Lương là một trong những yếu tố hàng đầu được người lao động đặc biệt quan tâm. Ngoài ra, đây còn là động lực duy trì hiệu suất làm việc của người lao động đối với công việc được giao. Để người lao động cũng như các doanh nghiệp hiểu rõ hơn những thuật ngữ về lương, Việc Làm 24h sẽ giúp bạn làm rõ một số khái niệm như bảng lương, thang bảng lương và cách xây dựng mẫu bảng lương nhân viên chuẩn qua bài viết dưới đây.
1. Bảng lương nhân viên là gì?
Bảng lương nhân viên được hiểu đơn giản là một văn bản tổng hợp số tiền thực mà đơn vị sử dụng lao động chi trả cho người lao động. Văn bản này bao gồm: các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp,…, trong một khoảng thời gian cụ thể. Theo đó, khoản thu nhập của người lao động được tính toán trong bảng lương dựa vào năng suất và mức độ hoàn thành công việc.
Bảng lương nhân viên bao gồm danh sách toàn bộ nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp. Nó đề cập đến tổng số tiền lương doanh nghiệp phải trả cho nhân viên mỗi tháng. Ngoài ra, đây còn là hồ sơ của doanh nghiệp về lương, thưởng sau khi khấu trừ thuế để quyết toán với nhân viên. Đồng thời, nhân viên kế toán sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra, xem xét và trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương.
Có thể nói, bảng lương nhân viên giữ vai trò rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp vì nó có liên quan đến thuế, tiền lương và ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập ròng của doanh nghiệp.
Trên thực tế, tính toán bảng lương luôn được chú trọng vì rất dễ sai sót khi quyết toán. Do đó các bộ phận liên quan đến hoạt động chi trả lương cần phải cẩn thận, kỹ càng để tránh xảy ra những vấn đề không mong muốn, làm ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp và người lao động.
2. Tầm quan trọng của bảng lương nhân viên
Bảng lương không chỉ đơn thuần là một văn bản hành chính được ban hành trong công ty, mà còn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, công bằngvà hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Điều này, mang đến nhiều lợi ích cho cả nhân viên lẫn doanh nghiệp, chi tiết như sau:
2.1. Tầm quan trọng đối với người lao động
Trung thực và minh bạch: Bảng lương sẽ cung cấp đầy đủ thành phần cấu thành nên thu nhập của nhân viên bao gồm lương cơ bản, thưởng KPI, phụ cấp, bảo hiểm khấu trừ thuế,…. cùng một số khoản thu nhập khác. Thông qua bảng lương, người lao động sẽ biết chính xác thu nhập của mình là bao nhiêu, khấu trừ như thế nào. , Hạn chế được các tranh cãi không cần thiết, đồng thời tạo sự tin tưởng trong mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng, trung thực.
Quyền lợi tài chính: Bảng lương trong đa số doanh nghiệp đều được xây dựng dựa trên các quy định và chính sách lương thưởng rõ ràng. Do đó, bảng lương không chỉ được xem là đại diện của sự công bằng, mà còn là công cụ giúp đánh giá hiệu suất công việc của người lao động.
Động lực làm việc: Hiểu rõ về cơ chế lương, thưởng sẽ tạo động lực cho nhân viên phấn đấu nhằm đạt mục tiêu tốt hơn, từ đó góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Xác minh thu nhập: Bảng lương đóng vai trò là bằng chứng quan trọng về thu nhập cá nhân, giúp nhân viên bảo vệ quyền lợi nếu xảy ra tranh chấp lao động. Ngoài ra, bảng lương còn vô cùng cần thiết khi muốn chứng minh thu nhập cho các mục đích như vay vốn hoặc mua nhà.
2.2. Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp
Quản lý tài chính và hiệu suất: Bảng lương có khả năng cung cấp những thông tin cần thiết để doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của nhân viên. Đồng thời, đây còn là cơ sở để dự đoán, ước tính và phân bổ nguồn lực tài chính hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí nhân sự tối ưu, từ đó, duy trì sự ổn định tài chính cũng như đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp nếu cần thiết.
Tiết kiệm thời gian: Bảng lương sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình tính toán lương, giảm thiểu công sức và thời gian của các nhân sự phòng kế toán.
Cạnh tranh và thu hút nhân tài: Một bảng lương cạnh tranh, hấp dẫn có thể tạo ra lợi thế rất tốt so với đối thủ cùng ngành. Đây chính là một trong những yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài.
Tuân thủ quy định pháp luật: Bảng lương không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế đối mặt với rủi ro pháp lý mà còn góp phần không nhỏ trong việc xây dựng một môi trường làm việc rõ ràng, chính trực, đáng tin cậy.
Tóm lại: Bảng lương là yếu tố cốt lõi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động. Nó vừa đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, vừa giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Bảng lương minh bạch và công bằng sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và bền vững.
3. Thành phần cơ bản trong bảng tính lương nhân viên
Một bảng tính lương cơ bản sẽ có những trường thông tin cố định mà cả doanh nghiệp lẫn người lao động đều cần phải nắm. Cụ thể:
3.1. Thông tin nhân viên
Thông tin nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà bắt buộc mọi bảng lương đều phải cung cấp đầy đủ:
- Họ và tên: đầy đủ họ tên đệm, tên lót, chính xác để dễ dàng xác định thông tin nhân viên.
- Mã nhân viên: là mã định danh duy nhất được cấp trong hệ thống quản lý nhân sự.
- Chức vụ: thể hiện vị trí công việc hiện tại của nhân viên trong doanh nghiệp.
- Phòng ban: đơn vị mà nhân viên đang làm việc. Ví dụ: phòng nhân sự, phòng Marketing,…
- Ngày bắt đầu làm việc: ngày nhân viên chính thức gia nhập công ty.
- Số tài khoản ngân hàng: cần thiết để thực hiện chuyển khoản lương.
3.2. Thông tin lương cơ bản
Mức lương này thường được ghi trong hợp đồng lao động thỏa thuận giữa 2 bên, chưa bao gồm các khoản phụ cấp và thưởng khác. Thông thường, mức lương cơ bản sẽ cao hơn hoặc bằng mức lương cơ bản tối thiểu vùng,. Theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động kể từ ngày 01/07/2022, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh tăng như sau:
- Vùng I: 4.680.000 đồng/tháng (tăng 260.000 đồng/tháng)
- Vùng II: 4.160.000 đồng/tháng (tăng 240.000 đồng/tháng)
- Vùng III: 3.640.000 đồng/tháng (tăng 210.000 đồng/tháng)
- Vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng (tăng 180.000 đồng/tháng)
Đồng thời, quy định bổ sung mức lương tối thiểu giờ làm việc theo vùng như sau:
- Vùng I: 22.500 đồng/giờ
- Vùng II: 20.000 đồng/giờ
- Vùng III: 17.500 đồng/giờ
- Vùng IV: 15.600 đồng/giờ
3.3. Phụ cấp
- Lương tăng ca được áp dụng trong trường hợp nhân viên có phát sinh lịch sử tăng ca, trực tăng cường ngày Lễ, Tết sẽ được tính.
- Các khoản phụ cấp khác như KPI, ăn trưa, đồng phục, điện thoại, công tác phí… là khoản phụ cấp lương thêm, được quy định theo tình hình nội bộ của từng doanh nghiệp.
Lưu ý: Phụ cấp được chia làm 2 loại là phụ cấp chịu bảo hiểm xã hội (BHXH) và phụ cấp không chịu BHXH. Phụ cấp đóng bảo hiểm là những khoản liên quan tới chức vụ, trách nhiệm, độc hại, thâm niên. Những khoản phụ cấp về xăng xe, điện thoại, ăn trưa thì không cần đóng bảo hiểm.
Xem thêm: Phụ cấp lương là gì? Quy định các khoản phụ cấp theo lương người lao động cần biết
3.4. Thu nhập danh nghĩa
Đây là khái niệm chỉ thu nhập trên danh nghĩa nếu nhân sự đi làm đủ công và hưởng đủ các phúc lợi.
3.5. Số ngày công thực tế
Ngày công là chỉ số xác định số thời gian đi làm thực tế của nhân viên trong tháng.
3.6. Tổng thu nhập
Tổng thu nhập là mức lương thực tế chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Có 2 cách để tính tổng thu nhập như sau:
- Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:
Tổng thu nhập = (Tổng lương/Số ngày công trong tháng) X Số ngày công thực tế
- Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:
- Trường hợp doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:
Tổng thu nhập = (Tổng lương/24) X Số ngày công thực tế
- Trường hợp doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:
Tổng thu nhập = (Tổng lương/26) X Số ngày công thực tế
Đa phần các doanh nghiệp hiện nay áp dụng cách tính thứ nhất. Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi vì có những tháng ít hoặc nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra tình trạng thiếu hoặc dư ngày công cho nhân viên.
3.7. Lương để đóng BHXH-BHYT
Phần này sẽ là tổng Lương cơ bản và Phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm.
3.8. Trích trừ lương Người lao động và Doanh nghiệp
Yếu tố này được chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng và trích trừ vào lương của nhân viên. Tỷ lệ trích sẽ theo quy định từ BHXH, doanh nghiệp chủ động cập nhật thông tin khi có thay đổi. Phần kê chi tiết tỷ lệ trích trừ sẽ giúp việc quản lý của doanh nghiệp khi đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn và nhân viên nhận bảng lương sẽ dễ dàng nắm thông tin.
3.9. Giảm trừ gia cảnh
Thành phần này gồm những cột:
- Giảm trừ bản thân.
- Số người phụ thuộc.
- Tổng tiền giảm trừ người phụ thuộc (chỉ kê khai khi nhân viên có đăng ký giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc)
3.10. Thuế TNCN (Thu nhập cá nhân)
Thuế TNCN bao gồm:
- Thu nhập chịu thuế.
- Thu nhập tính TNCN.
- Thuế TNCN phải nộp.
Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty và có mức lương vượt mức cơ bản cần phải đóng thuế TNCN theo quy định hiện hành.
Xem thêm: Cách tra cứu giá trị thẻ BHYT đơn giản và nhanh chóng mà người lao động cần biết
3.11. Mức lương nhân viên thực lĩnh
Đây là phần lương chính thức sẽ được gửi đến người lao động thông qua chuyển khoản tài khoản ngân hàng hoặc bằng tiền mặt. Lương thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có). Tùy vào quy định và khả năng tài chính mà mỗi công ty sẽ có một vài khoản chi phí bổ sung khác như: quỹ công đoàn, từ thiện, phúc lợi…
Download mẫu bảng lương đầy đủ và mới nhất tại đây.
Hiện Việc Làm 24h đã có công cụ tính lương gross sang net rất tiện lợi. Người lao động hoặc ứng viên xin việc có thể truy cập vào trang để quy đổi lương một cách nhanh chóng.
4. Một số nguyên tắc tính lương đối với doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp thường sẽ có những quy định về hình thức tính lương cho nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, bảng tính lương nhân viên cần phải dựa trên các nguyên tắc cụ thể của Bộ Luật Lao động năm 2019.
4.1. Quy định về khoản lương
Trong quá trình tính lương cho người lao động, bộ phận đảm nhận cần tuân thủ đầy đủ các điều khoản theo quy định trong Bộ Luật Lao động, cụ thể như sau:
- Tính lương sẽ căn cứ vào ngày công làm việc của nhân viên trong vòng 1 tháng.
- Lương chính là mức lương nhân viên làm việc hành chính trong điều kiện bình thường (Theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP).
- Trợ cấp và phụ cấp là khoản tiền được chi trả sau khi ký kết hợp đồng lao động tối thiểu 3 tháng.
- Lương khoán được áp dụng cho người lao động làm việc thời vụ.
- Lương thời gian được áp dụng cho toàn bộ nhân sự của doanh nghiệp.
- Lương thử việc áp dụng cho nhân viên thử việc, chiếm 85% so với mức lương chính.
- Lương BHXH sẽ căn cứ theo quy định tại Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH.
4.2. Quy định tính và trả lương
Khi tính và trả lương cho nhân viên, doanh nghiệp cần áp dụng các quy tắc dưới đây:
- Đảm bảo chuẩn xác về số liệu cũng như thời gian trả lương cho người lao động.
- Cần tính lương dựa trên thời gian làm việc được ghi ở bảng chấm công.
- Tiền lương được tính theo công thức:
Lương cứng + phụ cấp / 26 x số ngày chấm công thực tế.
- Thời hạn trả lương sẽ phụ thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp.
- Tiền lương làm theo giờ sẽ được quy định theo Bộ Luật Lao động.
Doanh nghiệp cũng cần công khai bảng lương nhân viên để người lao động nắm rõ. Nhìn chung, các đơn vị sử dụng lao động bắt buộc xây dựng thang bảng lương dựa trên 2 cơ sở pháp lý, đó là: Nghị định số 05/2015?NĐ-Cp và Bộ Luật Lao động 10/20/QH13.
5. Những lưu ý khi lập bảng lương nhân viên
Để lập một bảng lương chính xác và hoàn chỉnh, ngoài việc dựa vào bảng chấm công, nhân viên kế toán cần xem xét các vấn đề sau:
- Hợp đồng lao động
- Mức lương tối thiểu vùng cập nhật mới nhất
- Thu nhập chịu thuế và không chịu thuế TNCN
- Tính thuế TNCN phải nộp (nếu có)
- Các khoản phí phải đóng và không phải đóng BHXH
- Tỷ lệ trích BHXH, BHYT vào chi phí doanh nghiệp và lương của người lao động.
Xem thêm: Người lao động cần biết chính sách BHXH, tiền lương có hiệu lực từ tháng 10/2022
Để lên được một bảng lương nhân viên văn phòng chuẩn và đầy đủ thông tin, bộ phận kế toán – kiểm toán và nhân sự cần theo dõi một vài file cơ bản sau:
- File chấm công, lịch trực cụ thể (tăng ca nếu có)
- File danh sách nhân sự và mức lương thỏa thuận giữa doanh nghiệp với người lao động
- File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
- File tính các loại tiền phạt, giảm trừ lương
- File theo dõi ngày phép, các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ theo chế độ,…
- File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc khi tham gia BHXH,BHYT
- File theo dõi biến động lương (tăng, giảm nếu có)
- File theo dõi các trường hợp nhân viên đã tạm ứng lương, nợ lương
- File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc.
6. Gợi ý các mẫu bảng lương nhân viên mới nhất
Để bạn đọc dễ dàng hình dung về cách tạo bảng lương, sau đây sẽ là gợi ý một số mẫu bảng lương nhân viên được sử dụng nhiều nhất:
6.1. Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản
Bảng lương nhân viên đơn giản gồm những thông tin căn bản về nhân viên, ngày công thực tế, khoản phụ cấp, khấu trừ,… Mẫu này được đánh giá dễ sử dụng, thích hợp với công ty hoặc doanh nghiệp nhỏ để đảm bảo công tác tính toán lương diễn ra chính xác.
6.2. Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp
Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp gồm những thông tin quan trọng như nhân viên, lương cơ bản, thưởng, phụ cấp, khấu trừ,… được tổng hợp theo từng tháng. Đây là mẫu phù hợp với loại hình doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn và quy định mức lương cho từng vị trí khác nhau.
6.3. Mẫu bảng lương nhân viên cho doanh nghiệp lớn
Với mẫu bảng lương này, những thông tin được cung cấp sẽ bao gồm lương theo bộ phận phòng ban và các nội dung cơ bản khác. Đây là mẫu thích hợp với những doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban, cấu trúc tổ chức phức tạp, đòi hỏi phải theo dõi kỹ lưỡng từng bộ phận để có sự thống nhất, chính xác.
6.4. Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh
Với vị trí kinh doanh, file bảng lương excel sẽ chú trọng những chỉ số kinh doanh như hoa hồng, doanh số, thưởng liên quan. Do đó, nó sẽ phù hợp với những doanh nghiệp xây dựng bộ phận kinh doanh đủ mạnh, từ 10 – 20 thành viên trở lên.
6.5. Mẫu bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P
Mẫu bảng lương theo quy tắc 3P được thiết kế để phân bổ thu nhập cá nhân theo 3 yếu tố: Position (vị trí công việc), Performance (kết quả công việc) và Person (năng lực cá nhân). Hệ thống lương này đảm bảo độ công bằng, linh hoạt sao cho mức lương của từng nhân viên phản ánh rõ nhất về vị trí công việc, năng lực và hiệu suất của họ. Tuy nhiên, cách tính lương này đòi hỏi phải thiết lập quy tắc rõ ràng cho mọi công việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần theo dõi định kỳ để đảm bảo về độ chính xác.
6.6. Mẫu bảng lương nhân viên theo tháng
Mẫu bảng lương nhân viên theo tháng, hay còn gọi là lương khoán, áp dụng cho những công việc có tính chất thời vụ. Nói cách khác, đây là khoản lương trả theo chất lượng, khối lượng và thời gian để hoàn thành công việc đó. Vì vậy, mẫu Excel này sẽ thích hợp với những việc theo khoán hay theo dự án trong thời gian cố định.
6.7. Mẫu bảng lương nhân viên theo sản phẩm
Việc tính toán lương căn cứ vào sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp sẽ tăng cường mức độ tập trung cũng như sự đóng góp của cá nhân, phòng ban. Với mẫu này, kết quả công việc sẽ được đánh giá một cách rõ ràng, công tâm. Song, doanh nghiệp vẫn cần thiết lập hệ thống đo lường để xác định giá trị từng sản phẩm chính xác nhất.
6.8. Mẫu bảng lương cho nhân viên chi tiết
Mẫu bảng lương nhân viên chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi thu nhập, lương thực nhận, khấu trừ,… của nhân viên một cách chi tiết. Đây là mẫu bảng thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sở hữu hệ thống tiền lương phức tạp cùng nhiều khoản khấu trừ, phụ cấp khác nhau.
6.9. Mẫu bảng lương cho nhân viên bằng Excel tiếng Anh
Mẫu bảng lương Excel tiếng Anh cực kỳ hữu ích với những công ty nước ngoài hay công ty Việt Nam có nhân lực nước ngoài. Ngoài cung cấp công cụ tính toán, quản lý lương nhân viên hiệu quả thì bảng này cũng đảm bảo tuân thủ những quy định về lao động.
6.10. Mẫu bảng lương cho công ty nước ngoài
Đây là tài liệu quan trọng để tổng hợp chi tiết tiền lương thực nhận, khấu trừ, thu nhập,… của nhân viên đang làm việc ở công ty nước ngoài hay chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài ở Việt Nam. Mẫu bảng này cần tuân thủ pháp luật Việt Nam và đáp ứng những yêu cầu của công ty mẹ tại nước ngoài.
Kết luận
Qua bài viết trên, Việc Làm 24h hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn về cách xây dựng mẫu bảng lương nhân viên. Nhìn chung, tìm hiểu về thang lương, bảng lương nhân viên là cách giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động cũng như nguồn tài chính của mình. Mong rằng những thông tin từ bài viết có thể mang lại giá trị trong hành trình xây dựng doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn gặt hái được nhiều thành công!
