BRD là tài liệu quan trọng dùng trong lĩnh vực kinh doanh, cung cấp cơ sở dữ liệu để định hướng, phát triển các dự án nhằm quản lý rủi ro, tạo điều kiện thuận lợi sớm đạt kế hoạch. Để tạo được tài liệu BRD đòi hỏi phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng về doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ… Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu về BRD là gì trong bài viết này.
BRD là gì?
BRD là cụm từ viết tắt của “Business Requirements Document”, là tài liệu mô tả chi tiết các yêu cầu kinh doanh về dự án, chương trình, phần mềm. Một tài liệu BRD bao gồm hệ thống thông tin tổng quan từ tiềm lực công ty, sản phẩm dịch vụ, chiến lược, định hướng phát triển sản phẩm cụ thể, ngân sách, rủi ro… Tài liệu này còn ghi nhận những ý kiến của các bên liên quan đối với sản phẩm dịch vụ, mục tiêu tạo sự gắn kết, đưa ra các giải pháp để triển khai dự án thành công.
Tài liệu BRD có cấu trúc thế nào?
Tài liệu BRD thường được các Business Analyst (BA) – Chuyên viên phân tích nghiệp vụ dùng để trao đổi với các bên liên quan trong kinh doanh: khách hàng, quản lý dự án, chủ đầu tư…
Cấu trúc BRD chi tiết tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, dự án, lĩnh vực tuy nhiên, đây là cấu trúc phổ biến:
– Tóm tắt (Executive Summary): Mô tả ngắn gọn khái quát về dự án, trong đó có mục tiêu, phạm vi và lợi ích dự kiến.
– Giới thiệu (Introduction): Cung cấp thông tin tổng quan về doanh nghiệp, các bên liên quan, đội ngũ tham gia dự án, mục đích và phạm vi của tài liệu BRD.
– Yêu cầu kinh doanh (Business Requirements): Phần chính của BRD, nêu rõ các yêu cầu kinh doanh, bao gồm bối cảnh kinh doanh, phạm vi dự án, yêu cầu chức năng, mục tiêu, quy tắc kinh doanh…
– Yêu cầu kỹ thuật (Technical Requirements): Phần này tập trung mô tả các yêu cầu về môi trường kỹ thuật, quyền hạn truy cập, bảo mật, hiệu suất, độ tin cậy và các yêu cầu khác để triển khai và vận hành hệ thống.
– Yêu cầu dữ liệu (Data Requirements): Bao gồm cấu trúc dữ liệu, định dạng, quy tắc kiểm tra dữ liệu và các yêu cầu khác liên quan đến quản lý dữ liệu.
– Ngân sách: Đưa ra lộ trình thanh toán theo từng giai đoạn/theo mốc thời gian dự kiến.
– Ràng buộc (Constraints): Các ràng buộc có thể ảnh hưởng đến việc triển khai dự án: pháp lý, hạn chế tài chính, thời gian, hoặc vấn đề kỹ thuật…
– Đánh giá rủi ro (Risk Assessment): Các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án, đồng thời cung cấp các biện pháp giảm thiểu rủi ro phù hợp.
– Bảng tra cứu thuật ngữ (Glossary): Đây là một danh sách các thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu BRD, cung cấp định nghĩa và giải thích rõ từng thuật ngữ.
Vai trò của BRD trong kinh doanh là gì?
BRD được xem là tài liệu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp trong hầu hết lĩnh vực:
– Giúp doanh nghiệp nắm rõ các yêu cầu kinh doanh của dự án một cách chi tiết, từ đó xác định được phạm vi dự án, có định hướng phát triển đúng đắn, đồng thời ngăn ngừa được các rủi ro, vấn đề phát sinh ngoài mong muốn.
– Tối ưu lợi ích kinh doanh, tiết kiệm ngân sách: BRD trình bày rõ về các lợi ích kinh doanh dự kiến mà dự án hoặc hệ thống phần mềm sẽ mang lại. Thông qua đó, giúp doanh nghiệp định lượng các lợi ích kỳ vọng: năng suất, tiết kiệm chi phí, các giải pháp cải thiện trải nghiệm khách hàng, hoặc tăng cường khả năng cạnh tranh.
– Tạo sự đồng thuận, gắn kết: Business Requirements Document như một công cụ giao tiếp quan trọng giúp kết nối giữa các bên với nhau (doanh nghiệp, khách hàng, chủ đầu tư, các đối tác…) đảm bảo mọi người đều hiểu rõ yêu cầu kinh doanh của dự án, các thông tin liên quan.- Nguồn dữ liệu quan trọng để phân tích và thiết kế: Đây là tài liệu để nhóm phát triển sản phẩm hiểu rõ yêu cầu kỹ thuật và thiết kế phù hợp.
7 bước thiết lập tài liệu BRD là gì?
Để tạo được BRD đầy đủ thông tin, triển khai hiệu quả, cần tuân thủ 7 bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu của BRD là gì?
Tài liệu phân tích, giải thích nhu cầu mà doanh nghiệp đang hướng tới, các vấn đề cần giải quyết để tạo sự thống nhất giữa các bên liên quan.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Tập trung xác định mục tiêu chính của doanh nghiệp, mục tiêu kinh doanh của dự án. Bao gồm: các quy trình, các chức năng, yêu cầu kỹ thuật…
Bước 3: Đảm bảo mọi thông tin đầy đủ, chính xác
Toàn bộ thông tin trong tài liệu BRD cần được trao đổi với các bên liên quan để có nhiều góc nhìn đa chiều và nhận được sự góp ý cho dự án khi triển khai.
Bước 4: Vạch rõ lộ trình dự án
Đây là cách giúp quản lý được chất lượng dự án khi thực hiện. Mỗi dự án sẽ có những giai đoạn phát triển khác nhau, do đó cần xác định rõ từng yêu cầu, kết quả cần đạt được trong mỗi giai đoạn.
Bước 5: Thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể
Các tiêu chuẩn đặt ra nhằm giúp dự án được kiểm soát chặt chẽ. Đây được xem như thước đo để dự án đảm bảo chất lượng, đáp ứng đúng, đủ các yêu cầu đã đặt ra và vận hành đúng tiến độ.
Bước 6: Xây dựng kế hoạch và quy trình đo lường
Đây là hoạt động cần thiết giúp đảm bảo dự án được theo dõi và đánh giá chính xác: ngăn ngừa rủi ro, tiết kiệm ngân sách… Đồng thời cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định và điều chỉnh trong quá trình triển khai dự án.
Bước 7: Chọn lựa bản mẫu phù hợp
Doanh nghiệp nên xem xét và lựa chọn mẫu tài liệu BRD phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của dự án. Có thể tham khảo từ nhiều nguồn như: Mẫu BRD trong tổ chức nội bộ, từ các nhà cung cấp dịch vụ, từ cộng đồng chuyên gia hoặc có thể tùy chỉnh mẫu BRD có sẵn. Mẫu BRD cần đảm bảo cấu trúc, bố cục đầy đủ các bước quan trọng.
Phân biệt tài liệu SRS, FRS và BRD là gì?
Đặc thù từng tài liệu
Tài liệu BRD (Yêu cầu kinh doanh – Business Requirements Document), SRS – Yêu cầu kỹ thuật phần mềm (Software Requirements Specification) và FRS – Yêu cầu chức năng (Functional Requirements Specification) là 3 loại tài liệu quan trọng trong kinh doanh, phát triển phần mềm. Dưới đây là đặc thù của mỗi tài liệu, điểm giống và khác nhau:
BRD (Business Requirements Document)
– Mục đích: Tài liệu BRD tập trung vào các yêu cầu kinh doanh và mục tiêu của dự án, mô tả, xác định rõ các yêu cầu kinh doanh tổng quát, môi trường hoạt động của hệ thống và lợi ích kinh doanh mà dự án phải đạt được.
– Đối tượng: BRD được viết cho người quản lý dự án, nhóm khách hàng và các bên liên quan không phải là kỹ sư phần mềm.
– Nội dung: BRD chứa thông tin về tầm nhìn, phạm vi, mục tiêu, yêu cầu kinh doanh, yêu cầu chức năng toàn cầu và những ràng buộc kinh doanh của dự án.
SRS (Software Requirements Specification)
– Mục đích: Tài liệu SRS tập trung vào yêu cầu phần mềm chi tiết, mô tả từng yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống phần mềm, bao gồm các tình huống sử dụng, giao diện người dùng, luồng dữ liệu và xử lý logic.
– Đối tượng: SRS được viết cho nhóm phát triển phần mềm, nhà thiết kế và kiểm thử phần mềm.
– Nội dung: SRS chứa chi tiết về yêu cầu chức năng/phi chức năng, yêu cầu hiệu suất, yêu cầu bảo mật, giới hạn hệ thống và các yêu cầu khác liên quan đến phần mềm.
FRS (Functional Requirements Specification)
– Mục đích: FRS tập trung vào yêu cầu chức năng của hệ thống phần mềm, mô tả các tính năng và chức năng cụ thể mà phần mềm phải thực hiện.
– Đối tượng: FRS được viết cho nhóm phát triển phần mềm và nhà thiết kế hệ thống.
– Nội dung: FRS mô tả chi tiết về các yêu cầu chức năng, bao gồm các tình huống sử dụng, luồng công việc, đặc tả giao diện người dùng và các quy tắc kinh doanh liên quan.
Điểm giống và khác nhau giữa SRS, FRS và BRD là gì?
Điểm giống
Cả 3 tài liệu đề cập đến yêu cầu của hệ thống phần mềm. Tất cả đều tạo ra cơ sở cho việc phân tích, thiết kế, phát triển và kiểm thử phần mềm.
Điểm khác nhau
- BRD tập trung vào yêu cầu kinh doanh, trong khi SRS và FRS tập trung vào yêu cầu phần mềm chi tiết.
- BRD viết với ngôn ngữ dễ hiểu, gần gũi, trong khi SRS và FRS sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật.
- BRD hướng đến khách hàng và người quản lý dự án, trong khi SRS và FRS nhắm đến nhóm phát triển phần mềm và nhà thiết kế hệ thống.
Tóm lại, BRD tập trung vào yêu cầu kinh doanh tổng quát, trong khi SRS và FRS tập trung vào yêu cầu phần mềm chi tiết. BRD có tính chất trao đổi thông tin, chia sẻ, kết nối và nhắm đến khách hàng, trong khi SRS và FRS có tính chất kỹ thuật hơn, nhắm đến nhóm phát triển và thiết kế.
Hy vọng với tất cả những thông tin chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về BRD là gì và phân biệt với SRS, FRS và hỗ trợ tốt trong công việc hiện tại. Theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để cập nhật nhiều bài viết hữu ích nhé.
Ngoài ra, hiện Vieclam24h.vn đã trang bị tính năng tạo CV miễn phí giúp hành trình tìm việc trở nên đơn giản cho ứng viên. Hàng trăm mẫu CV với nhiều màu sắc, bố cục cho bạn thỏa sức sáng tạo và tùy chỉnh để sở hữu bộ CV xin việc cực ấn tượng.
Xem thêm: GDS là gì? Công cụ không thể thiếu khi kinh doanh khách sạn
