Chắc hẳn các bạn đều đã từng nghe qua các thuật ngữ supplier, distributor, seller vì chúng khá phổ biến, đặc biệt là ở lĩnh vực chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, một thuật ngữ khác cũng quan trọng không kém trong ngành đó là vendor. Vậy vendor là gì, đóng vai trò ra sao, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Hiểu về vendor là gì
Có thể định nghĩa vendor là một cá nhân hoặc công ty mua sản phẩm từ nhà sản xuất hay nhà phân phối và bán lại cho người tiêu dùng. Chẳng hạn như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, tạp hóa. Vậy trong chuỗi cung ứng, vị trí của vendor là gì?
Nhìn vào hình ảnh trên có thể thấy vendor là mắt xích cuối cùng trong chuỗi cung ứng trước khi đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Vai trò cụ thể của từng vị trí như sau:
– Supplier: cung cấp nguyên vật liệu cho các nhà sản xuất.
– Manufacturer: sản xuất sản phẩm từ nguyên vật liệu của nhà cung cấp.
– Distributor: là nhà phân phối ở các khu vực, nhập hàng hóa từ nhà sản xuất và cung cấp lại cho các nhà bán buôn.
– Vendor: mua hàng từ nhà phân phối và bán cho người tiêu dùng.
– Customer: người mua và sử dụng sản phẩm.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, nhà sản xuất hay nhà phân phối cũng là vendor. Chẳng hạn như Big C có thương hiệu Wow, Emart có No Brand hoặc Lotte Mart có Choice L. Họ vừa là vendor khi nhập hàng của các công ty khác, lại vừa là nhà sản xuất bán các sản phẩm của chính mình.
Vendor management hay quản lý vendor nghĩa là gì?
Đây là thuật ngữ mô tả quá trình mà các tổ chức sử dụng để quản lý vendor bao gồm các hoạt động như chọn vendor, đàm phán hợp đồng, kiểm soát chi phí, rủi ro và đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm.
Quản lý vendor rất quan trọng đối với cả doanh nghiệp và vendor. Các doanh nghiệp sử dụng các tính năng của vendor management để đạt được mục tiêu kinh doanh, chẳng hạn như khai thác cơ hội nhằm tiết kiệm chi phí cũng như thực hiện các bước đẩy nhanh quá trình hợp tác.
Các vendor cũng cần được quản lý hiệu quả để giảm thiểu rủi ro về gián đoạn chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa đúng tiêu chuẩn và đủ để cung cấp cho người tiêu dùng.
Quy trình quản lý vendor là gì?
Quá trình quản lý vendor bao gồm một số hoạt động khác nhau, như:
1. Lựa chọn vendor
Quá trình này gồm tìm kiếm, nghiên cứu, báo giá và lập danh sách các vendor tiềm năng theo yêu cầu của công ty. Một số yếu tố để đánh giá như vị trí mặt bằng, quy mô, tiềm lực… Đối với một số mặt hàng đặc biệt như độc quyền hoặc định vị phân khúc cao cấp, việc lựa chọn này sẽ khắt khe hơn so với các sản phẩm thông thường.
2. Đàm phán hợp đồng
Điều quan trọng ở bước này là đảm bảo các điều khoản đã thỏa thuận có lợi cho 2 bên bao gồm giá cả, hàng hóa, hình thức thanh toán, điều kiện bắt buộc. Với các vendor quy mô nhỏ và ở ngành bán lẻ, hợp đồng có thể không cần thiết, thay vào đó là nhân viên của công ty sẽ trực tiếp phổ biến thông tin và đàm phán.
Xem thêm: Phương pháp rèn luyện kỹ năng đàm phán từ A-Z hiệu quả tăng tính thuyết phục
3. Theo dõi hiệu suất của vendor
Để theo dõi và đánh giá hiệu quả của các vendor, doanh nghiệp có thể dựa trên các chỉ số như số lượng nhập hàng, tần suất nhập hàng, tồn kho, đổi trả hàng.
4. Giám sát và quản lý rủi ro
Các công ty nên theo dõi để tránh một số rủi ro như sản phẩm hết hạn, bị lỗi, kiện cáo… làm ảnh hưởng đến danh tiếng của thương hiệu. Ngoài ra, còn một số rủi ro đến từ các vendor như không trả tiền đúng kỳ hạn.
Các phương pháp để quản lý vendor là gì?
Tùy thuộc vào ngành nghề và hoạt động của công ty mà hệ thống vendor có sự khác biệt cũng như không có sự nhất quán trong tiêu chí lựa chọn. Do đó, mỗi công ty nên phát triển các quy trình rõ ràng, minh bạch, nhất quán để xử lý các vấn đề và mối quan hệ với vendor. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý vendor:
1. Thực thi chính sách quản lý vendor rõ ràng
Điều này rất quan trọng, đặc biệt là đối với các vendor lớn. Doanh nghiệp nên có thông tin chính thức đến toàn bộ các phòng ban, nhân viên có liên quan về chính sách quản lý vendor. Ngoài ra, quy trình quản lý vendor cũng nên được xem xét và cập nhật định kỳ theo thời gian để cải thiện hiệu suất, hoạt động và chi phí. Đối với trách nhiệm giải trình nội bộ, cần bao gồm thông tin rõ ràng về vai trò và người chịu trách nhiệm cho các vấn đề xảy ra trong quá trình quản lý vendor.
2. Chọn vendor phù hợp với doanh nghiệp
Như đã đề cập, mỗi ngành nghề và doanh nghiệp sẽ có những tiêu chuẩn riêng để chọn vendor, do đó cần tuân theo bộ tiêu chuẩn này. Một mối quan hệ chỉ có thể thành công nếu đôi bên đều đạt được lợi ích như mong muốn và cùng cam kết vì lợi ích chung. Do đó chọn đúng đối tác là “nước cờ” tốt nhất để quá trình quản lý vendor trở nên dễ dàng hơn.
3. Chủ động quản lý và nuôi dưỡng mối quan hệ với vendor
Đây là hoạt động rất quan trọng để cân bằng sự hợp tác lành mạnh mang lại lợi ích cho cả hai. Điều này có nghĩa là trao đổi, phản hồi trung thực và luôn linh hoạt trong suốt quá trình hợp tác, đặc biệt là khi thương lượng giá cả hoặc xử lý các vấn đề không mong muốn có thể phát sinh. Để tránh thông tin sai lệch, bắt buộc phải minh bạch, cụ thể nhất khi trao đổi chi tiết các kỳ vọng, nhu cầu của công ty và vendor. Trong những dự án lớn, biết khi nào nên thỏa hiệp là một kỹ năng cần được phát huy vì “thả con tép bắt con tôm” có thể mang đến lợi ích về lâu dài.
4. Đo lường hiệu suất của vendor
Hầu hết các công ty hiện nay đều dùng phần mềm để quản lý doanh thu và nhập hàng của vendor. Do đó việc đo lường hiệu suất cũng đơn giản hơn. Vì KPI không cố định nên doanh nghiệp có thể xem xét định kỳ các mục tiêu kinh doanh dựa trên những thay đổi của thị trường hoặc sản phẩm.
Đánh giá hoạt động của các vendor bằng cả yếu tố định lượng và định tính sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác các vấn đề mà vendor gặp phải cũng như năng lực của họ. Ngoài ra đây cũng là dữ liệu để công ty xác định xem nhu cầu kinh doanh hay các chính sách ưu đãi có cần thay đổi hay không.
Xem thêm: ROI là gì? Hướng dẫn cách tính ROI chuẩn nhất hiện nay
Trên đây là những thông tin về vendor là gì, hy vọng đã mang đến những kiến thức hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên theo dõi Việc Làm 24h để cập nhật những chủ đề thú vị cùng các cơ hội việc làm hấp dẫn khác.
Xem thêm: Đời không như mơ với nỗi ám ảnh thất nghiệp của sinh viên mới ra trường!
