách sạn, việc quản lý và vận hành không phải là một công việc đơn giản. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng cũng như tận dụng lợi ích từ sự tiến bộ của công nghệ số, các phần mềm quản lý khách sạn, gọi là PMS đã được phát triển. PMS là gì? Có vai trò như thế nào? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
Tuyển dụng việc làm Khách sạn – Nhà hàng – Du lịch tại Việt Nam | tại Bình Dương | tại Đồng Nai | tại Long An
1. Hệ thống PMS là gì?
Phần mềm Quản lý tài sản (PMS – Property Management System) là một ứng dụng phần mềm tích hợp, có khả năng quản lý toàn diện cho các chủ khách sạn.
PMS không chỉ là công cụ hỗ trợ tối ưu hóa quản lý hoạt động khách sạn, mà còn cung cấp khả năng theo dõi phản hồi từ khách hàng. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng, tạo ra một môi trường tốt hơn và thân thiện hơn khi lưu trú.
2. Các chức năng cơ bản của PMS là gì?
Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) cung cấp cho các chủ khách sạn giải pháp phần mềm tích hợp. Dưới đây là một số tính năng phổ biến của phần mềm PMS:
- Quản lý đặt phòng: Hệ thống PMS giúp dễ dàng quản lý hệ thống đặt phòng và theo dõi các đặt phòng trên nhiều kênh như OTAs, đặt phòng trực tiếp và đặt phòng qua điện thoại.
- Quản lý quầy tiếp tân: Hệ thống PMS cung cấp một hệ thống quản lý toàn diện cho quầy tiếp tân, giúp quản lý quy trình nhận/phát phòng, phân phòng, tình trạng phòng và đặt phòng, dịch vụ khách hàng và tạo thẻ khóa cho khách hàng nhanh chóng và dễ dàng.
- Phân phòng và quản lý dịch vụ vệ sinh phòng: Hệ thống PMS cung cấp hệ thống quản lý dịch vụ vệ sinh phòng và phân phòng toàn diện, cho phép quản lý các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên dọn phòng.
- Xử lý thanh toán: Hệ thống PMS giúp dễ dàng xử lý thanh toán từ khách hàng, cung cấp các phương thức thanh toán linh hoạt như tiền mặt, thẻ tín dụng và theo dõi các khoản thanh toán theo thời gian thực.
- Báo cáo và phân tích: Hệ thống cung cấp thông tin về hiệu suất của khách sạn bằng cách hiển thị các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lấp đầy, ADR, RevPAR và NOI, cho phép tạo báo cáo chi tiết để phân tích thêm.
- Tích hợp phần mềm quản lý khác: Hệ thống PMS có khả năng tích hợp với các nền tảng phần mềm khác như CRM, phần quản lý tài chính và OTAs để tối ưu hóa hoạt động và cải thiện dịch vụ khách hàng.
3. Một số loại phần mềm PMS
On-premise PMS là gì?
PMS trên nền tảng cục bộ, hay còn gọi là On-premise PMS, là giải pháp quản lý dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ nội bộ của khách sạn. Để sử dụng, đòi hỏi một đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Ngoài ra, cần phải có không gian đặc biệt để cài đặt máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.
Hybrid Cloud Hotel PMS là gì?
PMS “lai” công nghệ đám mây cho phép người dùng truy cập thông qua trình duyệt web trên các thiết bị. Dữ liệu có thể được lưu trữ cục bộ trên máy chủ hoặc có thể truy cập từ xa. Tuy nhiên, một số tính năng chỉ có sẵn trên nền tảng chính của phần mềm.
Cloud-based PMS là gì?
PMS dựa trên đám mây là một hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, có thể cài đặt tự động, linh hoạt và truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Các tính năng ưu việt của Cloud-based PMS bao gồm tiết kiệm chi phí đội ngũ IT và khả năng quản lý từ xa. Bạn cũng có thể mở rộng quy mô khách sạn dễ dàng và hiệu quả hơn so với hệ thống cục bộ.
Nhìn chung, đa số các khách sạn đang chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý dựa trên công nghệ điện toán đám mây vì những ưu điểm vượt trội so với phần mềm truyền thống.
4. Những lý do cần đến phần mềm PMS là gì?
Để thu hút và duy trì sự tin tưởng của khách hàng, các khách sạn cần phải tạo trải nghiệm cá nhân hóa và mượt mà, thậm chí vượt xa những gì khách hàng mong đợi để thu hút lòng trung thành.
Do đó, việc sử dụng hệ thống quản lý khách sạn (PMS) truyền thống sẽ không đủ để tiến xa trong ngành dịch vụ khách sạn. Sử dụng hệ thống PMS đám mây có thể là giải pháp hữu hiệu hơn. Một hệ thống PMS trên đám mây mang lại nhiều lợi ích:
- Bảo mật thông tin và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
- Giảm chi phí vận hành và quản lý công việc.
- Giảm thiểu sai sót do con người.
- Cung cấp cái nhìn tổng quan với hồ sơ khách hàng toàn diện 360 độ.
- Tiết kiệm thời gian thiết lập kế hoạch giá và phân phối trên các kênh.
- Cung cấp báo cáo kinh doanh toàn diện với dữ liệu theo thời gian thực.
5. Ưu và nhược điểm của hệ thống PMS là gì?
Ưu điểm của PMS là gì?
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: PMS giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp trải nghiệm lưu trú mượt mà và liền mạch. Hệ thống này cũng cho phép quản lý hồ sơ khách hàng, theo dõi sở thích và phản hồi của khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu.
- Tăng hiệu suất, tiết kiệm thời gian: PMS giúp quản lý tất cả các khía cạnh của hoạt động khách sạn từ một nền tảng trung tâm. Bằng cách tối ưu hóa quy trình và tự động hóa nhiều nhiệm vụ, hạn chế công việc thủ công và giúp quản lý giá, đặt phòng hiệu quả hơn.
- Tự động hóa công việc: Từ gửi email tự động cho khách hàng đến cập nhật giá trên trang web theo thời gian thực, PMS giúp thực hiện các nhiệm vụ từ xa dễ dàng.
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách giảm nhu cầu sử dụng lao động thủ công và cung cấp báo cáo theo thời gian thực, PMS giúp chủ khách sạn theo dõi chi phí và quản lý ngân sách chính xác.
Nhược điểm của PMS là gì?
- Mất nhiều thời gian chuẩn bị và vận hành ban đầu: Việc chuyển từ quản lý truyền thống sang PMSđòi hỏi thời gian chuẩn bị ban đầu, từ vài ngày đến vài tuần, đặc biệt là đối với các khách sạn nhỏ.
- Phức tạp hóa: Một số quy trình đơn giản có thể trở nên phức tạp hơn khi chuyển từ quy trình truyền thống sang PMS.
- Thay đổi liên tục: Các nhà cung cấp có quy trình làm việc riêng, thích nghi và thay đổi quy trình hiện có để phù hợp với hệ thống PMS.
6. Ai phù hợp sử dụng phần mềm PMS?
Các nhân viên trong khách sạn, bao gồm quản lý khách sạn, nhân viên lễ tân, nhân viên dọn dẹp và nhân viên tại điểm bán hàng (POS), đều có thể làm việc trên hệ thống PMS để thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả hơn.
- Nhân viên lễ tân: Sử dụng PMS để tiếp nhận, sắp xếp và cập nhật thông tin đặt phòng, nhận phòng, trả phòng và thanh toán. Họ cũng sử dụng hệ thống để giao tiếp với các bộ phận khác trong khách sạn như nhân viên dọn dẹp, bếp và thuê xe.
- Nhân viên dọn dẹp: Sử dụng PMS để nhận thông tin về các phòng cần dọn dẹp và thực hiện các công việc liên quan. Hệ thống giúp tự động phân công công việc và quản lý thời gian, đảm bảo rằng các phòng sẽ sẵn sàng cho khách hàng.
- Nhân viên tại điểm bán hàng: Sử dụng PMS để gửi hóa đơn thanh toán, lên danh sách biên lai của khách hàng khi họ sử dụng các dịch vụ trong khách sạn như nhà hàng, quán bar, gym, hoặc spa. Việc tích hợp hóa đơn vào hệ thống giúp quản lý dễ dàng và giảm thiểu lỗi phát sinh khi thanh toán.
- Nhân sự quản lý, điều hành khách sạn: Sử dụng PMS để giám sát và đảm bảo hoạt động kinh doanh trong khách sạn thông qua việc xem xét các báo cáo tài chính, doanh thu và KPI. Họ có thể dựa vào các dữ liệu từ hệ thống để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp và đáp ứng yêu cầu.
7. Những vấn đề cần lưu ý khi lựa chọn PMS trong khách sạn là gì?
Với sự thuận tiện và chi phí hợp lý, phần mềm quản lý khách sạn ngày nay được nhiều chủ kinh doanh lựa chọn. Dưới đây là một số yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm PMS:
Tính năng
Phần mềm PMS cần phải có tính năng đáp ứng được nhu cầu quản lý và vận hành khách sạn bài bản và chuyên nghiệp. Các tính năng cần thiết bao gồm quản lý đặt phòng, quản lý phòng, lễ tân, thu ngân, buồng phòng, kế toán, quản lý khách hàng và quản lý nhân viên.
Chi phí
Phần mềm khách sạn có nhiều mức giá khác nhau tùy thuộc vào các tính năng và giá trị mà chúng cung cấp. Khi lựa chọn, chủ kinh doanh cần xem xét quy mô và nhu cầu tính năng để chọn phần mềm có giá thành tiết kiệm. Đừng lựa chọn phần mềm chỉ vì giá rẻ mà bỏ qua chất lượng và tính năng.
Giao diện tương thích và dễ sử dụng
Sự tương thích của giao diện là một yếu tố quan trọng giúp quyết định lựa chọn phần mềm. Phần mềm cần phải tương thích với các trình duyệt và hệ điều hành của các thiết bị phần cứng. Lựa chọn phần mềm dễ cài đặt giúp tăng năng suất làm việc và giảm thiểu thời gian đào tạo.
Nhà cung cấp
Chọn nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo an toàn và tránh các rủi ro tiềm ẩn. Hơn nữa, các nhà cung cấp uy tín thường có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp để giúp quá trình triển khai và sử dụng phần mềm thuận lợi.
Tạm kết
Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) đóng vai trò quan trọng giúp chủ khách sạn và nhân viên quản lý mọi thông tin liên quan đến đặt phòng, dịch vụ khách hàng, thanh toán và lưu trữ.
Hy vọng rằng qua bài viết này, có thể giúp bạn hiểu hơn được về PMS là gì và những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý khách sạn này. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Ngoài ra, hiện Vieclam24h.vn đã trang bị tính năng tạo CV miễn phí giúp hành trình tìm việc trở nên đơn giản cho ứng viên. Hàng trăm mẫu CV với nhiều màu sắc, bố cục cho bạn thỏa sức sáng tạo và tùy chỉnh để sở hữu bộ CV xin việc cực ấn tượng.
Xem thêm: GDS là gì? Công cụ không thể thiếu khi kinh doanh khách sạn
