Trong các doanh nghiệp ngành Logistics, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vị trí quan trọng với mức thù lao xứng đáng. Vậy vị trí này làm những công việc cụ thể nào? Yêu cầu để trở thành nhân viên về chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Cùng theo dõi bài viết từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để hiểu hơn về công việc này.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là ai?
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh là Document Staff – một vị trí không thể thiếu trong lĩnh vực Logistic. Vị trí này làm việc thường xuyên với các loại hoá đơn, chứng từ, văn bản, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ xuất và nhập hàng hoá trong doanh nghiệp.
Hiện nay, vị trí nhân viên về chứng từ xuất nhập khẩu thường phụ trách các mảng sau:
- Chứng từ về hàng sea nhập/xuất
- Chứng từ khai báo
- Chứng từ thủ tục hải quan
- Chứng từ về hàng air nhập/xuất
- Chứng từ thanh toán quốc tế
- Chứng từ cước logistic
Tại nhiều doanh nghiệp, nhân viên mua hàng (purchasing staff) đảm nhận luôn các công việc liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu.
Mức lương của vị trí này cũng khác nhau tuỳ thuộc theo loại hình doanh nghiệp, địa điểm làm việc, kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Cụ thể, bạn có thể tham khảo các mức sau:
- Nhân viên mới tốt nghiệp: mức lương từ 5 triệu đồng – 8 triệu đồng mỗi tháng.
- Nhân viên có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên: mức lương từ 7 triệu đồng – 10 triệu đồng mỗi tháng.
- Nhân viên có trên 3 năm kinh nghiệm: mức lương từ 10 triệu đồng – 15 triệu đồng mỗi tháng.
- Mức lương của vị trí quản lý: lên đến 25 triệu đồng mỗi tháng hoặc hơn tuỳ theo doanh nghiệp.
Mô tả công việc
Vậy cụ thể những công việc của nhân viên phụ trách chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Tùy theo doanh nghiệp, lĩnh vực mà doanh nghiệp đang kinh doanh, bạn sẽ thực hiện các đầu việc khác nhau. Trong đó, những nhiệm vụ cơ bản thường bao gồm:
- Nhóm việc liên quan đến công tác xuất nhập khẩu hàng hoá:
+ Làm việc với các bên liên quan: đối tác tại nước ngoài, đơn vị vận chuyển, khách hàng, đơn vị hải quan, ngân hàng, nhà cung cấp… để đảm bảo hàng hóa được đóng gói, vận chuyển thuận lợi, đồng bộ về các thông tin chứng từ.
+ Khai E-manifest với hải quan khi tàu về gần cảng gồm thông tin về chủng loại, số lượng hàng… đảm bảo thông tin khớp với chứng từ, giúp quá trình thông quan thuận lợi.
+ Báo hàng đến (A/N), đặt lệnh giao hàng (D/O)…
+ Đặt chỗ, liên hệ các đơn vị vận chuyển.
+ Liên hệ với các bộ phận liên quan trong quá trình bốc dỡ hàng, đảm bảo tránh thất thoát, tránh trễ chuyến…
+ Lập vận đơn, giám sát vận chuyển.
+ Thanh toán, theo dõi thanh toán.
- Các nhiệm vụ khác:
+ Tìm đối tác về hàng hoá, vận chuyển… tại nước ngoài
+ Soạn tài liệu
+ Chuẩn bị chứng từ (L/C, D/A, D/P…)
+ Quản lý tài liệu
+ Soạn hợp đồng (contract) ngoại thương, HĐ thuê container, bãi…
+ Kiểm soát phí container (DEM/DET), phí vận chuyển, phí vệ sinh…
+ Soạn invoice, PO, bảng kê hàng hoá…
Khó khăn
Quy trình xuất nhập khẩu tương đối phức tạp, do đó, công việc của nhân viên chứng từ cần sự chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Đây là công việc không ít thách thức với người mới vào nghề.
Cụ thể, một số khó khăn mà người mới vào nghề cần vượt qua như:
- Các quy định hải quan và luật pháp: Nhân viên chứng từ cần nắm rõ các quy định này, đặc biệt là những thay đổi mới nhất trong luật.
- Đồng bộ chứng từ: Có rất nhiều khâu trong quá trình xuất nhập khẩu dễ dẫn đến sai sót về số liệu, thông tin trong các loại chứng từ. Điều này có thể làm cho hàng hoá bị trì hoãn, thậm chí là bị từ chối thông quan.
- Rủi ro tài chính: Những lô hàng hoá lớn với thời gian giao nhận dài ngày có thể dẫn đến những rủi ro tài chính. Vị trí nhân viên chứng từ cần bám sát điều khoản thanh toán, tuân thủ thời hạn, nhằm hạn chế tối đa các vấn đề liên quan đến pháp lý.
- Rủi ro từ đối tác: Nhân viên chứng từ cần biết cách xử lý các tình huống phát sinh với các đối tác không ổn định, cũng như kỹ năng lựa chọn đối tác phù hợp.
- Giải quyết xung đột: Rủi ro trong quá trình vận chuyển là xung đột về thông tin, hư hỏng hoặc mất mát hàng hoá trong khâu vận chuyển. Nhân viên chứng từ là người chịu trách nhiệm về các giấy tờ và đảm bảo khớp các con số, đảm bảo khách hàng hài lòng và duy trì được mối quan hệ làm ăn với đối tác.
- Áp lực thời gian: Không hoàn thành thủ tục đúng hạn có thể gây thiệt hại tới lịch trình vận chuyển lẫn kế hoạch kinh doanh của công ty và đối tác
Yêu cầu tuyển dụng
Để làm việc tại vị trí nhân viên phụ trách chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần có kiến thức chuyên môn được đào tạo bài bản về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, các phương thức vận tải, phương thức thanh toán….
Ngoài ra, bên cạnh chuyên môn, nhà tuyển dụng thường tìm kiếm ở ứng viên thêm nhiều kỹ năng như:
- Quản lý thông tin
- Hiểu rõ quy định pháp luật lẫn các quy trình vận hành về xuất nhập khẩu.
- Giải quyết vấn đề
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng đàm phán
- Làm việc nhóm
- Quản lý thời gian
- Ứng dụng công nghệ
- Khả năng ngoại ngữ
- Tư duy phân tích
- Thích ứng linh hoạt
- Tỉ mỉ, chính xác
Cuối cùng, yếu tố quan trọng giúp bạn trụ được với nghề là thái độ chuyên nghiệp, nghiêm túc với công việc. Bởi, mọi sai sót trong quá trình làm việc cũng có thể đều phải trả giá bằng tiền.
Bên cạnh đó, nhiệm vụ của một nhân viên chứng từ có áp lực cao cả về thời gian, độ chính xác… Do đó, công việc đòi hỏi lòng yêu nghề, yêu việc.
Tìm việc làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu ở đâu
Đây là vị trí quan trọng trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị làm việc với đối tác nước ngoài. Nhu cầu tuyển dụng vị trí này của các doanh nghiệp là không hề nhỏ.
Nếu quan tâm tới công việc ngành logistic nói chung và vị trí về chứng từ xuất nhập khẩu nói riêng, bạn có thể tìm việc tại các kênh sau:
- Tại trang tuyển dụng chính thức của doanh nghiệp bạn đang quan tâm.
- Tại các nhóm tuyển dụng trong lĩnh vực Logistic
- Tại các website việc làm uy tín như Vieclam24h.vn
Lưu ý, khi xem thông tin tuyển dụng, bạn nên đọc kỹ phần mô tả công việc cũng như yêu cầu kinh nghiệm.
Bởi tuỳ theo lĩnh vực kinh doanh và nhu cầu tuyển dụng mà mỗi đơn vị sẽ có những yêu cầu chi tiết khác nhau. Có đơn vị sẽ tìm nhân viên không yêu cầu kinh nghiệm; có đơn vị tìm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh hoặc tiếng Trung, tiếng Hàn…
Đồng thời, chỉ nên tìm kiếm tại các nguồn tin tuyển dụng uy tín để tránh bị lừa đảo.
Lời kết
Trên đây là những tóm lược ngắn gọn của Vieclam24h.vn về vị trí nhân viên phụ trách chứng từ xuất nhập khẩu – một công việc phù hợp với những ai yêu thích công việc về logistic và xuất nhập khẩu. Mong rằng bài viết giúp bạn có thêm thông tin để lựa chọn được công việc yêu thích.
Đặc biệt, các bạn có thể sử dụng công cụ tạo CV online hoàn toàn miễn phí và gửi CV trên bài đăng tuyển dụng chỉ trong vài phút trên Vieclam24h.vn.
Xem thêm: Nghề làm bánh có tương lai không? Nên học làm bánh ở đâu uy tín?
