Khái niệm BSC và KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicators) là công cụ đo lường hiệu quả công việc của nhân viên. Qua đó, lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng, bạn sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
BSC (Balance Scoredcard) là một hệ thống xây dựng kế hoạch và quản lý chiến lược. BSC giúp bạn định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức, nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra.
BSC đề xuất rằng chúng ta phải xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh, và xây dựng một hệ thống đo lường, thu thập các dữ liệu và phân tích chúng trong mối quan hệ giữa các khía cạnh với nhau.
- Khía cạnh học hỏi và phát triển.
- Khía cạnh quá trình nội bộ.
- Khía cạnh khách hàng.
- Khía cạnh tài chính.
BSC và KPI là “cặp đôi hoàn hảo” kết nối chiến lược kinh doanh và chiến lược quản trị. Do đó, là một nhà lãnh đạo tài ba, bạn nên kết hợp nhịp nhàng hai công cụ này với nhau.
Các bước triển khai KPI theo định dạng BSC
Giai đoạn 1:
- Thống nhất áp dụng KPI.
- Cung cấp các kiến thức cơ bản BSC và KPI tới các nhân viên.
- Khảo sát các hoạt động của từng bộ phận.
- Hỗ trợ từng phòng ban thiết lập những thước đo có thể đo lường được từ kết quả công việc dựa trên kinh nghiệm triển khai và thực tế hoạt động tại công ty.
Giai đoạn 2: Thử nghiệm và cải tiến
- Thiết kế các chỉ số, đưa vào dùng thử trong quy trình hoạt động của từng bộ phận xem chỗ nào chưa phù hợp, chỗ nào có thể lược bỏ, chỗ nào cần bổ sung để điều chỉnh cho hợp lý và hiệu quả hơn.
- Đây cũng là giai đoạn để bạn hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu thấy còn hổng. Đây sẽ là những nền tảng quan trọng giúp bạn thành công trong giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 3: Áp dụng và phát triển
- Sau khi hoàn thành những bước cơ bản, các doanh nghiệp có thể đưa vào áp dụng và theo dõi kết quả. Trong quá trình thực hiện sẽ có sự điều chỉnh phù hợp với từng tình huống.
BSC và KPI – Bộ đôi công cụ quản trị doanh nghiệp hiệu quả
Để đảm bảo các mục tiêu kinh doanh, người chủ doanh nghiệp cần thực thi chiến lược lãnh đạo song song với chiến lược kinh doanh của cả công ty lẫn các bộ phận chức năng (tiếp thị, bán hàng…). Muốn làm được điều này, người lãnh đạo phải biết cách đối ngoại và chia sẻ với nhân viên về ” giấc mơ” của mình cũng như tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Việc sử dụng các công cụ hiện đại như BSC và KPI sẽ giúp người chủ doanh nghiệp triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên.
Những sai lầm khi ứng dụng BSC và KPI ở các doanh nghiệp
Nhầm lẫn KPI với kế hoạch kinh doanh
Nhiều doanh nghiệp bị nhầm lẫn giữa các chỉ số KPI với bản kế hoạch kinh doanh cho các bộ phận. Điều này dẫn đến sai lầm là mỗi nhân viên sẽ chạy theo các chỉ tiêu của họ hoặc nhóm, sao nhãng các chỉ tiêu quan trọng của tổ chức.
Triển khai BSC và KPI nửa vời
Còn khá nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống BSC và KPI một cách “nửa vời”. Các mục tiêu chính của công ty chỉ được truyền đạt đến được đội ngũ quản lý cấp trung, còn những nhân viên trực tiếp làm việc lại làm theo một hệ thống chỉ tiêu chung chung khác, không có sự rõ ràng. Thậm chí, các chỉ tiêu này có thể không liên quan đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Chưa có hệ thống để giám sát và đánh giá chính xác
Nhiều doanh nghiệp ứng dụng BSC và KPI khi chưa có hạ tầng thu thập thông tin toàn diện để giám sát và đánh giá quá trình, kết quả thực hiện của các bộ phận, cá nhân. Việc đánh giá thiếu chính xác này khiến nhà quản lý, lãnh đạo không đưa ra được các biện pháp thúc đẩy kịp thời làm hệ thống BSC và KPI mất đi rất nhiều tác dụng vốn có của nó.
Không cụ thể hóa chiến lược kinh doanh của công ty
Nhiều nhà lãnh đạo khi được hỏi đến chiến lược kinh doanh thường hô hào chung chung, mơ hồ. Vì thế, các doanh nghiệp cần “chi tiết hóa” thêm các mục tiêu lớn đó. Thay vì “công ty sẽ nằm trong Top 5 của ngành trong 5 năm tới”, đổi thành “doanh nghiệp sẽ dẫn đầu về lượng khách hàng, chất lượng dịch vụ…”. Từ đó áp dụng BSC và KPI để thiết lập những mục tiêu cụ thể và đo lường kết quả cho từng bộ phận.
BSC và KPI – bộ đôi công cụ giúp kết nối giữa chiến lược lãnh đạo và chiến lược kinh doanh. Để lãnh đạo hiệu quả hơn, bạn nên biết cách áp dụng và phối hợp chúng đúng cách, tránh những sai lầm không mong muốn. Chúc bạn thành công.
