Đối chiếu công nợ là một trong những thủ tục kế toán không thể thiếu của các doanh nghiệp. Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận số dư công nợ trong quá trình giao dịch mua bán hàng hoá. Bạn đang tìm hiểu biên bản đối chiếu công nợ là gì? Bạn không biết yêu cầu đối với biên bản này ra sao? Bạn muốn tham khảo các mẫu biên bản đúng chuẩn hiện nay? Mời bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h!
Đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là quá trình doanh nghiệp tiến hành kiểm tra, so sánh số liệu giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả dựa trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế trên chứng từ giao dịch, hợp đồng hoặc các nguồn khác liên quan tới khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan thuế, ngân hàng,… Mục đích của đối chiếu công nợ là để xác nhận sự chính xác giữa các số liệu.
Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Biên bản là văn bản được lập ra sau quá trình đối chiếu giữa bên mua và bên bán. Biên bản này thể hiện rõ số dư công nợ đầu kỳ, các phát sinh trong kỳ và số dư công nợ cuối kỳ của mỗi bên. Đồng thời, biên bản còn ghi rõ các chênh lệch và nguyên nhân gây ra chênh lệch.
Do đó, biên bản này cần được các bên ký xác nhận để làm căn cứ cho việc thanh toán, đảm bảo giá trị pháp lý và giải quyết tranh chấp về công nợ nếu có. Thông thường, biên bản đối chiếu công nợ sẽ do kế toán công nợ phụ trách lập.
Mục đích lập biên bản
Biên bản đóng vai trò quan trọng đối với việc quyết toán thuế giữa bên mua và bên bán. Dựa vào biên bản này, các bên có cơ sở đầy đủ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng và theo dõi các đơn hàng có hóa đơn giá trị gia tăng từ 20 triệu đồng trở lên. Đồng thời, biên bản này còn giúp xác định các bên có thực hiện thanh toán theo đúng theo quy định không.
Hơn nữa, biên bản giúp nhân viên kế toán theo dõi tình trạng thanh toán các khoản nợ và giám sát quá trình thực hiện các điều khoản trong hợp đồng kinh tế đã ký kết. Dựa vào đó, các bên có thể đánh giá chính xác các số nợ còn lại.
Nguyên tắc và quy trình đối chiếu công nợ
Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tuân thủ các điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định pháp luật.
- Nội dung đối chiếu công nợ không được trái quy định pháp luật và không xâm phạm các giá trị đạo đức.
- Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa bên mua và bên bán phải dựa trên tinh thần tự nguyện, công bằng, tôn trọng lẫn nhau.
- Việc đối chiếu phải được lập thành biên bản hoặc các hình thức tương đương để các bên có căn cứ kiểm tra tình trạng thanh toán giữa bên mua và bên bán.
Quy trình đối chiếu công nợ
Kế toán doanh nghiệp cần in các chứng từ sau và gửi cho khách hàng hoặc nhà cung cấp:
- Biên bản đối chiếu để khách hàng hoặc nhà cung cấp xác nhận công nợ, sau đó gửi lại cho doanh nghiệp.
- Thông báo công nợ hoặc sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả để khách hàng hoặc nhà cung cấp kiểm tra và đối chiếu chênh lệch nếu có. Dựa vào đó, kế toán doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh lại theo đúng thực tế.
- Lưu biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng hoặc nhà cung cấp để đảm bảo giá trị nhằm phục vụ công tác quyết toán báo cáo tài chính.
Yêu cầu đối với biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản phải đáp ứng các yêu cầu dưới sau:
- Ghi rõ tên công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân của cả bên mua và bên bán.
- Có số biên bản đối chiếu doanh nghiệp.
- Ghi rõ địa điểm, thời gian lập biên bản.
- Đính kèm các chứng từ, giấy tờ liên quan và căn cứ khoản công nợ.
- Cung cấp đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán.
- Ghi chi tiết số liệu công nợ.
- Kết luận công nợ, đặc biệt là trường hợp khoản tiền này không được thanh toán đúng hạn thì cần ghi thông tin thời gian và hạn thanh toán đầy đủ.
- Đại diện hai bên ký tên và đóng dấu.
Lưu ý:
- Biên bản đối chiếu còn được dùng để lập bản thanh lý hợp đồng. Nếu bên mua và bên bán thanh toán hết giá trị hợp đồng, doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản thanh lý hợp đồng và ghi rõ các thông tin về thời hạn, giá trị thanh toán và chấm dứt hợp đồng mà không cần phải lập biên bản đối chiếu.
- Nếu hết thời hạn quy định mà các bên chưa thanh toán hết công nợ, doanh nghiệp nên lập một biên bản khác.
- Biên bản chỉ có giá trị pháp lý khi đại diện hai bên ký tên và đóng dấu đầy đủ. Nếu ký thay người đại diện, doanh nghiệp cần có giấy ủy quyền hợp pháp và ký tên đóng dấu đầy đủ theo quy định pháp luật.
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuyên nghiệp
1. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Tải về biên bản đối chiếu công nợ Word mẫu 1, mẫu 2.
2. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng Anh
Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng Anh tại đây.
Một số lỗi sai khi lập biên bản
- Phần tỷ lệ trả lời để khách hàng hoặc nhà cung cấp xác nhận công nợ thấp, khiến quản lý công nợ không đạt hiệu quả và xuất hiện nhiều lỗ sai sót không cần thiết.
- Xuất hiện chênh lệch giữa biên bản và sổ kế toán mà không xác định được nguyên nhân.
- Một số doanh nghiệp không thực hiện đối chiếu công nợ hoặc thực hiện nhưng thông tin công nợ không khớp hoặc xuất hiện các khoản công nợ không liên kết với đối tượng cụ thể.
Kết luận
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính. Các bạn có thể tham khảo và tải về các mẫu biên bản mà Vieclam24h.vn chia sẻ trên để đáp ứng tính chất công việc.
Ngoài ra, hiện Vieclam24h.vn đã trang bị tính năng tạo CV miễn phí giúp hành trình tìm việc trở nên đơn giản cho ứng viên. Hàng trăm mẫu CV với nhiều màu sắc, bố cục cho bạn thỏa sức sáng tạo và tùy chỉnh để sở hữu bộ CV xin việc cực ấn tượng.
Xem thêm: Kế toán thanh toán làm những gì, yêu cầu công việc có khó không?
