Nếu đang gặp khó khăn trong việc xây dựng bản đồ theo dõi nhiệm vụ và các hoạt động của dự án, bạn có thể tìm hiểu về sơ đồ PERT. Đây được xem là một giải pháp hoàn hảo giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức các nhiệm vụ trong dự án hiệu quả. Dù khá phổ biến trong những năm gần đây, nhưng không phải ai cũng biết sơ đồ PERT là gì. Vậy hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết về sơ đồ PERT qua bài viết dưới đây bạn nhé!
Giới thiệu tổng quan về sơ đồ PERT
Sơ đồ PERT là gì?
PERT là viết tắt của cụm từ Program Evaluation and Review Technique (tạm dịch: kỹ thuật đánh giá và khảo sát chương trình). Đây là một công cụ hữu ích được sử dụng để lập kế hoạch, tổ chức và xây dựng biểu đồ trực quan cho các nhiệm vụ trong một dự án.
Theo đánh giá chung, sơ đồ PERT khá tương đồng với biểu đồ Gantt nhưng khác cấu trúc. Thông qua sơ đồ PERT, các nhà quản trị có thể dễ dàng so sánh hiệu quả của những giải pháp thay thế dựa trên mục tiêu lập kế hoạch và chi phí.
Bên cạnh đó, sơ đồ PERT còn giúp người dùng xác định chuỗi công việc, thời gian hoàn thành, mối liên hệ giữa các nhiệm vụ để hình thành một bản đồ thời gian chi tiết, cụ thể. Phương pháp này bắt nguồn từ nhu cầu quản lý các dự án phức tạp, nhất là trong các lĩnh vực về xây dựng, sản xuất và nghiên cứu phát triển.
So sánh sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT trong quản lý dự án
Điểm giống
- Quản lý thời gian: Cả sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT đều giúp người dùng quản lý thời gian trong dự án thông qua việc xác định thời gian hoàn thành công việc.
- Biểu hiện tiến độ: Cả hai công cụ đều biểu hiện tiến độ của dự án. Sơ đồ Gantt sử dụng biểu đồ thanh ngang, trong khi đó, sơ đồ PERT sử dụng biểu đồ mạng liên kết.
- Xác định mối quan hệ: Cả hai công cụ đều giúp xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, cho phép xác định thứ tự thực hiện.
- Quản lý nguồn lực: Cả sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT đều giúp quản lý tài nguyên trong dự án bằng cách xác định những nhiệm vụ cần nguồn lực cũng như thời gian thực hiện.
Điểm khác biệt
Cấu trúc biểu đồ
- Sơ đồ Gantt sử dụng biểu đồ thanh ngang để hiển thị thời gian và tiến độ của các công việc theo dạng lịch trình.
- Sơ đồ PERT sử dụng biểu đồ mạng liên kết với các nút và các mũi tên biểu diễn mối quan hệ giữa các công việc.
Thời gian ước tính
- Sơ đồ Gantt sử dụng thời gian ước tính cố định cho mỗi công việc, cho phép dự án được theo dõi theo lịch trình cụ thể.
- Sơ đồ PERT tập trung vào việc ước tính thời gian mỗi công việc dựa trên kinh nghiệm, với khả năng đánh giá thời gian tối thiểu, tối đa và trung bình.
Quản lý rủi ro
- Sơ đồ Gantt thường không có tính năng rõ ràng để quản lý và xử lý các rủi ro dự án.
- Sơ đồ PERT có khả năng hơn trong việc xác định các con đường dài nhất và xác định các công việc quan trọng, từ đó giúp quản lý rủi ro hiệu quả hơn.
Xem thêm: Overhead Cost là gì? Phương pháp quản lý tối ưu chi phí chung cho doanh nghiệp
Dự báo thời gian hoàn thành
- Sơ đồ Gantt có khả năng dự báo thời gian hoàn thành dựa trên tiến độ hiện tại của dự án.
- Sơ đồ PERT giúp dự báo thời gian hoàn thành dựa trên thời gian ước tính và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.
Mục tiêu sử dụng sơ đồ PERT là gì?
Về bản chất, sơ đồ PERT không đơn thuần là một công cụ quản lý dự án, mà đây còn là một hệ thống phức tạp. Hệ thống này có khả năng hỗ trợ người dùng chinh phục những mục tiêu quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các dự án.
Xác định chuỗi công việc và mối quan hệ phụ thuộc
Sơ đồ PERT giúp người dùng phân tích và xác định các công việc cần thực hiện trong dự án. Thông qua giải pháp này, người quản lý dự án có thể hiểu được thứ tự thực hiện các công việc. Từ đó, người quản lý sẽ tạo ra một lịch trình làm việc chính xác và logic hơn.
Lập kế hoạch về thời gian và nguồn lực
Một trong những mục tiêu quan trọng của sơ đồ PERT là lập kế hoạch về thời gian và nguồn lực. Trên thực tế, mỗi công việc, nhiệm vụ trong dự án yêu cầu về thời gian và nguồn lực khác nhau. Vậy nên, khi sử dụng sơ đồ PERT, bạn có thể ước tính thời gian, nguồn lực cho mỗi công việc một cách chuẩn xác. Quá trình này sẽ được triển khai dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc kinh nghiệm của đội ngũ chịu trách nhiệm thực hiện dự án. Nhờ đó, kế hoạch dự án sẽ được đảm bảo tính khả thi và hiệu quả hơn.
Dự báo thời gian hoàn thành dự án
Sơ đồ PERT có khả năng dự báo chính xác thời gian hoàn thành dự án dựa trên từng công việc, nhiệm vụ cụ thể. Nhờ đó, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
Theo dõi tiến độ và ứng phó với biến đổi
Sơ đồ PERT cho phép bạn theo dõi tiến độ thực tế của dự án so với kế hoạch ban đầu. Khi có sự chênh lệch, bạn có thể nhanh chóng ứng phó với tình huống này bằng nhiều cách khác nhau, như điều chỉnh lịch trình, phân chia lại tài nguyên, thực hiện các giải pháp khắc phục.
Tối ưu hoá tài nguyên sử dụng
Sơ đồ PERT giúp người dùng tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên bằng cách xác định thời gian, số lượng tài nguyên cho từng nhiệm vụ. Đây là cách giúp bạn tránh lãng phí tài nguyên, đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả và tiết kiệm.
Đối phó với rủi ro
Sơ đồ PERT mang lại cái nhìn trực quan, chính xác về những rủi ro tiềm ẩn trong dự án. Trong quá trình xây dựng sơ đồ PERT, người quản lý có thể xác định những mục tiêu và nhiệm vụ quan trọng khi thực hiện dự án. Dựa vào đó, người quản lý sẽ tập trung giải quyết những điểm yếu có thể ảnh hưởng đến việc phát triển kế hoạch.
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ PERT chi tiết
Để vẽ biểu đồ PERT, bạn cần thực hiện theo 5 giai đoạn của vòng đời quy trình, từ xác định nhiệm vụ đến quản lý hoàn thành dự án.
Bước 1: Xác định nhiệm vụ dự án
Để xây dựng một sơ đồ chuẩn chỉnh, bước đầu tiên bạn cần làm là xác định, thu thập thông tin và các nhiệm vụ cần thiết cho dự án. Bước này yêu cầu bạn có cái nhìn tổng quan về dự án, từ những nhiệm vụ quan trọng nhất đến các công việc đơn giản hơn. Đồng thời, bạn hãy đảm bảo danh sách nhiệm vụ đã bao gồm tất cả các hoạt động liên quan, không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
Bước 2: Xác định mối liên quan và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
Sau khi xác định các nhiệm vụ, bước tiếp theo bạn cần làm là xác định mối liên quan và mức độ phụ thuộc giữa chúng. Nghĩa là bạn phải xác định xem để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ thực hiện các nhiệm vụ nào trước. Mối quan hệ này có thể là mối quan hệ logic. Trong đó, một công việc phải hoàn thành trước khi bắt đầu một công việc khác.
Bước 3: Liên kết các nhiệm vụ trong dự án
Sau khi xác định mối liên quan và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, bạn có thể tiến hành tạo sơ đồ PERT. Trong bước này, bạn hãy liên kết các nhiệm vụ dự án với những nhiệm vụ khác. Bạn chỉ cần thêm các mũi tên để liên kết những nhiệm vụ hoặc các bước – đại diện cho những nhiệm vụ hoặc cột mốc quan trọng.
Ví dụ: Bạn có thể đặt nhiệm vụ quan trọng tại các bước (được biểu thị bằng hình tròn hoặc hình vuông được đánh số) và vẽ mũi tên để biểu thị các tác vụ cũng như phần công việc cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Đây là một cấu trúc dự án đơn giản, dù không chi tiết nhưng các bên liên quan của dự án vẫn có thể hiểu được.
Bước 4: Ước tính thời gian thực hiện dự án
Lúc này, bạn sẽ ước tính thời gian tổng thể để thực hiện dự án bằng Critical Path Method (Phương pháp đường găng – CPM) và công thức PERT. Mục tiêu của bước này là xác định chuỗi nhiệm vụ quan trọng và tốn nhiều thời gian nhất để hoàn thành. Ước tính thời gian thực hiện dự án sẽ dựa vào các yếu tố sau:
- Thời gian lạc quan (Optimistic Duration – O): Thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Thời gian bi quan (Pessimistic Duration – P): Thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Thời gian có khả năng nhất (Most Likely Duration – M): Thời gian tốt nhất cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
Để tính toán khoảng thời gian dự kiến và thời điểm kết thúc một nhiệm vụ, bạn có thể áp dụng công thức PERT:
(O + (4 x M) + P) / 6
Khoảng thời gian này có thể được đo bằng phút, giờ, ngày hoặc tuần.
Ví dụ: Nếu thời gian lạc quan là 30 phút, thời lượng bi quan là 60 phút và thời gian có khả năng nhất là 45 phút, công thức PERT là:
(30 phút + (4 x 45) + 60 phút) / 6 = 45 phút.
Khi đã tính toán thời lượng dự kiến cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể cộng tất cả các kết quả lại để xác định được thời lượng trung bình của dự án.
Bước 5: Quản lý tiến độ công việc
Bước cuối cùng khi vẽ sơ đồ là quản lý tiến độ của các nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành dự án. Trong bước này, bạn có thể so sánh thời gian thực tế với ước tính, xác định những chênh lệch và nguyên nhân. Nếu có sự chậm trễ hoặc thay đổi, bạn cần điều chỉnh kế hoạch và nguồn lực để đảm bảo dự án vẫn hoàn thành theo đúng kế hoạch.
3 phần mềm vẽ sơ đồ PERT online
Lucidchart
Lucidchart là một công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến phổ biến, bao gồm cả sơ đồ PERT. Một số ưu điểm của Lucidchart là:
- Cung cấp nhiều mẫu sẵn có cho sơ đồ PERT và các biểu đồ khác để bạn có thể bắt đầu nhanh chóng.
- Giao diện trực quan giúp bạn thêm nút biểu diễn công việc và tạo các mũi tên để liên kết chúng.
- Tích hợp tính năng chia sẻ và cộng tác cho phép bạn làm việc cùng lúc với đồng đội, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong quản lý dự án.
- Hỗ trợ tích hợp với nhiều dịch vụ lưu trữ và chia sẻ, bao gồm Google Drive, Dropbox và Microsoft Teams.
Website trải nghiệm: Tại đây
Draw.io
Draw.io là một phần mềm vẽ sơ đồ trực tuyến miễn phí với giao diện đơn giản và thân thiện người dùng. Một số tính năng nổi bật của Draw.io là:
- Cung cấp các biểu tượng và mẫu để bạn tạo sơ đồ PERT dễ dàng và nhanh chóng.
- Hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ lưu trữ như Google Drive và OneDrive để bạn có thể lưu trữ và truy cập dự án của mình mọi lúc mọi nơi.
- Không yêu cầu đăng ký tài khoản, giúp bạn bắt đầu vẽ sơ đồ PERT ngay lập tức.
Website trải nghiệm: Tại đây
Creately
Creately là một công cụ vẽ biểu đồ và sơ đồ trực tuyến với nhiều tính năng đa dạng, bao gồm cả sơ đồ PERT. Các tính năng nổi bật của Creately:
- Cung cấp nhiều mẫu và hình dạng để bạn tạo sơ đồ theo cách cá nhân hóa.
- Cho phép bạn thêm dữ liệu thời gian và ước tính vào các công việc trong sơ đồ PERT, giúp bạn quản lý thời gian dự án hiệu quả.
- Hỗ trợ tích hợp và chia sẻ dễ dàng để bạn có thể làm việc cùng nhóm linh hoạt và tiện lợi.
Website trải nghiệm:Tại đây
Trên đây là toàn bộ thông tin về sơ đồ PERT. Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu rõ PERT là gì cũng như vai trò của sơ đồ này. Hãy tiếp tục theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để tiếp tục đón đọc những bài viết hay hữu ích khác bạn nhé!
Xem thêm: Các cấp độ lắng nghe: Khi lắng nghe không chỉ là nhiệm vụ của đôi tai
