Hiện nay, việc minh bạch và chính xác trong quản lý lương thưởng là một yếu tố không thể thiếu để duy trì sự tin tưởng giữa doanh nghiệp và nhân viên. Một trong những công cụ quan trọng giúp thực hiện điều này chính là payslip. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về tầm quan trọng và cách thức xây dựng mẫu Payslip đúng chuẩn. Payslip là gì và cần có những thông tin gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Payslip là gì?
Payslip, hay còn gọi là phiếu lương hoặc bảng lương, là tài liệu ghi nhận thông tin về thu nhập cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể. Trên phiếu lương thường hiển thị các chi tiết về mức lương cơ bản, thu nhập và các khoản khấu trừ liên quan.
Ngoài ra, bảng lương đóng vai trò như một tài liệu xác nhận thu nhập và là bằng chứng để doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán lương cho nhân viên. Đây là tài liệu mà mọi công ty đều có trách nhiệm cung cấp cho nhân viên hàng tháng.
Payslip được phát hành dưới nhiều hình thức khác nhau như email, bản điện tử, hoặc bản giấy, tùy thuộc vào quy mô và phương thức quản lý của từng doanh nghiệp.
2. Vai trò của Payslip là gì?
Đối với người lao động (employee)
Phiếu lương là một tài liệu quan trọng đối với người lao động:
- Đây là bằng chứng xác thực nhất về công việc bạn đang làm và mức thu nhập bạn đang nhận được.
- Khi bạn tìm kiếm công việc mới, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn cung cấp phiếu lương để có cơ sở deal lương.
- Trong trường hợp bạn cần nộp đơn vay tiền hoặc xin cấp tín dụng, phiếu lương sẽ là tài liệu cần thiết.
- Phiếu lương là một tài liệu pháp lý với định dạng và nội dung được quy định bởi các cơ quan nhà nước và tổ chức tài chính.
- Dựa vào phiếu lương, bạn có thể biết được thu nhập của mình cũng như khoản thuế thu nhập cá nhân phải nộp.
Đối với người sử dụng lao động (employer)
Đối với người sử dụng lao động, phiếu lương là minh chứng cho việc họ đã thực hiện nghĩa vụ trả lương cho nhân viên. Payslip cũng ghi nhận chính xác số tiền đã được chi trả cho nhân viên.
Quá trình lập phiếu lương giúp doanh nghiệp tính toán chính xác các khoản chi trả cho người lao động cũng như các khoản thuế liên quan. Điều này không chỉ giúp quản lý tài chính tốt hơn mà còn đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc chi trả lương.
Phiếu lương là một tài liệu pháp lý quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp hay khiếu nại về lương.
Đối với nhà quản lý nhân sự (HR manager)
Phiếu lương giúp các nhà quản lý nhân sự theo dõi và quản lý hiệu quả số tiền đã trả cho nhân viên.
Payslip là công cụ để tính toán các khoản khấu trừ liên quan đến lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân và các khoản giảm trừ khác.
Đối với ngân hàng và tổ chức tín dụng
Dựa trên thông tin từ phiếu lương, các ngân hàng và tổ chức tín dụng có thể đánh giá và đưa ra quyết định về việc cung cấp các khoản vay hoặc tín dụng cho người lao động. Phiếu lương đóng vai trò quan trọng trong việc xác định khả năng vay tiền.
3. Các thông tin cần có trong Payslip là gì?
- Thông tin về người sử dụng lao động: Bao gồm tên công ty, mã số thuế và các chi tiết liên quan đến nhân viên như họ tên, mã nhân viên, chức danh, cấp bậc, bộ phận làm việc.
- Thông tin về người nhận lương: Gồm họ tên, thông tin cá nhân như số căn cước công dân của người lao động.
- Kỳ thanh toán và thời gian làm việc: Ghi rõ thời gian làm việc tương ứng với kỳ lương.
- Mức lương cơ bản: Mức lương cơ bản mà người lao động được hưởng trong kỳ làm việc, thường tính theo tháng.
- Các khoản thu nhập khác: Bao gồm tiền làm thêm giờ, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp, hoa hồng và các khoản thu nhập khác.
- Các khoản khấu trừ: Gồm các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân, các khoản vay trả nợ, hoặc các khoản khấu trừ khác theo quy định của pháp luật và chính sách của công ty.
- Tổng thu nhập: Là số tiền người lao động nhận được sau khi cộng các khoản thu nhập và trừ đi các khoản khấu trừ.
- Hình thức thanh toán: Thể hiện phương thức mà tiền lương được chi trả, như chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt, hoặc các phương thức khác.
4. Các hình thức thường thấy của Payslip
Có 2 hình thức phổ biến hiện nay trên thị trường lao động là Payslip điện tử và Payslip giấy.
| Tiêu chí | Payslip điện tử | Payslip giấy |
| Hình thức | Được phát hành qua email, cổng thông tin nội bộ, hoặc ứng dụng di động. | Được in ra trên giấy và phát trực tiếp cho nhân viên. |
| Tính tiện lợi | Dễ dàng lưu trữ, tra cứu và chia sẻ, có thể truy cập từ bất cứ đâu, bất kỳ lúc nào. | Cần bảo quản cẩn thận để tránh mất hoặc hỏng, khó khăn trong việc sao chép hoặc chia sẻ. |
| Thời gian nhận | Gửi và nhận ngay lập tức sau khi được phát hành. | Mất thời gian in ấn và phân phát, có thể bị chậm trễ. |
| Tính bảo mật | Có thể áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, mật khẩu, giảm nguy cơ bị đánh cắp. | Dễ bị lộ thông tin nếu không bảo quản cẩn thận, có nguy cơ bị mất hoặc thất lạc. |
| Chi phí | Tiết kiệm chi phí in ấn và phân phối, chi phí quản lý thấp hơn. | Chi phí in ấn và phân phối cao hơn. |
| Tác động môi trường | Giảm lượng giấy sử dụng, thân thiện với môi trường. | Tăng lượng giấy tiêu thụ, ảnh hưởng đến môi trường. |
| Khả năng lưu trữ lâu dài | Dễ dàng lưu trữ trong thời gian dài mà không lo hư hỏng, có thể sao lưu dễ dàng. | Có thể bị phai mờ, hư hỏng theo thời gian, chiếm nhiều không gian lưu trữ. |
5. Cách xử lý khi có vấn đề với Payslip là gì?
- Kiểm tra lại thông tin: Xem xét kỹ lưỡng các thông tin trên phiếu lương, bao gồm mức lương cơ bản, các khoản thu nhập và khấu trừ.
- So sánh với hợp đồng lao động: Đối chiếu các chi tiết trên Payslip với hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận đã ký kết.
- Liên hệ với phòng nhân sự: Thông báo vấn đề cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán của công ty để được hỗ trợ và làm rõ các thông tin sai lệch hoặc vấn đề liên quan.
- Ghi nhận và lưu trữ bằng chứng: Lưu lại các bản sao của phiếu lương và mọi tài liệu liên quan để làm bằng chứng khi cần thiết.
- Yêu cầu điều chỉnh: Nếu phát hiện sai sót, yêu cầu phòng nhân sự hoặc kế toán điều chỉnh và phát hành phiếu lương sửa đổi.
- Theo dõi và kiểm tra: Sau khi yêu cầu điều chỉnh, theo dõi để đảm bảo vấn đề được giải quyết.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ pháp lý: Nếu vấn đề không được giải quyết thỏa đáng qua các bước trên, cân nhắc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các cơ quan pháp lý hoặc tổ chức bảo vệ quyền lợi người lao động.
6. Một số công cụ làm Payslip
Excel và Word
Tạo phiếu lương bằng Excel và Word là phương pháp truyền thống, phổ biến và được nhiều người biết đến.
Ưu điểm
- Phổ biến và miễn phí: Không cần đăng ký thêm hoặc có quyền truy cập đặc biệt, bạn có thể lập, gửi và nhận phiếu lương dễ dàng.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Excel và Word cho phép xử lý số liệu phức tạp bằng các hàm và công thức, bạn có thể thiết kế phiếu lương theo ý muốn mà không bị ràng buộc bởi layout có sẵn.
Nhược điểm
- Phức tạp với quy mô lớn: Khi số lượng nhân viên lớn, việc tạo phiếu lương trở nên khó khăn hơn,
- Thiếu đồng bộ: Việc tạo phiếu lương độc lập trên Excel và Word có thể dẫn đến việc mất nhiều thời gian để tổng hợp công và cập nhật dữ liệu, không đồng bộ hóa thông tin hiệu quả.
Sử dụng phần mềm chuyên biệt
Để khắc phục những nhược điểm của Excel và Word, các phần mềm tạo phiếu lương chuyên biệt đã ra đời, giúp đơn giản hóa quá trình này.
Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương AMIS
Ưu điểm
- AMIS nổi bật với các tính năng chuyên sâu trong việc lập bảng lương cho doanh nghiệp.
- AMIS đồng bộ với các hệ thống chấm công và theo dõi doanh số, giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
Nhược điểm
- Thời gian xử lý dữ liệu có thể chậm, ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng.
- Gói dịch vụ chưa tối ưu: Các gói dịch vụ của AMIS chưa được phân loại hợp lý, có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.
Phần mềm chấm công – tính lương ACheckin
Ưu điểm
- ACheckin cung cấp nhiều loại bảng lương như lương 3P, lương khoán, tự động kết nối với bảng chấm công.
- Người dùng có thể cài đặt chu kỳ lương và công thức lương theo yêu cầu riêng biệt.
Nhược điểm
ACheckin không hỗ trợ liên kết với dữ liệu KPI và doanh số, dẫn đến việc lập bảng lương tốn nhiều thời gian và công sức.
Tạm kết
Hy vọng rằng với những chia sẻ của Vieclam24h.vn về Payslip là gì trong bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về tài liệu này để từ đó bảo vệ quyền lợi của bản thân khi tham gia lao động.
Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Nhân viên đấu thầu là gì? Mô tả chi tiết công việc đấu thầu, mức lương ra sao
