Hầu như chúng ta ai cũng đều từng có một nhiệm vụ kéo dài 30 phút nhưng bạn lại trì hoãn vượt mức thời gian cho phép và chiếm hết công việc của cả ngày. Khi bạn không đặt ra những ràng buộc hay ranh giới về thời gian, công việc sẽ dễ dàng bị trì trệ. Timeboxing là một trong số các giải pháp quản lý thời gian giúp bạn làm chủ lịch trình của mình. Timeboxing là gì, có ưu nhược điểm ra sao? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết dưới đây.
Timeboxing là gì?
Timeboxing là một kỹ thuật quản lý thời gian trong đó bạn phân chia công việc thành các khoảng thời gian cố định, gọi là “timebox”. Trong mỗi timebox, bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể và không làm gì khác. Khi timebox kết thúc, bạn dừng lại dù công việc đã hoàn thành hay chưa để dành thời gian để đánh giá tiến độ trước khi chuyển sang timebox tiếp theo.
Ví dụ bạn có một dự án cần hoàn thành trong 4 giờ. Bạn có thể chia dự án này thành 8 timebox, mỗi timebox kéo dài 25 phút, xen kẽ với các khoảng nghỉ 5 phút.
Cách thức hoạt động của Timeboxing
1. Xác định nhiệm vụ cụ thể
Trước tiên, bạn cần quyết định nhiệm vụ cụ thể muốn hoàn thành trong khoảng thời gian đã định. Nhiệm vụ này có thể là viết một báo cáo, xử lý email, hoặc thậm chí là dành thời gian để nghỉ ngơi. Điều quan trọng là nhiệm vụ phải rõ ràng, cụ thể để tránh tình trạng lạc hướng và đảm bảo bạn đang sử dụng thời gian hiệu quả.
2. Quyết định thời lượng của timebox
Sau khi đã xác định nhiệm vụ, bước tiếp theo là chọn khoảng thời gian cố định cho timebox. Thời lượng của mỗi timebox thường từ 25 đến 50 phút tùy vào loại công việc và khả năng tập trung của bạn. Bạn có thể bắt đầu với những timebox ngắn hơn, chẳng hạn như 25 phút (phương pháp Pomodoro) để dễ dàng duy trì sự tập trung. Sau đó, khi đã quen với phương pháp này, bạn tăng thời lượng lên 50 phút hoặc hơn. Thời lượng timebox nên đủ ngắn để giữ cho bạn tập trung nhưng đủ dài để thực hiện công việc.
3. Bắt đầu làm việc
Trong khoảng thời gian làm việc này, bạn chỉ tập trung vào nhiệm vụ đã chọn và không làm gì khác. Tắt tất cả các thông báo trên điện thoại, máy tính, tránh xa các yếu tố xao lãng như mạng xã hội, tin nhắn hay các cuộc trò chuyện không cần thiết. Việc đặt ra quy tắc rõ ràng giúp bạn không bị gián đoạn trong suốt thời gian của timebox. Sự tập trung cao độ là chìa khóa để bạn hoàn thành công việc vừa hiệu quả hơn vừa tránh lãng phí thời gian.
4. Kết thúc timebox, thực hiện đánh giá
Khi timebox kết thúc, dù công việc đã hoàn thành hay chưa bạn cũng cần dừng lại. Dành vài phút để đánh giá tiến độ, xem xét xem bạn đã làm được những gì trong khoảng thời gian đó, còn những gì cần làm tiếp theo, có điều gì cần điều chỉnh không. Việc đánh giá này giúp bạn nhận thức rõ hơn về hiệu suất làm việc của mình và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp. Nếu bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ, hãy xem xét nguyên nhân, lập kế hoạch cho các timebox tiếp theo để hoàn thành nhiệm vụ.
5. Nghỉ ngơi và lặp lại
Cuối cùng, bạn cần nghỉ ngơi một khoảng thời gian ngắn, thường từ 5 đến 10 phút để lấy lại năng lượng trước khi bắt đầu timebox tiếp theo. Trong khoảng thời gian nghỉ, bạn có thể đứng dậy, vận động nhẹ nhàng, uống nước, hoặc làm bất kỳ hoạt động thư giãn nào để làm mới tinh thần. Sau đó, lặp lại quá trình trên với nhiệm vụ mới hoặc tiếp tục nhiệm vụ cũ cho đến khi hoàn thành. Bằng cách này, bạn sẽ duy trì hiệu suất làm việc cao và đạt được mục tiêu đề ra.
Lợi ích của việc áp dụng Timeboxing
Tăng cường khả năng tập trung
Bằng cách đặt giới hạn thời gian xác định, bạn buộc bản thân phải tập trung cao độ vào nhiệm vụ trước mắt. Những sự xao lãng như email và mạng xã hội sẽ ít thu hút sự chú ý của bạn hơn khi đang trong timebox.
Giảm sự trì hoãn
Timeboxing giúp bạn chống lại sự trì hoãn bằng cách tạo ra các khoảng thời gian làm việc cụ thể và có giới hạn. Khi bạn biết rằng mình chỉ cần tập trung trong một khoảng thời gian ngắn, bạn sẽ ít có xu hướng trì hoãn và dễ dàng bắt tay vào công việc hơn. Từ đó bạn giúp hoàn thành công việc đúng hạn và giảm thiểu áp lực từ việc dồn đống công việc.
Xem thêm: Bí mật của trì hoãn là gì, vì sao bạn luôn mắc bệnh để mai tính?
Giảm stress, cải thiện sức khỏe tinh thần
Timeboxing giúp giảm áp lực thời gian, tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Bằng cách biết trước thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ cảm thấy ít căng thẳng hơn và có thể dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Điều này giúp bạn duy trì sức khỏe tinh thần tốt hơn, tránh tình trạng kiệt sức do làm việc quá nhiều.
Tạo động lực và cảm giác thành tựu
Hoàn thành mỗi timebox sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành tựu, tạo động lực để tiếp tục làm việc. Do đó những khoảng thời gian làm việc ngắn cùng nghỉ ngơi xen kẽ giúp bạn duy trì năng lượng và tinh thần làm việc suốt cả ngày. Ngoài ra còn xây dựng sự tự tin để đối mặt với các nhiệm vụ tiếp theo.
Áp dụng Timeboxing có những khó khăn gì và cách khắc phục?
Khó khăn
– Thiếu kỷ luật: Dễ dàng bị lôi cuốn vào các hoạt động không liên quan hoặc những sự kiện xảy ra bất ngờ. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các timebox đòi hỏi mức độ kỷ luật cao, điều mà không phải ai cũng có thể dễ dàng thực hiện.
– Khó dự đoán thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ: Một trong những thách thức lớn nhất của timeboxing là dự đoán chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Khi mới bắt đầu, bạn dễ gặp khó khăn trong việc ước lượng thời gian. Điều này có thể dẫn đến cảm giác thất vọng nếu không hoàn thành nhiệm vụ trong timebox đã định.
– Xao lãng: Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, xao lãng là một vấn đề lớn. Các thông báo từ điện thoại, email, mạng xã hội, các yếu tố xung quanh có thể làm gián đoạn quá trình làm việc của bạn. Xao lãng không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn làm mất đi sự tập trung, khiến bạn khó hoàn thành nhiệm vụ trong timebox.
Cách khắc phục
Để vượt qua những khó khăn khi áp dụng timeboxing, bạn có thể áp dụng một số cách sau:
– Bắt đầu với các timebox ngắn và tăng dần thời gian khi đã quen.
– Đánh giá và điều chỉnh thời lượng timebox dựa trên kinh nghiệm thực tế. Nếu nhận thấy một nhiệm vụ thường xuyên không được hoàn thành trong timebox, hãy cân nhắc tăng thời gian hoặc chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn.
– Giảm thiểu xao lãng bằng các biện pháp như tắt thông báo trên điện thoại, máy tính, tạo môi trường làm việc yên tĩnh, lên kế hoạch, sắp xếp công việc hợp lý.
Timeboxing không chỉ là một công cụ hữu ích trong công việc mà còn được áp dụng trong học tập và cuộc sống cá nhân để duy trì sự cân bằng cũng như đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về Timeboxing là gì và biết cách áp dụng phương pháp này để mang lại trong việc quản lý thời gian và nâng cao chất lượng cuộc sống. Đừng quên theo dõi blog của Vieclam24h.vn mỗi ngày để đón đọc những chủ đề mới nhất nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Toàn bộ lịch nghỉ lễ 2024, lưu ý để sắp xếp thời gian nghỉ phép phù hợp
