Những cuộc trò chuyện thông thường ở môi trường công sở hay còn được gọi là “watercooler chat” có thể mang lại nhiều lợi ích trong việc gắn kết và xây dựng mối quan hệ, từ đó góp phần tăng năng suất làm việc và cải thiện sức khỏe tinh thần của nhân viên. Nhưng thật không may, nhiều nhà quản lý xem đây là hoạt động vô bổ, tiêu tốn thời gian và ra sức ngăn cản. Nếu biết cách tiếp cận đúng đắn cùng thái độ nhìn nhận tích cực về hình thức này, doanh nghiệp sẽ khai thác được tính hữu dụng của watercooler chat. Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá về chủ đề này qua bài viết dưới đây.
Watercooler chat là gì?
Thuật ngữ watercooler chat bắt nguồn từ thực tế vào những lúc nghỉ ngơi giữa giờ làm, dân văn phòng thường tới cây nước nóng lạnh (water cooler) lấy nước và bắt chuyện cùng đồng nghiệp. Dần dần, chỗ uống nước trở thành “địa bàn” tụ tập để tán gẫu vào giờ giải lao. Họ có thể bàn về nhiều chủ đề như kế hoạch cuối tuần, chương trình tivi đang xem, thể thao, quyển sách yêu thích…
Tất nhiên những cuộc trò chuyện này không phải lúc nào cũng diễn ra ở cây nước, chúng có thể xảy ra ở bất kỳ đâu mà nhân viên có cơ hội trò chuyện như trong phòng họp khi chờ cuộc họp bắt đầu, trong thang máy, phòng ăn hay thậm chí đi nhân viên đi ngang qua bàn của nhau và dừng lại để chào hỏi. Watercooler chat là những cuộc trò chuyện giữa giờ, ngay cả trong hoàn cảnh làm việc online. Bất kể diễn ra ở đâu thì đây vẫn là cơ hội tuyệt vời để nhân viên nghỉ ngơi, làm quen với đồng nghiệp và thiết lập các mối quan hệ.
Những lợi ích watercooler chat mang đến
Watercooler chat thường bị các nhà quản lý xem là tiêu cực. Họ cho rằng đây là một trở ngại đối với năng suất và đang lãng phí thời gian. Đó là vì họ chưa hiểu hết lợi ích của hình thức này ở môi trường công sở, bao gồm:
1. Giải tỏa tinh thần
Hãy thử tưởng tượng nếu làm việc ở một nơi mà hạn chế nói chuyện với đồng nghiệp, cảm giác như thể bị theo dõi liên tục và phải tính đến từng phút giây để hết giờ, chắc phản ứng của đại đa số nhân viên là “cao chạy xa bay”. Loại môi trường này sẽ gây căng thẳng khi làm việc, dẫn đến mức độ tương tác thấp và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần.
Ngược lại, khi làm việc trong môi trường thoải mái, vui vẻ, thân thiện sẽ tác động tích cực đến tinh thần của nhân viên. Từ đó họ sẽ nỗ lực hoàn thành công việc, phát huy tối đa năng lực và cống hiến cho công ty.
2. Cải thiện khả năng giữ chân nhân viên
Môi trường tích cực là một trong những yếu tố hàng đầu để thu hút, đặc biệt là giữ chân nhân tài. So với việc tuyển dụng người mới thì giữ chân nhân viên sẽ ít tốn kém tiền bạc và công sức hơn. Khi mọi người xây dựng được mối quan hệ làm việc tốt, thậm chí là tình bạn với đồng nghiệp, khả năng cao họ muốn tiếp tục cống hiến trong môi trường này. Nghiên cứu của Gallup cho thấy các công ty có nhân viên gắn kết cao thì tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn tới 59%.
Bên cạnh đó, nhân viên cũng có xu hướng nghỉ việc để thoát khỏi một người quản lý tồi nên việc cho phép watercooler chat chứng minh rằng nhà lãnh đạo đủ tin tưởng vào nhân viên để họ thoải mái trò chuyện miễn là không ảnh hưởng đến công việc.
3. Hỗ trợ xây dựng mối quan hệ và cộng tác
Cho dù watercooler chat là giữa các thành viên trong cùng một team hay giữa các bộ phận khác thì đây vẫn là cơ hội giúp mọi người hiểu nhau hơn và giúp ích cho các mối quan hệ trong công việc. Thông qua những chủ đề trò chuyện, nhân viên sẽ tìm thấy điểm chung bên ngoài bối cảnh công sở. Hình thức làm quen này đặc biệt hữu ích khi làm việc nhóm và tăng cường hợp tác giữa các bộ phận.
4. Giải quyết vấn đề và đổi mới
Các cuộc trò chuyện bình thường có thể chuyển sang bàn về công việc. Ví dụ, một đồng nghiệp có thể hỏi người kia xem họ đang làm gì hoặc dự án của họ tiến triển như thế nào. Tiếp đến, người kia sẽ chia sẻ rào cản đang gặp phải và đồng nghiệp có thể đưa ra quan điểm hoặc ý tưởng mới cho vấn đề này. Một vài trường hợp khác như chia sẻ mẹo, kinh nghiệm làm việc. Những kiểu trò chuyện này xảy ra một cách tự nhiên và bạn không nhất thiết phải lên kế hoạch cho diễn tiến này.
5. Phá bỏ rào cản giữa nhà quản lý và nhân viên
Khi các nhà quản lý dành thời gian với nhân viên sẽ giúp thiết lập lòng tin và xây dựng mối quan hệ vững chắc với họ. Thông thường, nhân viên sẽ do dự khi trò chuyện với nhà quản lý. Do vậy, watercooler chat có thể giúp phá vỡ rào cản giao tiếp này. Đồng thời, thông qua những cuộc trò chuyện, nhà quản lý cũng xác định bất kỳ vấn đề nào mà các thành viên trong nhóm gặp phải để giải quyết ổn thỏa.
Xem thêm: Những nguyên tắc ngầm khi giao tiếp, kết bạn với đồng nghiệp nơi công sở
Các dấu hiệu cảnh báo watercooler chat có thể trở nên độc hại
Thật không may, có những lúc watercooler chat sẽ trở thành nơi tin đồn bắt đầu vì thói ngồi lê đôi mách. Nếu không được kiểm soát rất dễ tạo ra phản ứng ngược, chẳng hạn như mất lòng tin giữa nhân viên, thậm chí là bạo hành tinh thần. Từ đó gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức về việc giảm năng suất hay các vấn đề kiện tụng nếu xảy ra quấy rối. Để ngăn chặn điều này, hãy để ý một số dấu hiệu cảnh báo sau:
Tin đồn tiêu cực nhắm vào các cá nhân
Những loại tin đồn này thường là chỉ trích về ngoại hình của một người hoặc cách họ làm việc cho đến những bình luận ác ý nhằm làm tổn hại danh tiếng hoặc xúc phạm họ. Tình trạng ngồi lê đôi mách cùng sự tồn tại, phát tán của tin đồn sẽ gây ra ảnh hưởng rất tiêu cực cho cá nhân bị nhắm đến. Do đó, nhà quản lý hoặc nhân sự cần dập tắt vấn đề ngay lập tức để tránh mọi chuyện đi quá xa.
Dối trá và thông tin sai lệch
Không chỉ giới hạn ở những lời nói dối và câu chuyện về một cá nhân, điều này còn có thể bao gồm cả suy đoán hay thông tin sai lệch về thông tin công ty. Vì vậy thường xuyên giao tiếp cởi mở và thông báo rõ ràng về tình hình hiện tại là điều cần thiết. Vì một khi sự suy đoán và tin đồn lan rộng thì sẽ không lường trước được điều gì.
Ghen tỵ với thành công của người khác
Mặc dù cạnh tranh ở nơi làm việc không phải là xấu nhưng hãy coi chừng những người khó chịu với thành công của người khác. Sự tức giận, ghen tị có thể khiến nhiều cá nhân có hành vi không đứng đắn nhằm hạ bệ, làm hại thành viên khác.
Hành vi chia bè kết phái
Điều này gần như là chắc chắn sẽ hình thành ở môi trường công sở. Một số nhân viên hợp nhau sẽ tụ họp lại và loại trừ thành viên khác. Một số dấu hiệu về hành vi chia bè kết phái như:
– Thể hiện sự thiếu quan tâm đến các cá nhân không thuộc nhóm mình.
– Sử dụng quyền lực để bắt nạt hoặc tổn thương người khác.
– Một nhóm nhân viên dành quá nhiều thời gian để buôn chuyện về đồng nghiệp.
Hành vi thao túng hoặc đe dọa
Hành vi thao túng xảy ra khi một cá nhân sử dụng thông tin về đồng nghiệp để đánh vào nỗi sợ hoặc vấn đề nhạy theo cách ác ý. Tương tự như vậy, hành vi đe dọa bao gồm mục đích xấu như phân biệt đối xử, bắt nạt, quấy rối, bạo lực.
Xem thêm: Mối quan hệ toxic là gì? 4 lời khuyên để tránh xa mối quan hệ toxic chốn công sở
Làm thế nào để ngăn chặn những tác động tiêu cực của watercooler chat?
Thay vì không khuyến khích watercooler chat, bạn có thể chủ động thực hiện các biện pháp để giảm thiểu những tác động tiêu cực như:
Giữ watercooler trong tầm kiểm soát
Bạn có thể đặt ra và thực thi quy tắc ứng xử bao gồm các hành vi được xem là không thể chấp nhận cùng các hình thức kỷ luật. Mọi nhân viên đều có quyền được cảm thấy an toàn tại nơi làm việc.
Truyền thông nội bộ hiệu quả để giảm những lời đồn đoán không chứng cứ
Thông thường khi thiếu thông tin chính thức, nhân viên sẽ có nhu cầu tìm kiếm thông qua các kênh không chính thức. Do đó suy đoán bằng ý tưởng của riêng họ và lan truyền chúng là cách tin đồn “bay cao bay xa” đến nỗi rất khó thay thế thông tin sai lệch bằng thông tin chính xác. Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên giao tiếp với nhân viên về chủ đề mà họ quan tâm hay các vấn đề liên quan khác.
Thông tin nội bộ của doanh nghiệp nên:
– Được gửi đúng thời điểm, không đợi quá lâu.
– Rõ ràng, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Thông tin mơ hồ, không rõ ràng chỉ kích thích nhân viên suy đoán thêm.
– Được gửi công khai và mọi nhân viên đều tiếp cận được.
Xem thêm: 7 bước giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa công ty văn minh, chuyên nghiệp
Minh bạch
Ngoài việc giao tiếp thường xuyên, bạn cần đảm bảo rằng doanh nghiệp minh bạch và thẳng thắn với nhân viên. Nếu che giấu sự thật hoặc một số thông tin khi chia sẻ, doanh nghiệp sẽ tự tay hủy hoại lòng tin đã xây dựng trước đây.
Watercooler chat là một cách hay để gắn kết nhân viên và mang đến hiệu quả về năng suất cho doanh nghiệp, miễn là hạn chế được những tác động tiêu cực. Bằng những thông tin trên hy vọng sẽ giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của hình thức này để xây dựng môi trường làm việc lành mạnh cho nhân viên. Để tìm đọc những chủ đề thú vị khác, hãy truy cập ngay vào blog Việc Làm 24h ngay nhé!
Xem thêm: 8 kỹ năng telesale cần có khiến khách hàng gật đầu chốt đơn nhanh chóng
