Sử dụng Excel là một trong những kỹ năng quan trọng với dân văn phòng, trong đó tính tổng là thao tác cơ bản có tính ứng dụng cao. Tham khảo ngay bài viết từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để biết cách tính tổng trong Excel đơn giản, cách tính tổng tiền trong Excel và nhiều phương pháp khác.
Cách tính tổng hàng dọc trong Excel
Cách tính tổng trong Excel cho các dữ liệu hàng dọc nhanh chóng, bạn làm theo các bước sau:
Cách 1: Chọn cột muốn tính tổng, góc dưới bên phải màn hình sẽ hiển thị ngay kết quả tính tổng.
Cách 2: Sử dụng AutoSum
Đầu tiên, bạn chọn AutoSum trên thanh công cụ, hàm tính tổng sẽ nhập tự động.
Tiếp đó, bạn chỉ cần nhấn Enter, kết quả sẽ được hiển thị.
Cách 3: Sử dụng SUM
Bạn nhập hàm =SUM(giá trị đầu: giá trị cuối) – trong đó: giá trị đầu là ô đầu tiên trong cột cần tính tổng; giá trị cuối là ô cuối cùng trong cột cần tính tổng. Nhấn Enter để hiện kết quả.
Cách 4: Sử dụng cách lọc dữ liệu rồi tính tổng các ô theo điều kiện
Khi cần tính tổng các ô theo điều kiện, bạn sử dụng Subtotal theo các bước sau:
Bước 1: Chọn Data → Filter
Bước 2: Chọn vào biểu tượng tam giác ngược
Bước 3: Chọn cột muốn tính tổng → OK
Bước 4: Tính tổng các cột đã lọc tự động bằng Autosum hoặc SUM như thông thường
Cách tính tổng các ô không liền nhau trong Excel
Sau đây là cách tính tổng trong Excel với các ô không liền nhau.
Cách 1: Sử dụng hàm SUM
Bạn có thể dùng hàm =SUM(giá trị 1, giá trị 2,…giá trị n) trong đó giá trị 1,2… n là những ô cần tính tổng.
Cách 2: Sử dụng hàm SUMIF và tạo ô dữ liệu phụ
Bước 1: Tạo cột phụ, bạn có thể tạo thêm cột phụ với đặc điểm phù hợp theo tiêu chuẩn phân loại dữ liệu.
Ví dụ, bạn cần tính doanh thu tổng từ nhân viên kinh doanh khu vực 1 (KV1) và khu vực 2 (KV2) được đặt xen kẽ ở cột A. Bạn tạo cột phụ tương ứng với mã nhân viên KV1 ở ô I1, sau đó ở ô I2 đặt công thức:
=IFERROR(SEARCH(A2:A10,A2),0)
Tiếp đó nhấn Enter và sao chép công thức tới các ô còn lại trong cột.
Trong đó:
Hàm SEARCH có ý nghĩa lọc nội dung ở cột A – nếu mã nhân viên ở cột A là KV1 (giá trị cần lọc ở ô C1). Nếu mã nhân viên không phải là KV1, ô dữ liệu báo lỗi #VALUE.
Hàm IFERROR: Trường hợp hàm SEARCH trả về lỗi #ERROR, hàm IFERROR, kết quả sẽ trả về bằng 0.
Bước 2: Nhập hàm KV2 ô J1 và sao chép hàm xuống các ô còn lại trong cột J từ ô J2 trở xuống: =IFERROR(SEARCH(A2:A10,A3),0) rồi nhấn Enter.
Bước 3: Sau khi hoàn tất, bạn dùng SUMIF để tính tổng doanh thu ở các ô không liền nhau như sau:
Nhập hàm: =SUMIF(I1:I10,”>0″,D2:D10) để tính tổng doanh thu của nhân viên KV1
Nhập hàm: =SUMIF(I2:I10,”>0″,D2:D10) để tính tổng doanh thu của nhân viên KV2
Cách 3: Dùng hàm SUMIF trực tiếp
Bạn nhập công thức =SUMIF(A2:A10,F2,D2:D10)
Đây là câu lệnh tính tổng các ô từ D2 đến D10 với điều kiện các ô từ A2 đến A10 có giá trị giống với ô F2 (ở đây, F2 được chọn là KV1).
Với KV2, bạn chỉ việc thay F2 bằng F3, trong đó F3 là điều kiện của KV2.
Cách 4: Dùng SUMPRODUCT
Vẫn với ví dụ tính tổng doanh thu riêng của nhân viên KV1 và KV2, bạn chọn ô F3 là ô hiển thị kết quả doanh thu KV2.
Cách sử dụng hàm SUMPRODUCT để tính tổng các ô không liền nhau như sau:
=SUMPRODUCT(D2:D10*(A2:A10=F3))
Làm tương tự khi bạn cần tính doanh thu của nhân viên KV1, thay F3 bằng F2.
Cách tính tổng hàng ngang trong Excel
Để tính tổng hàng ngang trong Excel, bạn sử dụng một trong các cách sau:
Cách 1: Chọn ô muốn nhận giá trị tổng, sau đó giữ Alt và nhập công thức với dấu “=”. Tại đó, Excel sẽ tự động hiện ra công thức tính tổng cho tất cả các ô hàng ngang từ cột 1 tới cột chứa giá trị gần nhất. Bạn chỉ cần nhấn Enter để có kết quả tổng.
Cách 2: Nhập công thức SUM thông thường và bôi đen chọn vùng dữ liệu cần tính toán.
Cách 3: nhập dấu “=” vào ô cần đặt hàm Sum, tiếp đó click vào tab Home → chọn Editing → chọn AutoSUM. Thao tác này có ý nghĩa tính tổng toàn bộ hàng ngang trên Excel, bạn chỉ cần Enter để hiển thị kết quả.
Xem thêm: Các tuyệt chiêu dùng hàm trong Excel cực đơn giản dân văn phòng cần biết
Cách tính tổng có điều kiện trong excel
Đây cũng là cách tính tổng theo tên trong excel, tính tổng điểm trong Excel hoặc theo các đặc điểm phân loại dữ liệu riêng (theo mã, nhóm, lớp…)
Để tính tổng theo điều kiện dữ liệu trong Excel, bạn có thể sử dụng một trong 4 hàm sau:
SUMIF
SUMIF cho phép bạn tính tổng một vùng dữ liệu dựa theo điều kiện biết trước.
Công thức hàm SUMIF như sau:
=SUMIF(range,criteria,sum_range)
Range: vùng dữ liệu được chọn cần tính tổng
Criteria: điều kiện thực hiện hàm
Sum_range: các giá trị cần tính tổng phù hợp tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu.
Ví dụ: bạn cần tính tổng các giá trị >300, cú pháp hàm lệnh như sau:
=SUMIF(A2:A8,“>300”,C2:C8)
Giải thích: câu lệnh trên có nghĩa: tính tổng các giá trị trong cột từ C2 đến C8 nếu giá trị tương ứng của các dòng này ở cột A (A2 đến A8) là lớn hơn 300.
Kết quả của các giá trị cần tính hiển thị ở ô nhập hàm lệnh.
SUMIFS
Hàm SUMIFS có ý nghĩa tương tự như hàm SUMIF nhưng cho phép áp dụng nhiều điều kiện hơn.
Cấu trúc hàm như sau:
=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
- Sum_range: vùng cần tính tổng (text và ô trống được bỏ qua)
- Criteria_range1: vùng dữ liệu áp dụng điều kiện 1
- Criteria1: điều kiện 1
- Criteria_range2: vùng dữ liệu áp dụng điều kiện 2
- Criteria2: điều kiện 2
…
Ví dụ: bạn cần tính tổng số lượng hàng hóa có mã là A1 từ nhà cung cấp Xyn trong tháng vừa rồi, cú pháp câu lệnh như sau:
=SUMIFS(B2:B9,A2:A9,“A1”,C2:C9,“Xyn”)
Giải thích: tính tổng số lượng hàng hoá (thể hiện trong ô B2 đến B9) nếu hàng hoá đó có mã A1 (thể hiện trong ô A2 đến A9) và được cung cấp bởi Xyn (thể hiện trong ô C2 đến C9). Tổng kết quả sẽ hiển thị tại ô nhập hàm.
SUMPRODUCT
Đây là hàm kết hợp giữa tính tổng và nhân tương ứng, vô cùng hữu ích khi bạn không cần phải tạo thêm một cột nhân rồi mới tính tổng (ví dụ: tính giá bán, giá mua là tích của ô số lượng và đơn giá).
Cú pháp của hàm này như sau:
=SUMPRODUCT(array1,[array2],[array3],…)
- Array1: vùng dữ liệu đầu tiên cần tính tổng
- Array2…: các vùng dữ liệu khác liên kết với dữ liệu ở array1 cần tính tổng.
Ví dụ: bạn muốn tính doanh thu của sản phẩm trà bán tại thị trường Hà Nội trong tháng vừa rồi, công thức tính như sau:
=SUMPRODUCT((A2:A9=“Trà”,(B2:B9=“Hà Nội”),E2:E9)
Hoặc =SUMPRODUCT((A2:A9=G2)*(B2:B9=H2)*E2:E9)
Giải thích: đây là câu lệnh tính tổng các giá trị tại ô doanh thu (E2 đến E9) nếu hàng hoá đó là trà (ô A2 đến A9) – tương đương giá trị ô G2 và thị trường là Hà Nội (ô B2 đến B9) – tương đương giá trị ô H2.
Hàm SUMPRODUCT có thể kết hợp cùng OR để tính tổng thêm giá trị của một hoặc các điều kiện nữa.
Ví dụ: Cách tính tổng trong Excel đối với doanh thu của cả trà và cà phê tại thị trường Hà Nội như sau: =SUMPRODUCT(OR((B2:B10=“Trà”;(B2:B10=“Cà phê”))(C2:C10=“Hà Nội”)D2:10)
Lưu ý:
- Vùng dữ liệu trong công thức của SUMPRODUCT cần có cùng số hàng và số cột, nếu không sẽ báo lỗi #VALUE!
- Bất cứ vùng dữ liệu nào chứa giá trị không phải số, Excel sẽ xem đó là giá trị 0.
- Nếu vùng dữ liệu là dữ liệu liên quan đến logic sẽ dẫn tới giá trị TRUE & FALSE. Với các dữ liệu này, bạn cần chuyển thành 1 và 0, dùng dấu “ ” hoặc gắn với giá trị của một ô khác.
SUBTOTAL
Đây là một hàm cực hữu ích trong Excel cho phép bạn tính tổng phụ và nhiều giá trị khác của chuỗi thông số sau khi lọc dựa theo điều kiện cho trước.
Cú pháp của câu lệnh là:
=SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],…)
- Function_num: con số chỉ hàm thực hiện phép tính (ví dụ: 9 – tính tổng; 1- tính giá trị trung bình; 2- đếm; 4-lấy giá trị lớn nhất MAX; 5- lấy giá trị nhỏ nhất MIN…)
- Ref1,2…: các dãy ô thực hiện phép tính ở hàm function_num.
Quay lại ví dụ bạn cần tính tổng doanh thu của nhân viên kinh doanh KV1 trong dãy thông tin đang lẫn lộn giữa doanh thu nhân viên KV1 và KV2. Cách thực hiện tính tổng doanh thu của riêng nhân viên KV1 với hàm SUBTOTAL như sau:
Bước 1: Lọc dữ liệu để chọn ra thông tin của nhân viên KV1
Bạn chọn Home→ Sort and Filter → Filter tiếp đó chọn đến hình tam giác ngược, chọn vào KV1 rồi OK.
Bước 2: Tính tổng dữ liệu đã lọc hoàn tất ở bước 1
Bạn nhập lệnh =SUBTOTAL(9,D2:D11) rồi nhấn OK
Giải thích: đây là lệnh yêu cầu tính tổng (tương ứng là số 9) các giá trị vừa mới lọc ở ô D2 đến D11. Kết quả tính hiển thị ở ô nhập câu lệnh.
Lời kết
Trên đây Việc Làm 24h đã chia sẻ tới bạn những cách tính tổng trong excel nhanh nhất với những hàm cơ bản. Chỉ bằng những câu lệnh đơn giản này, chắc chắn bạn đã có thể ứng dụng linh hoạt trong công việc để nâng cao hiệu quả. Đừng quên thường xuyên theo dõi Việc Làm 24h để bỏ túi thêm nhiều kiến thức hữu ích.
Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Excel mà dân văn phòng nào cũng cần biết
