Thị trường lao động ngày càng khốc liệt, đặt ra nhiều thách thức đối với quá trình tuyển dụng. Để đảm bảo rằng những người được chọn vào công ty là những ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng hình thức Reference Check. Vậy Reference Check là gì? Có nhất thiết phải Reference Check khi phỏng vấn không? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Reference Check là gì?
Reference Check, hay còn được hiểu là quá trình kiểm tra tham chiếu, đóng một vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Trong quá trình này, nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểu về ứng viên thông qua việc liên hệ với quản lý tại công ty cũ, thầy cô giáo tại các trường ứng viên đã học, hoặc các đồng nghiệp mà ứng viên đã làm việc cùng, những thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong CV.
Xem thêm: 5 bước sàng lọc CV ứng viên nhanh chóng, hiệu quả dành cho nhà tuyển dụng
2. Mục đích của Reference Check là gì?
Bổ sung những thông tin chưa đầy đủ
Trong quá trình phỏng vấn hoặc tuyển dụng, không phải lúc nào ứng viên cũng tự động cung cấp đầy đủ thông tin mà nhà tuyển dụng cần.
Trong tình huống này, việc nghiên cứu và xác minh thông tin sẽ giúp nhà tuyển dụng điền đầy những khoảng trống đó, giúp họ hiểu rõ hơn về ứng viên và đưa ra đánh giá.
Xác minh thông tin mà ứng viên cung cấp
Một câu hỏi quan trọng là liệu thông tin mà ứng viên cung cấp có đúng hay không? Việc thực hiện Reference Check sẽ giúp nhà tuyển dụng xác minh xem ứng viên có đang cung cấp thông tin chính xác hay không.
Trong trường hợp phát hiện sự không nhất quán giữa thông tin từ ứng viên và thông tin được tìm hiểu bởi nhà tuyển dụng thì cần chú ý hơn về ứng viên đó và tiến hành tìm hiểu sâu rộng hơn về các lý do xung quanh sự việc.
Khám phá những tính cách khác của ứng viên
Ngoài việc kiểm tra lý lịch công việc, có những đặc điểm tính cách khác mà doanh nghiệp cũng muốn khám phá về ứng viên thông qua những người quản lý cũ, đồng nghiệp hay thầy cô giáo, bạn học,…. Bằng cách xác minh thông tin, nhà tuyển dụng sẽ có thêm dữ liệu về ứng viên, giúp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
3. Khi nào nhà tuyển dụng nên thực hiện Reference Check?
Quy trình tuyển dụng cần được thực hiện theo các bước tuần tự để đảm bảo hiệu quả về cả chất lượng và sử dụng nguồn lực hiệu quả. Trong quá trình này, bước Reference Check được các chuyên gia tuyển dụng khuyến khích nên thực hiện ở giai đoạn đưa ra quyết định tuyển dụng.
Có những thời điểm lý tưởng nhất để thực hiện Reference Check, bao gồm:
- Sau buổi phỏng vấn trực tiếp ứng viên: Lúc này, nhà tuyển dụng đã có cơ hội lắng nghe tâm tư, nguyện vọng và ghi nhận ưu khuyết điểm mà ứng viên đã chia sẻ.
- Khi hoàn tất phỏng vấn và có số lượng ứng viên phù hợp nhiều hơn nhu cầu tuyển dụng: Trong giai đoạn này, nhà tuyển dụng cần thêm thông tin để đánh giá và lựa chọn những ứng viên nổi bật nhất.
- Khi cần kiểm chứng chi tiết cụ thể về ứng viên: Thường xuyên xảy ra khi có nhu cầu xác minh độ chuẩn xác của một số thông tin liên quan đến ứng viên.
4. Những thông tin cần xác minh khi thực hiện Reference Check
Bản chất của Reference Check là việc “kiểm chứng thông tin” của ứng viên, và vì vậy, các thông tin cần xác minh đều đòi hỏi sự cẩn trọng khi nhà tuyển dụng thực hiện. Trong các phần xác minh, thông tin liên quan đến công việc của ứng viên được xem xét là ưu tiên hàng đầu và yêu cầu nhiều thời gian đầu tư nhất. Mỗi vị trí, công ty và ứng viên đều đặt ra những yêu cầu xác nhận khác nhau.
Xác minh thông tin về công việc
- Nội dung công việc, chức vụ, lương của ứng viên: Cần xác minh rõ ràng để chắc chắn thông tin đúng sự thật.
- Lý do ứng viên nghỉ việc: Thường là thông tin nhạy cảm, đòi hỏi sự xác minh để hiểu rõ hơn.
- Mối quan hệ giữa người tham khảo và ứng viên: Tìm hiểu về mối quan hệ này để có cái nhìn chi tiết hơn.
Tìm hiểu và xác minh về điểm mạnh và điểm yếu
- Thói quen và hành vi trong công việc: Những thông tin này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng làm việc của ứng viên.
- Hòa hợp với đồng nghiệp và cấp trên: Đánh giá mức độ tương tác xã hội của ứng viên trong môi trường công việc.
- Xử lý mâu thuẫn, áp lực, nhận xét: Thông tin quan trọng về khả năng làm việc dưới áp lực của ứng viên.
Xác minh thông tin quan trọng khác
- Sự sẵn sàng của người tham khảo: Thấu hiểu tình hình quan hệ trước đó giữa ứng viên và người tham khảo.
- Thông tin bổ sung từ những người có liên quan: Mở rộng quy mô tham khảo để đảm bảo tính đầy đủ và đa chiều.
Kiểm tra các thông tin khác
- Học vấn, tiền án, tiền sự, vi phạm luật, nợ thẻ tín dụng: Đối với vị trí cấp cao, việc kiểm tra những thông tin này trở nên quan trọng.
- Ý kiến của người từng làm việc với ứng viên: Cung cấp cái nhìn khách quan và chi tiết về ứng viên.
5. Quy trình Reference Check gồm những bước nào?
Xác định thời điểm thực hiện xác minh thông tin
Việc thực hiện Reference Check đòi hỏi sự khoa học và thứ tự để đạt được hiệu quả cao, vì vậy không phải lúc nào nhà tuyển dụng cũng có thể tận dụng để xác minh thông tin ứng viên. Các thời điểm quan trọng để thực hiện xác minh thông tin là trước phỏng vấn, sau phỏng vấn và sau khi đưa ra offer. Thường, sau phỏng vấn được ưu tiên chọn vì tại thời điểm này, doanh nghiệp đã lọc được một số ứng viên, giảm thiểu thời gian xác minh nhưng vẫn hỗ trợ quyết định tuyển dụng chính xác.
Thêm vào đó, việc thu thập dữ liệu và thông tin ứng viên đòi hỏi nhiều bước và thời gian, nhà tuyển dụng phải quản lý thời gian để không làm ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
Xem thêm: 5 cách phát hiện ứng viên nói dối nhanh chóng trong quá trình phỏng vấn
Lên danh sách những điều cần hiểu rõ về ứng viên
Đây là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng thể và chi tiết về người ứng tuyển. Danh sách này có thể bao gồm thông tin về công việc trước đây, những mối quan hệ nghề nghiệp và những đặc điểm cá nhân quan trọng.
Đặc biệt, nhà tuyển dụng cũng nên đánh giá về tính cách và thái độ của ứng viên để đảm bảo họ không chỉ có kỹ năng chuyên môn mà còn hòa mình vào văn hóa tổ chức. Từ việc hiểu rõ những khía cạnh này, nhà tuyển dụng có thể đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác và hiệu quả.
Phỏng vấn trực tiếp hoặc trao đổi ngắn qua điện thoại với người tham chiếu
Khi liên lạc với người tham khảo, giới thiệu bản thân và vị trí cần tuyển dụng, hỏi xem họ có thời gian để trao đổi thông tin không. Tạo ấn tượng ban đầu tích cực giúp thu được những thông tin khách quan, chân thực từ người tham khảo.
Trong những trường hợp quan trọng, đề xuất một buổi hẹn gặp trực tiếp để nâng cao chất lượng thông tin. Lúc liên lạc với người tham khảo, hãy giới thiệu bản thân và mục đích tuyển dụng, rồi hỏi xem họ có thời gian để trao đổi không.
Kết thúc trò chuyện, gửi lời cảm ơn người tham khảo
Dành thời gian để xây dựng mối quan hệ tích cực với người tham khảo của ứng viên là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ hỗ trợ trong quá trình Reference Check hiện tại mà còn tạo cơ hội để có nhiều dịp hợp tác trong tương lai.
6. Những lưu ý khi Reference Check
Đối với nhà tuyển dụng:
- Xem xác minh thông tin là cơ hội quan trọng: Coi quá trình xác minh thông tin ứng viên là cơ hội đầu tiên và duy nhất để đánh giá thái độ của họ.
- Tự thực hiện xác minh thông tin: Không giao trách nhiệm xác minh cho người khác, đặc biệt là nhân viên khác. Người phỏng vấn nên tự xác minh thông tin để có cái nhìn chân thực.
- Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gọi điện: Trình bày rõ lý do gọi và chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn trước. Đảm bảo có sẵn các câu hỏi mở để hiểu rõ thái độ và trình độ của ứng viên.
- Tránh cuộc gọi hàng loạt: Xác minh thông tin cần được thực hiện chọn lọc, tránh cuộc gọi hàng loạt không hiệu quả.
- Tổng hợp thông tin sau xác minh: Luôn nhớ tổng hợp lại thông tin sau cuộc xác minh để đưa ra quyết định cuối cùng về lựa chọn ứng viên.
Đối với ứng viên được xác minh thông tin:
- Chuẩn bị danh sách người xác minh thông tin: Sắp xếp sẵn danh sách những người có thể xác minh thông tin trước cuộc phỏng vấn. Nhiều nhà tuyển dụng thậm chí đòi hỏi xác minh trước khi mời ứng viên đến phỏng vấn.
- Tuân thủ hướng dẫn của nhà tuyển dụng: Ứng viên nên tuân thủ hướng dẫn của nhà tuyển dụng về việc nộp danh sách xác minh thông tin. Trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể, ứng viên chỉ nên nộp khi nhà tuyển dụng yêu cầu.
- Xin phép trước khi liệt kê người xác minh: Hãy xin phép người được liệt kê trước khi chia sẻ thông tin liên hệ với nhà tuyển dụng. Bước này giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo sự thoải mái cho người được xác minh.
- Chọn những người đã xây dựng mối quan hệ tích cực: Ưu tiên những người có mối quan hệ tốt và có kinh nghiệm gần đây. Tránh chọn những người có ấn tượng hoặc quan hệ không tốt trong quá khứ.
- Cung cấp thông tin chi tiết khi xác minh: Trình bày lý do ứng tuyển và nhấn mạnh các kỹ năng, kinh nghiệm quan trọng. Đảm bảo người xác minh thông tin hiểu rõ về vị trí và yêu cầu của nhà tuyển dụng.
7. Những câu hỏi thường sử dụng trong quá trình Reference Check
Tùy thuộc vào mục đích, nội dung câu hỏi trong quá trình xác minh thông tin sẽ được lựa chọn linh hoạt.
- Anh/chị vui lòng xác nhận giúp em bạn A từng làm việc tại phòng XX của công ty ABC hay không?
- Bạn ấy đã đảm nhận vị trí nào và mức lương hàng tháng dao động bao nhiêu?
- Công việc chính mà bạn A thường xuyên thực hiện là gì?
- Bạn A đã hoàn thành trách nhiệm bàn giao công việc trước khi nghỉ việc không?
- Nguyên nhân mà bạn A quyết định nghỉ việc tại công ty là gì?
- Anh/Chị đánh giá thế nào về năng lực và tinh thần làm việc của bạn A?
- Điểm mạnh và điểm yếu lớn nhất mà bạn A thể hiện là gì?
- Bạn ấy có tạo dựng mối quan hệ hòa đồng với đồng nghiệp và tôn trọng quản lý không?
- Có xảy ra mâu thuẫn nào không? Nếu có, cách mà bạn A đã xử lý là như thế nào?
- Nếu bạn A muốn trở lại làm việc tại công ty, anh/chị có muốn tuyển dụng lại không? Vì sao?
- Nếu tôi quyết định tuyển dụng bạn A, anh/chị có lời khuyên nào để hỗ trợ sự hợp tác hiệu quả giữa chúng tôi và bạn A?
- Anh/Chị có muốn chia sẻ thêm thông tin nào về bạn A không?
- Liệu tôi có thể liên hệ với một đồng nghiệp khác để có thêm thông tin về bạn A không?
8. Ứng viên nên làm gì để có kết quả tốt cho quá trình Reference Check?
Hãy để lại ấn tượng tốt đẹp khi kết thúc mối quan hệ với công ty
Mặc dù có thể xuất hiện mâu thuẫn trong quá trình làm việc, nhưng quan trọng nhất là bạn phải xử lý hoàn tất các mâu thuẫn ấy trước khi nghỉ việc. Nếu quyết định nghỉ việc xuất phát từ sự không hài lòng với công việc, hãy trình bày lý do rõ ràng và hợp lý khi thông báo với công ty hiện tại. Hãy tuân thủ đúng quy định về thời hạn báo nghỉ, hoàn thành quá trình bàn giao công việc và sẵn lòng hỗ trợ khi có nhu cầu. Tránh nói xấu về công ty cũ khi bạn nghỉ việc, vì điều này có thể tạo khó khăn cho bạn trong việc xác minh thông tin từ nhà tuyển dụng tương lai.
Duy trì liên lạc với đồng nghiệp và cấp trên cũ
Mặc dù việc này có thể đòi hỏi nhiều thời gian và năng lượng của bạn, nhưng việc gửi tin nhắn, thăm hỏi hoặc đơn giản chỉ là gửi lời chúc mừng sinh nhật có thể giữ cho mối quan hệ giao tiếp với sếp hay đồng nghiệp cũ trở nên tốt đẹp hơn. Điều này vô cùng có lợi khi bạn có thể cần sự hỗ trợ từ họ trong tương lai.
Hãy nói trước với người tham chiếu của bạn
Trước khi cung cấp thông tin liên lạc của người xác minh cho nhà tuyển dụng, hãy thảo luận với họ trước. Hỏi xem họ có sẵn lòng đóng vai trò người xác minh cho bạn hay không. Chia sẻ một chút về công việc và công ty bạn đang xin vào làm để họ có cái nhìn tổng quan. Nếu có thời gian cụ thể về cuộc gọi từ nhà tuyển dụng, hãy thông báo cho họ. Nếu người xác minh không rõ về quá trình xác nhận thông tin ứng viên, hãy giải thích cho họ hiểu. Tránh yêu cầu họ nói dối, nhưng hãy chia sẻ với họ về tầm quan trọng của công việc này với bạn để họ có thể chuẩn bị tốt nhất cho cuộc gọi.
Xem thêm: Người tham chiếu là gì? Cách đưa thông tin người tham chiếu vào CV hợp lý
Gửi lời cảm ơn với những người tham chiếu
Đừng quên gửi lời cảm ơn đến người xác minh thông tin. Cho dù kết quả cuối cùng với công việc mới có như thế nào thì vẫn hãy bày tỏ lòng biết ơn với họ vì đã dành thời gian hỗ trợ bạn.
Tạm kết
Quá trình Reference Check, hay việc xác minh thông tin ứng viên, đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Đối với ứng viên, quá trình này đặt ra những thách thức, nhưng cũng mở ra cơ hội để họ thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Với nhà tuyển dụng, việc thực hiện Reference Check không chỉ giúp họ đánh giá đúng hơn về ứng viên mà còn giúp xây dựng cơ sở thông tin đáng tin cậy về nhân sự của công ty.
Hy vọng rằng với những chia sẻ về Reference Check trong bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về bước quan trọng này trong quá trình tuyển dụng. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Việc Làm 24h để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Định mức lao động là gì? Cách xây dựng định mức lao động cho doanh nghiệp
