Một trong những phương pháp được nhiều nhà quản trị tin tưởng để đào sâu gốc rễ vấn đề là phương pháp 5 WHYS. 5 WHYS là gì, mang lại lợi ích như thế nào? Làm sao áp dụng phương pháp 5 WHYS đạt hiệu quả? Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
5 WHYS là gì?
Phương pháp 5 WHYS là một kỹ thuật phân tích đơn giản nhưng đầy hiệu quả được phát triển bởi Toyota Sakichi trong những năm 1930 như một phần không thể thiếu của hệ thống sản xuất Toyota.
5 WHYS là 5 câu hỏi tại sao. Phương pháp 5 WHYS là quá trình đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tục cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp phù hợp. Mỗi câu hỏi sẽ là cơ sở cho câu hỏi tiếp theo, giúp loại bỏ các tác nhân bên ngoài để đi sâu vào bản chất vấn đề. Số lần đặt câu hỏi không phải cố định và có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề. Phương pháp 5 WHYS đòi hỏi người sử dụng phải có tư duy và kinh nghiệm sâu sắc.
Ví dụ về phương pháp 5 WHYS
Ví dụ, một công ty sản xuất gặp vấn đề về chất lượng sản phẩm, nhiều sản phẩm bị lỗi và không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Tại sao sản phẩm bị lỗi? Vì một bộ phận không hoạt động đúng cách.
- Tại sao bộ phận đó không hoạt động đúng cách? Vì nó được sản xuất từ vật liệu kém chất lượng.
- Tại sao vật liệu kém chất lượng được sử dụng? Vì nhà cung cấp không cung cấp vật liệu đúng yêu cầu.
- Tại sao nhà cung cấp không cung cấp vật liệu đúng yêu cầu? Vì quy trình kiểm tra chất lượng của công ty không nghiêm ngặt.
- Tại sao quy trình kiểm tra chất lượng không nghiêm ngặt? Vì công ty chưa có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ.
Qua ví dụ này, ta thấy rằng vấn đề chất lượng sản phẩm bắt nguồn từ hệ thống kiểm tra chất lượng của công ty, chứ không chỉ đơn thuần là do bộ phận bị lỗi. Do đó, công ty cần phải thiết lập hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn để đảm bảo vật liệu đầu vào luôn đạt yêu cầu.
Lợi ích của phương pháp 5 WHYS là gì?
Xác định nguyên nhân gốc rễ
Phương pháp 5 WHYS giúp đi sâu vào nguyên nhân thực sự của vấn đề, thay vì chỉ giải quyết các tác nhân ảnh hưởng bên ngoài. B
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi các vấn đề được giải quyết từ gốc rễ, nhà quản trị sẽ tránh được việc phải liên tục xử lý lại các vấn đề tương tự. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ, các giải pháp được thực hiện sẽ hiệu quả và bền vững hơn.
Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ
Áp dụng phương pháp 5 WHYS giúp các vấn đề về chất lượng sản phẩm và dịch vụ được giải quyết triệt để. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng tổng thể của sản phẩm/dịch vụ, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng cường uy tín.
Nâng cao kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề của nhân viên
Phương pháp 5 WHYS khuyến khích nhân viên suy nghĩ sâu sắc và phân tích kỹ lưỡng hơn về các vấn đề Thường xuyên áp dụng phương pháp này cũng giúp nhân viên phát triển kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và khả năng ra quyết định.
Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm
Áp dụng phương pháp 5 WHYS đòi hỏi sự hợp tác và thảo luận giữa các thành viên trong nhóm. Nhờ đó, khuyến khích tinh thần làm việc nhóm và tạo ra môi trường làm việc cởi mở hơn, mọi người có thể đóng góp ý kiến và giải pháp cho các vấn đề chung.
Tăng cường sự minh bạch
Phương pháp 5 WHYS là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình minh bạch để xác định và giải quyết vấn đề. Khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được làm rõ, trách nhiệm cũng được xác định rõ ràng hơn, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp thiết thực hơn.
Hỗ trợ quá trình cải tiến liên tục
Phương pháp 5 WHYS là một phần quan trọng của quá trình cải tiến liên tục (Kaizen). Bằng cách áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và duy trì sự cạnh tranh.
Sử dụng phương pháp 5 WHYS khi nào?
Khi phát hiện vấn đề lặp đi lặp lại: Khi doanh nghiệp gặp phải các vấn đề lặp đi lặp lại mà các giải pháp trước đây chỉ giải quyết được tạm thời hoặc không hiệu quả, đó là lúc nên áp dụng phương pháp 5 WHYS.
Khi muốn cải thiện quy trình: Phương pháp 5 WHYS rất hữu ích khi doanh nghiệp muốn cải thiện quy trình làm việc. Bằng cách xác định các điểm yếu và nguyên nhân gốc rễ gây ra các vấn đề trong quy trình, doanh nghiệp có thể thực hiện các cải tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Khi có sự cố nghiêm trọng xảy ra: Trong trường hợp xảy ra các sự cố nghiêm trọng, phương pháp 5 WHYS có thể được sử dụng để điều tra nguyên nhân sâu xa và đảm bảo các biện pháp giải quyết được thực hiện hiệu quả để ngăn ngừa sự cố tái diễn.
Khi có phản hồi tiêu cực từ khách hàng: Phản hồi tiêu cực từ khách hàng có thể là dấu hiệu của các vấn đề tiềm ẩn trong sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách áp dụng phương pháp 5 WHYS, doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân chính dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và thực hiện các biện pháp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Khi cần giải quyết vấn đề trong nhóm: Phương pháp 5 WHYS cũng rất hữu ích trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến con người và quản lý, đặc biệt là khi có mâu thuẫn hoặc vấn đề trong nhóm làm việc.
Bí quyết áp dụng kỹ thuật 5 WHYS hiệu quả
1. Xác định và đánh giá vấn đề
Trước khi áp dụng phương pháp 5 WHYS, bước đầu tiên là xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết. Hãy mô tả vấn đề cụ thể và chi tiết để tránh nhiễu loạn thông tin trong quá trình phân tích. Chẳng hạn như, thay vì “sản phẩm bị lỗi”, hãy mô tả cụ thể “sản phẩm bị nứt trong quá trình đóng gói”.
Hãy tập hợp thông tin và dữ liệu liên quan hỗ trợ việc phân tích sâu hơn, ví dụ như tần suất lỗi, điều kiện sản xuất, các báo cáo chất lượng,… Đồng thời, xác định mức độ nghiêm trọng của vấn đề để tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất và ưu tiên giải quyết.
2. Đặt ra câu hỏi “Tại sao” cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ
Sau khi xác định vấn đề, bạn cần bắt đầu quá trình phân tích sâu bằng cách liên tục đặt câu hỏi “Tại sao”. Hãy bắt đầu với câu hỏi đầu tiên, ví dụ: “Tại sao sản phẩm bị nứt trong quá trình đóng gói?”
Dựa trên câu trả lời, tiếp tục hỏi “Tại sao?” để đào sâu hơn. Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn xác định được nguyên nhân gốc rễ. Nếu câu trả lời đầu tiên là “Do thiết bị đóng gói không hoạt động đúng cách”, câu hỏi tiếp theo có thể là “Tại sao thiết bị đóng gói không hoạt động đúng cách?”
Đảm bảo mỗi câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao?” đều liên kết logic với câu trả lời trước đó. Điều này giúp duy trì tính liên tục và hiệu quả trong quá trình phân tích. Nếu câu trả lời là “Do bảo trì không đúng cách”, hãy tiếp tục hỏi “Tại sao bảo trì không đúng cách?” và kiểm tra các yếu tố liên quan.
3. Đề xuất giải pháp khắc phục
Sau khi đã xác định nguyên nhân gốc rễ, bước tiếp theo là đề xuất giải pháp khắc phục phù hợp. Hãy đưa ra các giải pháp tiềm năng để khắc phục nguyên nhân gốc rễ. Như ví dụ trên, có thể đề xuất bảo trì thiết bị thường xuyên hoặc cải tiến quy trình bảo trì.
Hãy chọn giải pháp khắc phục phù hợp nhất dựa trên phân tích, đảm bảo giải quyết triệt để nguyên nhân gốc rễ. Nhà quản trị có thể xây dựng kế hoạch chi tiết để triển khai giải pháp khắc phục. Kế hoạch này nên bao gồm các bước cần thực hiện, người chịu trách nhiệm và thời gian dự kiến. Ví dụ: Xác định các bước thực hiện bảo trì thiết bị, phân công nhiệm vụ cho các kỹ thuật viên, và lên lịch bảo trì.
4. Triển khai các giải pháp
Triển khai các giải pháp khắc phục theo kế hoạch là bước quan trọng để đảm bảo vấn đề được giải quyết hiệu quả. Nhà quản trị nên giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo các giải pháp được triển khai đúng cách, đồng thời ghi chép các vấn đề phát sinh và điều chỉnh khi cần thiết.
5. Đánh giá kết quả
Sau khi các giải pháp đã được triển khai, nhà quản trị nên đánh giá kết quả dựa trên các chỉ số hiệu suất đã được xác định. So sánh tình trạng trước và sau khi thực hiện các giải pháp. Xác định xem các giải pháp đã giải quyết được nguyên nhân gốc rễ và cải thiện tình hình hay chưa, hãy đánh giá các kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu.
Những lưu ý quan trọng khi áp dụng phương pháp 5 WHYS là gì?
Biết khi nào nên dừng lại: Mặc dù thường là 5 câu hỏi, nhưng số lượng câu hỏi có thể nhiều hoặc ít hơn tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề. Quan trọng là phải dừng lại khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ thực sự.
Không giới hạn số lượng câu hỏi: Đôi khi, chỉ cần 3 câu hỏi là đủ để tìm ra nguyên nhân gốc rễ, nhưng cũng có lúc cần đặt ra đến 7 – 8 câu hỏi. Điều quan trọng là phải tiếp tục đặt câu hỏi cho đến khi tìm ra nguyên nhân thực sự.
Không “nhảy cóc”: Khi thực hiện phương pháp 5 WHYS, bạn cần hỏi “Tại sao?” liên tục cho đến khi đạt được nguyên nhân gốc rễ. Đừng bỏ qua bất kỳ bước nào trong quy trình phân tích.
Đặt câu hỏi đúng trọng tâm vấn đề: Câu hỏi phải được đặt ra đúng trọng tâm vấn đề và phải liên quan trực tiếp đến vấn đề đang được giải quyết.
Liên kết giữa các câu hỏi: Các câu hỏi phải có sự liên kết, câu hỏi tiếp theo phải dựa trên câu trả lời trước đó. Điều này sẽ giúp tạo ra một chuỗi các câu hỏi và câu trả lời liên tục, dẫn đến nguyên nhân gốc rễ thực sự của vấn đề.
Trả lời câu hỏi thật khách quan: Các câu trả lời phải dựa trên dữ liệu thực tế, không nên dựa trên dự đoán hoặc giả định. Sự khách quan trong câu trả lời sẽ giúp đảm bảo rằng nguyên nhân gốc rễ được xác định chính xác và các giải pháp đưa ra là phù hợp.
Các bên liên quan “có mặt”: Để phương pháp 5 WHYS đạt hiệu quả cao, các bên liên quan trực tiếp đến vấn đề cần tham gia vào quá trình phân tích.
Giữ đầu óc mở và kiên nhẫn: Có thể mất nhiều thời gian để tìm ra nguyên nhân gốc rễ, nhưng điều này là cần thiết để đảm bảo vấn đề được giải quyết triệt để.
Đánh giá định kỳ: Áp dụng phương pháp 5 WHYS không đảm bảo rằng mọi vấn đề đều được giải quyết trong một lần duy nhất. Bạn nên thực hiện đánh giá định kỳ để xác định nguyên nhân cốt lõi.
Kết luận
Phương pháp 5 WHYS là một công cụ mạnh mẽ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả. Hy vọng bài viết trên của Vieclam24h.vn đã giúp bạn đọc hiểu rõ phương pháp 5 WHYS là gì và cách áp dụng phương pháp 5 WHYS hiệu quả. Chúc bạn thành công.
Việc làm gợi ý
ㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤXem thêm >ㅤㅤㅤ
Hiện nay, các bạn có thể tạo CV xin việc đúng chuẩn và tải các mẫu CV dễ dàng ngay trên Vieclam24h.vn hoàn toàn miễn phí chỉ trong vài cú nhấp chuột. Đặc biệt, mỗi mẫu CV đều có hướng dẫn cụ thể giúp bạn ghi điểm trước nhà tuyển dụng. Chỉ trong vài phút, các bạn đã có thể sở hữu một CV nhân viên chuyên nghiệp và đầy ấn tượng.
Xem thêm: Big idea là gì? Làm gì để sáng tạo và phát triển Big idea hiệu quả?
